Terrena: Easing the Transition Towards the Agriculture of Tomorrow

Terrena ist die führende landwirtschaftliche Mehrzweckgenossenschaft in Frankreich. Das Unternehmen hat in den letzten Jahren ein beträchtliches Wachstum erlebt, wobei sein Jahresumsatz in den letzten zehn Jahren von 3 auf 5 Milliarden Euro gestiegen ist. Die Genossenschaft hat eine rasante Transformationsinitiative gestartet, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein und neue Wege in der Lebensmittel- und Agrarinnovation zu beschreiten. Ihr weitreichendes strategisches Programm "Neue Landwirtschaft" sieht vor, die Abläufe und Aktivitäten zu verändern, um mehr und besser zu produzieren.

"Das IT Office ist der Schlüssel zur Umsetzung dieser Strategie. Wir müssen eine Vielzahl von Transformations-Projekten in der gesamten Gruppe unterstützen und mit voller Effizienz arbeiten, um sicherzustellen, dass Terrena den Markt anführt und Neu-Wege beschreitet - zum Beispiel in der vernetzten Landwirtschaft", sagte Christophe Evers, PMO-Manager des Group IT Office von Terrena.

• Standort: Frankreich
• Branche: Lebensmittel & Getränke

Diese Abteilung für Informationsdienste entstand 2010 aus der Fusion der IT-Abteilungen der Terrena-Mitgliedsunternehmen, die nun alle ihre Projekte und Anwendungen in das konsolidierte IT-Büro einspeisen. Darüber hinaus ist die IT-Workload gestiegen, da die Gruppe agiler geworden ist und langfristige strategische Roadmaps in Gruppen kleinerer Projekte unterteilt hat, die zunehmend spezialisierte Ressourcen erfordern.

"Unsere Reaktionszeit muss sehr schnell sein. Und wir brauchen die Fähigkeit, den strategischen Wert von Projekten zu beurteilen. Da unsere Ressourcen begrenzt sind, ist es wichtig, sie den wichtigsten Projekten zuzuweisen. Ein guter Anfang ist es, Verschwendung zu beseitigen und zu vermeiden, dass verschiedene Teams an ein und demselben Projekt Aktivität", so Christophe Evers.

Terrena benötigte daher ein Tool, mit dem es sein Projekt- und Anwendungsportfolio sowie die damit verbundenen Ressourcen zentralisieren und effektiv überwachen konnte.

Prozess-Optimierung

Das IT-Büro hat mit einer Reihe von Projekt- und Portfoliomanagementsoftware gearbeitet. Es wurde dann zu Planview in 2012 migriert - ein erster Schritt zur Prozessoptimierung. "Planview ist so konzipiert und skaliert, dass es unser komplexes Modell unterstützt. Aber die Version 4 wurde auf lokalen Servern gehostet, mit schwerfälligen Schnittstellen. Beachten Sie, dass wir hier bei Terrena überhaupt nicht Cloud-orientiert sind", so das PMO.A Move to the Cloud

Der Umzug in die Cloud

Terrena hat sich jedoch beim Upgrade auf Planview 2016für die SaaS-Option entschieden. Christophe Evers und seine Teams wollten alle Prozesse, die seit 2012 definiert worden waren, in das Tool integrieren, wobei der Schwerpunkt auf der Budgetverwaltung lag. Um den Benutzern die Umstellung zu erleichtern, wurde ein schrittweiser Implementierungsplan entwickelt, der jeden Monat eine neue Features vorsieht. "Die Neuinstallation des Tools bei jedem neuen Rollout war keine Option. Daher der Reiz von Saas."

Erfolgreiches Change Management

Im Rahmen der Umstellung auf Planview war das Change Management eine wichtige Priorität. Die Benutzer mussten schrittweise von einem schwerfälligen Client-System auf ein vollständig webbasiertes System umgestellt werden. "Dies musste schrittweise, aber zügig erfolgen, da wir uns in einer turbulenten Phase der Transformation befanden. Mit Unterstützung von Planview und seinem Partner ASI haben wir Lernressourcen entwickelt, um die Reife von Projektmanagern zu fördern: Tutorials, Workshops, Quizfragen, usw. Es mag albern klingen, aber die Einrichtung einer speziellen Startseite zur Einführung von Shortcuts war für die Benutzerakzeptanz sehr hilfreich. In der Tat ist die Anpassungsfähigkeit eine der Stärken von Planview im Vergleich zu anderen Tools".

"Mission erfüllt: Innerhalb weniger Monate nutzte der Großteil der Teams Planview wie selbstverständlich.

Leichtere Projektverfolgung und Budgetverwaltung

Die Einführung von Planview war dank seiner leistungsstarken Funktionen zur Projektverfolgung einfach. "Wir alle teilen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit", wie Christophe Evers es ausdrückt. So konnten sie KPIs zur Messung des Projektwerts und der Time-to-Market entwickeln und das Portfoliomanagement weiter verfeinern und verbessern. Vor allem die Integration der Budgetmanagement-Prozesse in das Tool hat unschätzbare Zeit gespart. Das IT-Büro nutzt ein Rückerstattungssystem, um den Genossenschaftsmitgliedern die für ihre Projekt geleistete Aktivität in Rechnung zu stellen. Bei so vielen internen Kunden, die es zu verwalten galt, war die Zeiterfassung ziemlich mühsam geworden. Durch die Automatisierung dieses Vorgangs in Planview konnte der Zeitaufwand für die Verwaltung der Zeiterfassungsbögen um das Zwanzigfache reduziert werden!

Bessere Projektverwaltung und -kontrolle

Auch die Abteilung für Finanzkontrolle profitiert von dem Tool, das eine detaillierte Nachverfolgung der von externen Auftragnehmern aufgewendeten Zeit und der entsprechenden Tarife ermöglicht. Dadurch war es einfach, den ausgehenden Cash Flow zu prognostizieren und zu antizipieren, unabhängig von der Verzögerung zwischen Rechnungsstellung und Lieferung. "Planview ist in der Tat eines der einzigen Tools, dem die Leiter der Finanzkontrolle vertrauen, wenn es darum geht, Rückstellungen für Lieferanten zu bilden", so der PMO Manager.

Formalisierung des Innovationsprozesses

Insgesamt wurde Planview drei Bevölkerungsgruppen zur Verfügung gestellt: dem IT-Büro, der Audit-Abteilung und dem Vorstand. Das IT-Büro nutzt das Tool immer intensiver. Es entwickelt sich zu einem Kontrollturm für alle neuen Prozesse und Methoden, mit denen die Zuweisung wichtiger Ressourcenzuteilung optimiert werden soll. Planview wird auch verwendet, um den Innovationsprozess zu formalisieren, was für Terrena immer wichtiger wird: "Da der Nachweis des Konzepts innerhalb der Gruppe immer mehr an Bedeutung gewinnt, müssen wir damit beginnen, ihn in Planview zu integrieren, um ihn zu verfolgen und zu priorisieren", sagte er.