Seqens: Towards More Visible & More Predictable R&D Cycles

Seqens ist eine integrierte Führung weltweit in pharmazeutischen Lösungen und Spezialinhaltsstoffen. Mit einer breiten Palette an Produkten, Dienstleistungen und Technologien bietet die Gruppe Lohnfertigungsdienste für die Pharma- und Spezialitätenbranche sowie ein breites Portfolio an Wirkstoffen, pharmazeutischen Zwischenprodukten und Spezialprodukten.

Branche: Chemikalien

Gegründet: 2003

Hauptsitz: Ecully, Frankreich

Umsatz: €1 Milliarden

Mitarbeiter: 3,200

Website: www.seqens.com

Unter 2017 hat die Seqens-Gruppe ihre französischen Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten (R&D) überarbeitet und am Standort Porcheville im Pariser Bereich zusammengefasst. 

Amélie Nialy Gagnan wurde als Projektplanungsmanagerin für dieses neue Forschungs- und Entwicklungszentrum&eingestellt und mit dem Ressourcenmanagement und der Planung betraut. Da sowohl die Mitarbeiterzahl als auch das Geschäftsvolumen schnell wuchsen, machte sie sich daran, den Prozess für die Planung und Überwachung der Aktivität im Zusammenhang mit R&D Projekten und für die Rechnungsstellung an externe Kunden zu rationalisieren. Die Software von Planview wurde aufgrund ihres Funktionsumfangs, ihrer Benutzerfreundlichkeit, ihrer Skalierbarkeit und ihrer Flexibilitätausgewählt und unter 2019 standortweit eingeführt, um das Neu Framework zu unterstützen.

Standardisierung von Praktiken zur Verbesserung der Transparenz

Die Ressourcen, Aktivität Pläne und Budgets für R&D Projekte wurden früher mit verschiedenen Tools verwaltet, von Aufgabenmanagementsoftware bis hin zu selbst erstellten Excel-Dateien. Aufgrund dieser Zersplitterung unterschieden sich die Aktivitätgewohnheiten und -praktiken der einzelnen Teammitglieder erheblich, da jeder sein eigenes Prozess zur Erstellung von Ressourcenplänen und zur Verfolgung von Finanzindikatoren hatte.

Die fehlende Standardisierung der Systeme und der Datenverarbeitungspraktiken behinderte und erschwerte die Suche, Zusammenstellung und Konsolidierung von Informationen - umso mehr, wenn es darum ging, Datensätze aus verschiedenen Abteilungen abzugleichen und Abhängigkeiten zu verwalten.

Das Problem mit der Transparenz wurde mit zunehmender Aktivität in Porcheville immer deutlicher. Der neue Projektplanung Manager schlug daher vor, die Managementpraktiken zu harmonisieren , indem ein einziges Tool zur Planung und Verfolgung aller Bestellungen und der damit verbundenen Rechnungen auf Standortebene eingesetzt wird.

Vereinfachung der Ressourcenzuteilung

Einer der Hauptkritikpunkte war die Software, die für die Ressourcenzuteilung und -verwaltung verwendet werden sollte. Es wurde von den Projektmanagern nur sporadisch eingesetzt, und diejenigen, die es eingesetzt hatten, stießen auf die funktionalen Einschränkungen des Tools - zum Beispiel bot es nicht die Möglichkeit, Aktivitätpläne anzupassen und zu simulieren. Infolgedessen musste Amélie Nialy Gagnan die Daten manuell sammeln und in einer umfangreichen Excel-Datei konsolidieren, die für sie sehr schwer zu pflegen war. Sie brauchte eine robuste Plattform, um die Kapazität zu bewerten, Vor- und Nachteile bei den Ressourcen abzuwägen, Ressourcen zu nivellieren und Einstellungsentscheidungen zu treffen.

Bessere Vorhersage für bessere Antizipation

Da die R&D Teams Schwierigkeiten hatten, sich einen Überblick über die Pipeline zu verschaffen, fiel es ihnen noch schwerer, die eingehenden Anfragen zu prognostizieren, um den Personalbedarf zu antizipieren (und somit die Versetzung oder Einstellung von Mitarbeitern im Voraus zu arrangieren) und künftige Mittelzuflüsse und -abflüsse abzuschätzen.

Daher benötigte die R&D Abteilung von Seqens&ein intelligentes Datenverwaltungssystem, um den Umsatz über sechs Monate hinweg zu prognostizieren und die Geschäftsanforderungen und Projektlebenszyklen besser zu verstehen, um die Rechnungsstellung zuverlässiger zu gestalten.

Software Critical Capabilities

• Ressourcenmanagement
• Portfolio-/Programm-Management

Services

• Unterstützung bei der Implementierung/Integration
• Sichern gespeicherter Daten

Echte Transparenz bei Aktivitätplänen und verbesserte Verwaltung der Rechnungsstellung

Planview bietet einen konsolidierten, dynamischen Überblick über die Ressourcenverfügbarkeit und die Workload und ermöglicht gleichzeitig die Unterscheidung zwischen verschiedenen Arten von Bedarfsaktivitäten, zwischen Projekten und Business Cases… Kurz gesagt, um Erkenntnisse aus den Daten zu gewinnen.

Die Capability, mehrere Was-wäre-wenn-Szenarien zu simulieren, sowie die automatischen Anpassungsmöglichkeiten bei Änderungen eines der Parameter ermöglichen ein genaueres Verständnis der Aktivität Bedarfe und der Ergebnisse, was dazu beiträgt, Engpässe in den Abteilungen frühzeitig zu erkennen.

Amélie Nialy Gagnan kann nun eine Schnittstelle für die Rechnungsstellung auf Portfolioebene nutzen, um einen sofortigen Überblick über den Umsatz zu erhalten und diesen in Echtzeit zu verfolgen. Alle Rechnungen werden in Planview konsolidiert, wo auch die Abrechnungsmeilensteine pro Projekt angezeigt werden. Dies ermöglicht ihr, den Umsatz zu überwachen und die damit verbundenen Daten zu teilen, um den Backlog auf dem neuesten Stand zu halten.

Aufschlussreichere Entscheidungen zur Projektpriorisierung 

Der konsolidierte Ressourcenplan wird mit allen Abteilungsleitern geteilt und bietet ihnen perfekte Transparenz über alle Aktivitäten, so dass sie die Arbeitsanforderungen überwachen und verwalten und die Zuteilung der wichtigsten Ressourcen für mehrere Projekte priorisieren können. Ein besseres Verständnis der Auswirkungen verschiedener potenzieller Vor- und Nachteile auf die Ressource, den Zeitplan und den Umsatz hilft den Entscheidern, die an den monatlichen Portfoliomanagement-Sitzungen teilnehmen, bei der intelligenteren und effizienteren Priorisierung der verschiedenen Aktivitäten.

Ein Tool für alle

Generell hat das dank Planview erreichte Maß an Konsistenz und Transparenz dazu beigetragen, Daten und Workflows teamübergreifend besser zu standardisieren und zu strukturieren - unter anderem dadurch, dass die Vertriebsteams darauf aufmerksam gemacht wurden, dass sie sicherstellen müssen, dass Kapazitäten zur Aufnahme neuer Projekte vorhanden sind.

Die Benutzerfreundlichkeit des Tools hat eine schnelle Akzeptanz bei den Anwendern in Porcheville ermöglicht. Darüber hinaus hat die Initiative von Amélie Nialy Gagnan andere Standortmanager innerhalb der Seqens-Gruppe inspiriert: mehrere von ihnen haben Planview auf ihrer Ebene eingesetzt, auch wenn sie andere Funktionen verwenden.