S2E: Wie die Einführung von Planview die Rolle des PMO als wichtiger Koordinator gestärkt hat

S2E (Services Epargne Entreprise) ist die führende Plattform für die Verwaltung von Mitarbeiter-Sparplänen in Frankreich. Das Unternehmen verarbeitet und verwaltet im Auftrag von großen Kontoinhabern (Banken und Versicherungsgesellschaften) eine ganze Reihe von Sparprodukten für Mitarbeiter. Alles in allem betreut S2 E  70, 000 Unternehmen aller Formen und Größen und fast3 Millionen Mitarbeiter.

• Branche: Finanzdienstleistungen
• Gegründet: 2006
• Standort: Nantes, Frankreich
• Umsatz: €53.7m
• Mitarbeiter: 350
• Webseite: www.s2e-services-epargne-entreprise.com

Ende 2018erkannte S2 E die Notwendigkeit, die Verwaltung seines Projektportfolios zu verbessern und suchte nach einem passenden Tool. Das Projektportfoliomanagement-Team von S2E (mit anderen Worten: das PMO) machte sich daraufhin daran, seinen Prozess rund um die Software für das Produktportfoliomanagement von Planview neu zu strukturieren. Dabei begann es mit dem Deployment des neuen Systems auf der Ebene der IT-Abteilung - dem wichtigsten Motor für die Projektaktivitäten.

Harmonisierung der Verwaltung der vielfältigen Projekte von S2E

Mit einem Jahresbudget von €8 Millionen und mehr als 130 Mitarbeitern (plus vielen externen Vertragspartnern) führt die IT-Abteilung von S2 E eine breite Palette unterschiedlicher Projekte durch. Die Teams der IT-Abteilung verwalten einige Projekte direkt, während an funktionsübergreifenden Projekten mehrere Governances beteiligt sind. Einige Projekte konzentrieren sich auf die Verbesserung und Umgestaltung interner Prozesse. Wieder andere zielen darauf ab, die Dienste und Schnittstellen zu entwickeln oder zu verbessern, die den Unternehmen und Mitarbeitern von S2E zur Verfügung gestellt werden.

S2E machte sich auf die Suche nach einem Tracking-System, das die nötige Konsistenz bietet, um eine solche Vielzahl von Projekten effektiv zu verwalten. Zuvor benutzten sie drei verschiedene Tools, um die Projektzeit zu verfolgen, Budgets zu verwalten und andere Vorgänge durchzuführen. Die verstreuten Daten mussten manuell konsolidiert werden. Infolgedessen konnten sie keinen gemeinsamen Prozess für die Verwaltung und Verfolgung der Projektaktivität einführen. Dementsprechend benötigte S2E ein einziges Repository, um die Prozesse des Projektmanagements, der Formatierung und der Berichterstattung zu harmonisieren und so die Kontrolle zu verbessern.

Ermöglichung der gemeinsamen Nutzung und Konsolidierung zuverlässiger Daten

Um die verbleibende Projekt Aktivität zu verfolgen, mussten die Projekt Manager die Daten manuell für jedes Team mit Excel dekrementieren - eine besonders komplexe und zeitraubende Aufgabe. Infolgedessen dauerte die Konsolidierung eines zusammenfassenden Berichts über den Fortschritt aller Projekte etwa 20 Tage, und die Daten waren bereits veraltet, als sie gemeldet wurden.

Ein weiteres Ziel der Einführung eines konsolidierten Systems war es, die Koordination und Zusammenarbeit zwischen Projektmanagern und Ressourcenmanagern zu verbessern. Auf diese Weise erhofften sie sich eine konsolidierte Transparenz der Teamkapazität.

Außerdem wollte das Unternehmen die Verbindungen zwischen Projektmanagement und Finanzkontrolle stärken, um die Lücken zwischen der Transparenz des Ressourcenverbrauchs durch den Betrieb und der Transparenz der Fakturierung und Abrechnung durch die Budget-Manager zu schließen.

Unterstützung der PMO-Befähigung von S2E

Das PMO von S2 E, das früher in der IT-Abteilung angesiedelt war, wurde in die Abteilung Customer Relations & Transformation (die die Kontoinhaber direkt unterstützt) verlegt. Dies wurde getan, um einen umfassenderen Überblick über die Geschäftsaktivitäten zu erhalten und die Fähigkeit zu verbessern, den Wandel voranzutreiben.

Um diesen Schritt zu gehen und eine zentralere und strategischere Rolle einzunehmen, musste das PMO seine Projektportfoliomanagement-Fähigkeiten (Erstellung, Genehmigung, Überwachung und Berichte, Änderungen, Vor- und Nachteile usw.) optimieren. Es benötigte ein dynamisches Repository mit automatischen Echtzeit-Updates, das die frischen und zuverlässigen Daten liefert , die erforderlich sind, um so früh wie möglich zu agieren, zu antizipieren statt zu reagieren und bei Änderungen oder möglichen Problemen mit einem Projekt schnell zu reagieren. Nicht zuletzt brauchte das PMO die Unterstützung einer kollaborativen Plattform, um seine Schlüsselrolle als Bindeglied zwischen den verschiedenen Teams und Stakeholdern besser wahrnehmen zu können.

S2E benötigte ein einziges Repository, um die Projektmanagement-, Formatierungs- und Berichte Prozesse zu harmonisieren und so die Kontrolle zu verbessern.

Software Critical Capabilities

S2 E hat sich für Planview entschieden, nachdem wir uns auf dem Markt umgesehen und die Zustimmung aller Beteiligten eingeholt hatten. Ausschlaggebend für die Entscheidung waren die Benutzerfreundlichkeit und die allgemeine Nutzbarkeit der Benutzeroberfläche der Lösung. S2E aktivierte das Tool auf der Ebene der IT-Abteilung im Januar 1, 2021, nach einer eineinhalbmonatigen Pilotphase, an der etwa zwanzig Benutzer teilnahmen.

• Projektterminierung/Planung
• Projektverwaltung und -verfolgung
• Verwaltung von Ressourcen und Kapazitäten
• Management des Budgets
• Portfolio-/Programm-Management

DIENSTLEISTUNGEN:

Die Implementierung von Planview wurde iterativ mit Hilfe eines Planview-Experten durchgeführt, der S2E in allen Phasen des Deployments und der Konsolidierung des Tools unterstützte:

• Schulung in Projektmanagement mit Planview
• Situations- und Anforderungsanalyse in Form von Anwendungsfällen
• Empfehlung von Lösungen, die das Beste aus den Standardeinstellungen und den individuellen Anpassungen machen
• Benutzerhilfe zur Unterstützung des PMO

TECHNISCHE ENTSCHEIDUNGEN:

S2 E hat die SaaS-Lösung von Planview übernommen. Sie folgten den Empfehlungen und der Philosophie des Anbieters und entschieden sich dafür, so nah wie möglich an der Standardversion des Produkts zu bleiben. Insgesamt verlief die Implementierung reibungslos. Wir waren erstaunt, wie schnell und einfach der Planview-Experte die von uns gewünschten Anpassungen vorgenommen hat, was die Flexibilität der Lösung widerspiegelt.

Erhöhte Konsistenz bei Projektmanagement und -überwachung 

Die ersten Schritte von S2 E mit Planview führen bereits zu spürbaren Verbesserungen. Jetzt, da der Stapel von Excel-Dateien, Anwendungen und Dashboards, mit denen das Unternehmen früher jonglierte, in einem einzigen Tool zentralisiert ist, sind Planung und Nachverfolgung viel effizienter. Die Projektvorlagen des Tools, die automatisch vordefinierte Ergebnisse vorschlagen, helfen Projektmanagern besonders bei der Verwaltung, Überwachung, Formalisierung und Berichterstattung ihrer Projekte. Da das einheitliche Repository die Rückverfolgbarkeit und Konsistenz sicherstellt, verbessert es auch den Projektablauf, da alle Beteiligten wissen, was vor sich geht, und die Einhaltung der Phase-Gate-Anforderungen gewährleistet ist.

Zugewinne und Verbesserungen auf allen Ebenen

Mit dem Tool von Planview können nun mehrere S2E Teammitglieder gleichzeitig an demselben Projekt arbeiten, was die Zusammenarbeit zwischen Ressourcenmanagern und Projektmanagern erleichtert und verbessert und gleichzeitig die Ressourcenzuteilung verbessert. Projekt Manager können generische Ressourcen anfordern, die dann von dem betreffenden Team Führung in benannte Ressourcen umgewandelt werden. Auf diese Weise können diese beiden sich ergänzenden Rollen auf der Grundlage einer klaren Vision der Kapazität effektiv zusammenarbeiten. Die Überwachung der Transaktionen, einschließlich der Gebühren externer Dienstleister, ist jetzt in Planview zentralisiert und standardisiert, um einen konsolidierten Überblick über die prognostizierten, zugesagten und tatsächlichen Cash Flows zu erhalten. Für die Finanzkontrolle bedeutet die neue Möglichkeit, Projektbudgetzuweisungen und -kosten mit größerer Granularität zu verfolgen, eine bessere Transparenz der Budgetverpflichtungen.

Befähigung des PMO von S2E, seine Rolle als Drehscheibe zu übernehmen

Das PMO sah das Deployment des Tools als Anlass, den gesamten PPM-Prozess neu zu strukturieren. Auf der Grundlage einer Analyse der Benutzerbedürfnisse hat sie eine Reihe von Best Practices und Standardformaten definiert und in Planview implementiert, um die Verwaltung und Überwachung zu erleichtern. Darüber hinaus hat das PMO kontextbezogene Benutzerhandbücher erstellt und verbreitet, um diese Praktiken zu erläutern und zu festigen, und es setzt nun die ordnungsgemäße Anwendung durch. So hat die Markteinführung von Planview die perfekte Chance geboten, die Benutzer daran zu erinnern, wie wichtig es ist, die verbleibende Aktivität anzupassen und zu aktualisieren – was dank des Tools jetzt viel einfacher ist.

Insgesamt unterstützt das PMO von S2 E die Nutzer, damit sie das Tool und den neuen Prozess annehmen und sich der zentralen Bedeutung ihrer Verfolgungs- und Überwachungsaktivität für die Qualität der Daten und die Gesundheit des Projektportfolios bewusst werden. Ziel ist es, eine echte Community rund um das Tool aufzubauen und die Interaktionen und Synergien zwischen den verschiedenen an der Projektaktivität beteiligten Akteuren zu erhöhen.

Schließlichverbessert eine bessere Transparenz in konsistente und verlässliche Datensätze die Fähigkeit des PMO, das Portfolio zu überwachen und seine Gesundheit sicherzustellen (einschließlich der Chancen von Projekten, Fristen, Budgets und Umfang einzuhalten). Das PMO ist nun in der Lage, Projekte mit schlechten Metriken, Problemen oder Risiken zu identifizieren. Es kann eine tiefer gehende Analyse durchführen, dem Vorstand Bericht erstatten und Empfehlungen aussprechen, um das Geschäft voranzutreiben.

Nächste Schritte

Entwicklung von Metriken

Das PMO von S2 E beabsichtigt, seinen Prozess weiterzuentwickeln, indem es die wichtigsten Metriken zur Überwachung der Projektqualität ermittelt.

Simulationen nutzen
Das Unternehmen möchte in der Lage sein, die Zusammensetzung seines Portfolios dynamisch anzupassen, um neue Projekte aufzunehmen und bei Bedarf Vor- und Nachteile zu finden. Zu diesem Zweck wird S2E die Funktionen des Tools zur Simulation von Szenarien, zur Berichterstattung und zur Implementierung nutzen.

Integration von Agile
Da die Zahl der Agile Projekte zunimmt, möchte S2E diese in das Portfolio und in Planview aufnehmen.

Impulse für kontinuierliche Verbesserung schaffen
Ein Teil der Rolle des PMO besteht darin, Empfehlungen auszusprechen, die darauf abzielen, den Prozess schrittweise zu verbessern, während die neuen Best Practices zu einer festen Gewohnheit werden. Das Unternehmen möchte in der Lage sein, die Zusammensetzung seines Portfolios dynamisch anzupassen, um neue Projekte aufzunehmen und bei Bedarf Vor- und Nachteile zu finden. Zu diesem Zweck wird S2 E die Funktionen des Tools zur Simulation von Szenarien, zur Berichterstattung und zur Implementierung nutzen.