HIS: Managing Complex Project Portfolios Efficiently

Umsatz: €10 - 50 Mill.

Branche: Software & Dienstleistungen

Hauptsitz: Hannover, Deutschland

Mitarbeiter: 300

Website: https: //www.his.de

HIS (Hochschul-Informations-System eG) ist der IT-Dienstleister für Hochschulen in Deutschland. Seit mehr als 50 Jahren entwickelt das genossenschaftlich organisierte Unternehmen spezielle Software zur Unterstützung der Studentenverwaltung von der Bewerbung um einen Studienplatz bis zum Abschluss und darüber hinaus. Rund 300 HIS-Mitarbeiter entwickeln innovative Lösungen für Hochschul-ERP, Campus-Management, Forschung und Business Intelligence für rund 230 Mitgliedsuniversitäten der Genossenschaft. HIS bietet ein On-Premise-Deployment seiner Produkte oder Software als Service an. 

Unterstützt von rund 230 deutschen staatlichen Hochschulen als Mitglieder, entwickelt und verwaltet die HIS eG digitale Lösungen in allen Bereichen der Hochschulverwaltung, einschließlich Zulassung, Studierende und Prüfungen, Lehre, Studium, Forschung und Hochschul-ERP. Für Universitäten, die keine eigene kooperative Infrastruktur zum Hosten der Lösungen unterhalten, bietet HIS auch Hosting-Dienste an. 

Die Mitglieder der verwalten derzeit rund 80% aller Studenten in Deutschland mit HIS-Lösungen. An vielen Universitäten zwischen 20,000 und 30.000 verwenden Benutzer (Lehrkräfte, Studenten und Verwaltungspersonal) die Software regelmäßig. 

In den letzten Jahren hat die umfassende Digitalisierung der Universitätsverwaltung die KIS vor enorme Herausforderungen gestellt. Mit jeder Neu KIS-Softwaregeneration stiegen die Anforderungen an Beratung, Deployment und Support. Jahr für Jahr mussten mehr Projekte gleichzeitig verwaltet werden. Darüber hinaus deckt das Projektportfolio nun ein breiteres Spektrum ab, von vorbereitenden Projekten, die in der Regel nur ein paar Tage Zeit in Anspruch nehmen, bis hin zu umfassenden Deployments, die von HIS mit mehreren tausend Manntagen unterstützt werden. 

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden und vor allem, um die immer komplexer werdenden Beratungsprojekte verwalten zu können, benötigte HIS ein hochmodernes PPM-System. 

Einsichtige Planung – effiziente Implementierung

In der Vergangenheit hat jede der beteiligten KIS-Abteilungen ihre Projekte so gut wie möglich mit Excel-Anwendungen oder Open-Source-basierten Einzellösungen geplant und verwaltet. Diese Lösungen stießen jedoch bald an ihre Grenzen. Ressourcen, insbesondere Berater, waren aufgrund unzureichender Datenerfassung und eines fehlenden Überblicks und Projektportfoliomanagements schwer zu planen und effizient einzusetzen. Wiederholt kam es bei HIS zu Über- oder Unterplanung, die negative Auswirkungen für HIS, Berater und Kunden hatten. Es war nicht möglich, Berichte über mehrere Projekte und/oder längere Zeiträume zu erstellen. Hinzu kommt, dass Implementierungsprojekte für neuere Softwareversionen immer anspruchsvoller wurden und nun bis zu 8 Jahre dauern und erhebliche Ressourcen binden können. Und schließlich ist in den letzten 10 Jahren die maximale Anzahl gleichzeitiger Projekte von 20 auf derzeit 190 gestiegen. 

Um diesen gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden, hat HIS seine Belegschaft inzwischen verdoppelt. Darüber hinaus beschloss das Unternehmen, ein effizientes und zukunftssicheres Projektportfoliomanagement-System einzuführen, eine Lösung, die die folgenden Anforderungen erfüllt: 

• Projektmanagement-Capabilities für alle Beratungsprojekte bei HIS 
• Projektportfoliomanagement einschließlich Planung und Bewertung nach Projektgruppen, Beratern, Kunden und Projektdauer 
• Detaillierte, zum Beispiel monatliche Berichte für den Vorstand der Genossenschaft 
• Unterstützung der PRINCE2^® Standards, die von HIS verwendet werden 
• ITFplus-Kompatibilität für den Datentransfer zu und von anderen Anwendungen und Datenquellen 
• Skalierbarkeit, um noch mehr Benutzer zu bedienen und noch mehr Projekte zu verwalten 
• Modularer Aufbau, der die Aktivierung zusätzlicher Funktionalitäten zu einem späteren Zeitpunkt ermöglicht

Critical Capabilities

• Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement 
• Detaillierte Kapazitäts- und Ressourcenplanung 
• Effiziente Berichte mit Projekt- und Portfolioberichten 
• Kommunikationsfunktionen für eine bessere Zusammenarbeit in und zwischen Projektteams

VORTEILE FÜR BENUTZER UND KUNDEN 

Mit Planview erzielte HIS umfassende Verbesserungen im Projekt- und Projektportfoliomanagement in den Bereichen Beratung, Deployment und Support. Dank einer zuverlässigen Kapazitätsplanung bleibt die Auslastung der Berater nun fast durchgängig im vorgesehenen Bereich. Die Lösung beschleunigt Workflows, gewährleistet Zuverlässigkeit und liefert optimale Ergebnisse. Darüber hinaus konnte der Zeitaufwand für administrative Aufgaben wie die Erstellung von Berichten um bis zu 70% reduziert werden. Die Erstellung der monatlichen Berichte für den Vorstand nimmt jetzt nur noch 2 bis 3 Arbeitsstunden in Anspruch, im Vergleich zu vorher bis zu 24. 

Dank der Multiprojekt- und Projektportfoliomanagement-Funktionalitäten haben der Vorstand sowie die Direktoren und Projektmanager von HIS nun stets Einblick und Überblick über den aktuellen Stand der Projekte und erkennen eventuellen Handlungsbedarf rechtzeitig. 

BEDARFSGERECHTE AUSSTATTUNG

Andere Lösungen, die darauf ausgelegt sind, das gesamte Projektmanagement verschiedener Unternehmen mit einer einzigen Allzweck-Software abzudecken, werden den speziellen Anforderungen von HIS nicht gerecht. Es erfordert ein Höchstmaß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, um den speziellen Bereich der Universitätsverwaltung und die Organisationsform einer Genossenschaft angemessen abzubilden. Planviews Lösung für diese Aufgabe sind umfangreiche Konfigurationsoptionen. Sie erleichtern auch die Bedienung des Systems und vermeiden eine Überlastung von Administratoren oder Benutzern.

TRADITION TRIFFT INNOVATION

Wurzeln, die bis zur Gründung des Vorgängerunternehmens 1969 zurückreichen, sowie die bewährte und zugleich zukunftsorientierte Organisation bilden eine solide Basis für die HIS Hochschul-Informations-System eG. Das Unternehmen ist über Jahrzehnte gewachsen und wird seine erfolgreiche Entwicklung fortsetzen. Mit der Entscheidung für Planview hat HIS beispielhaft gezeigt, dass auch Unternehmen, die keine klassische Unternehmensorganisation eingeführt haben, von einem effizienten und modernen Projektportfoliomanagement profitieren können. Organisationen, die nach ihren Statuten keine oder nur geringe Gewinne erwirtschaften dürfen, können sich oft nur begrenzte Budgets für Kapital- und Betriebskosten leisten. Planview erfüllt diese Bedarfe mit einem optimalen Kosten-Nutzen-Verhältnis. Mit der Einführung der Lösung hat HIS einen wichtigen Schritt in Richtung Professionalisierung und Zukunftssicherung getan, wie es die Mitglieder der Genossenschaft zu Recht im Bedarf haben.