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Was ist eine Ressourcenmanagement-Software?

Moderne Ressourcenmanagement-Software zielt darauf ab, Unternehmen bei der effektiven und effizienten Optimierung von Ressourcen sowie deren Nutzung in ihren Projekten, Programmen und Portfolios zu unterstützen. Anstelle von manuellen Prozessen oder unzusammenhängenden Systemen automatisiert die integrierte Software die Bereitstellung, Verfolgung und Verwaltung von Ressourcen für verschiedene Initiativen unter Berücksichtigung von Bedarf, Kapazität und Abhängigkeiten.

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Hier sind einige Punkte, auf die Sie bei einer modernen Softwarelösung für das Ressourcenmanagement achten sollten.
Hier sind einige Punkte, auf die Sie bei einer modernen Softwarelösung für das Ressourcenmanagement achten sollten.

Zu den Ressourcen zählen Menschen, Fähigkeiten, Technologie und Geld. Sie sind alle eng miteinander verbunden. Je mehr Ressourcen, desto höher ist das Risiko, dass die Dinge aus dem Ruder laufen. Mit dem Druck auf die digitale Transformation sind veraltete Vorgänge zudem unzureichend, um mit so vielen Veränderungen Schritt zu halten. Diese Faktoren machen den Bedarf an Ressourcenmanagement-Software umso wichtiger.

Im „sechsstufigen Umsetzungsplan für effektives Portfoliomanagement“, sagt Gartner: „Um in der sich entwickelnden digitalen Landschaft relevant zu bleiben und Wert zu schaffen, müssen PPM-Führungskräfte das Portfolio-Management weiterentwickeln.“ Demzufolge zählen der Bedarf an Transparenz in Bezug auf Arbeit und Auflagen sowie ein anpassungsfähiges Ressourcenmanagement zu den sechs wichtigsten Best Practices. Software für das Ressourcenmanagement ist ein wertvolles Instrument für mehr Transparenz und Agilität.

Welche Vorteile bietet Ressourcenmanagement-Software für die Kapazitätsplanung?

Eine der Hauptfunktionen der Ressourcenmanagement-Software ist die Kapazitätsplanung. Führungskräfte müssen nicht nur wissen, ob sie über die Ressourcen für die gewünschte Arbeit verfügen, sondern auch, ob die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit bereitstehen.

Solange Sie Ihre Ressourcen nicht aktiv verfolgen und kein modernes Ressourcenmanagement-Tool verwenden, haben Sie keine Möglichkeit zu erkennen, ob die von Ihren Ressourcen bereitgestellten Fähigkeiten und Mittel ausreichen, um den Bedarf zu decken (und dies auch weiterhin tun werden). Laut TechRepublic führt eine schlechte Kapazitätsplanung zu erschöpften Ressourcen, niedriger Arbeitsmoral, außer Kontrolle geratenen Kosten und verfehlten Zielen.

Glücklicherweise kann eine von einer Ressourcenmanagement-Software unterstützte Kapazitätsplanung die folgenden Vorteile bringen:

Höhere Effizienz

Es ist sehr zeitaufwendig, manuell zu verfolgen, woran die Mitarbeiter arbeiten, und ihre Verfügbarkeit mit Projektlebenszyklen zu vergleichen. Die Ressourcenmanagement-Software verfolgt automatisch die individuelle Ressourcenkompetenz und -verfügbarkeit im Vergleich zu den aktuellen, geplanten und vorgeschlagenen Projekten und gibt Aufschluss darüber, wer wann und wie lange verfügbar ist. Die Führungskräfte verbringen weniger Zeit mit dem Sammeln von Daten und der Sicherstellung einer konsequenten Optimierung der Ressourcen.

Gleichmäßige Arbeitsaufteilung

Der Forbes Human Resources Council stellte fest, dass eine der häufigsten Beschwerden im Personalwesen darin besteht, zu viel Arbeit zu haben und nicht genug Zeit, um sie zu erledigen. Schätzungsweise fühlen sich 82 % der Mitarbeiter überlastet, eine Stimmung, die sich direkt auf Leistung und Bindung auswirkt.

Wenn die Mitarbeiter „genau die richtige" Menge an Arbeit haben, können sie ihr Potenzial erreichen, sich respektiert fühlen und ihre Beiträge genießen, anstatt Burnout zu erleben.

Ressourcenmanagement-Software bietet Managern einen sofortigen Überblick darüber, wer was wann tut, damit sie alle Ressourcen optimieren können, ohne jemanden zu überlasten oder zu unterfordern. Wenn die Mitarbeiter „genau die richtige" Menge an Arbeit haben, können sie ihr Potenzial erreichen, sich respektiert fühlen und ihre Beiträge genießen, anstatt Burnout zu erleben.

Höhere Umsetzungssicherheit

Wenn Sie einen besseren Einblick in Ihre Kapazität und Abhängigkeiten haben, können Sie Projekte effektiver verwalten und sich darauf verlassen, dass Sie vor Beginn auf die Bereitstellung vorbereitet sind, und die richtigen Mitarbeiter sowie Kompetenzen an Bord haben. Die Ressourcenmanagement-Software gibt Aufschluss darüber, welche Fähigkeiten am meisten gefragt sind, welche Mitarbeiter Sie mit diesen Fähigkeiten haben (oder nicht haben) und wann sie für welche Projekte zur Verfügung stehen. Das frühzeitige Erkennen von Defiziten und Abhängigkeiten gibt Ihnen Zeit, diese mit den Beteiligten zu besprechen, bevor sie Probleme verursachen. Diese Voraussicht sorgt für ein besseres Gleichgewicht zwischen Kapazität und Nachfrage, so dass Sie angemessen Prioritäten setzen sowie Projekte und Ressourcen je nach Bedarf verlagern können.

Weniger Konflikte

Einer der Gründe für das Scheitern von Projekten ist, dass Ressourcen ohne Rücksicht auf mögliche Konflikte an anderer Stelle zugewiesen werden. Ressourcenmanagement-Software offenbart Risiken sowie Abhängigkeiten und ermöglicht sogar „Was-wäre-wenn“-Szenarien, damit Benutzer Ressourcen intelligent verschieben können, ohne Betriebsabläufe zu unterbrechen, Verzögerungen zu verursachen, Budgets zu überschreiten oder Mitarbeiter zu überlasten.

Mehr Zusammenarbeit

Die agileren Unternehmen von heute setzen auf teamübergreifende Zusammenarbeit. Laut McKinsey ist eines der fünf Markenzeichen eines agilen Unternehmens seine Fähigkeit, die Digitalisierung und Demokratisierung von Informationen zu beschleunigen. „Der zunehmende Umfang, die Transparenz und die Verbreitung von Informationen machen es erforderlich, dass Unternehmen schnell eine multidirektionale Kommunikation betreiben.“

Die in PPM integrierte Ressourcenmanagement-Software stellt sicher, dass Einzelpersonen und Teams in Echtzeit Seite an Seite arbeiten können, auch wenn sie sich nicht am selben Ort befinden, Informationen austauschen, die Arbeitsverteilung der anderen sehen, Besprechungen planen und den Projektfortschritt verfolgen.

Funktionen einer Ressourcenmanagement-Software

Nicht jede Ressourcenmanagement-Software ist gleich; die folgenden Funktionen sind jedoch ein guter Ausgangspunkt und die Grundlage für eine moderne Lösung für das Ressourcenmanagement.

Verwaltung von Fähigkeiten und Verfügbarkeit

Die Software muss Echtzeitdaten über die verschiedenen nachgefragten Qualifikationen und die Verfügbarkeit dieser Qualifikationen liefern, um eine genauere Ressourcenzuweisung zu ermöglichen. Die Führungskräfte müssen leicht erkennen können, wo Qualifikationsdefizite bestehen, wer wann mit welchen Qualifikationen zur Verfügung steht, wo Personen derzeit zugewiesen sind und ob es strategisch sinnvoll ist, diese aufgrund veränderter Prioritäten zu verlagern.

Kapazitätsprognosen

Eines der Ziele des Ressourcenmanagements ist es, den Führungskräften die Möglichkeit zu geben, mit der vollen Gewissheit zu planen, dass die zu diesem Zeitpunkt benötigten Ressourcen zur Verfügung stehen werden. Ressourcenmanagement-Software bietet diese Transparenz, indem sie die aktuelle Kapazität, den anstehenden Bedarf und potenzielle Konflikte für dieselben Ressourcen aufzeigt – und das alles im Hinblick auf strategische Prioritäten. Kapazitätsprognosen ermöglichen es den Verantwortlichen, die Ressourcen gleichmäßig über das gesamte Portfolio zu verteilen.

Automatisierung von Anfragen

Einmalige/Ad-hoc-Anfragen, „Lieblingsprojekte“ und nicht standardisierte Prozesse führen dazu, dass Projekte nur unzureichend auf die Unternehmensstrategien abgestimmt sind. Die Software muss Ressourcenanforderungen für die richtige Priorisierung automatisieren und die richtigen Erwartungen an die Stakeholder festlegen. Ein standardisierter, automatisierter Arbeitsablauf zur Anfrage von Ressourcen ermöglicht eine bessere Steuerung und Rechtfertigung der Ressourcenzuweisung.

Verwaltung von Arbeitszeiterfassungsbögen

Das Ausfüllen von Arbeitszeiterfassungsbögen oder das Auffordern von Projektmanagern zur Verfolgung von Arbeitszeiterfassungsbögen ist eine konstante Belastung und Zeitverschwendung, wenn es stattdessen einfacher oder automatisiert werden kann. Ressourcenmanagement-Software sollte eine Möglichkeit zur Verwaltung von Arbeitszeiterfassungsbögen enthalten, mit der jeder Mitarbeiter seine Zeiten schnell und präzise erfassen kann. Wenn es um Planung geht, haben Führungskräfte durchschnittliche Aufgabengrundlagen, damit sie Projektzeiten und -ergebnisse genauer prognostizieren können. Außerdem entsteht so ein klareres Bild von Abrechnung und Rückbuchungen, Ressourcenraten und wo Zeit verbracht wird, um ein angemessenes Gleichgewicht zwischen Arbeitstypen zu gewährleisten.

Tipps für die Auswahl der besten Ressourcenmanagement-Software

Moderne Ressourcenmanagement-Software ist ein leistungsfähiges Werkzeug, das Transparenz, Organisation, Standardisierung und Abstimmung für Unternehmen bietet, die ihre Ressourcen besser mit dem Bedarf abgleichen wollen. Die Software löst echte Herausforderungen, mit denen häufig Unternehmen konfrontiert sind, die schneller und agiler auf sich ändernde Kunden- und Marktanforderungen reagieren möchten.

Der Bedarf an Echtzeitdaten

Ohne Echtzeitdaten ist es leicht, zu allem „Ja“ zu sagen, ohne die Auswirkungen der eigenen Entscheidungen auf die Kapazität zu kennen. Die beste Ressourcenmanagement-Software sorgt dafür, dass Echtzeitdaten in verschiedenen Metriken in anpassbaren Dashboards an erster Stelle stehen, damit die Benutzer sehen können, was sie brauchen, um fundiertere Entscheidungen mit mehr Gewissheit zu treffen.

Unterschiedliche Arbeitsweisen

Die Tage sind vorbei, in denen jedes Team im gesamten Unternehmen einfach dieselbe Methodik für die Ausführung und Bereitstellung von Aufgaben nutzte – insbesondere in großen Unternehmen. Die Gewährung größerer Autonomie ist zwar ein agiler Grundpfeiler, aber es kann eine Herausforderung sein, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten.

In vielen Fällen erfordern die zu erbringenden Leistungen und erwarteten Ergebnisse, dass die Arbeit mit unterschiedlichen Ansätzen durchgeführt wird. Unternehmen, die eine Ressourcenmanagement-Software zusammen mit dem Projektmanagement einsetzen, ermöglichen es den Führungskräften, trotz unterschiedlicher Arbeitsmethoden in den einzelnen Teams einen klaren Überblick über Ressourcen, Kapazitäten und Bedarf zu behalten .

Starre Strukturen

Silos sind ein Killer für die Zusammenarbeit. Dennoch arbeiten viele Unternehmen immer noch in starren Strukturen, die oft zu einer schlechten Ressourcenzuweisung und -verwaltung führen. Harvard Business Review sagt: „Die vielversprechendsten Innovationen und Geschäftsmöglichkeiten erfordern heute die Zusammenarbeit zwischen Funktionen, Büros und Organisationen. Um sie zu verwirklichen, müssen Unternehmen Silos aufbrechen und Menschen dazu bringen, über Grenzen hinweg zusammenzuarbeiten.“

Ressourcenmanagement-Software kann ein Instrument sein, um von rein vertikalen Beziehungen zu horizontaler Teamarbeit überzugehen. Sie gibt den Teams im gesamten Unternehmen einen besseren Überblick darüber, welche Ressourcen was tun und welche Arbeit geleistet wird, so dass sie Prioritäten setzen, planen und die Unternehmensziele im Auge behalten können.

Mangelnde Sichtbarkeit

Ressourcen sind nicht unendlich. Die meisten Unternehmen müssen lernen, gemeinsame und begrenzte Ressourcen zu nutzen. Ohne Echtzeittransparenz in Bezug auf Bedarf und Kapazität, erforderliche und verfügbare Fähigkeiten, Zeitpläne und Fristen, Arbeit, Budgets sowie Ausrichtung auf Strategien ist dies eine unmögliche Aufgabe. Unzureichende Transparenz führt zu schlecht verwalteten Ressourcen und verpassten Chancen.

Die schiere Komplexität des Ganzen erfordert eine ausgefeilte Technologie für das Ressourcenmanagement. Die Ressourcenmanagement-Software bietet die notwendige Transparenz, damit Unternehmen die Ressourcen im gesamten Portfolio optimieren und richtig priorisieren können, um den Wert zu maximieren. Und das Ergebnis? Ausbalancierte Ressourcen, die strategisch über strategische Initiativen und Geschäftsabläufe verteilt sind.

Unterstützung für Führungskräfte

Die Akzeptanz der Führungskräfte zu erlangen, ist bei jeder neuen Initiative ein entscheidender Schritt. Sie müssen verstehen, welche Auswirkungen eine mangelnde Ressourcenplanung auf das Unternehmen hat – die Auswirkungen, die die Probleme auf Ressourcen und das Unternehmen haben, wie z. B. verpasste Fristen und Unfähigkeit zur Umsetzung der Strategie. Eine gute Möglichkeit, Ressourcenmanagement-Software zu positionieren, besteht darin, zu bestimmen, welche Fragen ein Ressourcenmanagement-Tool beantworten kann, um Führungskräfte dabei zu unterstützen, Daten effektiv sowie effizient zu analysieren und zu verfolgen, um bessere Entscheidungen zu treffen.

  • Wie viele Projekte verzögern sich, schlagen fehl, überschreiten das Budget und verbrauchen zu viele Ressourcen, die anderswo benötigt werden, nur weil es kein System gibt, um Kapazität und Nachfrage abzubilden?
  • Wie gut sind unsere Teams ausgelastet?
  • Welche Auswirkungen hat eine Störung?
  • Wie viele Mitarbeiter berichten, dass sie sich überlastet fühlen?
  • Gehen die Teams bei der Planung zu hohe Verpflichtungen ein?
  • Woher weiß das Unternehmen, ob verfügbare Ressourcen an Projekten mit höchster Priorität arbeiten?
  • Wie viel Zeit wird für die Aufrechterhaltung des Unternehmens und wie viel für das Wachstum des Unternehmens aufgewendet?

Dies sind nur einige wenige Fragen, die Ressourcenmanagement-Software beantworten kann, und sie tragen wesentlich dazu bei, die Investition und einen Kulturwandel zu rechtfertigen.

Sobald die Führungskräfte an Bord sind, wählen Sieeine umfassende Projektportfolio- und Ressourcenmanagementlösung aus. Die integrierten Hilfsmittel bieten einen uneingeschränkten Einblick sowohl in die Ressourcen als auch in die Arbeit, so dass die Führungskräfte einen Gesamtüberblick und eine einzige Informationsquelle haben.

Denken Sie daran, dass die Einführung jeder Lösung Zeit braucht, um vollständig angenommen und optimiert zu werden. Viele Unternehmen entscheiden sich für einen schrittweisen Ansatz, bei dem sie die Lösung langsam einführen, um auf diese Weise Produktverantwortliche zu gewinnen, die andere ermutigen und schulen können.

Die Belohnung für Ihre Bemühungen ist nicht nur eine höhere Effizienz, Produktivität und Abstimmung, sondern auch ein Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen, sowohl bei der Bindung von Talenten als auch bei der konsequenten Ausführung von höherwertiger Arbeit.