Stago: Improving the Predictability and Reliability of the Innovation Process with Planview

Stago utvecklar produkter och system för biologisk testning (reagenser, testinstrument, engångsartiklar etc.) för biomedicinska laboratorier. Med över 350 produkter och representation i över 110 länder är koncernen marknadsledande inom in vitro-diagnostik för hemostas och trombos.

• Branschen: Medicinsk biologi
• Grundades: 1945
• Huvudkontor: Asnières-sur-Seine
• Antal anställda: nästan 2,600
• Webbplats: https://www.stago.com

Stago hanterade tidigare sina projektportföljer med hjälp av flera olika system som inte var sammankopplade. Följaktligen kunde de bara få en fragmenterad bild av sin projektaktivitet. Denna oförmåga att konsolidera information hindrade det innovationsinriktade företaget från att driva stora projekt med långa utvecklingscykler och stränga regelverk - särskilt i ett sammanhang där varje oväntad försening kan få allvarliga konsekvenser för verksamhetens pipeline.

För att ytterligare standardisera och strukturera projekthanteringen och få en tre- till femårig överblick över produktutvecklingsplanerna sökte koncernen efter en särskild PPM-plattform. På 2012valde Stago Planview baserat på dess övergripande prestanda och distribuerade verktyget till både IT- och produktdesignavdelningarna.

Ökad tillförlitlighet i planeringen

Företaget använde en uppsättning olika verktyg för att hantera projekt: ett för projektscheman och Gantt-diagram, ett för produktplaner, ett för att spåra den faktiska tid som lagts ned på projekt, etc. Eftersom en stor del av avstämningsarbetet gjordes manuellt med hjälp av olika kontorsverktyg behövde Stago en samlad bild av sina projekt och sin portfölj för att kunna förbättra planeringen - vilket var ett kritiskt krav eftersom koncernens produktdesign och marknadsplaner måste vara exakt tidsbestämda och dokumenterade.

Hålla koll på R&D ROI

Det system som tidigare användes för att följa upp projekttiden visade bara den tid som faktiskt hade lagts ned, men hade inga prognosfunktioner. Dessutom var det inte kopplat till det kodifierade system som används av avdelningen för finansiell kontroll för att hantera finansiella tilldelningar. Eftersom verktyget inte hittade sitt syfte och sina användningsområden användes det fragmentariskt, och endast cirka 30% av teamtiden spårades.

Att säkerställa en konsekvent och systematisk tidsregistrering var särskilt viktigt för att skapa tydliga kopplingar mellan aktivitetsschemat och det arbete som faktiskt utfördes.

• Resource management
• Projektplanering/schemaläggning
• Rapportering/dashboards för projektportföljhantering

Migrering till Planview

Migreringen Planview startade i slutet av 2019 och slutfördes på bara 20 dagar av Frédéric Authouart, Cross-functional IT Activities Coordinator på Stago, med hjälp av en Planview-konsult. Uppgraderingen visade sig vara enkel, sömlös och snabb, främst tack vare Stagos beslut att återgå till standardkonfigurationen av verktyget, enligt Planviews rekommendationer. När PSNext först sattes upp hade företaget försökt täcka alla förutsebara behov genom att lägga till en mängd specifika konfigurationer. Den resulterande installationen var visserligen omfattande, men mycket komplex och ökade avsevärt antalet steg och operationer som krävdes för att hantera normala aktiviteter. Övergången till den nya versionen var ett tillfälle att ändra inriktning. Istället för att uppgradera alla de många funktioner som redan fanns på plats bestämde sig Stago för att fokusera på användarnas behov och började med att rulla ut lösningens kärnfunktioner enligt definitionen från de projektledningsexperter som utformade Planview. Användarna kunde sedan begära extra funktioner eller skärmar. Implementeringen av den här förenklade versionen krävde bara grundläggande datakonfiguration och minskade arbetsinsatsen med tre. Därför kunde vi gå live redan i februari 2020. Efter flera månaders användning står det nu klart att den färdiga versionen av verktyget passar perfekt för projektledarnas behov: de har faktiskt knappt begärt några justeringar.

Använda planeringsmallar för att öka förutsägbarheten

Stago utnyttjade Planviews planeringsfunktionalitet för att definiera ett antal standardiserade projektmallar som motsvarar den klassificering av projekt som definieras i koncernens interna projekthanteringsstadga. Dessa mallar, som är försedda med standardiserade arbetsuppgifter och milstolpar, är särskilt användbara när det gäller att planera produktutvecklingsprojekt med återkommande aktiviteter - till exempel de stabilitetstester som måste utföras regelbundet. Projektledarna behöver bara tillämpa rätt mall på ett nytt projekt för att få en uppfattning om det möjliga leveransdatumet, med hänsyn tagen till eventuella flaskhalsar på grund av att andra liknande projekt slutförs samtidigt. &Ökad förutsägbarhet i FoU-arbetet förbättrar bolagets förmåga att konkurrera och uppfylla sina åtaganden gentemot marknaden och sina kunder - bland annat genom att Stago bättre kan förutse kommande lanseringar av verktyg eller reagenser. Den utökade synligheten är ovärderlig för ett företag som arbetar inom det osäkra området humanbiologi. Att förutse förseningar på grund av ömsesidiga beroenden gör det också möjligt att justera och optimera arbetsflöden.

Förbättrad tillförlitlighet i den finansiella förvaltningen

Genom att förenkla budgethanteringen hjälpte Planview också Stago att avsevärt öka antalet projekt som levererades inom budget. Att spåra finansiella data i olika system och stämma av dem brukade binda upp redovisnings- och ekonomistyrningsteamen och ta upp tid som borde ha ägnats åt kostnadsuppföljning. Nu när allt är automatiserat i ett konsoliderat system har de möjlighet att skärpa kostnadskontrollen. Dessutom skulle företaget kunna bygga upp ett projektbibliotek som hjälper till att dra lärdom av tidigare erfarenheter för att bättre kunna förutse kostnader och oförutsedda utgifter i samband med ett projekt, och därmed förbättra tillförlitligheten i budgetplanerna.

Next Steps

Nu när Planview är på plats och används planerar Stago att utöka omfattningen av verktyget, bland annat genom att aktivera funktioner för insamling, bedömning och spårning av efterfrågan. Genom att alla samlas kring gemensamma, förutbestämda beskrivningsattribut blir utvärderingen av projektidéer mot strategin mer objektiv, vilket underlättar och förbättrar beslut om avvägningar. Stagos långsiktiga planer på att integrera alla resurshanteringsaktiviteter i Planview bör också föra nålen framåt och vara till ovärderlig hjälp för de teamledare som agerar både som projektledare och resurshanterare.

Stagos råd för en lyckad adoption

Tänk marknadsföring: Förutom utbildningsinnehåll och forum (videohandledning, "corners" för utbyte av bästa praxis och avslappnad interaktion) har Frédéric Authouart engagerat användarna på ett proaktivt sätt för att få dem att börja använda den nya versionen av Planview. Enligt honom är nyckeln att på ett tydligt sätt visa de konkreta fördelarna med den nya lösningen och betona att den är enkel att använda och att den kan spara tid. Användarvänligheten i version 7.1 har onekligen underlättat processen.

Tänk gemenskap: För att underlätta teamets införande av verktyget byggde Stagos tvärfunktionella IT Activities Coordinator också upp ett internt nätverk av Planview-ambassadörer. Dessa "delegerade administratörer" kombinerar en överlägsen behärskning av verktyget med en god förståelse för operativa problem och språk. De är därför i en idealisk position för att fungera som utsedda kontaktpersoner inom de olika avdelningarna. Deras diskussioner med teamen spelas in via Teams och ingår i företagets bibliotek med videohandledningar. Slutligen sammanför "Planview-forum" denna krets av ambassadörer varje vecka och erbjuder en avslappnad plattform för utbyte av idéer och planer för att vidareutveckla Planview-gemenskapen. 

Tänk på distans: Med de skyddsåtgärder som infördes under våren 2020 kunde Stago till fullo uppskatta fördelarna med att ha en komplett webblösning, med ett enda autentiseringssystem som möjliggör åtkomst när som helst och var som helst och rapporter med en knapptryckning.