Seqens: Towards More Visible & More Predictable R&D Cycles

Seqens är en integrerad global ledare inom farmaceutiska lösningar och specialingredienser. Med ett brett utbud av produkter, tjänster och teknologier erbjuder koncernen tillverkningstjänster till läkemedels- och specialindustrier samt en bred portfölj av aktiva ingredienser, farmaceutiska mellanprodukter och specialprodukter.

Branschen: Kemikalier

Grundades: 2003

Huvudkontor: Ecully, Frankrike

Intäkter:1 miljarder euro

Anställda: 3,200

Webbplats: www.seqens.com

På 2017 gjorde Seqens-gruppen en översyn av sin franska forsknings- och utvecklingsverksamhet (R& D) och konsoliderade den till anläggningen i Porcheville i Parisområdet. 

Amélie Nialy Gagnan anställdes som Project Planning Manager för denna nya R&D-hubb och fick ansvar för resurshantering och planering. Eftersom både personalstyrkan och affärsvolymen växte snabbt började hon effektivisera processen för att planera och följa upp arbetet med R&D-projekt och för att fakturera det till externa kunder. Planviews programvara, som valdes för sin breda funktionalitet, användarvänlighet, skalbarhet och flexibilitet, installerades på hela webbplatsen 2019 för att stödja det nya organisatoriska ramverket.

Standardisering av metoder för att förbättra synligheten

Resurser, arbetsplaner och budgetar för R&D-projekt brukade hanteras med hjälp av flera olika verktyg, allt från program för uppgiftshantering till hemmagjorda Excel-filer. På grund av denna fragmentering varierade arbetsvanor och metoder avsevärt från en teammedlem till en annan, eftersom var och en hade sin egen process för att skapa resursplaner och följa upp finansiella indikatorer.

Bristen på standardisering av system och datahanteringsmetoder försvårade och komplicerade sökning, sammanställning och konsolidering av information - och ännu mer när det handlade om att stämma av dataset från olika avdelningar och hantera ömsesidiga beroenden.

Problemet med synligheten blev allt mer uppenbart i takt med att aktiviteten ökade i Porcheville. Den nya projektplaneringschefen föreslog därför att man skulle harmonisera hanteringsmetoderna genom att använda ett enda verktyg för att planera och spåra alla inköpsorder och tillhörande fakturor på platsnivå.

Förenklad resursfördelning

Den största smärtpunkten var den programvara som skulle användas för resursallokering och -hantering. Projektledarna hade bara börjat använda det i begränsad omfattning, och de som hade börjat använda det stötte på funktionella begränsningar - till exempel fanns det ingen möjlighet att justera och simulera arbetsplaner. Därför var Amélie Nialy Gagnan tvungen att manuellt samla in data och konsolidera den i en omfattande Excel-fil, som hade blivit mycket svår för henne att underhålla. Hon behövde en robust plattform för att bedöma kapacitet, göra avvägningar mellan resurser, utjämna resurser och fatta anställningsbeslut.

Bättre prognoser för bättre framförhållning

Eftersom R&D-teamen hade svårt att få en överblick över pipelinen hade de ännu svårare att förutse inkommande förfrågningar för att kunna förutse personalbehov (och därmed ordna med personalförflyttning eller anställning i förväg) och uppskatta framtida in- och utflöden av likvida medel.

SeqensR&D-avdelning behövde därför ett intelligent datahanteringssystem för att kunna prognostisera omsättningen under sex månader och för att bättre förstå affärskrav och projektlivscykler i syfte att göra faktureringen mer tillförlitlig.

Kritiska funktioner för programvara

• Resource management
• Portfölj- och programförvaltning

Tjänster

• Stöd för implementering/integrering
• Säkra lagrade data

Verklig insyn i arbetsplaner och förbättrad fakturahantering

Planview ger en konsoliderad, dynamisk översikt över resurstillgänglighet och arbetsbelastning samtidigt som det gör det möjligt att skilja mellan olika typer av arbetskrav, mellan projekt och affärsfall... Kort sagt, att utvinna insikter från data.

Möjligheten att simulera flera "vad händer om"-scenarier, liksom automatiska justeringsfunktioner för att återspegla förändringar i en av parametrarna, ger en mer detaljerad förståelse för arbetskrav och leveranser, vilket bidrar till att identifiera flaskhalsar på avdelningar i förväg.

Amélie Nialy Gagnan kan nu använda ett gränssnitt för fakturering på portföljnivå för att få en omedelbar överblick över intäkterna och följa upp dem i realtid. Alla fakturor konsolideras i Planview, som också visar faktureringsmilstolpar per projekt. Detta gör det möjligt för henne att övervaka intäkterna och dela med sig av tillhörande data för att hålla orderstocken uppdaterad.

Mer insiktsfulla beslut om projektprioriteringar 

Den konsoliderade resursplanen delas med alla avdelningschefer och ger dem perfekt insyn i alla aktiviteter, vilket gör det möjligt för dem att övervaka och hantera arbetskrav och prioritera fördelningen av nyckelresurser mellan flera projekt. En bättre förståelse för hur olika potentiella avvägningar påverkar resurser, tidsplaner och intäkter hjälper beslutsfattarna som deltar i de månatliga portföljhanteringsmötena att prioritera mellan olika aktiviteter på ett mer intelligent och effektivt sätt.

Ett verktyg för alla

Generellt sett har den nivå av konsekvens och synlighet som uppnåtts tack vare Planview bidragit till att bättre standardisera och strukturera data och arbetsflöden mellan olika team - bland annat genom att göra säljteamen medvetna om behovet av att säkerställa att det finns kapacitet att absorbera nya projekt.

Verktygets användarvänlighet har gjort att det snabbt har tagits i bruk vid anläggningen i Porcheville. Dessutom har Amélie Nialy Gagnans initiativ inspirerat andra platschefer inom Seqens-koncernen: flera av dem har implementerat Planview på sin nivå, även om de använder olika funktioner.