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Ein Online Kanban Board ist ein Tool, das Arbeit und Workflow visualisiert und die Art und Weise optimiert, wie Arbeit erledigt wird. Der Name geht zurück auf das japanische Wort „kanban“, was „visuelles Signal“ oder „Karte“ bedeutet. Er bezieht sich auch auf den Prozessverbesserungsansatz, der als Kanban Methode bezeichnet wird.

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Online Kanban Board mit einem elementaren Workflow aus drei Schritten
Online Kanban Board mit einem elementaren Workflow aus drei Schritten

Wie ein Online Kanban Board funktioniert

Wie ein physisches Kanban Board haben Online Kanban Boards vertikale und horizontale Bahnen, um die Schritte zu repräsentieren, die die Arbeit vom Start bis zum Ende nimmt. In der Regel sind Boards so eingerichtet, dass Arbeitselemente von links nach rechts verschoben werden, beginnend mit einem Backlog an künftigen Arbeitselementen ganz links und abgeschlossenen Arbeitselementen in der „Erledigt“-Bahn ganz rechts.

Kanban Cards, die Aufgaben und Arbeitselemente darstellen, werden durch die Bahnen geschoben, um den Fortschritt wiederzugeben. Um die Art und Weise der Kartenbewegung auf einem physischen Board zu imitieren, wird bei Online Kanban Boards auf Drag-and-drop gesetzt, um Karten von einer Bahn zur nächsten zu verschieben.

Mit einem Online Kanban Board erstellen Sie horizontale und vertikale Bahnen, um Ihren Prozess einfach abzubilden.
Mit einem Online Kanban Board erstellen Sie horizontale und vertikale Bahnen, um Ihren Prozess einfach abzubilden.

Kartendetails:

Die Vorderseite einer Karte zeigt visuelle Symbole, die wichtige Details kommunizieren, etwa:

  • Priorität: Wie wichtig oder dringend ist diese Aufgabe im Vergleich zu anderen?
  • Verantwortlichkeit: Wer ist für dieses Arbeitselement verantwortlich oder arbeitet gerade daran?
  • Blocker: Gibt es etwas, das dieses Arbeitselement daran hindert, im Prozess voranzukommen?
  • Fälligkeit: Wann ist der angestrebte Fertigstellungstermin für dieses Arbeitselement?

Verschiedene Arten von Arbeit werden durch die Kartenfarbe dargestellt. Eine grüne Karte kann beispielsweise für neue Funktionen verwendet werden, während rote Karten für Fehlerbehebungsarbeiten und blaue Karten für Initiativen zur kontinuierlichen Optimierung stehen.

All diese visuellen Indikatoren sollen Teammitgliedern und Stakeholdern helfen, schnell und ohne Unterbrechung ihrer Arbeit Informationen zu sammeln, um sich ein Bild vom Status zu machen.

Bei den meisten Online Kanban Boards kann man Karten öffnen, indem man darauf klickt, um detailliertere Informationen anzuzeigen und auf relevante Anhänge oder Links sowie den Kartenverlauf zuzugreifen. Das Ziel jedes Teams, das ein Online Kanban Board nutzt, ist es, alle Informationen zu einer Karte auf der Karte selbst zu speichern. Das erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit mit Teammitgliedern, sondern bietet auch ein Maß an Transparenz und Verantwortlichkeit, das auf Teamebene sonst kaum verfügbar ist.

So profitiert jedes Teammitglied oder jeder Stakeholder standortunabhängig von einem gemeinsamen Überblick über den Status der Arbeit, zum Beispiel wer woran arbeitet, wo im Prozess sich die Arbeit befindet und wo Hindernisse bestehen.

Wie Online Kanban Boards Echtzeit-Zusammenarbeit unterstützen

Online Kanban Boards erleichtern es Teams jeder Größe, effektiv gemeinsam festzulegen, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen. Zudem liefern sie Werkzeuge zur Messung, Analyse und kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen.

Im Folgenden werden die spezifischen Möglichkeiten beschrieben, wie die Verwendung eines Online Kanban Boards die Echtzeit-Zusammenarbeit eines Teams unterstützt.

Arbeits- und Prozessschritte visualisieren

Die Erstellung eines visuellen Modells von Arbeit und Workflow erlaubt Teammitgliedern, den Arbeitsfluss dabei zu beobachten, wie er durch das Kanban System fließt. Dieses gemeinsame „Bild“ der Arbeit liefert Einblicke in den Arbeitsstatus, und es muss weniger Zeit investiert werden, um Fortschrittsberichten nachzuspüren oder Statusbesprechungen abzuhalten. Teammitglieder und Stakeholder können schnell, reibungslos und auf transparente Weise nutzbringende Informationen austauschen.

Die Arbeit so zu sehen, wie sie den Prozess Ihres Teams durchläuft, ist für Teams, die meist daran gewöhnt sind, mit wenigen oder gar keinen Einblicken ins Gesamtbild zu arbeiten, etwas ganz Neues.

Die einfache Visualisierung von Arbeit auf einem Online Kanban Board ermöglicht eine effektivere Zusammenarbeit, da sie allen hilft, den Zusammenhang zwischen der eigenen Arbeit und der von anderen herzustellen.

Den Arbeitsfluss verbessern und die laufende Arbeit begrenzen

Eines der Grundprinzipien von Kanban ist das Konzept des Flusses: die Optimierung dessen, wie die Arbeit von „Zu erledigen“ zu „Erledigt“ gelangt, mit dem Ziel, diesen Fluss so reibungslos und unidirektional wie möglich zu gestalten.

Mit einem Online Kanban Board können Teams den Arbeitsfluss verbessern, da es konsequent aufzeigt, wie viele Elemente zu einem bestimmten Zeitpunkt in Arbeit sind. Oft fügen Teams ihrem System immer neue Arbeitselemente hinzu, bis der Fortschritt völlig zum Erliegen kommt. Zahlreiche Aktivitäten sind im Gang, es passiert vieles gleichzeitig, aber es geht kaum voran.

Hier ein anschauliches Beispiel, warum das so ist: Stellen Sie sich eine Autobahn mitten in der Nacht vor. Wenn Sie das einzige Auto auf der Straße sind, können Sie entscheiden, wie schnell oder langsam Sie fahren. Wenn Sie zehn Kilometer pro Stunde zurücklegen möchten, können Sie das tun, aber wahrscheinlich wollen Sie schneller fahren und davon profitieren, dass die Straße frei ist. Da nichts Sie daran hindert, von A nach B zu gelangen, können Sie mit großer Genauigkeit vorhersagen, wie lange Sie für eine bestimmte Strecke brauchen.

Stellen Sie sich nun die umgekehrte Situation vor: die Hauptverkehrszeit. Die Straße ist voll mit Autos, die Stoßstange an Stoßstange stehen. Sie können Ihre Geschwindigkeit nicht beeinflussen, sie hängt vom Verkehr ab, der hier nicht wirklich fließt. Es ist schwer vorherzusagen, wie lange Sie bis nach Hause brauchen, denn Ihre Geschwindigkeit hängt von der Aktivität der Menschen um Sie herum ab.

Wenn wir eine Arbeit beginnen, ohne zu berücksichtigen, was bereits in Arbeit ist, verstopfen wir unser System und verlangsamen mit jedem neuen Arbeitselement den Fortschritt. Die Begrenzung der laufenden Arbeit, also die Implementierung von WIP-Limits auf dem Online Kanban Board, hilft Teams dabei, die Kontrolle über die Geschwindigkeit zu behalten, mit der sich Arbeit durch ihr System bewegt.

Auch wenn es zunächst kontraintuitiv scheint, können Teams mehr Aufgaben schneller erledigen, wenn sie durch Beschränkung ihres WIP weniger tun. Dies ermöglicht eine bessere und effizientere Zusammenarbeit in mehrfacher Hinsicht:

  • Da weniger Arbeitselemente in Arbeit sind, erfolgen Übergaben zwischen Teammitgliedern schneller und reibungsloser.
  • Durch weniger Ablenkung können Teammitglieder mit mehr Übersichtlichkeit und Tempo arbeiten.
  • Probleme und Verzögerungen durch das Wechseln zwischen Aufgaben sowie die Notwendigkeit, Aufgaben ständig neu priorisieren zu müssen, werden reduziert.
  • Da weniger Dinge gleichzeitig passieren, bleiben Teams leichter auf Kurs, und es sind weniger Statusmeetings erforderlich.
  • Arbeitselemente verbringen in der Regel weniger Zeit in „Wartezuständen“ oder Warteschlangen, da die Teammitglieder leichter verfügbar sind, um sie durch das System zu ziehen.
  • Die Gesamtzykluszeiten sinken tendenziell, was bedeutet, dass Teams besser in der Lage sind, Arbeit pünktlich, budget- und nutzengerecht zu erledigen.
  • Teams sind in der Lage, Arbeit besser vorhersagbar zu erledigen, was sich positiv auf die Motivation auswirkt.
WIP-Limits auf einem Online Kanban Board zeigen an, wann eine Bahn ihre Kapazitätsgrenze erreicht hat und dass das Hinzufügen weiterer Arbeitselemente die Geschwindigkeit beeinträchtigen kann.
WIP-Limits auf einem Online Kanban Board zeigen an, wann eine Bahn ihre Kapazitätsgrenze erreicht hat und dass das Hinzufügen weiterer Arbeitselemente die Geschwindigkeit beeinträchtigen kann.

Zu Systemdenken anregen

Systemdenken ist eine Methode zur Arbeitsanalyse, die sich auf die Teile eines Systems und deren Zusammenspiel konzentriert. Nur zu oft funktionieren Teams gar nicht wie Teams. Sie operieren eher wie funktionale Silos: Eine Person schließt eine Aufgabe ab und wirft sie über eine Wand zu einer anderen Person. Optimiert wird für den eigenen Teil, häufig zulasten des Ganzen.

Die Verwendung eines Online Kanban Boards kann Teams zu Systemdenken animieren, indem es aufzeigt, wie die verschiedenen Teile des Team-„Systems“ zusammenarbeiten.

Kanban zu praktizieren schafft ein Verantwortungsbewusstsein im gesamten Team, nicht nur für die Arbeit, die auf dem Board lebendig wird, sondern auch für die Struktur des Boards selbst. Damit das Board wirklich nützlich ist, müssen die Teammitglieder zusammenarbeiten und es so strukturieren und verwenden, dass es für alle funktioniert.

Das bedeutet, sie müssen als Team:

  • den oder die Prozesse besprechen, denen sie folgen, und jeden Schritt darin definieren
  • darüber sprechen, wie sie das Board nutzen werden, und alle nötigen Prozessrichtlinien festlegen, um zu gewährleisten, dass der Prozess befolgt wird
  • über Kapazität auf greifbarere und konkretere Weise als je zuvor sprechen

Der Zweck all dieser Gespräche ist es, dass Teams effektiver zusammenarbeiten können.

Nach den ersten Meetings, in denen der Teamprozess abgebildet und das Board erstellt wird, beginnen viele Teams, die ein Online Kanban Board verwenden, mit täglichen Standup-Meetings, um sich schnell abzustimmen und Themen zu besprechen, die eventuell nicht auf dem Board behandelt werden können, etwa wie ein Projekt gegenüber einem anderen priorisiert werden kann.

Standup-Meetings sind auch eine Gelegenheit für das Team, zu besprechen, wie die Arbeit im Team über die Ziellinie gebracht werden kann. Bei Kanban ist das Team gemeinsam für die Fertigstellung der Arbeit auf dem Board verantwortlich. Auf diese Weise sind Teams motiviert, zusammenzuarbeiten und Entscheidungen zu treffen, die die Fähigkeit des Teams – nicht nur einzelner Teammitglieder – unterstützen, Nutzen zu schaffen.

Verschwendung reduzieren

Die meisten Teamprozesse enthalten grundsätzlich ein beträchtliches Maß an Verschwendung. Damit ist „Verschwendung“ nach der Lean-Definition gemeint, also jegliche Aktivität, die Kunden keinen Nutzen bringt. Beispiele für Verschwendung innerhalb von Teamprozessen sind:

DefektVerschwendung im Zusammenhang mit der Nichterfüllung von (internen oder externen) Kundenerwartungen; führt häufig zu Nachbesserungen
ÜberbearbeitungVerschwendung durch die Erstellung von mehr Arbeit bzw. höherwertiger/detaillierterer Arbeit als erforderlich; kann auch in Form von doppeltem Aufwand auftreten
WartenVerschwendung im Zusammenhang mit Arbeit in Warteschlangen oder im Wartezustand
Ungenutzte FähigkeitenVerschwendung im Zusammenhang mit der unzureichenden Nutzung der Talente von Teammitgliedern aufgrund von ineffizienten Prozessen
InventarVerschwendung durch überschüssige Produkte oder Services, die nicht vollständig verarbeitet wurden und Kunden keinen Nutzen bringen
BewegungVerschwendung durch unnötige Bewegung von Personen, etwa mehrere Meetings zu ein und demselben Arbeitselement
ÜberproduktionVerschwendung durch unnötige Bewegung von Personen, etwa mehrere Meetings zu ein und demselben Arbeitselement
ÜberproduktionVerschwendung durch Produktion von mehr als dem Notwendigen

Da sie nicht visualisiert werden, bleiben diese Arten von Verschwendung in Teams häufig unentdeckt. Die Visualisierung von Arbeit auf einem Online Kanban Board erleichtert die Identifizierung und Eliminierung von Verschwendung in Teamprozessen.

Eine Kultur der kontinuierlichen Optimierung fördern

Für viele Teams klingt die Idee von kontinuierlicher Optimierung gut, ist aber in der Praxis schwierig oder unmöglich umzusetzen. Das liegt daran, dass ohne Daten, um Benchmarks zu entwickeln, messbare Ziele festzulegen oder Fortschritte zu verfolgen, Verbesserungsmaßnahmen gegenüber dringender oder wichtiger projektorientierter Arbeit optional scheinen.

Mit einem Online Kanban Board kann ein Team seine Leistung verfolgen, messen und Verbesserungsmaßnahmen so visualisieren, dass sie stets im Blickfeld bleiben: direkt auf dem Team-Board.

Ist das Online Kanban Board korrekt konfiguriert (mehr dazu im nächsten Abschnitt), lässt sich damit Folgendes verfolgen und messen:

  • Fluss: Wie gelangen Arbeitselemente von „Zu erledigen“ nach „Erledigt“?
  • Durchsatz: Wie viele Arbeitselemente kann das Team in einem bestimmten Zeitraum durch das Board bewegen?
  • Qualität: Messung von Mängeln oder Problemen im Vergleich zu projektorientierter Arbeit, Messung von Nacharbeit
  • Durchlaufzeiten: Wie lange dauert es, bis ein Arbeitselement „erledigt“ ist, beginnend mit dem Zeitpunkt, an dem es angefordert bzw. priorisiert wird?
  • Zykluszeiten: Wie lange braucht ein Arbeitselement von einem Punkt zum nächsten innerhalb des Prozesses?

Diese Kennzahlen machen Verbesserungsprozesse mess- und umsetzbar und können Teams helfen, künftige Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und potenzielle Probleme vorherzusagen, bevor sie auftreten.

Die Verwendung eines Online Kanban Boards optimiert die Kommunikation, wenn etwa in Bezug auf Kapazität der Satz „Ich versinke ständig in Arbeit“ umgewandelt wird zu: „Ich habe 1,5- bis 2-mal so viele Arbeitselemente auf dem Board wie andere Teammitglieder. Wie können wir die Arbeit gleichmäßiger verteilen?“

Durch die Analyse dieser Board-Kennzahlen können die Teams Wege finden, um:

  • Prozesse zu rationalisieren oder zu ändern
  • Verschwendung im System zu eliminieren
  • Arbeit vorhersagbarer abzuliefern
  • Tempo und Produktivität zu verbessern
  • Arbeitselemente effektiver zu priorisieren
  • Arbeit gleichmäßiger auf Teammitglieder zu verteilen
  • Kapazität besser nachzuvollziehen
  • die tägliche Arbeit kontinuierlich zu optimieren

Ein Online Kanban Board für Analysen und Berichte konfigurieren

Damit ein Online Kanban Board wertvolle und nützliche Kennzahlen liefert, muss es so konfiguriert sein, dass diese Kennzahlen sinnvoll erfasst werden.

Hier sind einige Beispiele für Stellen, an denen Teams zusammenarbeiten sollten, um zu gewährleisten, dass ihre Boards für genaue Analysen und Berichte konfiguriert sind:

Wo beginnt die Arbeit?

Um Kanban Kennzahlen wie Durchlaufzeit und Zykluszeit genau messen zu können, ist es wichtig, eine bestimmte Bahn zu haben, in der Arbeit offiziell beginnt.

Manche Teams verwenden ihr Online Kanban Board sowohl für die langfristige Planung als auch für das Echtzeit-Workflow-Management, was bedeutet, dass Arbeitselemente über längere Zeit im Backlog verbleiben können. In diesem Fall kann sich das Team für eine „Backlog“-Bahn ganz links auf dem Board entscheiden und die Arbeit „beginnen“ lassen, indem sie in eine „Zu erledigen“-Bahn gleich rechts neben dem Backlog verschoben wird.

Andere Teams verwenden vielleicht ein separates Kanban Board für die Planung und Verwaltung des Backlogs und verschieben die Karten erst dann auf ihr Haupt-Board, wenn die Arbeit nach Prioritäten geordnet wurde.

Wo werden fertiggestellte Arbeitselemente abgelegt?

Viele Online Kanban Boards registrieren ein Arbeitselement als abgeschlossen, wenn es in eine bestimmte Bahn verschoben wird – eine „Erledigt“-Bahn oder, in den meisten Fällen, die Bahn ganz rechts auf dem Board.

Es ist wichtig zu wissen, wie Ihr Kanban Tool misst, wenn Arbeit „erledigt-erledigt“ ist, damit Kennzahlen wie Zykluszeit, Durchlaufzeit, Durchsatz und weitere präzise angegeben werden können. Entscheiden Sie gemeinsam im Team, wo abgeschlossene Aufgaben abgelegt werden, damit diese Kennzahlen korrekt und nützlich sind.

Wie werden angestrebte bzw. tatsächliche Fertigstellungstermine verfolgt?

Die meisten Online Kanban Boards erlauben Ihnen, bestimmte Fälligkeitstermine für jede Karte auszuwählen. Manche Tools bieten auch Möglichkeiten, Arbeitselemente zu visualisieren und zu melden, die „veraltet“ sind (über einen bestimmten Zeitraum nicht aktualisiert oder verschoben) oder überfällig sind.

Falls es für Ihr Team wichtig ist, angestrebte und tatsächliche Fertigstellungstermine im Auge zu behalten, stellen Sie sicher, dass das Team die Fälligkeitsfunktionen auf jeder Karte in derselben Weise verwendet, damit diese Kennzahlen genau erfasst werden können.

Online Kanban Boards und Integrationen

Viele Teams zögern hinsichtlich der Einführung eines Online Kanban Boards, weil sie bereits andere Tools zur Verwaltung ihrer Arbeit nutzen. Das Problem liegt darin, dass innerhalb eines Teams oft verschiedene Tools (und Toolkategorien) verwendet werden. Die Konsolidierung von Informationen in einer gemeinsamen Ansicht erfordert in der Regel manuelles Duplizieren von Informationen, was grundsätzlich Verschwendung und fehleranfällig ist.

Doch für Stakeholder oder andere Personen, die einen Überblick über sämtliche laufenden Arbeiten benötigen, kann ein Mangel an Transparenz darüber, wo sich die Arbeit „befindet“, frustrierend und einschränkend sein.

Die Verwendung eines Online Kanban Boards kann helfen, indem sie die Informationen aus unterschiedlichen Tools (ohne zusätzlichen Aufwand) durch Integration zusammenführt. Viele Kanban Tools bieten Zweiwege-Integrationen zu:

  • Tools für Problemverfolgung/Ticket-Tracking
  • Portfoliomanagement-Tools
  • sonstigen Workmanagement-Tools
  • Zeiterfassungstools
  • Code-Repository-Tools
  • Dokumentationstools
  • ERP/MRP-Tools
  • und weitere

Bevor Sie sich für ein Online Kanban Tool entscheiden, sollten Sie prüfen, welche Tools derzeit in Ihrem Team und Ihrem Unternehmen zur Verfolgung und Messung von Arbeit verwendet werden, um zu ermitteln, welche Integrationen für ein vollständiges und akkurates System erforderlich sind.

Kanban Boards online nutzen

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen ein besseres Verständnis dafür vermittelt hat, wie die Verwendung eines Online Kanban Boards Ihrem Team helfen kann, effektiver zusammenzuarbeiten, sich kontinuierlich zu verbessern und alle Informationen zu konsolidieren, die Sie benötigen, um ein vollständiges und genaues Bild der Arbeit Ihres Teams zu erstellen.

Im nächsten Teil dieser Serie stellen wir 10 Beispiele für Kanban Boards vor, um Ihr Team zu inspirieren, sein Board so zu konfigurieren, dass es Ihren einzigartigen Prozess widerspiegelt.