Cognizant modernisiert das Projekt- und Portfoliomanagement, um die interne Transformation voranzutreiben

Nach einem schwerwiegenden Cybersicherheitsvorfall und dem zunehmenden Bedarf, die bestehenden PPM-Prozesse zu rationalisieren, rief Cognizant eine Modernisierungsinitiative ins Leben. Diese umfasste mehr als 40 Programme, die alle einer wirksamen Steuerung und Kontrolle bedurften. Im Verlauf dieser Initiative sollten regelmäßig Berichte und Updates auf operativer wie auch auf Führungsebene bereitgestellt werden. Bei der Vielzahl an den zu verwaltenden Programmen erwiesen sich die manuellen, arbeitsintensiven Prozesse und Tools des Unternehmens weder als nachhaltig noch als kosteneffizient.

Durch die Implementierung von Planview® PPM konnte Cognizant schnell standardisierte Prozesse etablieren, Routineaufgaben automatisieren und Echtzeiteinblicke in die Programm-Performance gewinnen. Dieser ganzheitliche Ansatz hat nicht nur die Projektmanagement-Praxis grundlegend verändert, sondern das Unternehmen zugleich optimal für zukünftige Innovationen aufgestellt.

Cognizant ist ein weltweit agierender Anbieter von Technologie- und Beratungsdienstleistungen mit Sitz in New Jersey, USA. Das Unternehmen betreut ein internationales Kundennetzwerk aus unterschiedlichsten Branchen – mit besonderer Expertise und starker Marktpräsenz in den Bereichen Life Sciences und Finanzdienstleistungen. Das im Jahr 1994 gegründete Unternehmen verzeichnete seither ein stetiges, gesundes Wachstum und beschäftigt 340.000 Mitarbeiter:innen weltweit. Cognizant treibt die Modernisierung der Technologie, die Neugestaltung von Prozessen und die Transformation von Kundenerlebnissen voran – und befähigt Organisationen weltweit, ihr volles digitales Potenzial auszuschöpfen.

Nichts treibt den organisatorischen Wandel so sehr an wie eine Krise. Das war auch bei Cognizant der Fall. Nach einer schwerwiegenden Cybersicherheitsverletzung im Jahr 2020 stellte das Unternehmen seine Projektplanungs- und ‑managementprozesse mithilfe der Planview PPM-Lösung innerhalb von nur sechs Monaten erfolgreich um.

„Bevor wir die Planview PPM-Lösung einführten, waren unsere Prozesse sehr manuell und arbeitsintensiv“, sagt Estela Lauricella-Thota, Senior Director of Technology Transformation und Leiterin des Enterprise Project Management Office bei Cognizant. „Wir hatten sehr wenig Einblick in unsere Investitionsportfolios.

Die PPM-Prozesse von Cognizant wurden bislang manuell durchgeführt, ohne eine einheitliche Vorgehensweise. Zudem waren sie langfristig weder effizient noch praktikabel, also nicht nachhaltig tragfähig. Diese Schwächen traten umso deutlicher zutage, als das Unternehmen umfangreiche Maßnahmen zur Behebung bestehender Probleme sowie zur Modernisierung einleitete. Jedes Programm erforderte seine eigenen Teams und spezifische Governance-Strukturen, wobei regelmäßige Berichte an das Management die Situation zusätzlich verkomplizierten.

Obwohl das Unternehmen schon früh Berater einstellte, um die internen Prozesse zu organisieren und zu modernisieren, war klar, dass Cognizant ein Tool benötigte, um einen Großteil der Berichte und der zeitaufwändigen Arbeit zu zentralisieren und zu automatisieren. Dazu gehörte auch die Notwendigkeit einer kostengünstigeren Strategie.

Lauricella-Thota spielte eine zentrale Rolle beim Aufbau des Enterprise Project Managements (EPMO) von Cognizant und trieb zugleich die Modernisierung der PPM-Prozesse und ‑Technologien des Unternehmens voran. Dies beinhaltete auch die Auswahl der richtigen digitalen PPM-Lösung unter Berücksichtigung der Bedürfnisse des Unternehmens. Sie wandte sich an die Kundenberatungsgruppe von Cognizant, um herauszufinden, wie sich die Best Practices von Cognizant wirkungsvoll an interne Stakeholder:innen sowie neue Unternehmenskunden kommunizieren lassen.

„Gemeinsam entwickelten wir eine sehr nützliche Heatmap-Analyse unserer Bedürfnisse sowohl in Bezug auf unsere Kern- als auch auf unterstützende und begleitende Prozesse. Das ermöglichte es uns, die Prioritäten im Rahmen des Portfoliomanagements und der Programmqualität aufeinander abzustimmen, einschließlich der Entscheidung, unsere PPM-Plattform zu zentralisieren und beim Entwickeln unserer Unternehmens-Roadmap einen wertorientierten Ansatz zu verfolgen“, sagt Lauricella-Thota.

Lauricella-Thota stellte einen interdisziplinären Lenkungsausschuss mit Vertreter:innen aus den Bereichen IT, IT-Unternehmenssicherheit und Technologietransformation zusammen. Ziel war es, die PMO-Roadmap für das Unternehmen voranzutreiben und neue Arbeitsgruppen, Prozesse und Governance-Strukturen als Vorbereitung auf die Implementierung des neuen Tools zu etablieren. „Wir haben uns darauf konzentriert, Vorlagen für Kernprozesse zu erstellen und Projektaufträge, Statusberichte, Änderungsanfragen sowie Projektabschlüsse in allen Bereichen zu standardisieren.“ Gleichzeitig recherchierte das Team die auf dem Markt erhältlichen PPM-Tools und ‑Technologien, wobei es zunächst mit einigen vielversprechenden Tools begann und dann die Optionen auf vier Tools eingrenzte, die in Frage kamen.

„Es wurde sehr schnell klar, dass Planview PPM hervorragend zu unseren Anforderungen passt, nicht nur wegen der Funktionen, sondern auch wegen der Fähigkeit des Unternehmens, unsere Roadmap umzusetzen. Planview war ein großartiger Partner für uns“, so Lauricella-Thota. Sie erläutert, dass sie die Planview PPM-Plattform wegen ihres cloudnativen Ansatzes, der modernen Benutzeroberfläche und der Benutzerfreundlichkeit im Hinblick auf Self-Service-Funktionen äußerst schätzt. „Für uns war schnell klar, dass die Benutzeroberfläche und der Umfang der Funktionen und Möglichkeiten es uns leicht machen würden, unsere größten Verpflichtungen und Prioritäten schnell zu erfüllen.“

Sechs Monate lang wurden Releases implementiert, sodass das Team von Lauricella-Thota die Gelegenheit hatte, einheitliche Prozesse für den Bedarfseingang, die Investitionsplanung sowie das Programm- und Projektmanagement umzusetzen. Dies führte zu mehr Konsistenz, einem größeren Bereitstellungserfolg, mehr Vorhersehbarkeit und einem besseren Einblick in die Nachfrage- und Projektmanagement-Lebenszyklen. Dank Planview AdaptiveWork war Lauricella-Thota in der Lage, eine aussagekräftige Bewertung der Investitionsprioritäten auf der Grundlage der von den Teams entwickelten Kriterien durchzuführen.

„Wir sind auf dem besten Weg, das Ressourcenkapazitätsmanagement zu zentralisieren und eine vollständig integrierte PPM-Plattform auf Unternehmensebene zu entwickeln“, so Lauricella-Thota.

Für Lauricella-Thota sind das Planview Dashboard und andere Funktionen äußerst effektiv: „Mit Planview AdaptiveWork ist es einfach, umfassende Was-wäre-wenn-Analysen durchzuführen. Die aus dem Dashboard gewonnenen Informationen sind allgemein überaus wertvoll, da sie unsere Entscheidungsprozesse vereinfachen, Einblicke in die Nachfrage bieten und erlauben, eine fundierte Mehrwertanalyse über verschiedene Portfoliodomänen hinweg durchzuführen.“

Mit einem einzigen Mausklick können Projektmanager:innen alle Projektaufträge, Arbeitspläne, Roadmaps und Gantt-Diagramme mit Meilensteinen, Aufgaben und Abhängigkeiten für jedes Projekt digitalisieren. Projekte werden nach Domänen, Geschäftsfunktionen und Risiken organisiert.

„Die Planview PPM-Lösung verschafft uns einen lückenlosen Überblick, verkürzt unsere Time-to-Market und bereitet uns auf alle Investitionsprüfungen vor, die in Zukunft erforderlich sein werden“, erklärt Lauricella-Thota. „Ich kann gar nicht genug betonen, wie großartig dieses Tool für die Zwecke des Governance-Reportings ist.“

Lauricella-Thota ist begeistert von der raschen PPM-Transformation bei Cognizant mithilfe der Planview PPM-Lösung. Sie rät anderen Unternehmen, sich vor der Implementierung zunächst genügend Zeit für die Erkundung, die Entwicklung einer Roadmap, die Abstimmung aller Beteiligten sowie die Einbindung der Geschäftsleitung zu nehmen, unabhängig vom gewählten Tool. „Konzentrieren Sie sich zunächst auf einige Ihrer größten Herausforderungen. Sobald Sie diese gelöst haben, können Sie zu anderen Funktionen übergehen und erledigte Implementierungen weiter optimieren.“

Mit der Ausweitung des Portfolios wurde es für die Führungskräfte immer schwieriger, Risiken in großen Programmen zu erkennen. Gleichzeitig erschwerte die begrenzte Möglichkeit zur Datenaggregation in Echtzeit die zeitökonomische Durchführung von Prüfungen. Die Organisation musste auch die PPM-Schulungen ausweiten, um die konsequente Akzeptanz von Best Practices sicherzustellen.

Es wurde deutlich, dass Automatisierung und generative KI unerlässlich sein würden, um Daten zu zentralisieren und Workflows zu vereinfachen. Das Unternehmen musste sicherstellen, dass Best Practices nicht nur teamübergreifend zugänglich, sondern auch direkt umsetzbar sind. Es begann daher, die Möglichkeiten generativer KI zu erkunden, um traditionelle PPM-Ansätze gezielt zu ergänzen.

Implementierung generativer KI-Funktionen

Mit dem stabilen Fundament von Planview PPM war Cognizant bereit, sein Projektmanagement mithilfe künstlicher Intelligenz zu erweitern. Die Organisation entwickelte einen strukturierten Ansatz für die Implementierung von generativer künstlicher Intelligenz, der Folgendes umfasste:

• Priorisierung von Anwendungsfällen auf der Grundlage von Geschäftsauswirkungen und Machbarkeit
• Festlegung klarer Erwartungen und Erfolgsmaßstäbe
• enge Zusammenarbeit mit Planview zur Einbindung von KI-Funktionen in bestehende Workflows
• Nutzung der bestehenden Dokumentenbibliotheken und der Knowledge Base für das KI-Training

Das Team implementierte Funktionen der generativen KI in einigen zentralen PMO-Bereichen:

• Governance: schnelle Anzeige von Projektrisiken und automatisierte Inhaltszusammenfassungen
• Prozess/Schulung: Schritt-für-Schritt-Anleitungen und praxisnahe Unterstützungsmaterialien
• technische Berichterstattung: automatischer Abruf von Berichten und intelligente Unterstützung
• Dokumentenanalyse: schnelle Erkenntnisse aus der Projektdokumentation

"Wir haben uns darauf konzentriert, diese Capabilitys direkt in unsere Workflows und Bibliotheken einzubetten“, erklärt Lauricella-Thota. „Dieser Ansatz sorgt dafür, dass generative KI nicht als isoliertes Werkzeug verwendet wird, sondern sich nahtlos und sinnvoll in unsere bestehenden Projektmanagement-Prozesse integriert.“

Ergebnisse und nächste Schritte

Die Integration der generativen KI-Funktionen mit Planview Copilot brachte mehrere Vorteile:

• Echtzeitüberwachung der Programm-Compliance und Lückenanalyse
• verbesserte Umsetzungsproduktivität durch Gen KI-gestütztes Projektmanagement
• beschleunigte Benutzerakzeptanz durch KI-basiertes Training
• verbesserte Identifizierung und Minderung von Projektrisiken

Mit Blick auf die Zukunft wird Cognizant seine Fähigkeiten der generativen KI im Rahmen des Inner Circle von Planview für die KI-Entwicklung weiter ausbauen, wobei erweiterte Copilot-Features mit Fokus auf die Integration benutzerdefinierter Workflows bis 2025 geplant sind.

„Es geht darum, Ihre Bedürfnisse in den Vordergrund zu stellen und gleichzeitig realistische Erwartungen an die Produktivität und die Akzeptanz von generativer KI zu stellen“, fasst Lauricella-Thota zusammen.