Exceldor Cooperative: Driving Dramatic Reduction in New Product Development Time to Gain Top Market Position

Mit rund 400 Mitarbeitern ist die Exceldor Genossenschaft ein führender Geflügelproduzent in Kanada. Das Unternehmen verarbeitet und vermarktet Geflügelprodukte mit der Verpflichtung, die höchsten Standards für Lebensmittelqualität und -sicherheit zu erfüllen.

• Standort: Kanada
• Branche: Herstellung

Der harte Wettbewerb auf dem Markt erforderte von Exceldor eine Anpassung an die sich schnell ändernden Verbraucherbedarfe und eine Beschleunigung der Entwicklung und Vermarktung neuer Produkte.

Dies ist der Grund für die strategische Initiative „Evolution“ von Exceldor, die darauf abzielt, die Geschäftsprozesse und die Governance umzugestalten, um sie effizienter und wendiger zu machen. Das Ziel war es , bessere Produkte schneller auf den Markt zu bringen und letztendlich die Produktinnovation in einen Wettbewerbsvorteil für die Genossenschaft zu verwandeln.

Das Projektmanagement war ein wichtiger Aspekt dieser Umstrukturierungsbemühungen. Auf Anfrage des oberen Managements arbeitete eine multidisziplinäre Aufgabe Force über ein Jahr lang an der Entwicklung eines einheitlichen Projektmanagementprozesses. Um eine rechtzeitige Implementierung dieser neuen Methodik zu gewährleisten, war die Unterstützung durch ein Projektportfoliomanagement-Tool erforderlich, das die spezifischen Anforderungen der Produktentwicklung erfüllt.

Ohne einen Kontrollturm, der die Portfolios überwachte und steuerte, wurden die Projekte oft nicht ordnungsgemäß dokumentiert. Jedes Projekt ging seinen eigenen Weg, mit schwankenden Zielen, die manchmal nichts mit der Unternehmensstrategie zu tun hatten. Ein wesentliches Ziel der Umstrukturierungsinitiative war es, Projekte und Portfolios strategisch auszurichten, indem sie an strategischen Zielen ausgerichtet wurden.

Dies war besonders wichtig für neue Produktentwicklungsprojekte, die von einer klar definierten Produktstrategie mit Fokus auf Kundenerfahrung und schnelle Innovation angetrieben werden mussten. Um die Geschäftsziele von Exceldor zu erreichen, musste das Team vom reaktiven zum proaktiven Projektmanagement wechseln.

Echtzeit-Transparenz von Daten zur Steigerung der Performance

Die Überarbeitung von Methoden und Prozessen im Rahmen der 'Evolution'-Initiative diente in erster Linie der Steigerung von Effizienz und Performance auf der Ebene der Organisation. Nicht weniger als 28 Geschäftsprozesse – sowohl im Zusammenhang mit der Produktentwicklung als auch mit operativen Projekten – wurden für die Klärung, Vereinfachung und Verbesserung vorgesehen.

Eine solche Anstrengung erfordert die Unterstützung durch Qualitätsdaten. Exceldor verwaltete und verfolgte Projekte mit einer Reihe gemeinsam genutzter Dokumente und Tabellen, die von einem Benutzer zum anderen und wieder zurück weitergereicht wurden und sich dabei in mehrere verschiedene Versionen auflösten. Das Unternehmen benötigte ein zentrales Repository zur Konsolidierung zuverlässiger und aktueller Informationen, um die Entscheidungsfindung zu erleichtern.

Verbesserte Transparenz über Ressourcen

Es war eine besondere Herausforderung, herauszufinden, wer was zu welcher Zeit macht. Exceldor benötigte eine bessere Transparenz über seine Ressourcen, um die Gesamtkapazität besser verwalten und steigern zu können.

Das Fehlen eines globalen Überblicks über die Planung und die abteilungsübergreifenden Aktivitäten erschwerte auch die Zusammenarbeit der Teams und das Verständnis ihrer Verantwortlichkeiten und Rolle im globalen Prozess.

• Ideen- und Bedarfsmanagement
• Projektplanung und -management
• Projekt- und Portfolioberichte und Dashboards
• Collaborative Work Management

Services

Eine maßgeschneiderte Konfiguration, die auf die Bedürfnisse der Organisation abgestimmt ist und mit dem Managementprozess wächst und reift.

• Schulungen
• Unterstützung bei der Implementierung und Integration

Während der Verfeinerung seines Prozesses führte Exceldor auch eine Analyse des Marktes für PPM-Tools durch, die zur Übernahme von Planview führte. Die Lösung wurde im Herbst auf 2019 eingeführt.

Mit Ideenmanagement und Priorisierung auf Knopfdruck hat die Software die Projektauswahl deutlich verbessert.

Außerdem ist die Berichterstattung für Führungskräfte schneller, einfacher, genauer und aufschlussreicher geworden. Exceldor nutzte die Konfigurierbarkeit des Tools, um eigene Funktionen zu entwickeln, darunter ein Dashboard, das einen umfassenden Überblick über den Lebenszyklus des Projekts bietet und die tatsächlichen Werte mit den Schätzungen vergleicht.

Ebenso hilft eine Statusübersicht, die alle Projekte innerhalb eines Portfolios konsolidiert, dabei, dessen interne Konsistenz sowie seine strategische Ausrichtung auf einen Blick zu beurteilen. So können Sie die Verbindungen zwischen Projektportfolio und strategischen Ausrichtungen sehen und darauf reagieren. Letzten Endes gewinnt Exceldor die Fähigkeit, seine Projekte auf sein strategisches Geschäftsziel auszurichten: als Erster auf den Markt zu kommen.

Klare, gemeinsame und umsetzbare Daten als Produktivitätsverstärker

Planview hat die Aufgaben der Datenerfassung und Berichterstellung, die früher von den Projektteams manuell durchgeführt wurden, automatisiert. Alles in allem hat das Tool zu erheblichen Produktivitätssteigerungen geführt. Übersichtliche und intelligente Dashboards, Vorlagen, die die Projekterstellung erleichtern, und andere benutzerfreundliche Funktionen haben den Benutzern wertvolle Zeit erspart und gleichzeitig das Projektmanagement gründlicher und aufschlussreicher gemacht.

Durch den Zugriff auf die Zeitpläne und die Verfügbarkeit der Ressourcen verbessert das gemeinsame Tool auch die Zusammenarbeit zwischen den Teams und Abteilungen – auch zwischen der Produktentwicklung und Vertrieb/Marketing.

Beeindruckende Zahlen:
75 % Erhöhung der termingerechten Lieferung
35% Reduzierung der durchschnittlichen Projektzykluszeiten
50% Verringerung des Zeitaufwands für nicht wertschöpfende Aufgaben

Prozess- und Ressourceneffizienz

Planview hat von Anfang an für eine bessere Transparenz der laufenden Aktivität und des Projektfortschritts gesorgt. In der Tat hat die Lösung den neu definierten Projektmanagementprozess von Exceldor mit Leben erfüllt. Auf der Grundlage von Gates - Entscheidungspunkten, an denen ein spezielles Komitee beurteilt, ob ein Projekt bereit ist, in die nächste Phase überzugehen - hat dieser neue Prozess die Effektivität und Präzision des Aufgaben- und Projektmanagements erhöht. Insgesamt hat Exceldor eine 20% Steigerung der Projekterfolgsquote erreicht.

Darüber hinaus hat ein konsolidierter Planungsprozess, der es ihnen ermöglicht, die Verfügbarkeit von Ressourcen einfach einzusehen und zu verwalten,die Auslastung um 15% verbessert und gleichzeitig das Projektfinanzen-Monitoring
erleichtert.