Aubert & Duval: Improving the Management of Product Development Cycles Starting with a Hands-on PMO

Aubert & Duval är legeringsdivisionen inom den världsledande gruv- och metallurgikoncernen Eramet. Företaget är specialiserat på design, utveckling och bearbetning av superlegeringar och högpresterande metallösningar.

Aubert & Duval levererar kritiska delar till kunder inom högteknologiska branscher som flyg, rymd och försvar, där leverans i rätt tid är avgörande för framgång. För att säkerställa att de kommer att uppfylla sina åtaganden gentemot sina kunder ville företaget:

• Ha bättre kontroll över kapaciteten i sina operativa team och produktdesignteam för att bättre kunna fördela resurserna till projekten
• Utnyttja milstolpar för att förbättra den operativa uppföljningen av produktutvecklingsprojekt
• Centralisera projektportföljhanteringen genom att skapa ett projektledningskontor (PMO), som skulle ansvara för konfigurationen av Planview och genomförandet och införandet av verktyget.

Centralisera all projektdata: Efterfrågan, resursbehov och tillgänglighet

Utan en databas för att centralisera alla företagets produktutvecklingsprojekt spårade varje team sina egna projekt individuellt med hjälp av Excel, med begränsad insyn i projektpipelinen.

Aubert & Duval behövde också ett system för att samla in och konsolidera projektefterfrågan för att kunna förutse resursbehov och justeringar av pågående och kommande projekt.

Förbättra insynen i resursutnyttjandet

Produktutvecklingsprojekt är bara hälften av designteamens roll.

Den andra hälften ägnas åt interna projekt (industriella, organisatoriska) och återkommande aktiviteter, som produktionsstöd, ständiga förbättringar eller teamledning. Därför var det viktigt att identifiera och prognostisera resursbehovet för varje typ av aktivitet.

Aubert & Duval behövde också samla in den tid som varje person lade ner på dessa olika typer av projekt för att kunna förbättra och förfina sina prognosmodeller.

Stärka ett integrerat projektledningskontor (PMO)

Aubert & Duvals skapade PMO är en del av avdelningen för industriell utveckling. Den skapades som en tvärfunktionell organisation för att överbrygga klyftorna mellan de olika produktdesignteamen och andra ledningsgrupper (säljledning, fabriksledning). PMO hanterar implementeringen och genomförandet av Planview, stödjer kontinuerliga förbättringar och ansvarar för att uppgifterna är "färska" och därmed för kvaliteten på rapporteringen och beslutsfattandet.

Ett annat viktigt krav för företaget var att möjliggöra samarbete mellan flera anläggningar, eftersom designteamen och deras interna kunder (cirka 200 personer) är spridda över flera produktionsanläggningar, varav 4 i Frankrike och 1 i Indien.

Kritiska funktioner för programvara

• Resurshantering: Identifiering av varje resurs med namn, roll, ankomst- och avresedatum, förändringar i tillgänglighet, typ (intern/extern) och status (aktiv, ledig, planerad).
• Rapportering för flera projekt (övervakning av milstolpar, kapacitetshantering per team och per roll): genom att identifiera viktiga milstolpar i varje utvecklingsprojekt blev det möjligt att skapa resultatindikatorer för milstolpar samt en gemensam, konsoliderad tidsplan för fasstart.
• Tidsuppföljning: Planview-baserad tidsuppföljning och analys har förbättrat mätningen av resursbehovet för olika aktiviteter, vilket gör det möjligt att justera uppskattningarna i projektmodeller och finjustera processen för projektledare och produktdesigners.

Tekniska val

Aubert & Duval valde den molnbaserade versionen av Planview efter att ha försäkrat sig om att den nödvändiga nivån av informationssäkerhet garanterades.

Tjänster

Efter en preliminär integrationsfas som utfördes av Planviews team anlitade Aubert & Duval ASI (en av Planviews certifierade affärspartner) för att

• Ge support innan en standardfunktion tas i bruk eller innan en specifik skärm utvecklas.
• Utföra tredjepartsunderhåll av applikationer genom ett årligt avtal som tecknas med Aubert & Duvals CIO. Detta inkluderar verktygssupport, buggfixning och mindre utvecklingar.
• Stödja PMO-chefens uppdrag (processtöd, vägledning, kvalitetskontroll av data etc.).

Ökad förutsägbarhet för kapacitetsbehov

Planviews implementering, i början av 2018, förbättrade omedelbart synligheten av resurstillgänglighet per team och per aktivitet. En stor del av äran tillskrivs ett bibliotek med förinställda projektmodeller som används för att standardisera livscyklerna för produktutveckling.

Redan från början av ett projekt används en modell baserad på liknande projekt för att tilldela standardresursbehov, uppdelat per roll och per fas. Modellernas uppskattningar och prognoser förfinas kontinuerligt i takt med att faktiska data från projekt under flygning matas in i Planview.

PMO har nu en konsoliderad översikt över kapacitetsbehoven under 18 månader, kategoriserade per team och per roll, för pågående och kommande projekt

Förbättrad resursanpassning

Funktioner som en resursplan med flera kriterier, som gör det möjligt att filtrera projekt efter typ, kund, projektledare och portfölj, gör det möjligt för företaget att göra detaljerade analyser i realtid av balansen mellan resursbehov och tillgänglighet.

PMO kan nu dokumentera resurskrav och rapportera om kapacitetsanalys, som nu kommer att visa på överallokering av resurser. Detta talade för att anställa 22 fler heltidsekvivalenter, vilket beslutades vid den allra första styrkommittén i oktober 2018.

En lösning som passar hela teamet

I strävan efter ständiga förbättringar har PMO inlett ett långsiktigt samarbete med ASI, en av Planviews certifierade partners. Efter att ha integrerat verktyget och konfigurerat anpassade skärmar och mätvärden för att uppfylla organisationens specifika behov och användarnas förväntningar, fortsätter ASI:s konsulter att stödja Aubert & Duvals PMO. Deras bidrag sträcker sig från att hantera utbildningstillfällen och workshops till att integrera nya funktioner som stöder utvecklingen av företagets behov och processer.

Detta förändringsarbete var avgörande för att verktyget skulle tas i bruk. Utvecklingen av en "Mina projekt"-skärm som ger varje projektledare en ögonblicksbild av sina projekt har till exempel inneburit en enorm tidsbesparing för dessa upptagna resurser och har hjälpt dem att inse Planviews värde.