Table of contents

Du kanske inte vet vad hantering av projektutbud (PPM) är, eller vad du kan göra med denna funktion. Du kanske inte ens har hört talas om den. Men sannolikheten för att din organisation verkligen behöver den är stor. Det är faktiskt så att alla företag som vill uppnå sina mål via initiativ inom affärer och teknik behöver förstå detta koncept. Annars riskerar de att projekt går i stöpet, och det kommer att leda till höga kostnader för deras organisationer.

PPM innebär en centraliserad hantering av processer, metoder och tekniker som används av grupper för att övervaka och utvärdera nuvarande eller planerade projekt baserat på flera olika kriterier. Syftet med PPM är att hitta bästa möjliga kombination av resurser som hjälper organisationen att uppnå sina mål, och detta blir möjligt när man tar hänsyn till faktorer som externa marknadsförhållanden, kundernas krav och rättsliga begränsningar.

Planview’s Portfolio Resource Management Solution

Se Planviews lösning för hantering av produktutbud för PMO-grupper.

Watch the product demo: Planview’s Portfolio Resource Management Solution

Planview’s Portfolio Resource Management Solution’

Watch the product demo
Project portfolio management enables organizations to bridge the gap between strategy and implementation.
Project portfolio management enables organizations to bridge the gap between strategy and implementation.

Hanteringen av projektutbud ”säkerställer att en organisation kan dra nytta av de framgångar som valet och utförandet av projekt leder till,” enligt Project Management Institute, en organisation som stöder mer än 2,9 miljoner projektutbudshanterare världen över genom samarbete, utbildning och forskning. Enligt institutet har dess egen forskning visat att PPM ”är ett sätt att överbrygga klyftan mellan strategi och genomförande”.

Hur PPM skiljer sig från projekthantering

PPM skiljer sig från projekthantering på flera centrala sätt. Ett projektutbud är en grupp med projekt som en organisation arbetar med. Ett projekt en enstaka satsning som utformats för att uppnå ett specifikt mål. Enligt Project Management Institutes definition är projekthantering den disciplin där man använder principer och förfaranden för att hantera ett projekt, ända från konceptstadiet fram till leveransen av resultatet.
A project portfolio is a group of projects; a project is a single endeavor designed to achieve a specific objective.
A project portfolio is a group of projects; a project is a single endeavor designed to achieve a specific objective.

Därför behöver organisationer hantera sina projektutbud

Behovet av PPM uppstår på grund av att projekt kräver tid, pengar och personal för att genomföras. Dessa resurser är ofta begränsade – och dessutom är inte alla projekt lika värdefulla för en organisation – vilket innebär att det måste finnas ett sätt att hantera resurser som säkerställer att projekten kommer att flyta på framgångsrikt fram till att de har slutförts.

PPM bidrar till att projekten håller samma linje som organisationens mål och strategi, stöder tilldelningen och prioriteringen av resurser samt hanterar de resurser som har distribuerats över olika projekt.

En växande marknad som uppfyller ett behov

Allt fler organisationer investerar i programvaruprodukter som stöder hantering av utbud, vilket kan bero på att de inser värdet av PPM eller förväntar sig att se fördelarna med denna funktion. Enligt en marknadsrapport från 2017, publicerad av Grand View Research Inc., uppskattas att den globala marknaden kommer att uppgå till 8,85 miljarder USD år 2025.

Enligt rapporten är en av de faktorer som bidrar till PPM-programvarans tillväxt ökningen av mobila enheter på arbetsplatsen. Att tillåta anställda att använda mobila enheter i arbetet är en trend som förväntas förbättra de anställdas produktivitet och projektövervakning i realtid. Och detta gör det i sin tur lämpligt att införa PPM-lösningar.

Also driving growth are emerging use cases industries in which managers are looking for solutions to support effective decision-making and prevent project complexities. For example, Grand View Research Inc. said the extensive use of PPM with data analytics to offer convenient services to customers at low costs in the banking and financial services industry and IT and telecommunications sectors is expected to drive market growth (in its “Project Portfolio Management Market Size Worth $8.85 Billion By 2025” article).

En ökad komplexitet inom bankverksamheten, vilket är ett resultat av ökad multiregional verksamhet och outsourcing-aktiviteter, förväntas öka efterfrågan på PPM-produkter inom banktjänster och finansiella tjänster. Användningen av PPM inom denna sektor beräknas öka med en genomsnittlig årlig tillväxttakt (Compound Annual Growth Rate, CAGR) på 12 % under prognosperioden.

Framväxande företag som börjar använda molnbaserade tjänster förväntas dessutom öka marknadstillväxten under prognosperioden.

Det är uppenbart att det finns ett behov av teknik som hjälper företag att förbättra sättet som de hanterar projektutbud på.

A February 2018 global survey by the Project Management Institute showed that about $1 million is wasted every 20 seconds collectively by organizations around the world due to the ineffective implementation of business strategy through poor project management practices.

This equates to about $2 trillion dollars wasted each year, the institute said.

Project portfolio management enables organizations to manage costs against budget and across portfolios.
Project portfolio management enables organizations to manage costs against budget and across portfolios.

Studien visar att i genomsnitt slösar organisationer bort 10 % av varje dollar på grund av dålig projektprestanda. Vidare når cirka ett av tre projekt (31 %) inte sina mål, 43 % slutförs inte inom budgetramarna och nästan hälften (48 %) slutförs inte i tid. Enligt rapporten är det särskilt oroväckande att de högsta ledarna kanske inte alltid har grepp om dessa realiteter, med tanke på att 85 % av respondenterna angav att de anser att deras organisationer är effektiva när det gäller leveransen av projekt som syftar till att uppnå strategiska resultat.

”Dessa faktorer leder till enorma ekonomiska förluster för företag runt om i världen, och detta har betydande, bredare makroekonomiska effekter”, sägs det i rapporten.

Planviews rapport Projekt- och utbudshanteringslandskapet från 2017, som bygger på en online-undersökning där 221 personer som arbetar med projekthantering och IT medverkade, och som genomfördes mellan februari och mars 2017, visade att 73 % av organisationerna inte har tillräckliga resurser för att möta inkommande efterfrågan.

More than half of the respondents (55%) report that their projects and resources are not well aligned with business goals, and 49% had seen a project fail in the previous 12 months.

Användningsfall och fördelar med PPM

Alla företag som försöker hantera flera teknik- och affärsprojekt kan använda sig av projektutbudshantering för att öka sannolikheten för att deras projekt ska nå framgång och slutföras i tid samt enligt budget.

PPM:s popularitet har sammanfallit med att många organisationer har infört projekthanteringskontor (PMO). Dessa kontor har inrättats för att man ska kunna övervaka förloppet för flera satsningar. På större företag kan flera projekt pågå samtidigt, och de kan vara av varierande komplex karaktär. Det kan till exempel handla om marknadsföringskampanjer, anställningssatsningar, kundförvärv eller utveckling av nya banktjänster eller nya produkter såsom bilmodeller, läkemedel eller affärsapplikationer.

With the emergence of agile development, scaled agile, lean agile, collaborative work, and other newer ways of getting work done, the very definition of a project has expanded. One thing all these methods have in common is that they’re designed to help work efforts move faster.

Inom många organisationer finns det en kontinuerlig efterfrågan på projekt och en brist på de resurser som krävs för insatserna. Det är här som PPM kommer in i bilden. PPM kan fungera som motorn när man ska avgöra vilka projekt som det är vettigt att lansera och vilka som bör läggas på is eller skrotas.

PPM is ideal for organizations with complex workloads because it enables data-driven decisions with comprehensive analytics and reporting.
PPM is ideal for organizations with complex workloads because it enables data-driven decisions with comprehensive analytics and reporting.

Eftersom man med PPM-programvara kan spåra och hantera projekt på ett centraliserat sätt, och hålla cheferna uppdaterade om hur arbetet framskrider samt hur resurserna används, är PPM idealisk för alla organisationer som hanterar komplexa arbetsbördor. PPM ger en insyn i projektuppdateringar och resurser som man inte kan få på något annat sätt.

Denna insyn hjälper också företag att undvika problemet med redundanta projekt. Genom att samla projekt i en enda programdatabas kan PMO:er och chefer se om det finns projekt som överlappar varandra eller som har ett lågt värde jämfört med andra.

Hantering av projektutbud kan även leverera många andra fördelar för organisationer. En är en minskning av projektrisken. Om ett företag noggrant spårar hur ett projekt framskrider och tilldelar de resurser som krävs är sannolikheten mycket större för att projektet slutförs på ett framgångsrikt sätt. Risken att man ska slösa bort tid, pengar och arbetsinsatser minskar eller elimineras helt. Med PPM kan företag minimera risken för projektförseningar, brist på enhetlighet, bristande tillgång till de verktyg man behöver och dålig hantering av resurserna.

PPM-programvara hjälper också företag att hålla sig inom projektbudgetarna. Alla som har arbetat med planering inom företag vet hur lätt projekt kan springa iväg och bli mycket dyrare än vad man ursprungligen räknade med. PPM hjälper dig att säkerställa att projekt alltid har rätt resurser, och rätt antal resurser, för att de ska kunna slutföras i tid och till ungefär den kostnad man räknat med.

En annan mycket viktig fördel är samarbete. Med PPM kan grupper arbeta mer öppet och på ett samarbetsinriktat sätt. Gruppmedlemmar kan dela idéer på ett effektivt sätt, och det blir enklare att fatta gemensamma beslut. När projekt samlas i en enda databas har alla medlemmar i projektgrupperna insyn i varandras arbete och framsteg.

Projekt som hanteras på rätt sätt kan i slutändan också innebära mer nöjda gruppmedlemmar, kunder och affärspartners. Projekt som blir hundraprocentigt framgångsrika är ett gott betyg åt alla som har arbetat med dem. Om produkter och tjänster kommer ut på marknaden snabbare, och är av högre kvalitet, blir kunderna som köper dem nöjda.

PPM-ekosystemet – och hur man undviker att misslyckas

Insatser inom PPM och projekthantering sker i allmänhet inte i något vakuum. De är av naturen intrikat kopplade till andra aspekter av verksamheten, och i många fall även till andra applikationer.

PPM-programvara är till exempel ofta integrerad med planering av företagsresurser (Enterprise Resource Planning, ERP), storskalig arkitektur eller andra företagsapplikationer såsom ekonomiska system. Projektplaneringskontoret är ofta samordnat med den juridiska och den ekonomiska avdelningen inom företaget samt även med personalavdelningen. Det innebär att deras respektive system och applikationer är naturligt sammankopplade på vissa sätt.

Integrationen mellan dessa plattformar fungerar bra eftersom teknikerna kompletterar varandra. Integrationen påverkar varken PPM:s eller andra systems prestanda. Att integrera PPM med andra processer kan skapa ett ekosystem som gör att företagen kan få ut mer värde ur sina projekt.

Samtidigt är det viktigt att förstå att PPM kan misslyckas, och att företag måste vidta åtgärder för att undvika misslyckanden eller för att undvika att lösningarna presterar under en optimal nivå. Ett vanligt problem är att man förväntar sig för mycket av PPM i ett för tidigt skede. Lyckad hantering av projektutbud är en resa, och det finns en mognadskurva som är relaterad till PPM.

Enligt analysföretaget Gartner finns det fem PPM-mognadsstadier, och det kan ta två år att ta sig från ett stadium till nästa. Inte alla företag behöver nå upp till den femte nivån. Men en organisation som rör sig för snabbt riskerar att drabbas av en hög personalomsättning på grund av den ökande arbetsbelastningen.

En annan möjlig orsak till misslyckande är ett bristande stöd från personer inom organisationen, från de högsta cheferna till personalen som utför projektarbetet. Införandet och användningen av PPM måste stödjas av VD, vice VD och andra ledande befattningshavare. Sunda förnuftet säger att projekt sannolikt blir mer framgångsrika om de stöds av företagsledningen.

Bristande kommunikation är en annan potentiell fallgrop. Även om man har tillgång till den senaste, mest avancerade tekniken kommer man att drabbas av fel om de personer som är inblandade inte kan kommunicera och samarbeta effektivt med varandra, och då kommer PPM inte att kunna uppfylla sina löften. Kommunikation måste ske på samtliga nivåer och bland alla parter som berörs av PPM.

Genom att vidta rätt åtgärder kan företag blomstra med hjälp av PPM. Och med tanke på det ökande trycket på organisationer att slutföra projekt snabbt och enligt budget finns det ingen bättre tidpunkt än just nu för att börja dra nytta av tekniken.