Table of contents

Vad är skillnaden?

Termerna projekthantering, programhantering och utbudshantering kan framstå som skenbart lika varandra, men deras betydelser skiljer sig mycket åt när man diskuterar dem inom ramen för arbets- och resurshantering (Work and Resource Management, WRM).

2019 Gartner Magic Quadrant for Project and Portfolio Management

Gartner har utsett Planview till en Ledare i May 2019 Gartner “Magic Quadrant for Project and Portfolio Management” och positionerat dem högst för sin genomföringsförmåga och längst fram för sin fulländade vision för andra året i rad.

Hämta rapporten: Gartner Magic Quadrant för projekt- och portföljhantering 2019

2019 Gartner Magic Quadrant for Project and Portfolio Management’

Hämta rapporten

Vad är projekthantering?

Enligt projekthanteringsinstitutet PMI, Project Management Institute, är ett projekt "en tillfällig insats som genomförs för att skapa en unik produkt, tjänst eller ett unikt resultat.” Ett projekt syftar till att uppnå ett specifikt mål och har en definierad början samt ett definierat slut.

Projekthantering är den disciplin som använder principer och förfaranden för att hantera ett projekt, från idéstadiet till leverans av resultatet, som till exempel kan vara en applikation, händelse, produkt eller tjänst. Detta kan innefatta:

  • Definition av projektmål
  • Inslussning och hantering av krav
  • Uppdelning och schemaläggning av uppgifter
  • Hantering av budget och kostnader
  • Tilldelning och hantering av projektets resurser
  • Kommunikation av projektstatus mot milstolpar

Personen som ansvarar för projekthanteringen kallas vanligtvis projektledare. Projektledaren kan ha följande ansvarsområden:

  • Projektets omfattning, schemaläggning och godkännanden
  • Resource management
  • Budgethantering
  • Riskhantering
  • Statusrapportering till gruppmedlemmar och berörda parter

I mer mogna organisationer arbetar projektledare i eller tillsammans med en grupp eller avdelning som kallas projekthanteringskontor (Project Management Office, PMO). PMO definierar och fastställer standarder för hur projekten hanteras inom organisationen.

Enligt den årliga enkäten Projekt- och utbudshanteringslandskapet är nästan hälften av PMO:erna ansvariga både för att upprätthålla det operativa arbetet och för att driva strategiska projekt för affärsvärde.
Det primära målet för ett PMO
Det primära målet för ett PMO

Vad innebär programhantering?

Enligt PMI är ett program ”en grupp relaterade projekt som hanteras på ett samordnat sätt med syftet att uppnå fördelar som inte är tillgängliga om de hanteras individuellt”. Program karakteriseras ofta av följande:

  • De har strategiska affärsmål som är omvälvande till sin natur
  • De sträcker sig över avdelningar eller affärsenheter

Programhantering är översättningen av strategiska mål till mätbara affärsresultat, kopplat till integrationen av de många relaterade initiativ som krävs för att resultatet ska realiseras.

Personen som ansvarar för hanteringen av ett program kallas ofta programchef. Rollen som programchef kan innebära olika saker beroende på vilken organisation man arbetar inom. Vissa organisationer betonar de affärsmässiga aspekterna av rollen. Andra fokuserar på IT eller teknik och framhäver specifika tekniska och projekthanteringsmässiga kvalifikationer. Programchefer går i den end-to-end-inriktade täten för det tvärfunktionella programmet där både metoden formas och den önskade uppsättningen resultat levereras. Programchefen har också ansvaret för:

  • Prioritering och finansiering av initiativ
  • Definition av en organisationsövergripande färdplan
  • Säkerställande av resurskapacitet och tillgänglighet
  • Hantering av ömsesidiga beroenden mellan projekt
  • Säkerställande av att mål på programnivå uppnås

Programchefer rapporterar ofta till ett företags-PMO eller till ett kontor för strategisk planering, och de har ansvaret för att hantera strategiska initiativ som sträcker sig över avdelningar och affärsenheter.

Läs mer om hur programchefer bidrar till att operationalisera strategiska planer. Läs Programhantering: Nyckeln till strategiskt utförande

Vad är hantering av projektutbud?

Ett projektutbud är gruppen med projekt som en organisation arbetar med.

Hantering av projektutbud (PPM)) är vanligtvis en funktion som hör till PMO-gruppen. Den är en formell metod för att organisera, prioritera och analysera det potentiella värdet i en uppsättning med projekt. En organisation som använder sig av hantering av projektutbud centraliserar identifieringen, prioriteringen, auktoriseringen och hanteringen av projekt inom ett utbud.

En utbudshanterare ansvarar för att hantera och utnyttja investeringars, initiativs, programs, projekts och resultats livscyklar för att nå företagets mål på ett optimalt sätt.

De inbördes relationerna mellan utbudshantering, programhantering och projekthantering i arbetet med att driva fram strategiska mål
De inbördes relationerna mellan utbudshantering, programhantering och projekthantering i arbetet med att driva fram strategiska mål

Vad är programvara för hantering av projektutbud?

De flesta PMO-grupper använder program som är utformade för att automatisera många av de funktioner som krävs för att man ska kunna hantera projekt och projektutbud på ett framgångsrikt sätt.

På samma sätt som det finns en skillnad mellan omfattningarna av projekthantering, programhantering och utbudshantering finns det också en skillnad mellan programvara för projekthantering och programvara för hantering av projektutbud.

Programvara för projekthantering, till exempel Microsoft Project, underlättar gemensamma projekthanteringsfunktioner, bland annat inrättandet av en arbetsuppdelningsstruktur (Work Breakdown Structure, WBS) och Gantt-diagram.

Programvara för hantering av projektutbud levererar den funktionalitet som finns i programvara för projekthantering, kombinerat med andra förmågor som krävs för att hantera projektutbud. Till exempel levererar Planviews lösningar för hantering av projektutbud de funktioner man behöver för att hantera arbete och resurser över hela utbudet, bland annat:

  • Centralisering av projekt
  • Anpassning och prioritering av projekt
  • Realtidsanalyser för att mäta och hantera projekt och resurser
  • Resource management and capacity planning
  • Tidsspårning
  • Finansiell hantering av projekt
  • Hantering av inslussning och efterfrågan
  • Integrerade Gantt-tabeller
  • Insyn i alla typer av arbeten – Agile-arbete, samarbeten, iterativt arbete, projektarbete
  • Prediktiva utbudsanalyser
  • Investeringsplanering och ekonomisk förvaltning på utbuds-/programnivå
  • Strategisk planering
  • Färdplanering
  • Programhantering
  • Planering av scenarier: "Vad händer om...?"

Bör din PMO-grupp börja använda program för hantering av projektutbud i stället för program för hantering av projekt?

Av den årliga undersökningen kring projekt- och utbudshanteringslandskapet framgår att:

  • 73% av organisationerna rapporterar att de inte har tillräckliga resurser för att möta inkommande efterfrågan
  • 55% av organisationerna rapporterar att deras projekt och resurser inte ligger väl i linje med företagets mål
  • 49% har upplevt att ett projekt har misslyckats under de senaste 12 månaderna

Dessa utmaningar kan hanteras med hjälp av programvara för hantering av projektutbud.

Om din organisation aldrig verkar att ha tillräckligt med resurser för att möta inkommande efterfrågan kommer PPM-programvara att hjälpa ditt PMO att balansera, prioritera och schemalägga resurskapacitet. Den ger dig även realtidsinsyn i både framtida och pågående arbeten i projektgrupper, inom avdelningar, geografiska områden och i företaget som helhet.

Om din organisations projekt inte ligger i linje med affärsmålen hjälper PPM-programvaran ditt PMO att centralisera inslussningen av efterfrågan och optimera projektutbudet för att kunna leverera på de strategiska initiativen.

Om en stor andel av organisationens projekt misslyckas förser PPM-programvaran din PMO-grupp med en enhetlig top-down-visning av allt arbete och samtliga resurser, så att man proaktivt kan hantera och projicera förändringar och risker.

PMO-grupper har alltid kunnat leverera värde. Men om man ska fortsätta vara relevant måste man förändras i takt med tiden och anpassa sig till förändringar i fråga om teknik, krav från ledningen och affärsbehov. Att förse din PMO-grupp med rätt verktyg ger den möjlighet att driva både strategiska och dagliga program som främjar företagsstrategin.

Sammanfattning

Inom ramen för arbets- och resurshantering (Work and Resource Management, WRM) finns en distinkt skillnad mellan hantering av projekt, program och utbud. Dessa tre funktioner hanteras av personer med olika roller och ansvarsområden, och samtliga kräver olika nivåer av funktionalitet av programvaran som används för att underlätta hanteringen.

Programvara för hantering av projektutbud (Project portfolio management, PPM) ger organisationer möjlighet att förbättra PMO:s prestanda, fatta bättre beslut och operationalisera affärsstrategin genom att centralisera hanteringen av efterfrågan, prioritera arbete och förbättra insynen i utbudet med projekt.

Mer resurser