Bioaster: Fortlaufende mikrobiologische Innovationsprojekte mit Flexibilität

BIOASTER-Forscher arbeiten an hochmodernen, interdisziplinären Projekten in den Bereichen Mikrobiologie und Infektionskrankheiten. Ihr hochentwickeltes PMO basiert auf Planviews PPM.

BIOASTER ist ein renommiertes französisches technologisches Forschungsinstitut (TRI). Das Unternehmen 2012 wurde auf der Grundlage eines neuen Modells für die Bereitstellung technologischer Innovationen in der Mikrobiologie und bei Infektionskrankheiten gegründet. Die Aufgabe besteht darin, ehrgeizige und innovative Kooperationsprojekte mit und für öffentliche und private Partner zum Nutzen der Patienten durchzuführen.

Sieben miteinander verbundene Technologieeinheiten bedienen vier Programme:

• Diagnose
• Impfstoffe
• antimikrobielle Mittel
• Mikrobiota

Über 50 werden in den hochmodernen Einrichtungen in Lyon und Paris Kooperationsprojekte abgewickelt. Zu den Partnern gehören öffentliche und private Institute, Industrieunternehmen, KMU und Hochschulen.

Carol Leroy leitet die Projektmanagement-Organisation (PMO). Als sehr erfahrene und fachkundige Projektmanagerin leitet sie eine Abteilung, die bei jedem Projekt eine Schlüsselrolle spielt und in der Lage ist, Verbindungen und Raum für einen hochwertigen und leicht zugänglichen Dialog zu schaffen. Unternehmensentwickler und Wissenschaftler arbeiten zu zweit, um potenzielle und laufende Projekte zu bewerten. Ausrüstung, Materialien und Fähigkeiten werden projektübergreifend genutzt.

Das PMO ist eng in den gesamten Lebenszyklus aller Bioaster-Projekte eingebunden. Jedes Projekt hat einen Projektmanager, der sich um die Durchführung des Projekts kümmert, um seine Fertigstellung zu gewährleisten und die Zusammenarbeit während der Entwicklungs- und Implementierungsphase zu optimieren.

Das PMO fungiert als Vermittler zwischen den verschiedenen Interessengruppen und Bioaster. Die Organisation profitiert von:

• Ein erfahrenes und qualifiziertes Team, das nach dem Methodenstandard PRINCE2 zertifiziert ist.
• Ein gemeinsamer Referenzrahmen, bestehend aus bewährten Verfahren und geeigneten Methoden für Budgetierung, Zeitplanung, Qualitätssicherung, Rückverfolgbarkeit, Konformität der Ergebnisse und Berichterstattung.
• Eine sichere Website für jedes Projekt, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Beteiligten zu erleichtern.

Als Carole Leroy zu Bioaster 2013 kam (von Sanofi, einem der Bioaster-Gründer und einem der fünf größten Pharmaunternehmen weltweit), erstellte sie ein Pflichtenheft, das zur Identifizierung einer Projekt- und Portfoliomanagement-Lösung (PPM) dienen sollte.

Das PPM-Tool würde in mehreren Phasen zum Einsatz kommen, angefangen bei der Bewertung und Auswahl von Projekten. Als solches müsste es die folgenden Punkte abdecken:

• Idee Einführung
• Valorisierung
• Identifizierung und Auswahl von Partnern
• Entwicklung eines Business Case (Ziele, Risiken und Chancen)
• Reifung: detaillierte Ausarbeitung der Aktivitäten, wissenschaftliche Überlegungen, Budget, Finanzmodell, geistiges Eigentum, etc.
• GO / NO GO
• Markteinführung
• Durchführung

"Sciforma war das Tool, das unseren Anforderungen am besten entsprach," sagt Leroy. Sciforma war eine hervorragende Ergänzung in Bezug auf Umfang, Konfiguration und Anpassung, Ausgereiftheit und Budget.

Die Beziehung zwischen Bioaster und Sciforma war ebenfalls ein Schlüsselfaktor. Das Fachwissen des Sciforma-Beraters über die Besonderheiten von Innovationsprojekten erleichterte die Umsetzung und Unterstützung. "Wir haben uns sehr schnell verstanden!" bemerkt Leroy.

Robuste Ergebnisse

Sciforma ist jetzt das zentrale Tool für das Projekt- und Portfoliomanagement, mit dem alle Phasen der Planung, des Fortschritts und der Budgets überwacht werden. Es wird auch zur Überwachung der wissenschaftlichen Ressourcen bei der Bewertung der operativen Durchführbarkeit von vorgeschlagenen Projekten verwendet.

Sciforma erfüllt nicht nur alle von Leroy vorgegebenen Anforderungen, sondern übernimmt auch andere Aufgaben:

• Workflow-Modellierung während der letzten Planungsphasen und der Projektausführung.
• die Verfolgung interner Ressourcen und die Analyse der Zeitnutzung zum Vergleich von Aufgaben.
• Budgetverwaltung, einschließlich der Verteilung und Konsolidierung von Ressourcen über die Portfolios hinweg.
• Einbeziehung der Kosten der Partner, so dass die tatsächlichen endgültigen Projektkosten verstanden und ausgewiesen werden.

Klare Vorteile

Akzeptanz

Leroy führte eine Umfrage unter den Projektmanagern von Bioaster durch, nachdem sie sechs Monate lang die Sciforma-Lösung verwendet hatten, und stellte eine sehr hohe Akzeptanz fest. Eine Folgebefragung am Ende des ersten Jahres brachte noch beeindruckendere Ergebnisse: alle Manager waren vom Mehrwert der Sciforma-Lösung begeistert. Sie sahen konkret die Qualität der Daten und wie sie konsolidiert und genutzt wurden. Sie verwenden jetzt die von Sciforma generierten Daten in ihren eigenen Präsentationen und verstehen, wie sie vom Management bei der Entscheidungsfindung eingesetzt werden. "Für mich ist das der eigentliche Erfolg: Die Tatsache, dass die Menschen es wirklich nutzen, ist von grundlegender Bedeutung," erklärt Leroy.

Berichterstattung

Da die Projektbudgets direkt in die Sciforma-Lösung integriert sind, konnte Bioaster ganz konkrete Zeiteinsparungen bei der Berichterstattung verzeichnen. "Mit einem Klick zeigt uns Sciforma die jährliche Budgetverteilung für ein Portfolio von Projekten über mehrere Jahre an," sagt Leroy.

Kommunikation Zusammenarbeit

Kommunikation innerhalb von Projekten ist zwar immer wichtig, aber bei Bioaster ist sie besonders wichtig. Gemeinsame Projekte vereinen oft geografisch verstreute akademische und industrielle Partner. Diese Partner haben vielleicht nicht die gleichen Interessen und die gleichen Zwänge. Den Projektmanagern kommt daher eine Schlüsselrolle bei der Koordination und Zentralisierung zu. Mit Sciforma können sie schnell verlässliche Daten austauschen, wodurch mehr Zeit für Analysen und Kommunikation bleibt.

Teamleitung

Die in der Sciforma-Lösung generierten Daten werden für die Ressourcenzuweisung und -verwaltung, die Priorisierung von Projekten und die Kapazitätsplanung verwendet. Es gibt sieben Technologieeinheiten (biologische Sammlungen & Mikrobiologie; Genomik & Transkriptomik; Immunmonitoring; Expressionssysteme & Protein-Engineering; präklinische Modelle & Bildgebung; Datenmanagement & Analyse; und Metabolomik & Proteomik), die übergreifend in alle Projekte eingreifen. Die vorausschauende Zuweisung von Ressourcen ermöglicht es Bioaster, eine genaue Kapazitätsplanung vorzunehmen, Aktivitäten und Projekte zu priorisieren und bei Bedarf Personal einzustellen.

Ressourcenzuteilung

Die Sciforma-Lösung wird für die Ressourcenzuweisung auf drei Ebenen verwendet:

• Täglich/operativ.
• Global auf Unternehmensebene, um Kapazitäten für neue Projekte zu definieren.
• Ermittlung von Trends in Bezug auf Fähigkeiten, benötigte Partner und Zeitpunkte, zu denen Partner hinzugezogen werden sollten.

Flexibilität

In einer nächsten Phase möchte Leroy die Art und Weise, wie Bioaster das Sciforma-Tool für das Kapazitätsmanagement einsetzt, weiterentwickeln und es an die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen anpassen. Die Flexibilität der Sciforma-Lösung wird es ihnen dann ermöglichen, die Zeiterfassungsdaten für den Vergleich von Schätzungen und Ressourceneinsatz zu nutzen.

Gemeinsam Werte schaffen

Der Innovationsansatz von Bioaster stellt ein neues Modell in der Mikrobiologie dar. Da sich die Projektbasis weiter vergrößert, soll die Multidisziplinarität die Entstehung neuer transversaler Projekte und die Entdeckung neuer technologischer Lösungen für globale Gesundheitsprobleme erleichtern.

Auf der Suche nach neuen Synergien erfordert das kollaborative und partnerschaftliche Modell von Bioaster Agilität. Die Sciforma-Lösung ist der Schlüssel zu einem rigorosen und dennoch agilen Prozess, der Kreativität und einwandfreie operative Qualität gewährleistet. Die Sciforma-Lösung ist perfekt an die Matrixorganisation und die Projektarbeit von Bioaster angepasst. Sie ist das zentrale Instrument, mit dem die Projektmanager Verantwortlichkeit und Autonomie fördern und Möglichkeiten für Synergien identifizieren können. Innovation durch Zusammenarbeit ist ein einfaches Ziel, aber in der Umsetzung äußerst komplex. Dank der engen Integration der Sciforma-Lösung in den Projektmanagementprozess finden Bioaster und seine Partner neue Wege, um einige der drängendsten globalen Gesundheitsprobleme unserer Zeit zu lösen.