Société Générale Algérie: Strengthening the Project Management Process to Further Improve Internal Stakeholder Satisfaction

Société Générale Algérie, som ingår i Société Générale-koncernen, var en av de första privata bankerna som etablerade sig i Algeriet redan på 2000. 

Med ett ständigt växande nätverk som för närvarande omfattar 91 kontor i 31 Wilayahs - inklusive 13 Business Centers som är avsedda för företagskunder - erbjuder Société Générale Algérie ett brett utbud av innovativa banktjänster till över 230,000 kunder (hushåll, små och medelstora företag och företag) och sysselsätter 1,500 personal.

Förutom IT-projekt (migrering, utveckling eller implementering av programvara) driver bankens projektavdelning för informationssystem & även projekt inom bankverksamheten (processautomation, utveckling av nya produkter & tjänster).

Projektframgång definieras därför i första hand som att leverera kvalitetsprodukter i rätt tid för att uppfylla förväntningarna hos interna kunder och intressenter (projektsponsorer, användare av affärslösningar etc.).

Den PPM (Project Portfolio Manager) som ansvarar för att hantera projektportföljen måste se till att projektplanering, kapacitetsbedömning, resursallokering och spårning konsekvent är så korrekta och noggranna som möjligt.

Målen bakom antagandet av Planview var bland annat följande:

• Förbättra insynen i projektledning och portfölj,
• Införande av ett gemensamt ramverk för projektledning för att standardisera metoder, 
• Formalisering av sunda processer för aktivitets- och kapacitetsplanering.

• Branschen: Bankverksamhet
• Grundades: 2000
• Huvudkontor i Alger Alger
• Kunder: 450,000+
• Anställda: 1,500
• Website: www.societegenerale.dz 

Förbättrad synlighet för att få bättre grepp om projekthanteringen

Projektavdelningen för Informationssystem & har två huvudmål:

• Å ena sidan att förse interna kunder med leveranser av hög kvalitet för att uppfylla deras förväntningar och göra intressenterna nöjda.
• Å andra sidan måste man se till att planerings- och uppföljningsprocesserna optimerar resursutnyttjandet och portföljhanteringen i förhållande till nyckeltal - t.ex. budgetföljsamhet, tillförlitlighet i prognoser eller konsekvens och noggrannhet i projektuppdateringar (uppföljning av framsteg och arbete, rapportering osv.).

Kort sagt, Société Générale Algérie strävade efter att optimera förvaltningen av sina projekt och sin portfölj. Dessa krav krävde att ett kraftfullt PPM-verktyg implementerades.

Analysera och standardisera processer

Skapandet av en roll som Project Portfolio Manager och implementeringen av ett PPM-verktyg hade ännu ett mål: att standardisera processer och arbetssätt för att minska prestationsgapet inom projektledning.

PPM har ett ansvar för att konsolidera praxis i ett enda ramverk för att granska processen och identifiera viktiga områden för åtgärder och projektledare som behöver särskilt stöd.

Förbättra kapacitetsprognoser och planering

En av Société Générale Algéries viktigaste frågor var tillförlitligheten i resursplaneringen. Prognoserna för resursbehov brukade variera avsevärt från en projektledare till en annan, beroende på vilken metod som användes, och var ibland helt frikopplade från de faktiska uppgifterna.

Dessutom var det en utmaning att göra manuella analyser av resursaktiviteter i en portfölj med över 200 projekt. Det var svårt att bedöma den faktiska resurskapaciteten. Som ett resultat av detta var resurserna ofta överbelastade. PPM behövde funktioner för att se och prognostisera resursbehov så exakt som möjligt för att bättre kunna anpassa efterfrågan och kapacitet.

Kritiska funktioner för programvara

• Hantering av efterfrågan
• Resource management
• Kapacitetshantering
• Hantering av utbud

Tekniska val 

• Genomförande / prestanda
• Att hantera en portfölj med över 200 projekt med över 50 projektledare krävde ett kraftfullt verktyg.

Tjänster

• Utbildning av administratörer och användare
• Implementerings- och integrationstjänster

En heltäckande syn på projektledning

Implementeringen av Planview gav omedelbart en inblick i det projektrelaterade arbetet. Verktyget sammanställer all projektdata och alla projektaktiviteter i tydliga och lättlästa visualiseringar. Den ger objektiva översikter över planerings- och uppföljningsaktiviteter, belyser avvikelserna mellan prognoser och faktiska utfall och visar hur de olika processer som används av projektteamen fungerar. Portföljförvaltningsteamen får en tillförlitlig och aktuell bild av portföljen, och de kan bedöma kvaliteten på PPM-metoderna för att kunna förbättra dem där det behövs.

Bästa praxis som ökar effektiviteten

Att öka användningen av Planview är nu ett prestationsmål för projektledare, som får incitament att kontinuerligt förbättra kvaliteten på planeringen. Spridningen av bästa praxis har redan gett resultat. Société Générale Algérie har noterat en förbättring av resursutnyttjandet. Dessutom har automatisering av arbetsuppgifter minskat den tid som ägnas åt databehandling, vilket gör att PPM kan fokusera på tillsyn och förvaltning.

Förbättrad budgethantering

Planview har också lett till en slags revolution: budgetdriven projekthantering. Planview visar budgetkonsekvenserna av varje åtgärd i varje fas av ett projekt. Förutom en striktare kostnadskontroll inom PPM har detta gett projektledarna möjlighet att förstå värdet av sitt arbete i projekten och att verkligen ta ansvar för sin roll som nyckelspelare inom projektledning.

Löpande arbete med förändringshantering

PPM:s nuvarande fokus ligger på att ytterligare förbättra användningen av Planview och samtidigt finjustera ledningsprocesserna. Utöver löpande support kan riktade coachnings- och utbildningsprogram lanseras för att hjälpa användarna att förbättra hanteringsmetoderna och optimera datakvaliteten.

Migrering till version 7 (2020-06)

Som ett led i sin strävan efter ständiga förbättringar kommer Société Générale Algérie att migrera till Planview (2020-06) för att dra nytta av verktygets senaste uppgraderingar och funktioner.