SNCF Réseau: Sharing Reliable Data and Best Practices to Optimize Management of France’s Rail Network

• Branche: Infrastruktur
• Hauptsitz: La Plaine Saint-Denis 
• Umsatz: €6.3Mrd. (2019)
• Mitarbeiter: 53,000 
• Webseite: https://www.sncf-reseau.com/en

SNCF Réseau ist eine staatliche Tochtergesellschaft der SNCF-Gruppe und betreibt die Eisenbahninfrastruktur in Frankreich. Das Unternehmen ist für die Instandhaltung des nationalen Schienennetzes verantwortlich, investiert in die Modernisierung und den Ausbau des Schienennetzes und verwaltet den Verkehr, um die Regelmäßigkeit der Dienste zu gewährleisten.

• 5 M Passagiere pro Tag
• 15.000 täglich verkehrende Züge, 7.000 davon in der Île-de-France (Großraum Paris Bereich)
• 30 000 km Leitungen, die das ganze Land umspannen
• 40% Zunahme des Verkehrsaufkommens in den letzten Jahren 10

SNCF Réseau musste ein massives Wachstum seines Investitions-Portfolio auf 2010auffangen und wollte die Transparenz und Kontrolle über seine Investitions- und Netzwartungs-Projekte verbessern . 

Im Rahmen des digitalen und organisatorischen Transformationsprogramms "Nouvel'R" hat das Unternehmen eine umfassende Überarbeitung seines Projektmanagement-Ökosystems in Angriff genommen. Ziel ist es, die Konsistenz der Prozesse zu verbessern, wobei der Schwerpunkt auf der Datenqualität und der Projektplanung liegt.

Da SNCF Réseau Planview auf 2005 implementiert hatte, konnte das Unternehmen die Software nutzen, um das Management von Projektportfolios zu optimieren und die digitale Transformation zu beschleunigen.

Implementierung des neuen Projektmanagement-Prozess-Frameworks

Das Unternehmen verfügte bisher weder über einen zentralen, standardisierten PPM-Prozess noch über eine Standardlösung für PPM. Planview wurde neben einer Reihe von anderen Lösungen wie MS Projekt, Primavera und vor allem Excel eingesetzt , mit behelfsmäßigen Schnittstellen zwischen den Plattformen.

Der erste Schritt auf dem Weg zur Prozessstandardisierung war die Erstellung gemeinsamer Datamarts innerhalb eines unternehmensweiten "Data Repository". Als zentraler Knotenpunkt für alle Daten auf Organisationsebene musste dieses Data Repository mit allen Plattformen verbunden werden, die Daten im gesamten Unternehmen produzieren oder verbrauchen.

In der Zwischenzeit arbeitete das Unternehmen auch an der Definition eines neuen durchgängigen PPM-Prozesses, der das Management des Projektlebenszyklus rationalisieren sollte und das Business Case Management einschloss - ein Novum für SNCF Réseau.

Zu diesem Zeitpunkt musste das Unternehmen ein vernetztes PPM-Tool implementieren, um das neue Ökosystem zum Leben zu erwecken. Sie wollten eine Lösung, die robust genug ist, um das Unternehmen beim Erreichen seiner Ziele in Bezug auf Data Governance und digitale Transformation zu unterstützen. Also machte sich SNCF Réseau daran, Planview - das bisher als Satellit des Finanz-ERP des Unternehmens diente und kaum genutzt wurde - zu einem echten PPM-System umzukonfigurieren. Eine Herausforderung während dieses Prozesses war es, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, die Plattform mit anderen Augen zu sehen und sie zu übernehmen. 

Bessere Planung des Netzwerkbetriebs

Das Unternehmen wollte sicherstellen, dass die verschiedenen Netzwerkwartungs- und -aufrüstungsaktivitäten konsequent geplant und optimal terminiert wurden, um Störungen und Konflikte zu minimieren. Bei der Entscheidung, ein Projekt in ein Portfolio aufzunehmen, mussten der gesamte Zeitplan der Aktivitäten und die Auswirkungen auf den Netzbetrieb und den Verkehr berücksichtigt werden.

Darüber hinaus ist SNCF Réseau als öffentlicher Dienstleister stark von den Veränderungen des politischen, wirtschaftlichen und sozialen Umfelds betroffen, was eine häufige Anpassung der Abläufe und der Planung der Aktivitäten erfordert. Sie brauchten ein Tool, das flexibel genug ist, um sich an häufige Richtungswechsel anzupassen.

Verbesserte Kontrolle über den Projektlebenszyklus

Es kam nicht selten vor, dass Entscheidungen über Priorisierung und Vor- und Nachteile ohne Rücksprache oder Vorankündigung revidiert wurden, was sich kaskadenartig auf den Zyklus einzelner Projekte und auch auf den gesamten Zeitplan der Netzwerkaktivitäten und -operationen auswirkte.

Das Unternehmen wollte die Verwaltung seiner Projekte standardisieren, um nicht nur sicherzustellen, dass sie planmäßig sind und die Erwartungen der Projekt-Eigner erfüllen, sondern auch um zu vermeiden, dass sehr beschäftigte und kostspielige strategische Ressourcen zur Unzeit nicht zugewiesen werden.

Riesige Portfolios verwalten

Die Vielfalt der Aktivitäten des Unternehmens – Investitionen, Wartungsprojekte, Großreparaturen – erforderte auch eine intelligente Zeitplanung und Verwaltung der Portfolios. Da die Engineering- und Design-Abteilungen des Unternehmens einige 4, 000 Investitions- und Wartungs-Projekte durchführen, benötigte das Unternehmen die Datenkonsolidierungs- und Analysefunktionen, die ein Branchen-Tool bietet.

Software Critical Capabilities

• Ressourcenmanagement
• Kapazitätsmanagement,
• Projektplanung/Terminierung,
• PPM-Berichte/Dashboards
• Collaborative Work-Management
• Portfolio-/Programm-Management,
• Automatisierte zusammenfassende Zeitpläne,
• Datenaustausch mit dem SNCF Réseau Data Repository

Technische Auswahlmöglichkeiten

• Cloud,
• Sicherheit,
• Integrationen (Excel, SharePoint, usw.)

Services

• Dienstleistungen zur Implementierung/Integration

Sicherung der Unterstützung durch operatives Personal

Sobald Planview vom Finanz-ERP abgekoppelt war, das die Funktion der PPM-Software beeinträchtigte und ihre Nutzung einschränkte, konnte SNCF Réseau das Tool wieder auf brauchbare Einstellungen zurücksetzen und es an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen.

Während die Lösung in den vorherigen Einstellungen als unhandlich angesehen wurde, konnte sie bald ihre Benutzerfreundlichkeit, ihre Reaktionsfähigkeit und ihren Gesamtwert für das Betriebspersonal unter Beweis stellen. Planview bietet zum Beispiel Projekt- und Zeitplanvorlagen, die es den Teams ersparen, das Rad neu zu erfinden, wenn sie an wiederkehrenden Aktivitäten arbeiten. Indem sie ihren Wert unter Beweis stellte, gewann die Plattform bald das Vertrauen der Mitarbeiter zurück, die erkannten, dass sie nur einen Bruchteil des Potenzials dieses vernetzten Tools erlebt hatten.

Von diesem Moment an begannen die Benutzer die Bedeutung der Planung in Planview zu erkennen - obwohl Planung und Terminplanung nicht in der Unternehmenskultur verankert waren - und die Anzahl der in Planview erstellten Pläne stieg um 40% in 3 Jahren.

Signifikante Verbesserung des Informationsaustauschs und der Zusammenarbeit

Wo früher die Kombination verschiedener Tools und Prozesse zu Missverständnissen und Unstimmigkeiten führte, hat die Konsolidierung aller Planungsdaten und -aktivitäten in Planview zu klareren, genaueren und besser abgestimmten Projektplänen geführt.

Ohne einen standardisierten Prozess arbeiteten Projekt Manager und Produktionsingenieure oft in Silos, verfolgten unterschiedliche Ziele und tauschten nur dann Informationen aus, wenn es ihnen passte.

Heute ist dank der Zentralisierung in Planview alles transparenter. Da die Daten automatisch in den gemeinsamen Datenspeicher übertragen werden, können alle Beteiligten, egal wo sie sich befinden, jederzeit auf die Informationen der anderen zugreifen. Die Konsolidierung im System zwingt jeden zur Transparenz, da das System Datenaktualisierungen erfordert, während ein Genehmigungs-Workflow die Zuverlässigkeit und Frische der Informationen gewährleistet. Auf diese Weise können alle Beteiligten nach der Bewertung eines Business Case gemeinsam die Auswirkungen analysieren, gemeinsam den besten Weg für die Planung und den Zeitplan finden und sicherstellen, dass die entsprechenden Kapazitäten vorhanden sind. 

Die Verbesserung der Zusammenarbeit im Team und die Neu Fähigkeit, auf der Grundlage gemeinsamer Standards und konsistenter Informationen zu arbeiten, haben die Arbeits Performance erheblich gesteigert.

Gesteigerte Produktivität dank intelligenter Berichterstattung

Durch die Zentralisierung von Daten und die automatische Weitergabe von Informationen haben die Teams auch viel Zeit gespart, was den Wert von Planview weiter unterstreicht. Anstatt ihre Daten per E-Mail zu versenden oder ihre Papierberichte auszuhändigen, können die Teams einfach alles in dem Tool teilen.

Darüber hinaus hat die Implementierung eines speziellen Scriptlets die Erstellung von zusammenfassenden Zeitplänen im Data Repository des Unternehmens automatisiert, wodurch die Teams viel Zeit für Planungs- und zeitplanungsbezogene Berechnungen sparen.

Aktivitäten wie die Erstellung von Kapazitätsplänen, die Durchführung von vierteljährlichen Daten- und Terminanalysen oder die Sortierung von Daten nach Portfolio und Bereich erforderten früher das Lesen und manuelle Konsolidieren von Tausenden von Plänen, was mehr als einen Monat dauern konnte. Heute erhält das Unternehmen die Ergebnisse innerhalb von zwei Stunden - also im Handumdrehen. Insgesamt hat SNCF Réseau eine Reduzierung des Zeitaufwands für Projektverwaltungsaufgaben um 30% verzeichnet! Diese Zeit wird nun genutzt, um Problembereiche zu besprechen.

Die von Planview erstellten Berichte und Zusammenfassungen bieten außerdem den Vorteil, dass sie einen schnellen und zuverlässigen Zugriff auf Daten ermöglichen, was für eine schnelle Reaktion und Anpassung an Marktveränderungen oder neue Richtungen von entscheidender Bedeutung ist. Und schließlich bieten diese Berichte Analyse- und Überwachungslinien für die einzelnen Portfolios - ein weiteres Novum für das Unternehmen.

Ein Booster für die digitale Transformation

Die Release der Neu Konfiguration von Planview und die damit verbundenen Change Management Initiativen (Schulungen, Workshops, Video-Tutorials) boten die Gelegenheit, Best Practices zu Zeitplänen, Aufgaben-Workflows und mehr zu verbreiten. Auf diese Weise bietet das Tool ein Framework für die Verbesserung der PPM-Praktiken im gesamten Unternehmen. 

Insgesamt hat die Zentralisierung der Daten und der damit verbundenen Prozesse dazu beigetragen, die Bedeutung und den Wert von Qualitätsdaten hervorzuheben. Da die Mitarbeiter die gemeinsamen Daten, die den Wert und die Dynamik des Unternehmens unterstützen, sowohl produzieren als auch nutzen, haben sie einen Anreiz, die Informationsqualität zu erhalten und zu verbessern.

Diese neue Wertschätzung von Daten ist von entscheidender Bedeutung, da SNCF Réseau - wie auch der Rest des SNCF-Konzerns - bestrebt ist, die digitale Transformation zu beschleunigen.

In der Tat unterstützt die Geschäftsleitung die Initiative zur Digitalisierung und Standardisierung von PPM nachdrücklich und öffentlich. Die ersten Erfolge und Errungenschaften, der Mehrwert der Planview-Berichte und -Metriken sowie das Engagement der IT- und PPM-Teams, die Digitalisierung zu ihrer obersten Priorität zu machen, haben dazu beigetragen, dass sich die Führungsebene für die Digitalisierung entschieden hat - und zwar so sehr, dass die Führungskräfte jetzt nach mehr verlangen! Das wiederum spornt die PPM Führung an, ihre Rolle als treibende Kraft der digitale Transformation voll und ganz anzunehmen.

Während SNCF Réseau sich bisher auf die Erfassung und Nutzung von Daten konzentriert hat, plant das Unternehmen nun, weitere Software-Capabilities zu nutzen – durch eine verstärkte Berichte, die Nutzung von Programm-Management-Funktionen und die Implementierung einer physischen und EVM-basierten Fortschrittskontrolle.

Das Unternehmen möchte auch den Prozess des Kapazitätsmanagements klären und optimieren – sowohl organisatorisch als auch im Tool. Dazu gehört auch eine bessere Unterscheidung zwischen der Kapazitätbewertung von Projektteams in den Bereichen Technik und Wartung einerseits und dem Management von Produktions- und nominativen Ressourceeinsätzen andererseits.

SNCF Réseau verwendet derzeit die Version 6.1 von Planview, aber eine Ausschreibung für ein Upgrade auf die Version 7.1 ist im Gange, um Prozesse, Methoden und Aktivitäten weiterzuentwickeln und umzugestalten. Das Ziel ist es , von einem vollwertigen strategischen Management-Tool zu profitieren und Veränderungen besser zu antizipieren, um proaktiver reagieren zu können.