kommIT: Harnessing a Professional PPM Tool to Boost Project Success

Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung ist KommIT ein wichtiger Akteur bei der Digitalisierung von Regierung und öffentlicher Verwaltung in Deutschland. Das Beratungsunternehmen unterstützt verschiedene öffentliche Einrichtungen und Organisationen mit einem großen Portfolio an technischen Lösungen und Professional Services, um das Tempo der Digitalisierung zu beschleunigen.

• Branche: IT-Dienstleistungen (öffentlicher Sektor) 
• Hauptsitz: Köln, Deutschland 
• Website: https://www.komm-it.de/ 

Die Digitalisierung von papierbasierten Prozessen kann einen großen Beitrag zur Verbesserung der Effizienz und Qualität von öffentlichen Dienstleistungen leisten. Und die deutschen Verwaltungen sind sich dieser Tatsache durchaus bewusst. Dementsprechend hat der lokale Digitalisierungsdienstleister KommIT in den letzten Jahren ein drastisches Wachstum des Geschäftsvolumens verzeichnet. Von der Software-Implementierung bis hin zu komplexen Infrastruktur-Megaprojekten hat das Beratungsunternehmen immer mehr wichtige Initiativen im Auftrag von Regierungskunden durchgeführt.

Mit der Zunahme der Geschäftsaktivitäten stieg auch die Komplexität, was dazu führte, dass grundlegende Aspekte wie Budget- und Termintreue wieder stärker in den Vordergrund rückten. KommIT beschloss daraufhin zu handeln, um die Abbruchquote seiner Projekte zu verbessern.

Vor ein paar Jahren hatte KommIT Planview implementiert und eingesetzt. Allerdings beschränkten sie die Nutzung des Tools auf einige grundlegende Features und Bereiche – wie die Gantt-Diagramme und die Stundenzettel. Als bloße Excel-Alternative eingesetzt, konnte das PPM-Tool kaum seine volle Wirkung entfalten und echte Vorteile bringen.

Das änderte sich, als Stefan Georg Müller die Leitung des Bereichs Projektmanagement 2018 übernahm. Unter seiner Ägide führte das Unternehmen ein Upgrade auf die Version 7 durch.1, begann, eine viel breitere Palette von Tool-Capabilities zu nutzen und machte Planview zur zentralen Informationsquelle, die den gesamten PPM-Prozess unterstützt.

Als KommIT feststellte, dass die Projekterfolgsquote unterdurchschnittlich war, beschloss es, seinen Prozess zu überprüfen und fand heraus, dass er verbesserungswürdig war. Daraufhin wurde versucht, die Effizienz der Projektmanagement-Praktiken zu bewerten und festzustellen, was richtig und was falsch Fertig wurde, um den Kurs zu korrigieren. Das daraus resultierende methodische Framework wurde in Planview eingebettet, um Projektmanager zu unterstützen und ihnen zu helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Hinweis: KommIT verwendet eine Kombination aus agilen, traditionellen und hybriden Projektmanagement-Methoden, je nach Umfang, Art und Komplexität des jeweiligen Projekts.

Was die Stärke und den Wert eines PPM-Tools ausmacht, sind wohl seine multidimensionalen Capabilities. Die Fähigkeit von Planview, Zusammenhänge zwischen Ressourcen, Budgets, Stakeholdern, Risiken, Workflows und vielem mehr aufzudecken und zu verwalten, verringert die Komplexität für Projekt Manager und hilft ihnen dabei, Projekte innerhalb des Umfangs, des Budgets und des Zeitplans durchzuführen.

Die in die Plattform integrierten Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen haben auch zu einer drastischen Reduzierung der E-Mail-Kommunikation geführt - die angeblich die Effizienz um etwa 30% reduziert.

Jetzt, da das Unternehmen Planview täglich zur Verwaltung der Projektlebenszyklen vom Briefing bis zur Rechnungsstellung einsetzt, haben die Projektmanager dank der vereinfachten Verwaltung die Anzahl der Projekte, die sie gleichzeitig verwalten können, um das Fünffache erhöht.

Insgesamt hat Komm IT ein hervorragendes Ergebnis erzielt:

• 94% Steigerung der Erfolgsquote von Projekten
• 97% Zunahme der Projekte innerhalb des Budgets
• 52% Zeitersparnis bei der Erstellung von Berichten, der Suche nach Projektinformationen usw.
• 324% Anstieg des Projektvolumens

Zu den Plänen von KommIT, die PPM Prozesse und den Projekterfolg weiter zu verbessern, gehört die geplante Integration von künstlicher Intelligenz Capabilities in Planview. Ziel ist es, KI zu nutzen, um die Auswirkungen von Änderungen oder Abweichungen in einem Projekt in den verschiedenen Bereichen und Disziplinen, die davon betroffen sein können (Budget, Ressourcen, Risiken, Stakeholder usw.), zu erkennen und zu steuern. Einige KI-Funktionen wurden bereits in Planview implementiert, und das PMO plant nun, Schnittstellen zu nutzen, um KI-Prozesse noch nahtloser zu integrieren.