Bättre resurshantering och sänkta kostnader i Värmlands nya nämnd

Bakgrund

Inom ramen för Karlstads kommuns organisation finns en gemensam drift- och servicenämnd där samtliga 16 kommuner i Värmland ingår. Kommunerna samarbetar främst inom IT-området, men även andra områden kan bli aktuella i framtiden. Nämndens övergripande målsättning och uppdrag är att sänka kostnaderna genom gemensam drift, att utnyttja befintliga resurser effektivare, att genom samarbete bidra till en bättre och snabbare utveckling samt att genomföra gemensamma upphandlingar även om lösningarna driftsätts av de enskilda kommunerna.

Behov av central samarbetsplats

Eftersom kommunerna är geografiskt spridda behövdes det en webbaserad digital plattform för att koordinera det interna arbetet. Nämnden sökte en möjlighet att smartare hantera en rad uppgifter, såsom att få en överblick över leveranser, hantera och upprätta nya policyer, samarbeta kring rapporter och andra dokument samt kunskapsutbyte. Det faktum att det initialt inte fanns någon central plattform ledde till att dokument skickades runt till nämndens medlemmar via mejl.

– Risken var att man jobbade i olika versioner av samma dokument, vilket ledde till merarbete och dålig överblick över aktuella leveranser inom nämnden, säger Kerstin Sandberg, VD för MittNät AB.

Istället för ändlösa mejlkedjor

Utöver kommunerna arbetar nämnden med externa samarbetspartner, som till exempel leverantörer och landstinget i Värmland. Att dessa kunde ta del av handlingar och annat relevant material var en förutsättning.

Karlstads kommun började använda sig av Projectplace redan 2010. Man insåg att plattformen även skulle bli en lösning för att hantera detta komplexa uppdrag.

Personlig kontakt

Utöver funktionaliteten var den personliga kontakten en anledning till varför Karlstads kommun bestämde sig för att använda Projectplace.

– När jag träffade Projectplace på en mässa och de visade mig verktyget var jag såld direkt, säger Peter Olsson, affärsstrateg IT på Karlstads kommun.

Inom nämnden finns tio projektledare som är ansvariga för att skapa nya projekt och administrera dem. Ett exempel på projekt där Projectplace har använts är nämndens gemensamma satsning på eHälsa, där kommunerna har arbetat tillsammans med landstinget för att göra socialtjänsten i kommunerna effektivare, säkrare och mer tillgänglig oavsett om man är invånare, patient, anhörig eller medarbetare.

I och med den nya lösningen kunde mötesanteckningar, rapporter, policyer och andra centrala dokument för satsningen sparas på en central plats som är tillgänglig för alla. Det var lätt för teamets medlemmar att hålla reda på dokumentens olika versioner när den senaste versionen alltid fanns tillgänglig och därmed inte behövdes spridas via mejl. Dessutom kommunicerade tjänstemännen via konversationsfunktionen.

En fördel med chatfunktionen är att alla kan följa den pågående dialogen och se vad andra personer har svarat, säger Kerstin Sandberg, VD för MittNät AB.

Även för IT-cheferna inom nämnden fungerar Projectplace som gemensam samlingsplats. På grund av samarbetet inom IT mellan kommunerna behövde de 16 ITavdelningarnas chefer ett gemensamt verktyg för att koordinera arbetet. Projectplace används främst för att underlätta delningen av gemensamma arbetsdokument. Genom Projectplaces portföljhantering har cheferna även en bättre överblick över leveranser i nämndens olika projekt.

”Projectplace säkerställer att alla som jobbar i nämnden alltid är uppdaterade över våra pågående projekt”

– Peter Olsson, affärsstrateg IT på Karlstads kommun.

Sparar en arbetsvecka per år

Projectplace har hjälpt nämnden att samla alla viktiga handlingar på ett centralt ställe som är tillgängligt för alla. Eftersom nämndens medlemmar inte sitter i samma lokaler är man beroende av att ha en digital plattform där arbetet kan organiseras.

I och med användningen av Projectplace har drift- och servicenämnden fått en rad fördelar:

  • Tidsbesparing på en vecka per år tack vare effektiv tillgång till viktiga handlingar för alla
  • Förbättrad överblick i nämndens arbete för IT-cheferna
  • Kortare startsträcka för nytillkomna medlemmar när allt material och tidigare aktiviteter finns samlat
  • Låga kostnader tack vare möjligheten att bjuda in ett obegränsat antal användare i projekten

I fortsättningen ska drift- och servicenämnden fortsätta att använda sig av Projectplace för att koordinera samarbetet mellan kommunerna. Det finns även planer på att utöka nämndens samarbete till andra områden, där Projectplace kommer vara en naturlig del för att strukturera arbetet.

För mer information besök Planview.com/se