Porteføljeprogramledelse (APM) har utviklet seg til en kritisk disiplin. Med bedrifter som i økende grad avhenger av teknologi for å skape nye produkter og tjenester, er det en nødvendighet å ha riktig blanding av applikasjoner for å støtte forretningsmessige mål.

Som forvaltere av programstyring kan bedriftsarkitekter være katalysatorer av digitale transformasjonsprogrammer som driver inntekter og vekst. Dette krever at man opptrer som en moderne Sokrates, og stiller de rette spørsmålene til en stadig voksende, tverrfaglig liste over roller i en organisasjon for å oversette faktiske behov til faktiske handlingsplaner og utfall.

For å være vellykket, her er de 10 beste praksis applikasjonsporteføljestyringer man kan følge.

Programporteføljeledelse fremstår som en disiplin

Applikasjonsporteføljeadministrasjon ble utviklet sent på 1990 tallet når organisasjoner begynte å lage lister på programmer, primært som et svar til Y2K problemet. Over tid har selskapene lagt til kostnadsdata, kategorisering og forretningsprosessinformasjon til varene, noe som gir nytt innblikk i hvordan applikasjoner støtter virksomheten.

Etter hvert som bruken av teknologi i virksomheten økte, ble applikasjonens "inventar" -prosess fremstilt som en mer fokusert disiplin, med dedikerte mennesker og verktøy for å håndtere det. Programmer var nå nøkkelressurser for implementeringsstrategi, og å representerte et betydelig kostnads- og potensielt risikoområde.

I tillegg ble applikasjoner mer sammenkoblet, noe som tilsier mer kompleksitet. Dette førte til krav om økt synlighet og analyse utover det som kunne gis i regneark. For å reagere på disse trendene, begynte den spesialbygde programvaren for applikasjonsporteføljeadministrasjon å dukke opp noen år etter Y2K og har fortsatt å modnes.

Applikasjonsporteføljeledelse ble distribuert for å hjelpe:

  • Identifiser og fjern overflødige og ubrukte applikasjoner
  • Konsolider lignende applikasjoner i en enkel ny applikasjon
  • Pensjoner eldre applikasjoner som er dyrere å vedlikeholde
  • Bestem hvilke data som strømmer gjennom hvilke programmer for å optimalisere sikkerhetskontrollene

Pådrivere for applikasjonsporteføljeadministrasjon

Tidlige pådrivere for applikasjonsporteføljeadministrasjon var å redusere kostnader og risiko. Å begrense kostnader og risiko er fortsatt viktig, men dagens organisasjoner bruker også APM (programstyring) til å drive fram vekst og inntekter.

Med et økt antall fusjoner og oppkjøp, samt press for å skape nye, sammenkoblede produkter og tjenester, vurderer selskapene stadig sine egne forretningsmuligheter og streber derfor etter å legge inn ny teknologi i alt. For å støtte disse tiltakene, må IT-ledere og spesifikt bedriftsarkitekter identifisere og fylle kapasitetsgap, noe som krever bedre beslutninger om applikasjons- og teknologiporteføljer.

Denne jobben er mer utfordrende enn noensinne, tatt i betraktning tilstanden av applikasjoner i dag. Programmer blir enklere, men flere, med leverandører som bruker skytjenester for å lage og slippe ut noe nytt som er raskere enn noensinne. Bedrifter må vurdere disse teknologiene raskt for å kunne reagere på kundenes krav, ellers risikerer man å falle bak i konkurransen.

I tillegg flytter bedrifter flere og flere applikasjoner ut til sky-tjenester. I stedet for å kjøre programmer, kan de bruke mer tid og penger til å levere kontinuerlig på innovasjon og endring. Samtidig kjører bedrifter fortsatt mange eldre systemer sammen på cloud tjenester, og integrasjonen mellom applikasjoner i disse hybrid-IT-infrastrukturene er komplekse og kritisk viktige for å forstå.

Applikasjonsporteføljeadministrasjon med beste praksis

I dag er applikasjonsporteføljeledelse viktigere men samtidig mer kompleks enn noensinne. Bedrifter er under press for å drive fram vekst og inntekter med digitale transformasjonsinitiativer som krever en optimalisert applikasjonsportefølje.

Virksomhetsarkitekter må i økende grad arbeide med tverrfaglige team bestående av ledere, forretningsområdeledere, planleggere og de som er involvert i drift. Bare ved å samarbeide med disse ulike rollene over en organisasjon kan man forstå kapasitetsgapene og kravene, og deretter levere de riktige produkter.

Her er de ti beste praksisene for suksess med programstyring, som Planview har skaffet seg fra å jobbe med sine kunder de siste 15 årene.

1. Bli kjent med dine interne kunder

Den øverste nøkkelen til suksess med applikasjonsporteføljestyring er å utvikle relasjoner med dine kolleger som tar beslutninger som involverer applikasjoner og teknologi. Dette er dine viktigste kunder. De jobber med de viktigste initiativene i ulike digitale transformasjonsroller. For å starte, sett deg som mål:

  • Alle ledere sponser store endringsprogrammer eller tiltak, spesielt de som leverer opp mot bedriftsstrategi
  • Roller involvert i teknologiplanslegging som porteføljeansvarlige, programansvarlige, ressursledere, og økonomi
  • Prosjektledelseskontor, prosjektledere, solutionsarkitekter, og andre som er involvert i drift av prosjekter og tiltak
  • Applikasjonsarkitekter, særlig etterson applikasjoner og deres konfigurasjoner blir kontinuerlig flyttet gjennom en DevOps-forvaltning

Disse personene kan få mest mulig verdi fra programstyring, men bare hvis du kan hjelpe dem med å ta bedre beslutninger. Du kan bare få det du trenger ved å snakke med dem. Bli vant til det, siden du vil bruke mye tid med dem. Hvis det ikke allerede er noe galt.

2. Oppdag hvilke spørsmål kundene ber

Dine svar på kundens viktige spørsmål vil hjelpe dem med å utføre sine transformasjonsprosjekter raskere og med mindre risiko. Finn ut:

  • Hva deres spørsmål er
  • Omfanget av spørsmålene
  • Hvilken form svar bør ta
  • Hvor ofte skal man formidle statusoppdateringer
  • Hva er prioriteten

Du må kanskje oversette hvert spørsmål ved å abstrahere det videre eller gjøre det mer konkret. Ofte må du grave etter spørsmålet bak spørsmålene. For eksempel: En beslutningstaker kan si, "Hvorfor er vår merkevarevariasjoner så varierte på nettstedet vårt, på mobilappen og i butikk kioskene?" Hva han eller hun virkelig kan spørre om er, "Hvordan kan vi oppnå en enkeltvisning for kunden over alle berøringspunkter?"

Utover å forstå disse spørsmålene må du avgjøre hvilke beslutninger kundene dine vil få med svarene. Denne informasjonen er nødvendig for å sikre at du leverer utdata som gir mulighet for strømlinjeformede beslutningsprosesser.

I grafikken nedenfor kan du se at forskjellige roller vil gjøre forskjellige beslutninger basert på det samme spørsmålet. Du må endre omfanget og detaljnivået til svarene dine tilsvarende.

3. Opprett og del en liste med resultatmålsettinger

Når du spør om hvilke avgjørelser beslutningstakere ønsker, vil du ofte få dette svaret:

"Jeg kan ikke beskrive hva jeg trenger, men jeg vil vite hva det er når jeg ser den."

Så la dem se det! For å svare på dine kunders spørsmål, dokumenter settet med utganger du har foreslått:

  • Lag utganger fra programvaren for programportefølje, for eksempel grafikk, tegninger, visualiseringer, rapporter og instrumentbord.
  • Spar tid ved å velge godt utprøvde utdata som er klare til bruk og som kan produseres raskt.
Enterprise nodevisualiseringer
Boblediagram
  • Lag visuelle øvingsmodeller som viser hvordan det ferdige resultatet vil se ut. Dette vil gjøre det lettere å få innkjøp. Topptips: Når en øvingsmodell inneholder gjenkjennelige elementer etter navn, er det lettere for den interne kunden å se verdien. For eksempel, hvis visualiseringen viser virksomhetsenheter, skal du bruke firmaets faktiske forretningsenhetsnavn.

Utganger satt som mål blir milepæler som skal leveres. Avhengig av størrelsen på organisasjonen og graden av transformasjon som forekommer, kan den totale planlagt ytelse ta alt fra seks måneder til noen få år å levere. Suksessfulle APM-programmer omprioriterer denne listen regelmessig og leverer et lite sett med de høyeste prioriterte utgangene i vanlige, korte, 30-60 dagers intervaller.

4. Opprette en målliste for data

De mest effektive APM (programstyring)-programmene leverer verdi med det minste datasettet. Dine interne klienter bestemmer hva verdien er ved å fortelle deg hvilke spørsmål som må besvares og hva slags utganger som kommer til å besvare disse spørsmålene.

Hvilke data skal administreres i en programstyringsløsning? Det eneste som er viktig for å generere planlagt ytelse (se nr.3 ovenfor).

Det er derfor kritisk å opprettholde en liste over dataelementene som kreves for valgte utganger. Dette vil hjelpe deg å begrense omfanget av arbeid knyttet til å opprettholde APM-løsningen. Unngå dette trinnet til egen risiko.

Det tar ressurser og dedikasjon til å identifisere datakilder, rense dataene, og holde den oppdatert. Ikke bruk disse ressursene for å fange opp og administrere data som kan være verdifulle. Du vil bare samle det som er nødvendig for kjente utganger som du kjenner til og vil vil bli verdifulle. Hvordan vet du? Se anbefalte fremgangsmåter én, to tre!

5. Vurder hvem som eier data

Dataeierskap er viktig for et vellykket programstyringprogram. Hvis brukerne ikke stoler på data, vil de slutte å bruke den til beslutningsprosesser.

En dataeier har ansvaret for å administrere dataunderavdelingen fra listen på målsettinger. Dataeieren identifiserer kilden, innsamlingsmetoden og prosessene som skal følges, og sikrer at de innsamlede dataene følger de tre Cs:

  • Completeness: Har vi omfanget av data som trengs for å svare på spørsmålet uten å mangle viktige aspekter?
  • Correctness: Er dataene korrekte og nøyaktige?
  • Consistency: Er dataene konsistente med seg selv? For eksempel, bruker alle dataelementene som beskriver kapasitet de samme enhetene? Hvis flere felt på flere objekter refererer til det samme konseptet, er konseptet stavet likt? Er det flere komponenter som representerer samme enhet?

Dataeieren er ikke nødvendigvis ansvarlig for å gjøre disse oppgavene selv, men oftere enn ikke er det samme person.

Det er tre primære metoder for å samle inn nødvendige data for programstyring:

  • Automatisk innsamling gjennom integrering med egen datakilde
  • Manuell samling ved hjelp av programstyringprogramvarens datainngangsmuligheter
  • Manuell innsamling gjennom modellering

6. Definer dine vilkår

For å få de nødvendige dataene, må du forklare akkurat det du ønsker. Imidlertid setter folk seg noen ganger fast på å lage definisjoner. Virksomhetsarkitekter har for eksempel kranglet om den nøyaktige definisjonen av et "program" i årevis, men forståelsen av definisjonen er viktigere enn selve definisjonen.

For eksempel, hvis du trenger å be folk om å gi deg alle "applikasjonene" de bruker, vær veldig spesifikk om hva du mener med applikasjon. Gi eksempler på hva som er og hva som ikke er en applikasjon i ditt miljø.

Uansett din definisjon, ikke søk etter en konsensusavtale på definisjonen av et bestemt begrep. Du skal ikke lage en ordbok! I stedet søker du å få full forståelse av hva du mener med det begrepet.

7. Last inn data i bestemte faser

Programstyringfeil oppstår ofte på grunn av datastyring. To vanlige problemer er:

  • Last inn data inntil noe nyttig kommer ut av det: De fleste applikasjonsporteføljeadministrasjonsverktøy har innebygde datamodeller. Noen er veldig robuste, og inneholder objekter som representerer nesten all slags teknologi og forretningskonsept. For å oppnå verdi raskt, forsøker noen organisasjoner å laste inn alle dataelementer de kan finne. Denne tilnærmingen mangler en plan (og eierskap). APM beste praksis to, tre og fire adresser dette problemet.
  • Å behandle alle dataopplastinger likt: Det er en forskjell mellom den første (fra tom) dataopplasting i programstyringsledelsen (APM) og den pågående informasjonsstyringen. Den første involverer mer masseopplasting av lett tilgjengelig informasjon og bruker vanligvis en konsentrert innsats over en kort tidsperiode. Sistnevnte er en stabil prosessdrevet aktivitet. Dette problemet løses ved å identifisere forskjellige faser av datahåndtering. De beste resultatene oppstår når folk bruker følgende faser:
    • Innledende fase for dataopplasting: Engangsopplasting av lett tilgjengelige data
    • Forbigående fase: Engangs-fase for rensing av data og trening av “steady-state” dataleverandører, og konfigurering av automatisert datakilde integreringer
    • Steady State fase: Løpende vedlikehold av data

8. Gjennomfør "Pilot" opplæring for dataleverandører

En annen utfordring i programstyring er at du vil kreve en innsats fra folk utenfor ditt eget team for å levere data og for å opprettholde det med jevne mellomrom. Selv om de fleste APM-programvare inneholder innebygde arbeidsflytsystemer som hjelper deg med å administrere dataleverandørene, er det viktig å trene dette teamet. Siden dette ikke er deres "daglige" jobb, må du gjøre det så enkelt som mulig for dem. Beste praksis for dette inkluderer:

  1. Trene et lite, vennlig sett av "pilot" data og la dem fungere gjennom prosessen mens du observere;
  2. Å innlemme tilbakemeldingene deres og erfaringene i opplæringsplanen; og
  3. Tren resterende dataleverandører.

9. Utvikle en kommunikasjonsplan

Organisasjoner med utmerket kommunikasjon har de beste programstyringsprogrammene:

  • De utvikler en kommunikasjonsplan for alle aktører, inkludert:
    • Beslutningstakere: Interne kunder
    • Dataeiere og dataleverandører
  • Kommunikasjonsplan leveranser inkluderer hovedbudskapet for alle faser av prosjektet

10. Kringkast din suksess

Hvis du følger disse beste praksisrutinene, vil du levere et program som om det var en rekke små suksesser. Alle aktører bør vite om dette. Gjør en kunngjøring for hver enkelt en, slik at alle involverte vet:

  • Hva slags spørsmål ble besvart og med hva slags utfall
  • For hvilke beslutningstakere
  • Hva slags beslutninger hjalp det dem å gjøre
  • Hvilke data var nødvendig for å muliggjøre at produksjonen

Maler på applikasjonsporteføljeledelse beste praksis

Siden IT og virksomheten blir mer sammenflettet for å oppnå inntektsmål, har bedriftsarkitekter muligheten til å være sentrale tilretteleggere for digitale transformasjonsprogrammer. Disse beste praksismalene gir en utprøvd portefølje for applikasjonsledelse som man kan følge.

Begynn først med å forstå hva du vil få ut av ditt applikasjons porteføljestyringsprogram. Dataene er viktig, men det kommer fra folk som ikke jobber for deg. Gjør det lettere for dem å hjelpe deg ved å svare på spørsmålene deres og hjelpe dem å utføre på sitt eget initiativ. Har en tidsrammer på 30- til 60 dager i sikte for å levere verdier. Deretter kommuniserer du kontinuerlig mens du jobber med kollegene dine for å levere produkter og tjenester som oppfyller strategiske forretningsmål.

Om Planview løsninger for kapasitet og teknologiledelse

Planview-løsningen for kapasitets- og teknologiledelse gjør det mulig for bedriftsorganisasjoner å fremme forretningsmuligheter ved å koble teknologi med forretningsmessige resultater. Ved å engasjere tverrfunksjonelt med aktører, kan virksomhetsarkitekter skape forretningsarkitekturplaner og veikart som du kan oppnå strategiske mål med.

Applikasjonsporteføljeledelse er en del av Planviews løsning på kapasitets og teknologiledelse, først utgitt i 2003 som et sentralt element i den eldgamle Troux-produktlinjen. Programstyring (APM) beste praksis støttes gjennom 15 år i samarbeid med over 300 distribuerte kunder. Planview-løsningen for kapasitets- og teknologiledelse hjelper deg med å forstå avhengighetene mellom organisasjonens program- og applikasjonsporteføljer, den underliggende teknologistakken og forretningsmuligheter, prosjekter og produkter.

Flere ressurser