Terrena: Easing the Transition Towards the Agriculture of Tomorrow

Terrena är det ledande jordbrukskooperativet med flera syften i Frankrike. Företaget har haft en betydande tillväxt under de senaste åren och dess årliga intäkter har ökat från 3 till 5 miljarder euro under det senaste decenniet. Kooperativet har inlett ett snabbt omvandlingsinitiativ i ett försök att ligga steget före konkurrenterna och bana nya vägar inom livsmedels- och jordbruksinnovation. Det långtgående strategiska programmet "New Agriculture" innehåller en agenda för att förändra verksamheter och aktiviteter i syfte att producera mer och bättre.

"IT-kontoret är den viktigaste möjliggöraren för att genomföra denna strategi. Vi behövs för att stödja ett brett utbud av transformationsprojekt över hela koncernen, och vi måste arbeta med full effektivitet för att säkerställa att Terrena leder marknaden och bryter ny mark - till exempel uppkopplat jordbruk", säger Christophe Evers, PMO-chef för Terrenas Group IT Office.

• Plats: Frankrike Frankrike
• Branscher: Livsmedel & Drycker

Information Services Department föddes redan på 2010 genom sammanslagningen av IT-avdelningarna i Terrenas medlemsföretag, som nu skickar alla sina projekt och applikationer till det konsoliderade IT-kontoret. Dessutom har IT-belastningen ökat i takt med att koncernen har blivit mer flexibel och brutit ner långsiktiga strategiska färdplaner till kluster av mindre projekt som kräver alltmer specialiserade resurser.

"Vår svarstid måste vara mycket snabb. Och vi behöver kunna bedöma projektens strategiska värde. Eftersom våra resurser är begränsade är det viktigt att vi använder dem till de mest relevanta projekten. En bra början är att eliminera slöseri och undvika att olika team arbetar med samma projekt!", säger Christophe Evers.

Terrena behövde därför ett verktyg för att centralisera och effektivt övervaka sin projekt- och applikationsportfölj, liksom de relaterade resurserna.

Processoptimering

IT-kontoret arbetade tidigare med en rad olika programvaror för projekt- och portföljhantering. Därefter migrerade man till Planview på 2012 - ett första steg mot processoptimering. "Planview är utformat och skalat för att hantera vår komplexa modell. Men version 4 låg på lokala servrar, med tunga gränssnitt. Observera att vi på Terrena inte alls är molnorienterade", säger PMO.En flytt till molnet

En flytt till molnet

Terrena valde dock SaaS-alternativet när de uppgraderade till Planview på 2016. Christophe Evers och hans team ville införliva alla de processer som hade definierats sedan 2012 i verktyget, med fokus på budgethantering. För att underlätta övergången för användarna tog de fram en plan för gradvis implementering och lanserade en ny funktion per månad. "Att installera om verktyget vid varje ny utrullning var inte ett alternativ. Därav lockelsen med Saas."

Framgångsrik förändringshantering

Förändringshantering var en viktig prioritering i samband med migreringen till Planview. Användarna måste gradvis överföras från ett tungt klientsystem till ett helt webbaserat system. "Detta måste ske gradvis, men snabbt, eftersom vi var på väg in i en tid av turbulens i vår förändringsresa. Med stöd från Planview och deras partner ASI utvecklade vi utbildningsresurser för att öka projektledarnas mognad: handledning, workshops, frågesporter osv. Det kanske låter fånigt, men att skapa en särskild startsida för att introducera genvägar har varit avgörande för användarnas anpassning. Faktum är att anpassningsförmågan är en av Planviews starka sidor jämfört med andra verktyg."

"Uppdraget slutfört: inom några månader använde huvuddelen av teamen Planview på ett naturligt sätt"

Enklare projektspårning och budgethantering

Det var enkelt att börja använda Planview med dess starka funktioner för projektspårning. "Vi delar alla med oss av rätt information vid rätt tidpunkt!", som Christophe Evers uttryckte det. Detta gjorde det möjligt för dem att utveckla nyckeltal för att mäta projektvärde och tid till marknaden, och att ytterligare förfina och förbättra portföljhanteringen. Att integrera budgethanteringsprocesser i verktyget har framför allt sparat ovärderlig tid. IT-kontoret förlitar sig på ett återbetalningssystem för att fakturera kooperativa medlemmar för det arbete som utförts i deras projekt. Med så många interna kunder att hantera hade tidrapporteringen blivit ganska tråkig. Genom att automatisera detta i Planview blev det möjligt att tjugofaldigt minska den tid som ägnades åt hantering av tidrapporter!

Bättre projektledning och kontroll

Även avdelningen för finansiell kontroll drar nytta av verktyget, som ger detaljerad spårning av den tid som externa entreprenörer lägger ned, tillsammans med tillhörande priser. Det gjorde det enkelt att prognostisera och förutse utgående kassaflöde, oavsett hur lång tid det tog mellan fakturering och leverans. "Faktum är att Planview är ett av de enda verktyg som cheferna för Financial Control litar på när de gör leverantörsrelaterade avsättningar", enligt PMO-chefen.

Formalisering av innovationsprocessen

Sammanlagt gjordes Planview tillgängligt för tre målgrupper: IT-kontoret, revisionsavdelningen och styrelsen. IT-kontoret fortsätter att öka sin användning av verktyget, som håller på att utvecklas till ett kontrolltorn för alla nya processer och metoder som syftar till att optimera fördelningen av nyckelresurser. Planview används också för att formalisera innovationsprocessen, något som blir allt viktigare för Terrena: "I takt med att proof of concept blir allt vanligare inom koncernen måste vi börja införliva det i Planview för att kunna spåra och prioritera", säger han.