Projektgenomförande i den digitala tidsåldern - bortom statusrapporter

Du har säkert sett en statistik som säger att nästan hälften av alla projekt inte lever upp till förväntningarna. Huruvida det stämmer eller inte kan diskuteras, men en sak är säker - projekt misslyckas, och när de gör det kan det bli dyrt.

Detta gäller särskilt för växande organisationer där flera initiativ ständigt genomförs och hanteras samtidigt.

I den här artikeln undersöks hur växande organisationer kan säkerställa att projektgenomförandet leder till resultat som konsekvent uppfyller eller överträffar förväntningarna - både i goda tider och under tider av ekonomisk volatilitet.

Vi kommer att jämföra hur projekt historiskt sett har genomförts med de transformativa möjligheterna med Strategic Portfolio Management (SPM). Oavsett om du försöker rädda dina kämpande initiativ eller helt enkelt vill optimera din väg till bättre affärsmässighet, kommer den här guiden att hjälpa dig att utveckla en handlingsplan för din organisation.

Projektgenomförandet är åtgärdsfasen i projektets livscykel. Det är där gummit möter vägen.

Planeringen anger riktningen, i avslutningsfasen utvärderas erfarenheterna och det är i projektgenomförandet som värdeskapandet sker.

Framgångsrikt genomförande inom projektledning är en skicklig balansgång:

• Teamen behöver vägledning om hur framgång ser ut och hur de kan uppnå den
• Resurserna måste fördelas på lämpligt sätt, vilket innebär att rätt kompetens måste finnas tillgänglig vid rätt tidpunkt
• Kommunikationskanalerna måste vara öppna mellan team och intressenter för att säkerställa samsyn, även när saker och ting förändras

I takt med att företaget växer har olika verktyg, kalkylblad och traditionella projekthanteringsmetoder svårt att erbjuda den insyn och kontroll som krävs för att hantera komplexa portföljer. Det är här som Strategic Portfolio Management (SPM) kommer in i bilden.

Strategic Portfolio Management är väl lämpad för växande organisationer och företag som hanterar komplexa portföljer av arbetsuppgifter. Den ökade komplexiteten i modern affärsverksamhet innebär att företag behöver robusta lösningar som kan hantera olika portföljkrav, förändringar i resursfördelning och strategisk anpassning samtidigt som de upprätthåller en tydlig överblick över företagets hela arbete.

Det är därför SPM ofta innehåller målorienterade ramverk som OKR (Objectives and Key Results) för att skapa värde under projektgenomförandet. Framsteg mäts mot fastställda mål som är kopplade till företagets strategi, vilket säkerställer att arbetet och målen förblir i linje med företagets utveckling.

Lär dig mer om detta: Ladda ner vår e-bok om hur man fastställer mål och nyckelresultat på strateginivå

Traditionell projektledning och projektgenomförande har tjänat organisationer väl under många år och fortsätter att tjäna många företag där projektparametrarna är stabila och förutsägbara.

Denna metodik är utmärkt i miljöer där:

• Projektkraven förblir oförändrade
• Leveranserna kan definieras tydligt från början
• Intressenternas förväntningar är väletablerade
• Tidsplan och resurser är förutsägbara
• Det finns minimala förändringar av projektets omfattning

Otaliga företag har levererat värde genom traditionellt projektgenomförande med hjälp av väldefinierade processer och tydliga ansvarsstrukturer. Men stabilitet och förutsägbarhet är ett gemensamt tema för många av dessa framgångshistorier.

Företag som hanterar flera olika portföljer med arbete och inte har den förutsägbarheten behöver ytterligare funktioner. De behöver stöd för att navigera i snabbt föränderliga marknadsförhållanden, förändrade kundpreferenser och tekniska störningar.

De måste kunna göra snabba vändningar och justeringar i realtid.

Detta gäller särskilt för företag:

• som upplever snabb tillväxt och expansion till andra marknader
• Genomgår digital omvandling
• Arbeta med geografiskt utspridda team på snabbrörliga marknader

Det är vanligt att dessa företag behöver utökat stöd för att säkerställa strategisk anpassning och optimal värdeöverföring. Speciellt när man navigerar mellan de tre stora okända variablerna:

• Ekonomisk osäkerhet och snabbt föränderliga marknadsförhållanden
• Förändrade kundbehov och preferenser
• Teknikstörningar och nya innovationer som leder till nya hot från konkurrenter

För dessa organisationer räcker det sällan med traditionella sätt att hantera resurser för att hålla farten uppe i verksamheten. De behöver funktioner som ger insyn och hantering i realtid av resurser i flera projekt och flera arbetsportföljer i hela företaget, så att de kan anpassa sig till förändrade strategiska prioriteringar och säkerställa att tid, pengar och resurser går till det arbete som ger störst effekt.

Som ett svar på begränsningarna med traditionellt projektgenomförande har framåtblickande organisationer som hanterar komplexa arbetsportföljer anammat SPM som ett mer effektivt sätt att leverera affärsvärde - särskilt när förändringar sker snabbare och oftare än någonsin.

Projektgenomförande som styrs av SPM innebär en grundläggande förändring jämfört med hur organisationer traditionellt har hanterat innehåll. Istället för att fokusera på enskilda projektresultat, ser prioritering och genomförande holistiskt på hur projekt och andra typer av arbete kollektivt främjar företagets strategiska mål.

• Projekten prioriteras utifrån ett värdedrivet synsätt snarare än att rangordnas lika eller mätas isolerat
• Betydelsen baseras på hur mycket strategiskt värde arbetet tillför företaget, inte på avdelningsspecifika mål eller andra kriterier
• Genomförandet förblir nära anpassat till företagets strategi, även när strategin ändras, för att säkerställa maximal avkastning på projektinvesteringar

Ett utmärkande drag för Strategic Portfolio Management är att det skapar en tydlig siktlinje från företagets strategi ner till de enskilda uppgifter som utförs på teamnivå. Detta säkerställer att det alltid finns ett strategiskt sammanhang för alla aktiviteter som utförs i hela organisationen.

Projektteamen förstår det arbete de utför, varför de gör det och hur detta arbete gynnar organisationen. De kan tydligt se hur deras insatser bidrar till de bredare affärsresultaten. Detta är särskilt viktigt när förhållandena förändras och strategin ändras, så att projekten förblir i linje med strategin under hela processen.

Strategisk portföljstyrning tar också hänsyn till att projektgenomförandet sker i en dynamisk miljö. Detta är ytterligare en faktor som skiljer SPM-drivet projektgenomförande från traditionella projekt.

I stället för att betrakta förändring som ett undantag som måste hanteras och mildras genom strikt styrning, säkerställer SPM strategisk anpassning när förutsättningar, prioriteringar och teknik förändras.

Med andra ord fokuserar SPM på affärsvärde snarare än på att följa affärsplaner. Förändringar är oundvikliga och branschledare bör vara rustade för att anpassa sig till dem.

Värdedrivet beslutsfattande är möjligt tack vare den omfattande insyn som SPM ger. Synlighet in i:

• Vilket arbete som kan ge de bästa strategiska resultaten
• Hur förändringar i ett initiativ kan påverka andra
• Hur förflyttning av resurser mellan olika arbeten kan påverka den strategiska effekten

När det är dags att ändra kurs på grund av att affärsförutsättningarna förändras ger SPM dig ett ramverk för snabbt beslutsfattande. För när du ser hur allt hänger ihop med den övergripande strategin kan du fatta välgrundade beslut om omfördelning av resurser utifrån strategiska prioriteringar, snarare än projekt- eller avdelningsspecifika frågor.

En lösning för strategisk portföljhantering är utformad för att skapa ett enhetligt informationsekosystem där all portföljdata finns under ett tak och fungerar som en enda sanningskälla för viktig information.

Alla viktiga beslut som fattas kring projektgenomförandet fattas med hjälp av aktuella och användbara data, snarare än med hjälp av föråldrade rapporter och ofullständiga bedömningar.

Du får svar i realtid på frågor som:

• Arbetets fortskridande
• Resursutnyttjande
• Beroenden
• Affärspåverkan och mycket mer

Detta skapar en miljö där portföljledarna kan fatta säkra beslut i samma ögonblick som utmaningarna uppstår. De kan bli mer proaktiva genom att identifiera och korrigera potentiella problem innan de blir kritiska, komma med alternativa handlingsvägar baserade på förväntade resultat och göra andra förändringar med minimal störning av den övergripande strategiska utvecklingen.

En effektiv SPM-lösning kan i grunden förändra hur din organisation hanterar sina mest värdefulla och begränsade resurser.

Till skillnad från traditionellt projektgenomförande, där resurserna tenderar att vara fasta och fördelas på projektnivå, är SPM:s resurshanteringsfunktioner dynamiska. Målet är att kontinuerligt optimera organisationens investering av tid, resurser och budget i olika portföljer för att säkerställa att det mest strategiska värdet levereras.

Strategisk portföljförvaltning styr dina begränsade resurser till det arbete som ger störst effekt.

Företagets strategiska mål fungerar som en ledstjärna. Avdelningarnas mål eller avdelningschefernas begäran om resurser prioriteras inte.

På så sätt tar SPM bort den politik och det subjektiva beslutsfattande som historiskt har underminerat resursfördelningen under genomförandefasen.

SPM-lösningar i toppklass använder även AI-drivna verktyg och prediktiv analys, så att du enkelt kan förutse kapacitetsbegränsningar innan de uppstår. Detta ger ytterligare ett lager av beredskap och proaktivitet, vilket Strategic Portfolio Management är känt för.

Tänk om du kunde identifiera potentiella flaskhalsar veckor innan de påverkar ditt arbete. Du kan åtgärda dessa hinder och maximera den strategiska effekten av dina resurser utan att förlora momentum.

En framgångsrik implementering av Strategic Portfolio Management kräver att företaget åtar sig att arbeta med strategisk anpassning på alla nivåer.

Tekniska lösningar ger den insyn och de data i realtid som är nödvändiga för att skapa och upprätthålla en strategisk inriktning. Detta måste dock kombineras med lämpliga processer och styrning för att SPM ska kunna leverera sin fulla potential.

Effektiva strategier för förändringshantering bör till exempel ta upp de tekniska aspekterna av att implementera SPM tillsammans med de kulturella förändringar som krävs. Se till att alla inom företaget är redo att anamma en mer dynamisk och strategiskt inriktad metod för projektgenomförande.

Bli inte förvånad om den här kulturella dimensionen är en större utmaning än teknikimplementeringen. Det kräver att alla, från högsta ledningen till de team som utför arbetet, tänker i nya banor kring hur projekt prioriteras, genomförs och utvärderas.

Men när det görs på rätt sätt ger Strategic Portfolio Management otroliga fördelar som kommer att göra din organisation redo för framgång.

Viktiga fördelar med strategisk portföljförvaltning

Nedan följer några viktiga fördelar som företag som använder SPM har jämfört med dem som fortfarande använder den traditionella metoden för projektgenomförande:

• Strategisk anpassning: SPM säkerställer att alla nivåer i organisationen har samma syn på företagets strategi och det arbete som görs för att främja strategin under hela genomförandefasen, inte bara under den inledande planeringen. Denna kontinuerliga anpassning förhindrar strategisk drift som kan kosta företagen mycket tid, pengar och missade möjligheter.
• Resursoptimering: Riktar begränsade resurser till de mest värdefulla initiativen baserat på deras strategiska påverkan snarare än avdelningens inflytande, vilket maximerar avkastningen på investeringen. Företag får en konkurrensfördel genom att utföra mer strategiskt arbete med samma mängd investerade resurser.
• Anpassningsförmåga: Möjliggör snabb respons på marknadsförändringar och nya möjligheter utan att tappa fokus på de strategiska målen. Företagen blir mer motståndskraftiga mot störningar, fångar upp tidskänsliga möjligheter som konkurrenterna kanske missar och vänder volatilitet till en konkurrensfördel.
• Värdedrivna resultat: Framgång mäts genom affärsresultat och strategiska bidrag snarare än genom planerade uppgifter. Arbetet ger ett meningsfullt värde som är anpassat till strategiska behov.
• Bryter ner silos: Ta bort traditionella hinder mellan strategisk planering och projektgenomförande genom att koppla samman strategiska beslutsfattare med team för att skapa en enhetlig strategisk leverans. Detta leder till snabbare beslutscykler och ett mer strategiskt inriktat arbete.

De fördelar som anges ovan förstärks över tid i takt med att din organisation blir mer sofistikerad när det gäller att använda Strategic Portfolio Management.

Projektgenomförandefunktioner har utvecklats avsevärt för att möta kraven från företag som hanterar komplexa portföljer av arbete.

Även om milstolpar för slutförande av uppgifter och leverans fortfarande är viktiga, behöver det växande företaget ofta mer för att säkerställa att arbetet ligger i linje med organisationens strategi. Portföljerna blir alltmer komplexa, marknadsförhållandena ändras snabbt och förutsägbarhet är ett minne blott. I den här typen av miljöer behöver företagen teknik och metoder som hjälper dem att hantera tillväxt, omvandling och förändrade omständigheter.

Marknadsförhållanden och kundkrav förändras ofta, vilket gör att företagets flexibilitet blir allt viktigare för att bibehålla konkurrensfördelar. Organisationer som förbättrar sin förmåga att genomföra projekt med hjälp av Strategic Portfolio Management får den insyn och flexibilitet som krävs för att hantera komplexa portföljer på ett effektivt sätt. Detta tillvägagångssätt möjliggör ett kontinuerligt strategiskt genomförande som kan anpassa sig till förändringar och störningar samtidigt som det är i linje med verksamheten.

Hur omsätter du nu allt detta i handling? Det är här en effektiv SPM-lösning kan hjälpa till.

Strategisk portföljhantering kan förändra hur din organisation driver affärsvärde genom bättre projektgenomförande som är anpassat till dina övergripande mål. Se hur du kan implementera SPM och maximera dess fördelar genom att titta på vår SPM-demo på begäran.