kommIT: Harnessing a Professional PPM Tool to Boost Project Success

Med mer än 20 års erfarenhet är KommIT en nyckelspelare i digitaliseringen av myndigheter och offentlig förvaltning i Tyskland. Konsultföretaget stöder olika offentliga enheter och organisationer med en stor portfölj av tekniska lösningar och professionella tjänster för att hjälpa till att påskynda digitaliseringstakten.

• Bransch: IT-tjänster (offentlig sektor) IT-tjänster (offentlig sektor) 
• Huvudkontor: Köln, Tyskland 
• Webbplats: https://www.komm-it.de/ 

Digitalisering av pappersbaserade processer kan i hög grad bidra till att förbättra effektiviteten och kvaliteten på offentliga tjänster. Och de tyska regeringarna har blivit mycket medvetna om detta faktum. Den lokala leverantören av digitaliseringstjänster KommIT har haft en drastisk ökning av sin affärsvolym under de senaste åren. Konsultföretaget har drivit allt fler viktiga initiativ på uppdrag av statliga kunder, från implementering av programvara till komplexa megaprojekt inom infrastruktur.

I takt med den ökade affärsaktiviteten ökade också komplexiteten, vilket ledde till förnyat fokus på grundläggande faktorer som att hålla budget och tidsplaner. KommIT beslutade då att vidta åtgärder för att öka andelen projekt som lyckas med sina dropp.

För några år sedan hade KommIT implementerat och driftsatt Planview. De brukade dock begränsa sin användning av verktyget till ett par grundläggande funktioner och utrymmen - till exempel Gantt-diagram och tidrapporter. PPM-verktyget, som bara användes som ett Excel-alternativ, kunde knappast ge full effekt och leverera verkliga fördelar.

Allt förändrades när Stefan Georg Müller tog över som chef för Project Management på 2018. Under hans ledning uppgraderade företaget till version 7.1, började utnyttja ett mycket bredare utbud av verktygsfunktioner och gjorde Planview till den enda sanningskällan som ligger till grund för hela PPM-processen.

När KommIT insåg att projektens framgång var undermålig beslutade man sig för att se över sin process och upptäckte att det fanns utrymme för förbättringar. Därefter inleddes ett arbete med att utvärdera effektiviteten i projektledningsmetoderna och bedöma vad som gjorts rätt och vad som gjorts fel, för att på så sätt kunna korrigera kursen. Det resulterande metodologiska ramverket integrerades i Planview för att stödja projektledare och hjälpa dem att hålla sig på rätt väg.

KommIT använder en kombination av agila, traditionella och hybrida projektledningsmetoder, beroende på det aktuella projektets omfattning, karaktär och komplexitet.

Det som gör styrkan och värdet av ett PPM-verktyg är utan tvekan dess flerdimensionella kapacitet. Planviews förmåga att avslöja och hantera kopplingar mellan resurser, budgetar, intressenter, risker, arbetsflöden och mycket mer eliminerar komplexiteten för projektledare och hjälper dem att leverera projekt i tid, inom budget och med rätt omfattning.

Plattformens inbyggda kommunikations- och samarbetsfunktioner ledde också till en drastisk minskning av e-postkommunikationen - som sägs minska effektiviteten med cirka 30% .

Nu när företaget använder Planview dagligen för att hantera projektens livscykler, från briefing till fakturering, har den förenklade administrationen gett projektledarna möjlighet att femdubbla antalet projekt som de kan hantera samtidigt.

Sammantaget har Komm IT uppvisat ett mycket bra resultat:

• 94% ökning av andelen lyckade projekt
• 97% ökning av projekt inom budget
• 52% minskad tidsåtgång för att generera rapporter, söka efter projektinformation etc.
• 324% ökning av projektvolymen

Bland KommIT:s planer för att ytterligare förbättra PPM-processer och projektframgångar finns den planerade integrationen av artificiell intelligens i Planview. Målet är att utnyttja AI för att identifiera och hantera effekterna av förändringar eller avvikelser i ett projekt inom de olika områden och discipliner som det kan påverka (budget, resurser, risker, intressenter etc.). Vissa AI-funktioner har redan implementerats i Planview, och PMO planerar nu att utnyttja gränssnitt för att integrera AI-processer på ett mer sömlöst sätt.