How Does Planview Facilitate the Management of Projects and R&D Resources at Gravotech?

Gravotech Branche: Herstellung

Gegründet: 1938

Standort: Frankreich, USA, China

Kunden: 60,000

Website: www.gravotech.com

Gravotech, die Führung in dauerhaften Kennzeichnungs- und Gravurlösungen, entwickelt, fertigt und vertreibt innovative Lösungen für das Gravieren, Markieren und Schneiden. Das Unternehmen hat eine starke Präsenz auf dem Markt für Identifizierung und Rückverfolgbarkeit (z.B. Seriennummernkennzeichnung für die Fertigung), industrielle oder architektonische Beschilderung und schließlich Personalisierung (u.a. für den Luxussektor).

Nach seinem Eintritt bei Gravotech als Head of R&D arbeitete Cédric Tuaillon mit seinen Teams an der Neugestaltung des Projektmanagement-Prozesses für die Produktentwicklung (PE). Ziel war es, die Effizienz und Vorhersehbarkeit zu verbessern. Für die R&D Abteilung wurde eine funktionsübergreifende Projektmanagementeinheit geschaffen, die von PMs wie Gabriel Kretzschmar geleitet wird.

Seitdem ist das R&D-Team bestrebt, Projektmanagement-Prozesse, -Praktiken und -Fähigkeiten zu optimieren.

Ein Teil dieser Optimierung war die Einführung der Phase-Gate-Methode. Diese Methode erforderte jedoch eine gründliche Planung und Überwachung, und Excel war für die Verwaltung von Projekten nicht mehr ausreichend und effizient. Daher war es von entscheidender Bedeutung, ein geeignetes Projektmanagement-Tool einzusetzen, um die Verwaltung von Ressourcen, Budgets, Ergebnissen, Phasen-Gates zu zentralisieren und die Effizienz zu optimieren.

Das Anfang Juli 2021 in der Abteilung R&D eingeführte Tool Planview erleichtert die Planung und Verwaltung von NPD-Projekten. Außerdem hilft es bei der Planung und Verfolgung der Zeit, die das Forschungs- und Entwicklungsteam für projektfremde Aktivitäten aufwendet (Innovation, Überwachung, unterstützende Aktivitäten usw.).&

Ein dramatischer Effizienzschub für Gravotech-Projektmanager

Der neu eingeführte Phase-Gate-Management-Prozess erfordert einen systematischen Ansatz für die Planung und Überwachung von Projekten und Ressourcenzeit. Projektzeitpläne, technische Performance und tatsächliche im Vergleich zu den prognostizierten Budgets werden nun bei jedem Gate überprüft.

Die manuelle Konsolidierung all dieser Informationen aus Excel-basierten Daten war zeitaufwändig und komplex für die Projektmanager. Seit der Implementierung von Planview haben die Projektmanager den Zeitaufwand für die Vorbereitung von Gate-Meetings um das Dreifache reduziert.

Mit Planview vereinfachen Standard-Projektvorlagen mit vorausgefüllten Ressourcen-Plänen, Kosten und Ergebnissen die Planungsaktivitäten erheblich. Darüber hinaus erleichtert die Konsolidierung aller prognostizierten Ausgaben und des Ressourcenbedarfs in einer einzigen Plattform die Vorbereitung der Profitabilitätsschätzungen, die bei den Prozessstufen erwartet werden, erheblich.

Informationen zu Phase-Gate-Entscheidungen

Projekt Manager können nun auf einfache Weise verlässliche und umfassende Informationen mit Geschäfts Führungen austauschen, damit Entscheider auf der Grundlage der Ressourcen Kapazität grünes oder rotes Licht für die Markt einführung neuer Produkte geben können. Cédric Tuaillon nutzt die Daten von Planview als Grundlage für seine zweimonatlichen Überprüfungen des Ressourcenbedarfs/Kapazitätsgleichgewichts in den nächsten 3 Monaten und zur Konsolidierung der R&D-Budgetprognosen für die nächsten 3 Jahre.

Jetzt, da Gravotech dank Planview die Projektplanung und -überwachung sowie das Ressourcenmanagement verbessert hat, plant das Unternehmen, die Agile-Management-Funktionen des Tools für die Verwaltung seiner Forschungs- und Entwicklungsprojekte für Gravursoftware einzusetzen.

Andere laufende Initiativen umfassen die Ausweitung der Verwendung von "Aktionen" zur Formalisierung von Workflows. Mit Planview können Projektmanager Listen von Aktionen erstellen - z.B. spezifische Aufgaben, die von einer Einzelperson oder einer Gruppe ausgeführt werden sollen, wie z.B. die Minderung eines Risikos, die Lösung eines Problems oder die Bearbeitung eines Änderungsantrags - um bestimmte betriebliche Belange anzugehen, ohne die Projektpläne aufzublähen.

Bei Gravotech verwenden Teamführung und Projektmanager die Aktionstafeln zur Verwaltung von Ressourcebesprechungen. In Zukunft werden diese Tafeln den Teammitgliedern zur Verfügung gestellt, damit sie einen besseren Überblick über die Aktivitätspipeline haben.