Yogi Tea: Optimizing Project Efficiency with a 50% Improvement in Resource Utilization

In den letzten fünf Jahrzehnten hat YOGI TEA® köstliche, funktionelle Tees hergestellt, die von der alten ganzheitlichen Heilphilosophie des Ayurveda inspiriert sind. Das Unternehmen hat auch expandiert, um spezifische Bedürfnisse mit speziellen Kräuterrezepturen zu erfüllen, die sowohl köstlich schmecken als auch gesundheitsfördernd sind. Heute bietet Yogi über 50 Teemischungen an, die aus ethischen Quellen 100 exotischen Gewürzen und pflanzlichen Stoffen hergestellt werden. 

Als profitabler Zweig einer gemeinnützigen Organisation wird YOGI TEA® von starken Werten angetrieben, die in ihrem Motto zusammengefasst sind: Fühlen Sie sich gut. Gut sein. Tue Gutes.

• Branche: Getränk  
• Gegründet: 1972 
• Mitarbeiterzahl: 300 Mitarbeiter weltweit, die 25 Sprachen sprechen 
• Hauptsitz: Hamburg, Deutschland - Eugene, Oregon 
• Website: www.yogitea.com/en

Yogi ist nicht mehr das kleine Unternehmen, das es einmal war. Nachdem sich der Umsatz zwischen 2011 und 2021 verdreifacht hatte, verzeichnete das Unternehmen einen starken Anstieg der Projektaktivität. Die Zahl der Mitarbeiter ist jedoch nicht so schnell gewachsen. Infolgedessen musste ein begrenzter Ressourcenpool eine ständig wachsende Workload aufnehmen.  

Der Druck wurde noch verstärkt durch die Transformationsprojekte, die erforderlich waren, um das organische, ethische und verantwortungsvolle Geschäftsmodell von Yogi aufrechtzuerhalten. Initiativen wurden gestartet, um den CO2-Fußabdruck zu verringern, mit Landwirten zusammenzuarbeiten, um die Regeneration der Böden zu verbessern, zukunftssichere Lieferketten zu sichern und vieles mehr. Entscheidend ist, dass das Unternehmen einen Globalisierungsprozess eingeleitet hat, um seine europäischen und nordamerikanischen Niederlassungen besser zu integrieren.  

Als Martin Raza auf 2021 als Global Senior Projekt Manager in das Unternehmen eintrat, fand er Projektteams vor, die unter Zeitdruck standen und oft Doppelschichten als Aktivität ausführen mussten, um die Zeitpläne einzuhalten. Und er hatte die Aufgabe, eine Lösung zu finden.

Man könnte argumentieren, dass die Tabellenkalkulationen, die früher zur Planung und Verwaltung von Projekten verwendet wurden, das Problem der Ressourcenknappheit verschärft haben.  

Ohne eine konsolidierte Transparenz über die Projektpipeline war es unmöglich, effektiv zu priorisieren. Das Fehlen einer zentralen Planung verhinderte die rechtzeitige Identifizierung und Verwaltung von Projektabhängigkeiten. Das Fehlen von Übersichten über die Kapazität und die Ressourcenauslastung führte immer wieder zu Überbuchungen und Engpässen.  

Außerdem erforderte die manuelle Pflege der Tabellen eine Menge Routineaktivität von den Teammitgliedern, was ihre Zeitprobleme noch verstärkte. Es war an der Zeit, den Prozess und das Toolset zu ändern, angefangen mit der Einführung eines professionellen PPM-Tools. 

Martin Raza und sein Team stellten eine umfassende Liste von Lösungsanforderungen zusammen, um den Auswahlprozess zu leiten: 

• ein einziger Datenpool, der alle Informationen zusammenfasst und die Möglichkeit bietet, Berichte zu erstellen, 
• Einblick in die Ressourcenauslastung, um Probleme frühzeitig zu erkennen, 
• Priorisierungs-Capabilities, um begrenzte Ressourcen auf die wichtigsten zu konzentrieren, 
• erweiterte Portfoliomanagement-Funktionen zur Unterstützung des Geschäftswachstums,  
• Kompatibilität der Standardversion mit den Prozessen und der Nutzung im Unternehmen, um den Konfigurationsaufwand zu minimieren, 
• Skalierbarkeit, um die Herausforderungen der Globalisierung und des Wachstums zu meistern. 

Spoiler: Planview PPM hat sie alle getroffen.

Ein Jahr nach der Einführung ist Planview zu Yogis Basis für das Wissensmanagement von Projekten geworden. Die Plattform konsolidiert nun Projektinformationen, Vorlagen, Prozesse, Lessons Learned und im Grunde alles, was mit Projekten zu tun hat. 

Die gemeinsame Datentransparenz mit einem Überblick über die Abhängigkeiten zwischen Projekten hat die Erstellung, Planung und Verfolgung von Projekten erheblich erleichtert. Spezifische Tools wie Projektvorlagen, die im Tool gespeichert und bei Bedarf schnell abgerufen werden können, beschleunigen die PM-Aktivität und tragen gleichzeitig zum Aufbau von Organisationswissen und zur kontinuierlichen Prozessverbesserung bei. 

Klarere Verantwortlichkeiten haben zu einer verbesserten Zusammenarbeit und einer optimierten Kommunikation geführt. Entscheidungen werden jetzt auf der Grundlage harter Daten und nicht mehr nach dem Bauchgefühl getroffen.

Wichtig ist, dass diese neu gewonnene Klarheit viel dazu beigetragen hat, Yogis Hauptproblem zu lösen: die Überverteilung der Ressourcen. Zentrale Planung und Priorisierung helfen beim Aufbau realistischer Kapazitätspläne. Die Plattform ermöglicht die faktenbasierte Identifizierung von Ressourcenüberlastungen und erleichtert das Handeln, indem sie die Reaktionsfähigkeit im Projektmanagement-Prozess erhöht.

Die Wirkung von Planview auf Yogi Tea ist nicht nur spürbar, sondern vor allem nachweisbar. Betrachten Sie einfach die Zahlen:

• 14% Anstieg der abgeschlossenen Projekte
• 12% Steigerung der Erfolgsquote von Projekten
• 50% Verbesserung der Ressourcenauslastung
• 50% Verringerung des Zeitaufwands für die Projektverwaltung oder die Datenverarbeitungsaufgaben

Die Benutzerfreundlichkeit von Planview PPM mag viel dazu Fertig haben, die Einführung zu erleichtern. Ein großer Teil des Verdienstes gebührt jedoch Martin Razas Strategie, das neue System bekannt zu machen, die Einarbeitung zu beschleunigen und die Benutzer zu unterstützen. 

Um die Einbindung der Mitarbeiter während des gesamten Prozesses zu gewährleisten, bestimmte er ein Team von Schlüsselanwendern, die die Aufgabe hatten, andere Mitarbeiter zu schulen und anzuleiten. Auf die jeweilige Rolle zugeschnittene Schulungen, regelmäßige Kommunikation und Q&As (sowohl während als auch nach der Implementierung) sowie Live-Support-Sitzungen wurden entwickelt, um jeden mit der Verwendung des Tools vertraut zu machen. Das Feiern von kleinen Erfolgen trug ebenfalls dazu bei, dass das Team während des gesamten Prozesses motiviert blieb.

Trotz der beeindruckenden Anfangsergebnisse muss Yogi noch mit weiteren Herausforderungen fertig werden. Dazu gehört, dass die Benutzerakzeptanz vorangetrieben wird, um die Benutzer mit geringerer digitaler Reife einzubinden, dass die Einhaltung des Ressourcenmanagement-Prozesses verbessert wird und dass ein stärkeres Engagement und eine stärkere Unterstützung seitens der Führungskräfte gefördert werden. 

Martin Raza plant, die Verwendung von Planview innerhalb des Unternehmens auszuweiten. Bisher wird die Plattform hauptsächlich für Produktentwicklungsprojekte genutzt, aber sie wird auch bei der Verwaltung von Nachhaltigkeits- und Infrastruktur-Initiativen helfen.  

Auf der Tagesordnung steht auch die Einführung zusätzlicher Capabilities des Tools, darunter Arbeitselemente für nicht-technische Rollen, das ROI- und Finanzmodul sowie das Modul für Ideen- und Strategiemanagement, um sicherzustellen, dass alle Vorschläge berücksichtigt werden. 

Schließlich wird eine stärkere Integration zwischen der europäischen und der nordamerikanischen Niederlassung die Verwendung eines einzigen Systems erfordern - und das könnte Planview sein.