Internationales ERP-Projekt mit Projectplace realisieren

About Deutsche Leasing

In der Finanzdienstleisterbranche gibt es hinsichtlich der IT besondere Vorgaben und Sicherheitsbestimmungen. Folglich hat auch die ITAbteilung solcher Unternehmen, zu denen u.a. die Deutsche Leasing AG gehört, eine Vielzahl an Rahmenbedingungen, die es zu erfüllen gilt. Kommt dann noch die Komponente der Internationaliät hinzu, entstehen ganz schnell sehr komplexe Situationen und Projekte, die gemanagt werden müssen.

Leander van Delden ist Solution Manager im Bereich OrgIT International bei der Deutsche Leasing AG und als solcher dafür verantwortlich, dass die IT-Landschaft der Auslandsniederlassungen und Dependancen optimal funktioniert. Zusammen mit 12 anderen Kollegen kümmert er sich um Audits, die globale Einführung eines ERP Systems, Serverinstallationen und vieles mehr. Dabei ist es durchaus eine Herausforderung, dass van Delden und seine Kollegen ihren Arbeitsplatz in Deutschland haben, sich allerdings permanent mit Verantwortlichen in unterschiedlichen Ländern abstimmen müssen. Seit Anfang 2014 ist für sie vieles einfacher geworden, denn die Deutsche Leasing AG hat jetzt eine Projekmanagement-Plattform im Einsatz, die viele Funktionen bietet, damit die vielfältigen Aufgaben einfacher, zuverlässiger und schneller umgesetzt werden können: Projectplace.

Herausforderung

Die IT-Ausstattung der Auslandsniederlassungen wird zentral gesteuert. Die Zusammenarbeit der IT-Verantwortlichen hat hohe Priorität und stellt enorme Anforderungen an die Datensicherheit.

Es funktioniert einfach!

Die Einführung dieser webbasierten Collaboration- und Projektmanagement-Lösung war zunächst nicht einfach. Viele Besonderheiten der Finanzbranche hinsichtlich Datensicherheit, Zugriffmöglichkeiten, Passwortschutz, etc. mussten vor der Vertragsunterzeichnung geklärt werden. „Aber nachdem endlich klar war, dass Projectplace sämtlichen Anforderungen, die rechtlich, technisch und aus Prozesssicht bestehen, entspricht, wurde der Vertrag unterzeichnet“, sagt Leander van Delden.

Seit mehr als einem halben Jahr arbeitet van Delden jetzt schon mit der Lösung und hat bereits eine Vielzahl kleinerer Projekte umgesetzt. Da er die Organisation der IT außerhalb von Deutschland verantwortet, nutzt er vor allem die Möglichkeit mittels Projectplace Dokumente und Informationen zu teilen und Online-Meetings mit den Kollegen durchzuführen. „Wir kommunizieren in unseren Projekten auf Englisch, aber innerhalb der einzelnen Länder ist es durchaus üblich, sich in der Landessprache auszutauschen“, sagt van Delden. Insgesamt arbeiten etwa 70 registrierte Auslandskollegen sowie 45 Kollegen in deutschen Fachbereichen, wie etwa der Risikoabteilung, auf diese Art und Weise in Projekten miteinander zusammen

Internationales ERP Projekt

Jetzt ist ein sehr komplexes Projekt am Start: In den Niederlassungen außerhalb Deutschlands soll ein neues ERP-Programm eingeführt werden. „Dieses Projekt ist auf 4 Jahre angesetzt, es sind insgesamt 22 Länder involviert und ca. 500 Mitarbeiter werden von der Einführung dieser neuen Software betroffen sein“, sagt van Delden. Die Grundstruktur des komplexen IT-Projekts mit den zahlreichen Teammitgliedern, unterschiedlichen Leseund Schreibrechten, Verantwortlichkeiten sowie dem groben Zeitplan ist bereits festgelegt. Diesem Projekt untergeordnet sind die 22 verschiedenen Landesprojekte, in denen die jeweils leicht modifizierte Einführung der ERP-Software detailliert abgebildet wird.

Van Delden setzt bei dieser weitreichenden Aufgabenstellung auch auf die Möglichkeiten der Gantt-Darstellung, sowie das Anlegen von Meilensteinen und das agile Abarbeiten einzelner Aufgaben nach der Kanban-Methode. „Bei unserem ERP-Projekt werden auch externe Berater auf Projectplace Zugriff haben“, erläutert der Fachmann, „schließlich geht es um mehr, als nur ein Pflichtenheft zu definieren, das ERP-System

zu implementieren und die Mitarbeiter zu schulen sind.“ Wichtig ist vor allem, dass die Abhängigkeiten einzelner Schritte von einander nachvollziehbar sind, individuelle Anforderungen berücksichtigt werden können, von Anfang an alle Betroffenen optimal informiert werden und im Nachhinein eine ausführliche Dokumentation des Projekts erfolgt.

Projektmanagement und mehr

Die Deutsche Leasing AG setzt mit Projectplace nicht nur auf ein innovatives Projektmanagement-Tool, sondern hat zugleich eine einfach zu bedienende CollaborationPlattform. Hier werden zentral wichtige Dokumente und Informationen gespeichert und mit den Kollegen geteilt. Einige Mitarbeiter der Deutschen Leasing AG nutzen für ihre persönliche Arbeitsorganisation außerdem die Möglichkeiten der Kanban-Boards sowie des pragmatischen Projekt-Managements. Van Delden: „Das Tolle an Projectplace ist, dass die Lösung intuitiv und mächtig zugleich ist, d.h. außer einem Bedienungsmanuel und einer kurzen Einführung benötigt man nichts, um es zu nutzen, hat aber die Möglichkeit sehr komplexe Aufgabenstellungen und Projekte damit zu realisieren.“

„Projectplace sieht nicht nur besser aus als vergleichbare Lösungen, sondern ist auch übersichtlicher und einfacher in der Handhabung.“

– Leander van Delden, Solution Manager Org IT International Deutsche Leasing AG

Ziel

Eine zentrale Plattform soll die Teamarbeit erleichtern, das Projektmanagement vereinfachen und ein effektives Dokumentenmanagement ermöglichen.

Ergenbnisse

Kleinere Projekte wurden bereits erfolgreich über Projectplace umgesetzt, so dass der internationale Rollout einer ERP-Software in 22 Länder nach dieser Methode realisiert werden soll.

Für weitere Informationen besuchen Sie Planview.com/de