Planview aide La Mutuelle Générale à maîtriser son programme de transformation d’entreprise

DÉFI

Dans ce secteur fortement concurrentiel qu’est l’assurance santé, La Mutuelle Générale (LMG) fait face à un nouveau défi : la transformation de son activité business et le lancement de nouvelles offres de services. Mais à l’aune de la crise sanitaire, et pour être en mesure de mener à bien ces programmes de transformation, LMG a dû trouver les moyens de remanier et prioriser objectivement son plan programme.

SOLUTION

Utilisé depuis 2012 et remis en concurrence en 2017 face à plusieurs concurrents directs, Planview a de nouveau été préféré aux autres solutions, se démarquant tant par son interface utilisateur que par sa profondeur. LMG s’appuie sur Planview Portfolios pour la gestion des activités, la gestion des ressources et la planification de la capacité, avec un double objectif : permettre aux équipes projet de délivrer leurs sujets en temps et en heure, et garantir le respect des budgets annuels.

« Le sponsorship de notre direction générale a été essentiel dans le lancement de ce projet. La valeur des analyses que procure Planview est constatée et appréciée par le Comité Exécutif de La Mutuelle Générale, qui suit très attentivement les résultats obtenus »

– Laurent Thomas, Consultant Planification

À propos de La Mutuelle Générale

Troisième mutuelle de France et experte des métiers de l’assurance santé et de la prévoyance depuis 75 ans, La Mutuelle Générale assure 1,5 million de personnes et réalise un chiffre d’affaires de 1,2 milliard d’euros. Ses offres s’adressent aux entreprises de toutes tailles comme aux particuliers. En 2020, La Mutuelle Générale diversifie ses activités en lançant une nouvelle offre de services destinés à faciliter le quotidien de ses clients tout en contribuant à leur mieux-être. Acteur de l’économie sociale et solidaire, La Mutuelle Générale mène toutes ses actions au bénéfice de ses adhérents, en mobilisant ses 1 915 collaborateurs et ses 1 500 élus bénévoles.

Le défi : gérer la priorisation d’une multitude de projets en fonction des ressources et de leur capacité

LMG a dû affronter un vrai défi structurel lié au pilotage de son plan programme correspondant à des programmes de transformation business, mais aussi à un grand nombre de projets liés aux transformations de processus métiers et chantiers IT. Grâce à Planview, LMG a pu mener ces différents chantiers en parallèle, en réussissant à orienter les allocations budgétaires en cohérence avec la gestion des ressources humaines internes et externes et leur capacité à faire, le tout à travers une planification et un suivi des temps rigoureux facilités par la solution.

Les décisions prises sont objectivées sur des données fiables, ce qui n’était pas le cas auparavant. De plus, l’utilisation des données à disposition était limitée à une équipe restreinte, alors qu’aujourd’hui, tous les utilisateurs ont accès sans restriction à l’ensemble des fonctionnalités de reporting.

La solution : un outil centralisé reliant stratégie et réalisation

La crise actuelle du Covid a poussé la direction de LMG à remettre en question un grand nombre de projets afin de mieux les prioriser. L’équipe projet a trouvé dans Planview un outil souple et malléable qui a permis de répondre aux questions posées par les dirigeants de LMG et de leur fournir les informations, les supports et les outils nécessaires à la prise de décision, surtout dans des situations exceptionnelles comme celle que nous venons de connaître.

La solution Planview implémentée a été adaptée à la méthodologie projet interne, avec des modèles de projets, l’intégration de données de systèmes extérieurs et des cycles de vie projets calqués sur cette méthodologie, en tenant compte de la gouvernance et des contrôles budgétaires. L’objectif : cadrer le pilotage des projets, et assurer le partage de vocabulaire, de méthodes et de processus.

À l’aide de Planview, chaque manager peut gérer la capacité de toutes ses ressources dans Planview et suivre la bande passante de ses équipes ainsi que leurs activités, qu’il s’agisse de leurs contributions aux projets ou de leurs activités récurrentes en mode Run. Enfin, l’outil intégré complet de suivi des temps permet de toujours avoir l’œil sur le consommé et la planification des équipes.

« Nous avons aujourd’hui un outil qui est une base de connaissances centrale de pilotage de nos projets et de nos activités récurrentes, à la fois ouvert, partagé, et qui permet de capitaliser et prioriser nos futurs sujets en respectant les objectifs de notre direction générale », ajoute Laurent Thomas.

Le résultat : une mine d’informations pour toutes les parties prenantes

Planview étant utilisé chez LMG depuis de nombreuses années, l’équipe Pilotage du Plan Programme a pu capitaliser sur le retour d’expérience de la DSI pour adapter les cas d’usage et préparer un premier élargissement : d’abord à la Direction Projets elle-même puis aux contributeurs métiers majeurs. Cette expérience couronnée de succès mène à envisager en 2021 un déploiement de la solution Planview à d’autres équipes projets issues des direction métiers, toujours afin d’objectiver leurs contributions et besoins correspondants, et leur permettre de prioriser leurs interventions.

LMG a gagné en maturité sur l’utilisation de Planview, ce qui a permis une adoption utilisateur assez rapide et étendue, tout en dotant la direction d’une vision budgétaire globale des projets. Chaque responsable d’entité IT ou métier suit directement ses projets, confirme ou non la capacité de réalisation et est à même de mesurer au jour le jour la capacité de ses équipes à absorber de nouvelles réalisations. Grâce aux données remontées de Planview, et notamment à l’analyse des simulations des changements à mettre en œuvre et de l’impact sur la bande passante des équipes pour les mois à venir, la prise de décision et la priorisation sont aujourd’hui plus faciles à gérer, donnant lieu à un véritable ordonnancement du Plan Programme.

La suite : un déploiement à plus grande échelle

La Direction des Projets et de la Transformation a maintenant pour mission de déployer la solution Planview dans l’ensemble des divisions métiers contributrices, en corrélation avec leurs besoins et les impératifs de pilotage du plan-programme annuel de LMG, afin d’assurer l’alignement de tous les collaborateurs sur la vision stratégique de l’entreprise.

Pour en savoir plus sur les solutions Planview, rendez-vous sur Planview.com/fr