ISoSL: Introducing Strategic Portfolio Management with Stronger Prioritization

Interkommunala centret för specialistvård i Liège (Intercommunale de soins spécialisés de Liège, ISoSL) grundades på 2008 efter en sammanslagning av olika lokala vårdinrättningar. Företaget driver flera anläggningar som specialiserar sig på psykiatri, geriatrik och psykogeriatrik samt äldreboenden i Liège-regionen.

• Plats: Belgien Belgien
• Branschen: Hälso- och sjukvård

ISoSL:s IT PMO har sedan starten arbetat med att implementera en formell projektledningsprocess. Målet var att konsolidera data och få en heltäckande översikt över alla projekt för att förbättra uppföljningen av projektens framsteg och kvalitet.

Efter att ha introducerat grunderna i projektledning för teammedlemmarna beslutade Christophe Lejeune, PMO-chefen som ledde initiativet, att ta saker och ting till nästa nivå genom att förse användarna med ett PPM-verktyg för att tillämpa sina nya kunskaper och möjliggöra projektledning på portföljnivå.

Eftersom ISoSL:s många anläggningar och avdelningar arbetar oberoende av varandra är det centrala stödfunktioner som IT som ansvarar för att säkerställa tvärfunktionell kommunikation i företaget. Därför behöver IT PMO ha en god överblick över aktiviteterna i hela organisationen och är väl positionerat för att spela en central roll när det gäller att samordna och hantera inte bara IT utan även strategiska projekt.

Få bättre insyn i resurserna

ISoSL behövde ett centraliserat arkiv som gav en aktuell översikt över användningen av IT-resurser. Denna ökade insyn behövdes för att förbättra kapacitetsplaneringen, optimera projekthanteringen på portföljnivå och förhindra att projekt försenades på obestämd tid.

Underlätta bättre prioriteringar och beslut om projektval

Ett annat syfte med den ökade synligheten för resurserna var att förbättra processen för efterfrågan på projekt och projekturval. Alla krav som är tillräckligt vettiga för att utvecklas till ett affärscase lämnas in för godkännande av en strategisk IT-kommitté som inrättas vartannat år av PMO-teamet. Styrgruppen behövde tillförlitliga data - oavsett om det rörde sig om prognoser eller faktiska siffror - för att kunna göra avvägningar och prioritera projekt i förhållande till tillgängliga resurser.

Förbättrad budgethantering och planering

Projekt kräver inte bara mänskliga resurser, utan också finansiering. I takt med att PMO:s roll blev allt mer strategisk blev det allt viktigare att beakta kostnaden för varje projektuppgift för att kunna ta hänsyn till finansiella frågor vid urval och planering av projekt.

Tekniska val

"Efter att ha arbetat med Planview i ungefär två år ville vi begränsa konfigurationen så mycket som möjligt, eftersom vi märkte att varje specifik utveckling som vi funderade på att göra integrerades i verktyget kort därefter." Christophe Lejeune, PMO-chef, ISoSL

Tjänster

• Utbildning av administratörer och användare
• Implementerings- och integrationstjänster

Dramatisk minskning av projektcykeltiden

Förbättrad insyn, bättre hantering av efterfrågan och övergripande projektspårningsprocesser har påskyndat projektavslutningen. Före Planview förblev projekt ibland oavslutade under lång tid, utan att någon såg någon mening med att slutföra dem. Nu med Planview följs varje projekt upp och slutförs.

Dessutom har organisationen intensifierat sin projektverksamhet. När Christophe Lejeune började på ISoSL hanterade företaget bara en handfull projekt. Nu jonglerar PMO med 22 samtidiga projekt samtidigt som man uppnår bättre resultat i förhållande till deadlines och finansiella mål.

Införande av en PPM-kultur

Efter att ha konsoliderat alla projekt i Planview införde PMO en policy som innebär att ett projekt ska ledas av initiativtagaren eller av en projektledare från samma avdelning. Följaktligen måste nya grupper (sjuksköterskor, arkitekter etc.) utbildas för att hantera projekt och använda Planview. Framgångsrikt införande uppnåddes tack vare riktade, skräddarsydda och självgående utbildningssessioner, med stöd av positiv förstärkning för att erkänna bästa praxis. Detta bidrog också till att sprida en projektledningskultur inom hela företaget.

Ett alltmer strategiskt PMO

Tillhandahållandet av tillförlitliga och relevanta data till beslutsfattare har förbättrat efterfrågestyrningen och projekturvalet så att de ligger i linje med strategiska affärsmål.

IT PMO är skaparen av sin egen framgång genom att uppnå hög prestanda inom IT-projektledning och stor användarnöjdhet: Christophe Lejeune och hans team blir allt oftare ombedda att arbeta med projekt som sträcker sig utanför IT-området. Så mycket att IT PMO så småningom befordrades till strategisk PMO. Det strategiska PMO som rapporterar direkt till ledningen hanterar nu projekt av alla de slag.