Yogi Tea: Optimizing Project Efficiency with a 50% Improvement in Resource Utilization

Under de senaste fem decennierna har YOGI TEA® tillverkat utsökta, funktionella teer som inspirerats av den uråldriga holistiska läkefilosofin ayurveda. Företaget har också expanderat för att möta specifika behov med specialiserade örtformler som blandas för både utsökt smak och hälsosamma fördelar. Idag har Yogi över 50 teblandningar gjorda av etiskt anskaffade 100 exotiska kryddor och botaniska produkter. 

YOGI TEA® är en ideell organisations vinstdrivande gren och drivs av starka värderingar som sammanfattas i deras motto: Feel good. Vara bra. Göra gott.

• Branschen: Dryck  
• Grundades: 1972 
• Antal anställda: 300 anställda över hela världen, som talar 25 språk 
• Huvudkontor: Hamburg, Tyskland - Eugene, Oregon 
• Webbplats: www.yogitea.com/en

Yogi är inte längre det lilla företag som det en gång var. Efter att ha tredubblat omsättningen mellan 2011 och 2021 såg företaget en kraftig ökning av projektaktiviteten. Tillväxten i antalet anställda följde dock inte med i samma takt. Följden blev att en begränsad resurspool fick absorbera en ständigt ökande arbetsbelastning.  

Trycket förvärrades ytterligare av de omvandlingsprojekt som krävdes för att upprätthålla Yogis ekologiska, etiska och ansvarsfulla affärsmodell. Initiativ lanserades för att minska koldioxidavtrycket, samarbeta med jordbrukare för att förbättra jordförnyelsen, säkra framtidssäkrade leveranskedjor med mera. Avgörande är att företaget har inlett en globaliseringsprocess för att bättre integrera sina europeiska och nordamerikanska filialer.  

När Martin Raza började på företaget som Global Senior Project Manager på 2021 mötte han projektteam som var pressade av tidspress och som ofta fick arbeta dubbla skift för att hålla tidtabellerna. Och han fick i uppdrag att hitta en lösning.

Man skulle kunna hävda att de kalkylblad som tidigare användes för att planera och hantera projekt drev på problemet med resursbrist.  

Utan konsoliderad insyn i projektpipelinen var det omöjligt att prioritera på ett effektivt sätt. Avsaknaden av central planering gjorde det omöjligt att i tid identifiera och hantera projektberoenden. Avsaknaden av översikter över kapacitet och resursutnyttjande skapade återkommande problem med överbokningar och flaskhalsar.  

Att underhålla kalkylarken manuellt krävde dessutom en hel del grovjobb av teammedlemmarna, vilket ytterligare spädde på deras tidsproblem. Det var dags för en förändring av process och verktyg, som började med införandet av ett professionellt PPM-verktyg. 

Martin Raza och hans team sammanställde en omfattande lista med krav på lösningen för att vägleda urvalsprocessen: 

• en enda datapool som konsoliderar all information med möjlighet att generera rapporter, 
• insikt i resursutnyttjandet för att upptäcka problem i ett tidigt skede, 
• prioriteringsmöjligheter för att fokusera begränsade resurser på de viktigaste, 
• avancerad portföljhanteringsfunktionalitet för att stödja affärstillväxt,  
• kompatibilitet mellan den färdiga versionen och företagets process och användning för att minimera konfigurationsarbetet, 
• skalbarhet för att möta globaliseringens och tillväxtens utmaningar. 

Spoiler: Planview PPM uppfyllde dem alla.

Ett år efter lanseringen har Planview blivit Yogis bas för hantering av projektkunskap. Plattformen konsoliderar nu projektinformation, mallar, processer, lärdomar och i princip allt som är projektrelaterat. 

Delad datasynlighet, med en översikt över projektens inbördes beroenden, har i hög grad underlättat skapandet, planeringen och uppföljningen av projekt. Specifika verktyg som projektmallar som kan lagras i verktyget och snabbt hämtas fram vid behov påskyndar PM-arbetet samtidigt som det bygger upp kunskap i organisationen och driver på ständiga processförbättringar. 

Tydligare ansvarsområden har lett till förbättrat samarbete och effektivare kommunikation. Beslut fattas nu på grundval av hårda data, i stället för på magkänsla.

Det viktiga är att denna nyfunna klarhet har bidragit till att lösa Yogis viktigaste problem: resursöverföringen. Centraliserad planering och prioritering bidrar till att skapa realistiska kapacitetsplaner. Plattformen möjliggör faktabaserad identifiering av överbelastning av resurser och underlättar åtgärder, vilket leder till ökad lyhördhet i projektledningsprocessen.

Planview-effekten på Yogi Tea är inte bara märkbar utan framför allt påvisbar. Tänk bara på siffrorna:

• 14% ökning av antalet slutförda projekt
• 12% ökning av andelen lyckade projekt
• 50% förbättrat resursutnyttjande
• 50% minskad tidsåtgång för projektadministration eller databehandling

Användbarheten hos Planview PPM kan ha gjort mycket för att underlätta införandet. En stor del av äran bör dock tillskrivas Martin Razas strategi för att marknadsföra det nya systemet, påskynda införandet och stärka användarna. 

För att säkerställa att medarbetarna var delaktiga under hela processen utsåg han ett team av nyckelanvändare som fick i uppgift att utbilda och vägleda andra medarbetare. Rollanpassad utbildning, regelbunden kommunikation och Q&As (både under och efter implementeringen) samt supportmöten i realtid utformades för att alla skulle lära sig att använda verktyget. Att fira små framgångar bidrog också till att hålla teamet motiverat under hela processen.

Trots de imponerande inledande resultaten måste Yogi fortfarande hantera pågående utmaningar. Det handlar bland annat om att driva på användaranpassningen för att engagera användare med lägre digital mognad, att öka efterlevnaden av resurshanteringsprocessen och att uppmuntra till ökat engagemang och stöd från cheferna. 

Framöver planerar Martin Raza att utöka användningen av Planview inom företaget. Hittills har plattformen främst använts för produktutvecklingsprojekt, men den kommer också att bidra till att hantera hållbarhets- och infrastrukturinitiativ.  

På agendan står också utrullningen av ytterligare funktioner i verktyget, inklusive arbetsuppgifter för icke-tekniska roller, ROI- och finansmodulen samt modulen för idé- och strategihantering för att säkerställa att alla förslag blir hörda. 

Slutligen kommer en ökad integration mellan de europeiska och nordamerikanska filialerna att kräva användning av ett enda system - vilket mycket väl kan vara Planview.