Imagine Optic: Datengestützte Entscheidungen für ein Projektmanagement mit gesundem Menschenverstand

Imagine Optic ist der führende Anbieter von Lösungen für die Wellenfrontmessung und adaptive Optik. Wir stellen Wellenfrontsensoren her, die eine granulare Analyse der optischen Eigenschaften von Materialien sowie Korrekturmerkmale ermöglichen. Das Unternehmen hat sein Know-how zusammen mit renommierten Kunden aus dem akademischen und industriellen Bereich, darunter Harvard, Apple, Google, die NASA und andere, ausgebaut.

Die technische Abteilung von Imagine Optic verwaltet gleichzeitig mehr als 50 Projekte, die sich alle in Bezug auf Umfang, Arbeitsbelastung, Zeitplan und Anforderungen unterscheiden.

Bei "Engineer to order"-Projekten arbeitet das Unternehmen beispielsweise wie eine externe Konstruktions- und Designabteilung für Kunden, die eine schnelle, spezifische technische Lösung benötigen. Produktforschungs- und -entwicklungsprojekte&werfen Fragen zur Optimierung von Forschungssteuergutschriften auf. Und schließlich sind Forschungsprogramme&, die von Forschungsagenturen subventioniert werden und sich über mehrere Jahre erstrecken, eher Marathons.

Trotz der oben erwähnten Unterschiede sind alle Projekte von Imagine Optic mit einem hohen technischen Risiko verbunden und verfügen über gemeinsame Ressourcen. Dies erfordert, dass das Unternehmen sein Projektportfolio gründlich und aufschlussreich verwaltet.

Obwohl das Unternehmen bereits auf 2001 ein System zur Projektverfolgung einführte, blieb der Projektmanagementprozess bis Ende der 2000Jahre informell. Unter 2012 hat Imagine Optic MS Project eingeführt, um seine Kapazitätspläne zu verwalten.

Das Wachstum der Geschäfts- und Projektaktivitäten zeigte jedoch bald die Grenzen dieses Systems auf. Zwischen 2014 und 2016 führte ein Zustrom neuer Mitarbeiter (meist junge Ingenieure ohne wirkliche Projektmanagement-Kultur) zur Abschaffung von MS Project, da jeder Projektmanager seine eigenen Tracking-Tools entwickelte.

Manuelle Dateneingaben, die Duplizierung von Daten in verschiedenen Tools und der ständige Feuerlöschmodus machten deutlich, dass ein konsolidierter Projektmanagementprozess erforderlich war. Dies führte zur Schaffung der PMO-Funktion.

Pauline Treimany, die neue PMO-Managerin, war sich der Notwendigkeit eines professionellen Projektmanagement-Tools bewusst und analysierte die Unzulänglichkeiten des bestehenden Systems.

Das offensichtlichste Problem war das Fehlen einer zentralisierten Planung und Verwaltung. Die Konsolidierung der Daten und die Erstellung von Berichten war mühsam, da die Projektmanager mit unterschiedlichen Tools und Methoden arbeiteten. Ineffiziente Informationsflüsse verschlimmerten die Auswirkungen der gegenseitigen Abhängigkeit von Ressourcen. Das Fehlen von Bottom-up-Feedback und von Berichten an die Geschäftsleitung erschwerte den Entscheidungsträgern eine strategische Vorausplanung.

Aus organisatorischer Sicht führte das Fehlen eines konsolidierten Überblicks zu wiederholten Projektverzögerungen und -überschreitungen.

Dementsprechend suchte Imagine Optic auf 2016 nach einer Plattform, die einen umfassenden Überblick über Ressourcen und Projekte bietet, um die Koordination und Effizienz zu verbessern.

Sciforma wurde aufgrund einer Reihe von Kriterien ausgewählt.

Aus funktionaler Sicht deckt das Tool sowohl Projektmanagement (Zeiterfassung, Fortschrittsverfolgung, Planung usw.) als auch Portfoliomanagement (Führungskräfteplanung, Ressourcenauslastung, Visualisierungsfilter, Kapazitätsabgleich, Simulationen usw.) ab.

Die Sciforma-Lösung zeichnete sich auch durch die Qualität der Benutzererfahrung aus. Imagine Optic schätzte vor allem die Ausgewogenheit zwischen Flexibilität (Reaktionsfähigkeit, Skalierbarkeit, Anpassbarkeit) und Struktur (mit Sicherheitsvorkehrungen und einem übersichtlichen Rahmen, der auch Benutzern, die nicht unbedingt Projektmanagement-Profis sind, eine Orientierung bietet).

Und nicht zu vergessen die wettbewerbsfähigen Preise der Lösung.

So sehr, dass Imagine Optic Ende 2022 beschloss, seine Partnerschaft mit Sciforma durch die Migration auf die Version 7.1 zu erweitern, um von den erweiterten Funktionen wie Projektgruppierung, REST-API und Hybrid-Projektmanagement zu profitieren.

Seit der Einführung von Sciforma ist das Unternehmen in der Lage, Verzögerungen vorherzusehen und die Beteiligten zu benachrichtigen, was die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Projektteams vereinfacht.

Klare, automatisierte Berichte geben Teammitgliedern und Entscheidungsträgern die Möglichkeit, faktenbasierte Entscheidungen zu treffen, da sie nicht mehr von menschlichen Datenkonsolidierern abhängig sind.

Aus finanzieller Sicht kann das Unternehmen nun eine Rentabilitätsanalyse durchführen, um das Geschäft besser zu verstehen und Optimierungsfaktoren zu identifizieren. Berichte über Steuergutschriften und Subventionen für die Forschung sind jetzt viel einfacher zu erstellen und zuverlässiger.

Schließlich verbessert die Identifizierung von Engpässen die Einschätzung des Kapazitätsbedarfs nach Projektart.

Auf der Tagesordnung stehen unter anderem die Fortführung der Projektleiterschulung und das Change Management. Um die Akzeptanz zu fördern, hat das PMO von Imagine Optic Mentoring-Programme eingerichtet und bietet immer wieder praktische Demonstrationen des Wertes des Tools an, um den Benutzern zu zeigen, was sie davon haben.

Sie plädiert für einen pragmatischen Ansatz bei Schulungs- und Adoptionsprogrammen, bei dem die Besonderheiten jedes Einzelnen berücksichtigt werden.

Und schließlich plant Imagine Optic, Sciforma mit anderen wichtigen, intern verwendeten Tools zu verbinden.