Der ultimative Leitfaden zur Umsatzprognose im Professional-Services-Sektor

Laut dem 2023 Professional Services Maturity Benchmark Report ist der Umsatz in den letzten fünf Jahren um durchschnittlich 10,6 % gestiegen und hat sich im Verlauf von 2022 nicht verändert.

Diese Ergebnisse spiegeln die Umstellung auf einen wertorientierten, qualitativen Ansatz zur Messung des Erfolgs von Dienstleistungen mit Umsatzprognosen für Professional Services wider.

Die Fähigkeit, die zu erwartenden Umsätze eines Unternehmens schnell und genau vorherzusagen, wirkt sich darauf aus, wie gut Unternehmen ihr Budget, ihr Inventar und ihren Personalbestand verwalten können.

Mit genauen Prognosen kann sich ein Unternehmen ehrgeizige und erreichbare Ziele setzen. Wenn ein Unternehmen wartet, bis das Projekt, der Auftrag oder der Service abgeschlossen ist, um den Umsatz zu messen, verhindert es, dass Verbesserungen vorgenommen werden, bevor es zu spät ist.

Bei der Umsatzprognose wird eine strategische Kombination aus historischen Geschäftstrends verwendet, um den künftigen Umsatz vorherzusagen, den ein Unternehmen über einen bestimmten Zeitraum erwarten sollte, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Durch diese proaktive Vorgehensweise wird vermieden, dass erst nach Abschluss des Projekts geprüft wird, was hätte besser laufen können, wenn es keinen Einfluss mehr auf die Verbesserung der Profitabilität hat.

Prognosen helfen Unternehmen, das künftige Angebot und die Nachfrage zu ermitteln, damit sie ihre Ressourcen besser verwalten können. Sie können z. B. vorab einschätzen, wie viele Stunden für jede Position oder Qualifikation benötigt werden, um eine Aufgabe zu erledigen.

Diese Vorhersagen können genutzt werden, um der Abteilung für Personalakquise die nötige Vorlaufzeit zu verschaffen, die sie benötigt, um diese Stellen ordnungsgemäß zu besetzen, ohne das Projekt zu verzögern – insbesondere in dieser angespannten Arbeitsmarktsituation. Sie können zudem dazu beitragen, die Verschwendung von Lohnkosten für eine Stelle zu vermeiden, bevor sie für die Ausführung der Arbeit benötigt wird.

Schwankende Prognosen können dazu führen, dass der Personalbedarf für Projekte falsch berechnet wird, was Umsatzeinbußen und eine geringere Profitabilität zur Folge hat. Unternehmen, die in durchgängige präzise Echtzeit-Umsatzprognosen für Professional Services investieren, werden hingegen einen Wettbewerbsvorteil durch größere Transparenz und eine bessere Ressourcennutzung erzielen.

Unternehmen, die die künftige Nachfrage nach ihren Dienstleistungen besser vorhersagen können als ihre Mitbewerbenden, verfügen über ein besseres Ressourcenmanagement und eine bessere Strategie, was sie insgesamt zukunftssicherer macht als Unternehmen mit weniger Transparenz.

Auf der grundlegendsten Ebene des Geschäfts ist es zunächst einmal wichtig zu wissen, wie viel Geld eingenommen und ausgegeben wird, um fundiertere Entscheidungen über die beste Zuteilung der Ressourcen zu treffen.

Um künftige Einnahmen effektiv zu berechnen, müssen Unternehmen auf eine Vielzahl von Daten zu Kapazität, Terminplanung, Gehaltsabrechnung, Markttrends und Unternehmensgeschichte zugreifen. Der Schlüssel: die zentrale Sammlung all dieser Informationen an einem Ort, auf den Sie mithilfe einer PSA in Echtzeit zugreifen können. Die folgenden sind nur einige Gründe dafür:

• Es ist einfacher, Echtzeitupdates von allen Teammitgliedern zu erhalten, die für die Dateneingabe im Zuge der Umsatzprognose verantwortlich sind.
• Die zentrale Speicherung der Daten ermöglicht die weitere Zusammenarbeit und das Nachdenken über Möglichkeiten zur Verbesserung des Umsatzes oder der Prognosegenauigkeit.
• Organisationen können einen Umsatzzeitraum flexibler abschließen, wenn sie nach Unstimmigkeiten suchen müssen, und im Vergleich zu manuellen Methoden schneller Anpassungen vornehmen.
• Die mühsamen Aufgaben der Umsatzberechnung und -erfassung werden automatisiert, sodass das Prognoseteam seine Fähigkeiten für die Analyse oder andere ausschlaggebende Verbesserungen einsetzen kann.

Es gibt vier Haupttypen von Umsatzprognosemodellen, die von Unternehmen häufig verwendet werden und jeweils ihre eigenen Stärken und Schwächen haben. In vielen Fällen kann es sogar sinnvoll sein, verschiedene Prognosemodelle in einem hybriden Ansatz zu kombinieren, um noch genauere Prognosen zu erhalten.

1. Pipeline-basiertes Umsatzprognosemodell

Beim Pipeline-basierten Umsatzprognosemodell werden die wichtigsten Umsatztreiber überwacht, um die Entwicklung der zukünftigen Umsätze eines Unternehmens zu kalkulieren. Bei diesem Modell liegt der Schwerpunkt auf einer umfassenden Analyse der Vertriebspipeline, um eine Umsatzprognose zu erstellen. Dabei wird davon ausgegangen, dass nur ein Bruchteil dieser Chancen zu Umsatz führen wird.

2. Backlog-basiertes Umsatzprognosemodell

Das Backlog-basierte Umsatzprognosemodell hat einige Gemeinsamkeiten mit dem Pipeline-Ansatz, da bei beiden der Gesamtumsatz aus der vertraglich vereinbarten Arbeit berücksichtigt wird, auch wenn diese noch nicht umgesetzt wurde.

Ein wichtiger Unterschied ist jedoch, dass der Backlog-Ansatz im Gegensatz zum Pipeline-Modell nicht von Unsicherheiten oder Schätzungen abhängt. Stattdessen ist das Umsatzwachstum realistischer über die Zeit verteilt.

3. Ressourcen-basiertes Prognosemodell

Die Ressourcen-basierte Prognose wird auch als Bottom-Up-Prognose bezeichnet, da sie es den Teams ermöglicht, auf der Grundlage ihrer fundierten Kenntnisse der Arbeitsabläufe die besten Entscheidungen hinsichtlich der Arbeitsplanung zu treffen. So können sie die Arbeit mit den verfügbaren Ressourcen in Einklang bringen und die Auslastung maximieren.

Ressourcen-basierte Prognosemodelle hängen davon ab, dass die Teams einen klaren Überblick über die gesamte Projektpipeline haben, und erfordern eine kontinuierliche Überwachung, damit bei Bedarf Anpassungen vorgenommen werden können, um potenzielle Kapazitätsgrenzen, Engpässe und Überschüsse zu berücksichtigen.

4. Umsatzprognose auf Basis von historischer Performance und Auswirkungen von Veränderungen

Organisationen wie Managed Service Provider nutzen die Professional-Services-Umsatzprognose mit einem Geschäftsmodell mit wiederkehrenden Umsätzen. Für diese Organisationen erweist sich das Modell der Umsatzprognose auf Basis von historischer Performance als sehr effektiv.

Bei diesem Ansatz wird davon ausgegangen, dass ein Unternehmen in einem bestimmten Zeitrahmen mindestens die gleiche Menge an Umsatz erzielen wird, die in der Vergangenheit unter den gleichen Bedingungen generiert wurde.

Wenn Sie die zuvor ermittelte Performance-Historie als Grundlage verwenden, haben Sie einen Standard, mit dem Sie die aktuellen Bedingungen vergleichen können, um genau zu bestimmen, wie sich diese Faktoren auf die Umsätze auswirken werden.

Weitere Informationen: Leitfaden zur Umsatzrealisierung im Professional-Services-Sektor

Trotz der offensichtlichen Bedeutung einer genauen Umsatzprognose machen viele Professional-Services-Organisationen den Fehler, ihr nicht die gebührende Aufmerksamkeit zu schenken.

Leistungsstarke PS-Organisationen sind sich der Bedeutung von Umsatzprognosen für Professional Services bewusst und suchen aktiv nach Möglichkeiten, ihre Methoden zur genaueren Umsatzberechnung zu verbessern.

Schritt 1: Optimieren Sie die Ressourcenplanung und den Personaleinsatz so früh wie möglich.

Wenn ein Dienstleistungsunternehmen optimale Prognosen für die künftige Nachfrage erstellt hat, kann es seinen Personalbestand proaktiv anpassen, um eine Verlangsamung aufgrund eines Arbeitskräftemangels zu vermeiden. Dadurch wird sichergestellt, dass das Unternehmen über alle erforderlichen Ressourcen verfügt, um einen Auftrag termin- und budgetgerecht zu erledigen.

Indem sie die erforderlichen Fähigkeiten der Mitarbeitenden aufrechterhalten, können Unternehmen diese qualifizierten Arbeitskräfte wie alles andere auch optimieren und die richtigen Personen für die jeweilige Aufgabe auswählen.

Schritt 2: Verwenden Sie Tools und Planungssoftware.

Ein häufiger Fehler, den Teams begehen, ist der Verzicht auf eine Software für die Ressourcenplanung, die Führungskräften einen unschätzbaren konsolidierten Überblick über die Verfügbarkeit ihrer Ressourcen in Echtzeit bietet, sodass sie ihre Auslastungsraten anpassen können.

Je näher die Prognosedaten an die Echtzeit heranreichen, desto präziser werden die Ressourcenzusagen und die Umsatzprognosen sein, die alle mit einem aktualisierten Zeitplan beginnen.

Schritt 3: Legen Sie Wert auf die Genauigkeit der Abrechnungssätze.

Auch wenn die Abrechnungssätze innerhalb einer Organisation standardisiert sind, ist es wichtig, andere Faktoren zu berücksichtigen, die dazu führen können, dass sich diese Sätze ändern und so die Genauigkeit der Umsatzprognose für Professional Services beeinflussen.

Eine Erklärung dafür, dass ein Satz vom Standard abweicht, ist der Erwerb von Ressourcen oder Services in großen Mengen zu einem ermäßigten Preis. Die Fähigkeit, bessere Großhandelspreise auszumachen, kann ein entscheidender Faktor sein, wenn es darum geht, einen Auftrag für Arbeiten oder andere Großprojekte zu vergeben.

Um zu vermeiden, dass die Abrechnungssätze auf einer unbeständigen Variable beruhen, die sich ändern kann, sollten Unternehmen ihre Raten stattdessen mit stabileren Verfolgungssystemen wie geplanten Arbeitsstunden verknüpfen oder andere Wege finden, um sie so weit wie möglich zu standardisieren.

Die Überwachung der Preise ist eine offensichtliche Komponente der Abrechnungssätze, aber es ist auch wichtig zu berechnen, wann diese Umsätze realisiert werden. Dies ist besonders bei phasenabhängigen Arbeiten von Bedeutung, die von zukünftigen Umsätzen oder dem Erreichen von Budgetmeilensteinen abhängen können.

Schritt 4: Behandeln Sie jedes Projekt als einzigartig.

Nicht alle Projekte sind gleich. Unternehmen sollten proaktiv die Projektchancen und -risiken analysieren, die sich in der Pipeline befinden, um eine genauere Umsatzprognose zu erhalten, da nicht jeder Projektauftrag gewonnen wird.

Da sich die Projekte in verschiedenen Stadien des Verkaufszyklus von der Chance bis zum Angebot befinden, sollten die erwarteten Umsätze für diese Projekte nach unten korrigiert werden, um zu vermeiden, dass sie Einnahmen abbilden, die nicht tatsächlich erzielt werden.

Schritt 5: Antizipieren und überwachen Sie Schwankungen.

Unternehmen, die herausfinden wollen, wie viel Schwankung akzeptabel ist, sollten mit einer größeren Fehlerspanne rechnen, je weiter ihre Prognosen in die Zukunft reichen. Kürzere Prognosezeiträume sollten genauere Vorhersagen liefern und an diesen langfristigen Zielen gemessen werden.

Die Messung der Schwankung zu Beginn eines Projekts kann immer angepasst werden, aber wenn Sie früher damit beginnen, wird die Prognose der Professional-Services-Umsätze viel genauer.

Das Verständnis und die Berechnung von Schwankungen kann eine große Herausforderung sein, wenn es darum geht, diese in Echtzeit zu erkennen, und eine konsistente und genaue Vorhersage der Schwankungen erfordert die richtigen Softwaretools.

Schritt 6: Vermeiden Sie die Verwechslung von Umsatz und Cashflow.

Unternehmen, die eine große Expansion durchlaufen, verfügen vermutlich über einen höheren Cashflow – aber die Cash-Prognose sollte trotz ihrer Ähnlichkeiten nicht mit der Umsatzprognose verwechselt werden.

Der Cashflow wird in wachsenden Unternehmen oft hervorgehoben, da er eine greifbare Garantie für das Fortbestehen des Unternehmens ist. Allerdings ersetzt er nicht die Umsatzprognose.

Die Verfolgung des Cashflows umfasst nur finanzielle Aktivitäten wie Rechnungsstellung oder Inkasso. Bei der Umsatzprognose werden jedoch auch andere Einflussfaktoren berücksichtigt, z. B. die Frage, ob ein Unternehmen über die nötigen Ressourcen verfügt, um seine Versprechen und Aufträge zu erfüllen.

Schritt 7: Vergleichen Sie die Vorhersagen mit der tatsächlichen Auslastung.

Der letzte Schritt zur Verbesserung der Umsatzprognose besteht darin, zu überprüfen, wie gut die aktuellen Prognosemodelle funktionieren, und Schwachstellen zu beheben, die zu ungenauen Vorhersagen führen.

Wenn die Zeitnachweise des Unternehmens die Umsatzprognosen nicht genau widerspiegeln, ist möglicherweise eine andere Kombination von Prognosemodellen und unterstützenden Technologien erforderlich.

Weitere Informationen: PSA-Software vs. Projektmanagementsoftware: Was ist der Unterschied?

Kein Prognosemodell ist für sich genommen besser als die anderen. Bei der anfänglichen Wahl eines Prognosemodells, das den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, wird es auf eine Mischung aus allen vier Modellen hinauslaufen.

Unabhängig von der Kombination der verwendeten Modelle besteht der gemeinsame Nenner darin, dass Unternehmen von der Nutzung der Umsatzmanagementfunktion eines PSA-Tools profitieren, um Zeitplaninformationen zu aggregieren und ihre Vorhersagen zu validieren.

Spezifische vs. standardisierte Arbeit

Bei Arbeiten, die eher standardisiert sind und sich wiederholen, kann ein Unternehmen seinen Backlog nutzen, um eine Makroansicht der Umsatzprognosen zu erhalten. Alternativ dazu erfordert eine spezifischere Arbeit eine zusätzliche Bottom-up-Prognose der Umsätze aus Professional Services oder möglicherweise sogar ein Ressourcen-basiertes Modell.

Große Unternehmen

Größere Unternehmen kombinieren das Backlog-Modell in der Regel mit dem Bottom-up-Ansatz und der Pipeline-Prognosemethode, um möglichst genaue Ergebnisse bei der Umsatzprognose zu erzielen. Unternehmen mit engeren Fristen für die Bereitstellung ihrer Services sollten die Methoden der Kapazitätsplanung nutzen, um die effizientesten Entscheidungen rund um die Ressourcenausstattung zu treffen.

Änderungsanfällige Projekte

Arbeitsprojekte, bei denen dynamische Anpassungen oder unzuverlässige Änderungen während der Produktion zu erwarten sind, profitieren von der Verwendung von Bottom-up-Prognosen oder Ressourcen-basierten Modellen.

Der nächste Schritt ist die Überwachung der in der Pipeline befindlichen Arbeiten und die Analyse des eingehenden Chancenbedarfs in Bezug auf Größe, Dauer und Datum des Beginns, um phasenabhängige Prognosen zu erstellen.

Unabhängig davon, welche Prognosemodelle verwendet werden, müssen Professional-Services-Organisationen die tatsächlich erzielten Umsätze überwachen, um die Genauigkeit der Prognosen zu überprüfen und diese anzupassen, um noch präzisere Ergebnisse zu erzielen.

Für Professional-Services-Organisationen ist der Bedarf an genaueren Vorhersagen und besseren kundschaftsorientierten Erlebnissen erst der Anfang.

Ein wertorientierter Ansatz für die Umsatzprognose für Professional Services ist der Schlüssel für Organisationen, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und gleichzeitig einen qualitativen Ansatz zur Messung des Erfolgs ihrer Dienstleistungen zu ermöglichen.

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