HIS: Managing Complex Project Portfolios Efficiently

Intäkter: €10 - 50 Mill.

Bransch: Programvara & Tjänster

Huvudkontor: Hannover, Tyskland

Anställda: 300

Webbplats: https: //www.his.de

HIS (Hochschul-Informations-System eG - University Information Systems incorporated cooperative) är IT-tjänsteleverantör för universitet och högskolor i Tyskland. Under mer än 50 år har företaget, som är organiserat som ett kooperativ, utvecklat specialiserad programvara för att stödja studentadministration från ansökan om en plats på universitetet till examen och därefter. Cirka 300 HIS-anställda utvecklar innovativa lösningar för universitetens ERP, campusförvaltning, forskning och business intelligence för cirka 230 medlemsuniversitet som ingår i kooperativet. HIS erbjuder lokal driftsättning av sina produkter eller programvara som tjänst. 

HIS eG, som har cirka 230 tyska statliga universitet som medlemmar, utvecklar och administrerar digitala lösningar inom alla områden av universitetsadministration, inklusive antagning, studenter och tentor, undervisning, studier, forskning och universitetets affärssystem. För universitet som inte har någon egen infrastruktur för att hosta lösningarna erbjuder HIS även hostingtjänster. 

Medlemmarna i gruppen hanterar för närvarande cirka 80% av alla studenter i Tyskland med HIS-lösningar. På många universitet mellan 20,000 och 30,000 använder användare (lärare, studenter och administrativ personal) programvaran regelbundet. 

Under de senaste åren har den omfattande digitaliseringen av universitetsadministrationen inneburit enorma utmaningar för HIS. Varje ny generation av HIS-programvara ökade kraven på konsulttjänster, driftsättning och support. År efter år måste allt fler projekt hanteras samtidigt. Dessutom omfattar projektportföljen nu ett bredare spektrum från förberedande projekt som normalt bara tar några dagar till omfattande driftsättningar som stöds av HIS med flera tusen arbetsdagar. 

För att uppfylla dessa krav och framför allt för att kunna hantera de alltmer komplexa konsultprojekten behövde HIS ett toppmodernt PPM-system. 

Insiktsfull planering - effektivt genomförande

Tidigare planerade och hanterade var och en av de berörda avdelningarna på HIS sina projekt så bra som möjligt med hjälp av Excel-applikationer eller individuella lösningar baserade på öppen källkod. Dessa lösningar nådde dock snart sina gränser. Resurser, särskilt konsulter, var svåra att planera och använda effektivt på grund av otillräcklig datainsamling och brist på överblick och projektportföljhantering. HIS har upprepade gånger upplevt över- eller underplanering, vilket har lett till negativa effekter för HIS, konsulter och kunder. Det har inte varit möjligt att ta fram rapporter som omfattar flera projekt och/eller längre tidsperioder. Dessutom blev implementeringsprojekt för nyare programvaruversioner allt mer krävande och kan nu ta upp till 8 år och binda upp betydande resurser. Och slutligen, under de senaste 10 åren har det maximala antalet parallella projekt ökat från 20 till för närvarande 190. 

För att möta dessa ökade krav har HIS under tiden fördubblat sin personalstyrka. Dessutom beslutade företaget att införa ett effektivt och framtidssäkert system för hantering av projektportföljer, en lösning som uppfyller följande krav: 

• Projektledningsfunktioner för alla konsultprojekt på HIS 
• Projektportföljhantering inklusive planering och utvärdering utifrån projektgrupper, konsulter, kunder och projektens varaktighet 
• Detaljerade, t.ex. månatliga rapporter till kooperativets styrelse 
• Stödjer PRINCE2^® standarder som används av HIS 
• ITFplus-kompatibilitet för att möjliggöra dataöverföring till och från andra applikationer och datakällor 
• Skalbarhet för att betjäna ännu fler användare och hantera ännu fler projekt 
• Modulär design som möjliggör aktivering av ytterligare funktioner vid ett senare tillfälle

Kritiska förmågor

• Ledning av flera projekt och projektportföljhantering 
• Detaljerad kapacitets- och resursplanering 
• Effektiv rapportering med projekt- och portföljrapporter 
• Kommunikationsfunktioner för bättre samarbete i och mellan projektteam

FÖRDELAR FÖR ANVÄNDARE OCH KUNDER 

Med Planview uppnådde HIS omfattande förbättringar inom projekt- och projektportföljhantering inom områdena konsultation, driftsättning och support. Tack vare en tillförlitlig kapacitetsplanering ligger konsultutnyttjandet nu nästan konsekvent inom det avsedda intervallet. Lösningen påskyndar arbetsflöden, säkerställer tillförlitlighet och ger optimala resultat. Dessutom kan den tid som krävs för administrativa uppgifter som att skapa rapporter minskas med upp till 70% . Att förbereda månadsrapporterna för styrelsen tar nu bara 2 till 3 arbetstimmar jämfört med upp till 24 som tidigare. 

Tack vare funktionerna för hantering av flera projekt och projektportföljer har styrelsen, cheferna och projektledarna på HIS nu alltid insikt i och en tydlig översikt över projektens aktuella status och kan i god tid upptäcka eventuella behov av åtgärder. 

BEHOVSBASERAD KONFIGURATION

Andra lösningar som är utformade för att täcka hela projekthanteringen för olika företag med en enda programvara för alla ändamål uppfyller inte HIS särskilda behov. Det krävs extrem flexibilitet och anpassningsförmåga för att på ett adekvat sätt kartlägga det speciella området för universitetsadministration och organisationsformen för ett kooperativ. Planviews lösning på denna uppgift är omfattande konfigurationsalternativ. De underlättar också driften av systemet och undviker att överbelasta administratörer eller användare.

TRADITION MÖTER INNOVATION

Rötter som sträcker sig tillbaka till grundandet av föregångaren 1969 samt den beprövade och samtidigt framtidsinriktade organisationsformen utgör en solid grund för HIS Hochschul-Informations-System eG. Företaget har vuxit under flera decennier och kommer att fortsätta sin framgångsrika utveckling. Genom att välja Planview visade HIS på ett föredömligt sätt att företag som inte har infört en klassisk affärsorganisation ändå kan dra nytta av effektiv och modern projektportföljhantering. Organisationer som enligt sina stadgar inte får generera några eller endast små vinster har ofta endast råd med begränsade budgetar för kapital- och driftskostnader. Planview uppfyller dessa krav med ett optimalt förhållande mellan kostnad och nytta. Genom att introducera lösningen har HIS tagit ett betydande steg mot professionalisering och framtidssäkring, vilket kooperativets medlemmar med rätta kräver.