Even: Aligning Project Life Cycles Across a Diversified Cooperative Group

Even ist ein genossenschaftlicher Konzern der Lebensmittelbranche, der in der Bretagne im Bereich der Milchwirtschaft gegründet wurde und einer der wichtigsten Akteure der französischen Lebensmittelbranche ist. Die Gruppe gliedert sich in vier komplementäre Geschäftsbereiche: den vorgelagerten Agrarsektor, Milch und Molkereiprodukte, den Vertrieb von Lebensmitteln (Hauslieferungen und Foodservice) und einen Bereich zur Diversifizierung der Wertschöpfung (Fertiggerichte und Pökelwaren). Seine Produkte, die unter bekannten nationalen Marken wie Paysan Breton, Régilait und Mamie Nova vertrieben werden, sind täglich auf einer Million Tellern in Frankreich und im Ausland zu finden.

• Branche: Agribusiness
• Gegründet: 1930
• Hauptsitz: Ploudaniel, Frankreich
• Umsatz 2022: €2.5 Milliarden   
• Anzahl der Mitarbeiter: Eine Mitgliedschaft von 1,400 Landwirten, über 6,000 Beschäftigten
• Website: www.even.fr/en

Man kann ihm nicht einmal einen Mangel an Dynamik vorwerfen. Mit ihren vier Geschäftsbereichen, von denen jeder sein eigenes Projektportfolio hat, und mehreren IT-Abteilungen, die Innovation- und Digitalisierungsprojekte verwalten, macht die Genossenschaft an allen Fronten Fortschritte.

Aber wie soll man dann die vom Management gesteuerten funktionsübergreifenden Projekte mit den auf Veranlassung der Abteilungen gestarteten Geschäftsprojekten jonglieren? Wie kann man die Aktivität von Teams, die unterschiedliche Ziele verfolgen und unterschiedliche Methoden und Tools verwenden, aufeinander abstimmen? Wie kann man die Gesamtkapazität beurteilen?

Dies waren die wichtigsten Herausforderungen, denen sich Bleiz Kerjean, IT PMO auf Konzernebene, stellen musste. Daher wurde ein Programm ins Leben gerufen, das die funktionsübergreifende Zusammenarbeit auf IT-Ebene fördern, die Kommunikation zwischen den Abteilungen verbessern, die Interaktionen rationalisieren, einen Gesamtüberblick über die Projekte gewinnen, um Doppelarbeit zu vermeiden, und die Infrastrukturen zusammenlegen soll.

Dieses Ausrichtungsprogramm machte es für Even unumgänglich, eine Projektportfoliomanagement-Plattform einzuführen. Die Planview-Lösung wurde aufgrund ihrer intuitiven Benutzerfreundlichkeit und ihrer Fähigkeit, Schnittstellen zu anderen Systemen zu schaffen, ausgewählt und Anfang des Jahres eingeführt 2022. Das Tool wurde zunächst auf der Ebene der Abteilung Systeme und Netzwerke eingeführt, die für die funktionsübergreifende Koordination zuständig ist.

Aber selbst die beste PPM-Plattform ist kein Ersatz für ein Personal- und Finanzmanagementsystem. Damit alle Teams ihre Daten in einem gemeinsamen, gruppenweiten Repository verwalten können, mussten Schnittstellen zwischen Planview, Jira (einer Anlaufstelle für Entwicklungsteams) und verschiedenen funktionalen Informationssystemen implementiert werden.

Während der Implementierung von Planview und der Schaffung von Schnittstellen führten Bleiz Kerjean und sein Team auch einen Projektlebenszyklusprozess ein, um die Projektmanagementmethoden zu systematisieren, die Reihenfolge und die Zuständigkeiten zu klären und die Ausrichtung der Projekte auf den Masterplan des Unternehmens sicherzustellen. Die Erstellung von Vorlagen in Planview hat die Übernahme und Durchsetzung von Best Practices erleichtert.

Auf diesem Fundament muss nun aufgebaut werden, indem das neue System auf den gesamten Konzern und alle seine Projektportfolios ausgeweitet wird. Bleiz Kerjean ist bereits hart bei der Aktivität, IT-Abteilungen an Bord zu holen und ihnen zu helfen, das Tool zu übernehmen. Zu den Change Management Initiativen gehören Sensibilisierungs- und Kommunikationsprogramme, aber auch Workshops, die in Zusammenarbeit mit dem Beratungsunternehmen ASI entwickelt wurden (mit Anleitungen zur Verwendung des Tools für spezifische Bedürfnisse, Fallstudien und mehr).

Die Implementierung von Planview und des Projektlebenszyklus hat bereits Transparenz in die Gesamtkapazität ermöglicht, so dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit eingesetzt werden können und die Ressourcenauslastung um 10% verbessert wurde.

Die Klarheit und Struktur, die der Prozess und das Tool bieten, ermöglichen es sogar, Geschäftsanforderungen besser zu antizipieren und somit die Produktivität zu steigern. Darüber hinaus hat Even durch die Erleichterung des Verwaltungsaufwands für die Teams die Zeit für die Erstellung von Berichten um 20% reduziert.

Auch die Qualität dieser Berichte hat sich verbessert, was die Kommunikation mit Teams und dem Management einfacher und objektiver macht. Entscheider können nun Genehmigungs-, Priorisierung und Freigabeentscheidungen auf der Grundlage von zuverlässigen Metriken und Echtzeitinformationen treffen.

Und schließlich ist die Fähigkeit, gefährdete Projekte zu identifizieren (z.B. diejenigen, die "nie enden") verbessert die Gesamtperformance und die Portfolioqualität.

Eine 10% Verbesserung der Ressourcenauslastung und eine 20% Verringerung des Zeitaufwands für administrative Aufgabe in nur wenigen Monaten!

Nach der Neuimplementierung aller Projekte in Planview und dem Abschluss des Change Management Prozesses plant Even, Budget- und Kostenmanagement-Capabilities einzusetzen, um das Projektportfoliomanagement weiter zu konsolidieren und Einstellungsentscheidungen zu rechtfertigen.