How Does Planview Facilitate the Management of Projects and R&D Resources at Gravotech?

Gravotech Industri: Tillverkning

Grundades: 1938

Belägen i: Frankrike, USA, Kina

Kunder: 60,000

Webbplats: www.gravotech.com

Gravotech är ledande inom lösningar för permanent märkning och gravyr och designar, tillverkar och distribuerar innovativa lösningar för gravyr, märkning och skärning. Företaget har en stark närvaro på marknaden för identifiering och spårbarhet (t.ex. serienummermärkning för tillverkning), industriell eller arkitektonisk skyltning och slutligen personalisering (bl.a. för lyxsektorn).

När Cédric Tuaillon började på Gravotech som Head of R&D arbetade han tillsammans med sina team med att omforma projektledningsprocessen för utveckling av nya produkter (NPD). Målet var att förbättra effektiviteten och förutsägbarheten. En tvärfunktionell projektledningsenhet, ledd av PM:s som Gabriel Kretzschmar, skapades för R&D-avdelningen.

Ända sedan dess har R&D-teamet strävat efter att optimera processer, metoder och färdigheter inom projektledning.

En del av denna optimering var införandet av phase-gate-metoden. Denna metodik krävde dock noggrann planering och uppföljning, och Excel var inte längre tillräckligt eller effektivt för att hantera projekt. Därför blev det viktigt att använda ett lämpligt projekthanteringsverktyg för att centralisera hanteringen av resurser, budgetar, leveranser, faser och portar samt för att optimera effektiviteten.

Planview-verktyget, som implementerades i början av juli 2021 på avdelningen för forskning och utveckling&, underlättar planering och hantering av NPD-projekt. Dessutom hjälper den till att planera och följa upp R&D-teamets tid för portföljer med aktiviteter som inte är projektrelaterade (innovation, övervakning, stödaktiviteter etc.).

Dramatisk effektivitetsökning för Gravotechs projektledare

Den nyligen införda fasmålsförvaltningsprocessen kräver ett systematiskt tillvägagångssätt för planering och uppföljning av projekt och resurstid. Projektens tidsplaner, tekniska prestanda och faktiska budgetar jämfört med prognostiserade granskas nu vid varje gate.

Att manuellt konsolidera all denna information från Excel-baserade data var tidskrävande och komplicerat för projektledarna. Sedan Planview implementerades har projektledarna trefaldigat den tid de lägger på att förbereda gate-möten.

Med Planview förenklas planeringsaktiviteterna avsevärt genom standardiserade projektmallar med förifyllda resursplaner, kostnader och leveranser. Dessutom underlättar konsolideringen av alla prognostiserade kostnader och resursbehov i en enda plattform avsevärt utarbetandet av de lönsamhetsberäkningar som förväntas vid gate reviews.

Information om beslut om fasgrindar

Projektledare kan nu enkelt dela tillförlitlig och omfattande information med företagsledare så att beslutsfattarna kan ge grönt eller rött ljus för nya produktlanseringar baserat på resurskapacitet. Cédric Tuaillon använder Planviews data som grund för att varannan månad granska balansen mellan resursbehov och kapacitet under de kommande 3 månaderna och för att konsolidera R&D budgetprognoser för de kommande 3 åren.

Nu när Gravotech har förbättrat projektplaneringen och -övervakningen samt resurshanteringen tack vare Planview, planerar företaget att implementera verktygets Agile Management-funktioner för att hantera sina forsknings- och utvecklingsprojekt inom gravyrprogramvara.

Andra pågående initiativ är att utöka användningen av "actions" för att formalisera arbetsflöden. Planview gör det möjligt för projektledare att skapa listor över åtgärder - t.ex. specifika uppgifter som ska utföras av en individ eller en grupp, till exempel att minska en risk, lösa ett problem eller ta itu med en ändringsbegäran - för att ta itu med specifika operativa problem utan att överdriva projektplanerna.

På Gravotech använder teamledare och projektledare åtgärdstavlorna för att hantera resursmöten. Framöver kommer dessa tavlor att göras tillgängliga för teammedlemmarna för att ge dem en bättre överblick över arbetspipelinen.