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Unternehmen, die auf der Suche nach dem richtigen PSA-Tool sind, werden schnell feststellen, dass sie mit einem Szenario à la „good news, bad news“ konfrontiert sind. Beginnen wir mit den „good news“. Die gute Nachricht ist, dass es eine große Auswahl gibt.

Bis zum Jahr 2025 wird die Größe des globalen Marktes für professionelle Service-Automatisierungssoftware auf 16 Milliarden USD geschätzt, was einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 11,7 Prozent zwischen 2020-2025 entspricht.

Dieses Wachstum wird durch den globalen professionellen Dienstleistungssektor angeheizt, der von 5,428 Billionen USD im Jahr 2021 auf 7,063 Billionen USD (etwa 22.000 pro Person in den USA) im Jahr 2025 steigen soll – was einer CAGR von 7,9 Prozent entspricht.

Unternehmen, die nach der richtigen PSA-Lösung suchen, werden nicht einfach nur eine Vielzahl von Möglichkeiten vorfinden. Nein: sie werden schier unendliche Möglichkeiten haben.

Dadurch kann die Suche nach der bestmöglichen Lösung für professionelle Dienstleistungen angesichts der großen Auswahl sehr zeitaufwendig, komplex und überwältigend sein.

Dieser Leitfaden kann Ihnen bei der Suche nach der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen helfen.

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Glaubwürdige Forschungsorganisationen konsultieren

Der einfachste und beste Ausgangspunkt ist die Konsultation verschiedener Forschungsorganisationen, die Daten, Erkenntnisse und Bewertungen zur Auswahl des richtigen PSA-Tools für Ihr Unternehmen anbieten. Es gibt mehrere glaubwürdige und neutrale Organisationen, darunter:

  • Service Performance Insight (SPI), ein globales Forschungs-, Beratungs- und Schulungsunternehmen, das Ratschläge zur Verbesserung der Produktivität und des Gewinns bei professionellen Dienstleistungen anbietet. Eines der wertvollsten Forschungsinstrumente von SPI ist das jährliche PS Maturity Model, das sich zum führenden Leistungsinstrument der Branche entwickelt hat.
  • Die Technology Services & Industry Association (TSIA) ist eine globale Forschungs- und Beratungsorganisation, die eine Reihe von Forschungsquellen wie E-Books, Berichte, White Papers und mehr anbietet, um Unternehmen bei der Verbesserung ihrer strategischen, finanziellen und betrieblichen Leistung zu unterstützen.
  • Gartner, eines der weltweit führenden Technologieforschungs- und Beratungsunternehmen, nimmt verschiedene führende Projekt- und Portfoliomanagement (PPM)-Softwarelösungen genauer unter die Lupe. Wie wir in diesem Leitfaden weiter ausführen werden, sind robuste PPM-Funktionen ein zentraler Bestandteil einer umfassenden Software auf Enterprise-Ebene.

Netzwerk mit Branchenexperten

Die Einführung einer PSA-Lösung ist keine einmalige Angelegenheit. Vielmehr ist es der Beginn einer langfristigen Beziehung mit dem von Ihnen gewählten Anbieter, die sich positiv weiterentwickeln sollte. Daher ist es wichtig, „hinter die Kulissen“ zu schauen und herauszufinden, was Kunden über einen bestimmten Anbieter sagen. Dazu kann auch die Vernetzung mit anderen Branchenexperten und Kollegen gehören, um mehr über den Kundensupport eines bestimmten Anbieters zu erfahren. Sie wünschen sich einen Anbieter, der ein aktiver Partner ist, der Ihnen dabei hilft, den kürzesten Weg zur Wertschöpfung zu ebnen und Ihren langfristigen Erfolg zu unterstützen.

Business-basierte Social-Media-Plattformen wie LinkedIn und Spiceworks können ideale Quellen sein. Wenn Sie um Feedback und Ratschläge bitten, konzentrieren Sie sich auf Aspekte wie Funktionalität, Vielseitigkeit, Skalierbarkeit, einfache Implementierung, Endbenutzerakzeptanz, Gesamtbetriebskosten und Anbieterunterstützung.

Identifizieren Sie die Bedürfnisse Ihrer Organisation

Sobald Sie glaubwürdige Ratschläge und Fakten eingeholt haben, sollten Sie den Schwerpunkt auf Ihr Unternehmen verlagern, um Ihre internen Prozesse und Strukturen besser bewerten zu können. Zu den wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen sollten, gehören die folgenden:

  • In welchen Bereichen und warum schneiden wir unterdurchschnittlich ab? Sie sollten klären, ob etwaige Leistungsmängel auf unwirksame PSA-Tools (z. B. Tabellenkalkulationen) oder auf unausgereifte Prozesse zurückzuführen sind.
  • Müssen wir in bestimmten Bereichen ausgereiftere Lösungen implementieren? Möchten wir beispielsweise von einem manuellen Ressourcenmanagement zu einem strukturierten, zentralisierten Ressourcenmanagementmodell wechseln?
  • Sollten ausgereifte Lösungen in einem oder mehreren Bereichen unseres Verbesserungsplans eine größere Rolle spielen? Wenn ja, wie wird die betreffende Lösung diese Veränderungen unterstützen?

Die Beantwortung dieser zentralen Fragen wird dazu beitragen, dass Sie Ihr Unternehmen erfolgreich aufstellen.

Konzentration auf drei Hauptziele

Planview bietet einen vollständigen Überblick über die organisatorische Kapazität und Planung von Services.
Planview bietet einen vollständigen Überblick über die organisatorische Kapazität und Planung von Services.

Sobald Sie Ihren Bedarf an Fähigkeiten als Unternehmen identifiziert und priorisiert haben, sollten Sie sich den Markt genauer ansehen und damit beginnen, potenzielle Lösungen zu identifizieren, die einen Platz auf Ihrer Auswahlliste verdienen. Grundsätzlich ist es am besten, wenn Sie Ihre Lösung für professionelle Dienstleistungen unter Berücksichtigung der folgenden drei Ziele gründlich durchdenken:

Zentralisierung wichtiger Prozesse und Optimierung der Rentabilität des End-to-End-Lebenszyklus

Ihre PSA-Lösung sollte alle Funktionen und Abläufe für den gesamten Lebenszyklus von Dienstleistungsaufträgen zentralisieren (d. h. vom Angebot bis zur Rechnungsstellung). Dies sollte Pipeline-Management, Finanzmanagement, Projektmanagement, Ressourcenmanagement, Änderungsmanagement, Berichterstattung und Geschäftsprozesse umfassen.

Steigerung des Kundenvertrauens in die Unternehmensleistungen, indem erfolgreich Geschäftsergebnisse für die Kunden erzielt werden

In der Unternehmenslandschaft nach der Pandemie erwarten die Kunden, dass Meilensteine schneller erreicht und Leistungen schneller erbracht werden. Um dieser Erwartung gerecht zu werden, sollte Ihr PSA-Tool Projekt- und Ressourcenmanagement, konfigurierbare Workflow-Automatisierung und Zusammenarbeit integrieren, so dass Sie Projekte mit verschiedenen Arbeitsmethoden und in einem beschleunigten Tempo durchführen können. Es sollte Sie auch in die Lage versetzen, Kapazitäts- und Personalprobleme, die sich auf Ihre Leistungsfähigkeit auswirken, proaktiv zu lösen.

Schaffung vollständiger, umfassender Transparenz, die eine bessere und schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht

Laut Immobilienexperten ist der wichtigste Aspekt eines Objekts der Standort. Bei der Bereitstellung professioneller Services gilt: Der wichtigste Aspekt einer erfolgreichen Beauftragung ist Transparenz.

PSA-Software verbessert die Entscheidungsfindung und Geschäftsergebnisse durch Echtzeit-Transparenz bei Interaktionen sowie den gesamten Quote-to-Cash-Zyklus. Darüber hinaus sollte ein maßgebliches Aufzeichnungssystem eingerichtet werden, das Daten und Aktivitäten zentralisiert und automatisiert und den Führungskräften verwertbare Informationen über den Status von Aufträgen und über die betrieblichen Leistungskennzahlen liefert.

Lesen Sie als Nächstes: PSA-Software für MSP-Unternehmen: Beratung bei der Auswahl der richtigen Lösung

Identifizieren der wichtigsten PSA-Funktionen

Um Ihren Auswahlprozess zu unterstützen, haben wir unten eine Checkliste zur Verfügung gestellt, mit der Sie Ihre Anforderungen ordnen und priorisieren können. So können Sie die verfügbaren Funktionen basierend auf den wichtigsten Faktoren für Ihr Unternehmen abwägen und bewerten.

Projektmanagement

  • Integrierte Projektmanagement-Tools für die Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung aller Aufgaben und Zuweisungen in einer Weise, die finanzielle Flexibilität und größere Kontrolle ermöglicht.
  • Prozessabläufe, die die Leistung intelligenter Automatisierung nutzen, um Projektstandards und Governance zu unterstützen.
  • Projektvorlagen, die es den Teams ermöglichen, schnell mit der Arbeit zu beginnen, damit sie schneller Mehrwert liefern können – was, wie wir oben bereits erwähnt haben, das ist, was Kunden heutzutage erwarten.

Ressourcenmanagement

  • Mehrere kompetenzbasierte Ansichten zur Zuweisung und Ausrichtung von Ressourcen auf die richtige Arbeit zur richtigen Zeit.
  • Dynamische Gantt-Diagramme, die eine zeitliche Verteilung von Verfügbarkeitsdetails bieten, die sich auf Ressourcen auswirken.
  • Zugriffskontrolle, die den Zugriff auf bestimmte Ressourcen innerhalb einer bestimmten Arbeitsgruppe je nach Bedarf einschränkt (Hinweis: Dies dient nicht nur der Übersichtlichkeit und Organisation, sondern ist auch ein wichtiger Aspekt der Informationssicherheit).
  • Schnellsuche, die schnell Ressourcen basierend auf Filtern wie zugewiesener Arbeit, Qualifizierungen usw. findet.
  • Vertragsmanagement

  • Anpassbare Tools zur Vertragsdefinition, die Finanz- und Abrechnungsregeln (einschließlich Tarife) erstellen.
  • Gemeinsame Nutzung von Dokumenten, damit autorisierte Beteiligte auf Angebote, Vereinbarungen, Änderungsaufträge, NDAs und andere Dokumente zugreifen und diese gemeinsam nutzen können.
  • Aktivitätsverfolgung zur Bewertung der tatsächlichen Leistung im Vergleich zu potenziellen Kunden, Leads und Geschäftschancen in der Pipeline bei gleichzeitiger konsequenter Ausrichtung auf die Kundenerwartungen.
  • Lebenszyklus

  • Kartenelemente, die alle wichtigen Kundenlebenszyklusinformationen zentralisieren und organisieren.
  • Robuste Kontaktmanagement-Tools, die angesichts der Tatsache, dass Dutzende von neuen Kontakten ein langfristiges Engagement eingehen bzw. beenden können, äußerst wichtig sind.
  • Tools für das Management des Projektlebenszyklus von der Angebotserstellung bis zur Bezahlung, die Ihrem Unternehmen helfen, alle Geschäftschancen zu erkennen und zu nutzen.
  • Projektzusammenfassungen, die den Status des Lebenszyklus Ihrer Kunden basierend auf den wichtigsten Kennzahlen und Leistungskennzahlen (KPIs) aufzeigen.
  • Vertriebschancen und Bereitstellung

  • Prognoseinstrumente, die einen detaillierten finanziellen Einblick in die vertraglichen Erwartungen geben und die Planung des künftigen Ressourcenbedarfs unterstützen.
  • Tools zur Budgeterstellung und zur Festlegung von voraussichtlichen Services, Produkten und Ausgaben für einen Auftrag.
  • Die Möglichkeit, mehrere Tarife für dieselbe Ressource (z. B. „Projektmanager“) für dasselbe Projekt festzulegen.
  • Konfigurierbare Arbeitsabläufe, die eine konsistente, rentable Dienstleistungserbringung unterstützen.
  • Finanzmanagement

    • Tools, die in Echtzeit Einblicke in tatsächliche und prognostizierte Einnahmen und Abweichungen geben.
    • Tools zur genauen Verfolgung der Umsatzrealisierung auf der Grundlage von Meilensteinen (einschließlich Projektabschluss).
    • Tools zur Zeit- und Kostenerfassung, die die rechtzeitige Einreichung und Genehmigung von Rechnungen unterstützen.
    • Instrumente, die sicherstellen, dass die Projekte in angemessener Weise beauftragt und gestaffelt werden, um die finanziellen Ziele zu erreichen.
    • Optionen für mehrere Währungen und verschiedene Besteuerungsmöglichkeiten

    Best Practices für Implementierung und Akzeptanz

    Sobald Sie das richtige PSA-Tool für Ihr Unternehmen gefunden haben, möchten Sie natürlich den kürzesten Weg zur Wertschöpfung gehen. Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für die Umsetzung und Einführung.

    Sicherstellen der Integrationsfähigkeit

    Ihre PSA-Lösung muss sich in andere wichtige Betriebssysteme in Ihrem Ökosystem wie ERP, CRM und HCM integrieren lassen. Sie wollen sicherstellen, dass diese anderen Systeme Teil des ganzheitlichen Lebenszyklus vom Angebot bis zur Rechnungsstellung sein können.

    Prüfen der Schulungsmaterialien

    Stellen Sie sicher, dass Ihr PSA-Tool durch eine Reihe von Schulungsmaterialien unterstützt wird, die eine erfolgreiche Integration in Ihrem Unternehmen gewährleisten. Ihr ausgewählter Anbieter sollte hier eine wichtige Rolle spielen, sowohl in Bezug auf die Unterstützung bei der Entwicklung eines individuellen Schulungsplans (z. B. wer geschult werden sollte und in welcher Priorität) als auch in Bezug auf die Bereitstellung von Ressourcen (z. B. Videos, Anleitungen usw.).

    Bereitstellung eines gut geplanten Rollouts

    Stellen Sie sicher, dass Sie über einen soliden Plan für das organisatorische Änderungsmanagement (OCM) verfügen, bevor Sie mit dem Implementierungsprozess beginnen.

    Das Management an Bord holen

    Nachdem Sie Ihre Bedürfnisse priorisiert und sich vergewissert haben, dass Sie für eine erfolgreiche Implementierung gerüstet sind, sollten Sie sich darauf konzentrieren, die Zustimmung der Geschäftsleitung zu erhalten. Hier sind einige Tipps:

    • Sprechen Sie eine Sprache, die jeder verstehen kann. Vermeiden Sie Jargon und seien Sie vorsichtig mit Akronymen. PSA steht zum Beispiel für Professional Service Automation – aber auch für Public Service Announcement.
    • Äußern Sie sich deutlich über die Vorteile und Risiken. Denken Sie daran: Es gibt keine risikofreien Veränderungen, und wenn Sie etwas anderes behaupten, schadet das nur Ihrer Glaubwürdigkeit.
    • Gewinnen Sie Unterstützung, indem Sie für Ideen werben. Gehen Sie nicht einfach in die Vorstandsetage, ohne vorher einige bedeutungsvolle – und oft informelle und „inoffizielle“ – Gespräche mit Kollegen geführt zu haben. Sie werden nicht nur wertvolle Erkenntnisse gewinnen, sondern auch Menschen dazu bringen, Verantwortung zu übernehmen.
    • Übernehmen Sie die Verantwortung! Die meisten Entscheidungsträger werden Vorbehalte haben. Seien Sie auf Einwände und Kritik vorbereitet und machen Sie deutlich, dass Sie – und Ihre Teammitglieder – davon überzeugt sind, dass die Einführung einer bestimmten Lösung die richtige Entscheidung ist.

    Lesen Sie auch: Leitfaden für Professional Services Automation und PSA-Software

    Mit dem richtigen PSA-Tool kann Ihr Unternehmen wachsen

    Die Welt der professionellen Dienstleistungen befindet sich in einem tiefgreifenden Wandel, der durch das Zusammenwirken verschiedener Kräfte angetrieben wird:

    • Das Tempo des End-to-End-Lebenszyklus wurde erhöht, da die Kunden erwarten, dass Meilensteine früher erreicht und Ergebnisse schneller vorgelegt werden.
    • Die zunehmende Beliebtheit der Fernarbeit – die schon vor der Pandemie im Trend lag, jetzt aber endgültig zum Mainstream geworden ist – zwingt Unternehmen dazu, die Art und Weise, wie sie Dienstleistungen aus der Ferne erbringen, neu zu überdenken, und zwar so, dass Leistung, Effizienz und Kosteneinsparungen gefördert werden.
    • Weil es mehr Informationen zu verarbeiten gibt als je zuvor, sind Unternehmen überlastet und überwältigt und müssen intelligentere und kostengünstigere Möglichkeiten finden, diese Informationen in umsetzbare Maßnahmen zu verwandeln, die schnellere, bessere Entscheidungen ermöglichen.

    Für einige Unternehmen werden die Auswirkungen dieser Kräfte den Weg, der vor ihnen liegt, deutlich erschweren. Für andere wiederum bietet der Weg in die Zukunft viele Möglichkeiten, die Rentabilität zu steigern, die Kundenakquise und -bindung zu verbessern und die Geschäftstätigkeit auszuweiten.

    Was unterscheidet Unternehmen, die die Zukunft fürchten, von denen, die ihr positiv entgegensehen? Erstere wenden veraltete Prozesse und Software an, die in der Vergangenheit vielleicht gut (oder zumindest gut genug) funktioniert haben, aber nicht mehr tragfähig sind. Letztere, am anderen Ende des Spektrums, werden durch ein PSA-Tool gestärkt und befähigt, das als Rückgrat für bemerkenswerten Erfolg und nachhaltiges Wachstum dient.

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    Planview hat es sich zum Ziel gesetzt, die Zukunft der vernetzten Dienstleistungen mitzugestalten, indem es Unternehmen ermöglicht, sich über den gesamten Dienstleistungslebenszyklus und im Kontext ihres Unternehmens zu vernetzen, zu planen und zusammenzuarbeiten.

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