Projectplace

Dateifreigabe und Dokumentenmanagement

Vereinfachen Sie die Teamzusammenarbeit

Funktionen für Filesharing und Dokumentenmanagement, die sich passgenau in branchenführende Projekt- und Portfoliomanagementlösungen integrieren lassen.

Projectplace kostenlos testen 30-tägige Testversion mit vollem Funktionsumfang
  • Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit leicht gemacht – dank Projectplace

    Mit den Tools für Filesharing und Dokumentenmanagement in Projectplace sorgen Sie dafür, dass alle Stakeholder die benötigten Informationen haben.

    Für die Umsetzung von Plänen ist der rechtzeitige Zugriff auf die richtige Version eines Dokuments von entscheidender Bedeutung. Mit Projectplace ist dies ein Leichtes. Die Kombination aus einem äußerst sicheren Dokumenten-Repository, Funktionen für die Zusammenarbeit und leistungsfähigen Tools für die Dokumentenfreigabe bietet Ihnen folgende Vorteile:

    • Die Freigabe von Inhalten für Projektmitglieder und Personen außerhalb des Teams – auch wenn sie Projectplace nicht nutzen
    • Leistungsstarke Versionskontrolle mit Rollback-Funktion
    • Tiefgehende Reviewfunktionen für das Sammeln von Feedback
    • Dokumentverlauf und Funktionen für die Nachverfolgung von Änderungen
    • Einfach zu verwaltende granulare Zugriffsrechte und Beschränkungen
    • Hohe Sicherheit bei der Aufbewahrung von Dokumenten
    • Die Möglichkeit, Dokumente mit Karten und Aktivitäten zu verlinken, um die planmäßige Durchführung zu gewährleisten
  • Erleichtern Sie die Freigabe und Zusammenarbeit für mehr Projekterfolg

    Projectplace bietet zahlreiche Möglichkeiten der Zusammenarbeit mithilfe von Dokumenten: Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten ist eine der besten Methoden für die team- und ortsübergreifende Kommunikation während der Einrichtung eines Projekts, im Verlauf der Arbeit, zur Kommunikation mit der Unternehmensführung und während Post-Mortem-Analysen.

    Projectplace versetzt Sie in die Lage, Dokumente mit Teammitgliedern und anderen Mitarbeitern des Unternehmens zu teilen, die während der Reviewzyklen relevante Informationen einzubringen haben. Sie können sogar externe Teilnehmer einladen, auch wenn sie für die Zusammenarbeit eine andere Lösung nutzen. Projectplace optimiert die Freigabe durch die Bereitstellung zahlreicher Funktionen:

    • Dateiauswahl: Ermöglicht das schnelle Anhängen von Dokumenten an ein Projekt direkt von Ihrem Computer beziehungsweise von Drive, Dropbox, Box, OneDrive oder SharePoint. Sie können Dokumente oder Links zu diesen direkt in das Dokumenten-Repository von Projectplace einfügen oder diese mit einer Kanban-Karte oder einer Gantt-Diagrammaktivität des Projekts verknüpfen.
    • Link teilen: Da die Dokumente in Projectplace in einem äußerst sicheren zentralen Dokumenten-Repository gespeichert werden, ist ihnen jeweils ein eindeutiger Link zugewiesen. Sie können diesen Link Projektmitgliedern per E-Mail, in Dokumenten oder auf andere Weise digital zusenden. Sie haben sogar die Möglichkeit, diesen Link im Live-Konversationsfeed einzufügen, der im Workspace „Documents“ angezeigt wird.
    • In Kommentar benachrichtigen: Die in Dokumenten und Kanban-Karten verfügbare @ref-Funktion ermöglicht Teammitgliedern, sich gegenseitig über ein kürzlich veröffentlichtes oder geändertes Dokument zu informieren.
    • Dokumente per E-Mail versenden: Aus dem Workspace „Documents“ können Sie ganz einfach ein oder mehrere Dokumente an einen Projektteilnehmer schicken.
    • Review: Bei dieser speziellen Art der Freigabe handelt es sich um eine Anfrage, die zur Optimierung von Dokumentenreview und Feedback an jeden beliebigen Stakeholder gesendet werden kann.
    • Projektwebseite: Damit werden Dokumente für den öffentlichen Zugang auf einer externen Projektwebseite bereitgestellt, wo sie von allen Stakeholdern abgerufen werden können.

    Durch die Online-Freigabe der zu bearbeitenden Dokumente werden diese kontextualisiert, da sie weiterhin mit den Aktivitäten der Teammitglieder verknüpft bleiben. Gleichzeitig wird die Übermittlung wichtiger Information über betriebliche und räumliche Grenzen hinweg beschleunigt.

  • Sorgen Sie mit Projectplace für eine sichere Aufbewahrung von Dokumenten

    Das zentrale Dokumenten-Repository bietet einen sicheren Ort zur Aufbewahrung und Freigabe von Dokumenten. Zudem erleichtert es die Einrichtung von Ordnern auf eine Weise, die für Ihr Team und Ihre Projekte sinnvoll ist. Dank der intuitiven Ordnerhierarchie können Sie so weit ins Detail gehen, wie Sie möchten. Erstellen Sie komplex verschachtelte Ordner für das Speichern von Dokumenten, um Projektentscheidungen voranzutreiben.

    Sie können alle Dokumente hochladen, die für Ihr Projekt wichtig sind:

    • Microsoft Office Dokumente
    • Videodateien
    • Bilder
    • Adobe PDF-Dateien
    • CAD-Zeichnungen
    • Praktisch alle für Ihr Projekt erforderlichen Dateien können in das zentrale Dokumenten-Repository von Projectplace hochgeladen werden.

    Wenden Sie in der Dateistrukturansicht einen Filter an, um herauszufinden, welche Dokumente gerade geprüft werden oder kürzlich geändert wurden, oder klicken Sie auf eine Datei, um alle darin enthaltenen Dokumente anzuzeigen und auf einen Blick alle wichtigen Metadaten zu den einzelnen Dokumenten zu sehen:

    • Die letzte verfügbare Version
    • Ob ein Dokument fertiggestellt wurde
    • Ob es gesperrt wurde, um Änderungen oder Uploads zu verhindern
    • Ob es gerade geprüft wird
    • Wie viele Kommentare hinzugefügt wurden

    Sie können ein aktuelles Dokumenten-Repository als Vorlage für neue Repositorys verwenden – von den Strukturen bis hin zu den eigentlichen Dokumenten – und so in Zukunft Zeit sparen oder die Ansicht der Dateistruktur zur Überprüfung und Besprechung in Microsoft Excel exportieren.

  • Kontrollieren Sie den Zugriff auf Dokumente

    Die Zugriffsrechte auf Dokumente spielen für den reibungslosen Projektablauf eine wichtige Rolle. Wenn jeder einzelne Stakeholder dazu berechtigt ist, auf alle Dokumente zuzugreifen und diese zu bearbeiten, wird dadurch möglicherweise die Projektdurchführung verzögert. Bestimmte Informationen sind überdies nicht für alle Augen gedacht. Einige Mitglieder benötigen vollen Lese-/Schreibzugriff, andere nur Lesezugriff. Dies alles zu regeln, kann ohne die richtigen Tools zu einer komplizierten Aufgabe werden.

    Die Tools für die Dokumentenfreigabe in Projectplace vereinfachen die Kontrolle der Zugriffsrechte. Sie befinden sich im zentralen Dokumenten-Repository und können entweder für das gesamte Repository oder nach Bedarf Ordner für Ordner eingerichtet werden – mit nur einem Mausklick.

    Anschließend können Sie beruhigt mit Ihrem Projekt fortfahren und die Dokumentenfreigabe zulassen, da Sie festgelegt haben, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten kann. Dies bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene für Ihre Projekte und beschleunigt die Umsetzung Ihrer Pläne.

  • Behalten Sie die Versionskontrolle im Griff

    Die Versionierung spielt bei der Dateifreigabe und dem Dokumentenmanagement eine wesentliche Rolle. Das Auffinden der neuesten Version eines Dokuments ist entscheidend für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts. Diese Aufgabe wird häufig umso schwieriger, je ausgeprägter die Zusammenarbeit in Ihrem Umfeld ist. Projectplace bietet Tools zur Vereinfachung der Versionskontrolle, die für alle Dokumente im zentralen Dokumenten-Repository standardmäßig aktiviert sind. Diese Tools ermöglichen unter anderem die Nutzung folgender Funktionen:

    • Versionsgenerierung: Bei jeder Aktualisierung eines Dokuments wird eine neue Version dieses Dokuments generiert. Zur einfachen Identifikation wird der Dateiname um eine fortlaufende Versionsnummer erweitert. Dies erfolgt alles automatisch und erfordert keine Aktion seitens der Teammitglieder, sodass keine Gefahr des Vergessens besteht.
    • Automatisches Aus-/Einchecken: Wenn ein Teammitglied ein Dokument bearbeitet, wird dieses im Repository als ausgecheckt angezeigt und kann erst wieder von einem anderen Benutzer bearbeitet werden, wenn es wieder eingecheckt wurde. Teammitglieder werden beim Einchecken dazu aufgefordert, einen Kommentar zu hinterlassen, damit andere ihre Änderungen und die jeweiligen Gründe dafür nachvollziehen können.
    • Verlauf: Die Versionskontrolle ermöglicht eine Listenansicht aller Versionen eines Dokuments. So erhalten Sie einen Überblick über den gesamten Versionsverlauf und können prüfen, wann und von wem eine Änderung vorgenommen wurde.
    • Rollbacks: Falls die Botschaft geändert wird, Fehler bei der Bearbeitung gemacht wurden oder andere Probleme auftreten, können Sie ein Dokument auf eine frühere Version zurücksetzen.
  • Vereinfachen Sie Dokumentenreviews

    Dokumentenreviews gehören zu den wichtigsten Anwendungsfällen des gemeinsamen Dokumentenmanagements bei der Projektdurchführung. Die Anwendung von Projectplace für die Online-Dateifreigabe erleichtert Ihnen diese Aufgabe.

    Sie können einen beliebigen Teilnehmer zum Review eines Dokuments einladen, und Projectplace erfasst das Feedback auf übersichtliche und nutzbare Weise. Die Kommentare aller Reviewer werden an einem zentralen Ort gesammelt. So behalten Sie den Überblick, wer bereits geantwortet hat und wer eine Erinnerung benötigt. Sie können bestimmen, ob die Reviewer das Dokument bearbeiten sollen oder ob Sie nur allgemeine Kommentare benötigen und das Dokument gesperrt sein soll.

    Während der Reviewphase kann das Dokument nur von Personen geändert werden, die am Review beteiligt sind. Alle Dokumente, die gerade überprüft werden, sind im zentralen Repository mit einem Reviewsymbol gekennzeichnet. Sie können auch einen Filter anwenden, um alle laufenden Reviews des Projekts anzuzeigen.

    Für ein Review gehen Sie einfach wie folgt vor:

    • Öffnen Sie das Dokument.
    • Klicken Sie auf „Send for review“ und senden Sie es an Ihr Team oder andere Personen.
    • Legen Sie die Fälligkeitsdaten fest und geben Sie an, was von den Teilnehmern erwartet wird: Kommentare, Bearbeitung, ihre Genehmigung usw.
    • Prüfen Sie den Fortschritt und senden Sie bei Bedarf Erinnerungen.
    • Sehen Sie sich im Abschnitt „Review“ das gesammelte Feedback an, wenn die Teilnehmer ihre Aufgabe abgeschlossen haben.
    • Setzen Sie das Feedback um, soweit erforderlich.
    • Speichern Sie das Dokument – es wird automatisch als neue Version gespeichert. Kommentieren Sie die Version zur späteren Bezugnahme.
    • Sie sind fertig!

    Durch diesen Ansatz können Sie den Reviewprozess beschleunigen und sicherstellen, dass die Stimmen aller gehört werden. Darüber hinaus fällt die zeitaufwendige Konsolidierung der Änderungen weg.

Dateifreigabe und Dokumentenmanagement

ist nur eines der leistungsstarken Merkmale von Projectplace.


Mit den optimalen Projektmanagementtools kann Ihr Team effizient arbeiten.

  • Kollaborative Projektplanung und Workstreams

    Erstellen Sie einen Projektplan, und verknüpfen Sie mit den integrierten Kanban Boards und Gantt-Diagrammen Workstream-Elemente mit Aktivitäten und Eckterminen.

  • Projektverfolgung

    Steigern Sie die Effizienz Ihres Projektteams – mit Übersichten zu den anstehenden, laufenden und überfälligen Aufgaben für Sie, Ihre Teams und Ihre Workspaces.

  • Kanban-Boards

    Visualisieren Sie Arbeitsabläufe und Fortschritte für alle Projekte und Aufgaben Ihres Teams.

  • Integrierte Online-Meetings mit Zoom

    Starten Sie ein Zoom-Meeting direkt in Projectplace, und führen Sie tägliche Stand-ups, Team Syncs und Ad-hoc-Meetings durch – alles innerhalb der Projectplace-Umgebung, in der Ihr Team tatsächlich arbeitet.

  • Kollaborative Projektplanung und Workstreams

    Teamleiter und Manager erhalten einen vollständigen Überblick zu zugeordneten Aufgaben und Verpflichtungen – projektübergreifend.

  • Dateifreigabe und Dokumentenmanagement

    Geben Sie Dateien frei, arbeiten Sie gemeinsam an Projektdokumenten, und ermöglichen Sie es den Teammitgliedern, zugehörige Dateien aus unterschiedlichen Quellen direkt an Kanban Boards anzuhängen.

  • Projekt-Roadmaps

    Projektmanager können einen übergeordneten Roadmap-Plan für ihre langfristige Arbeitsstrategie anzeigen und verwalten und Projekte nach diesem Plan umsetzen.

  • Online-Gantt-Diagramme

    Behalten Sie den Überblick über den Projektfortschritt – stellen Sie Ihre Ziele und Pläne mit allen wichtigen Schritten in Form modernisierter klassischer Gantt-Diagramme visuell dar.

  • Projekt-Dashboards und Berichtsvorlagen

    Über Projekt-Dashboards und Berichte visualisieren Sie den Fortschritt, verfolgen, ob Ihr Team die Fristen einhalten kann, und erkenne Engpässe.

  • Projektmanagement-Mobil-Apps

    Über die Projektmanagement-Apps für iOS und Android können Sie auf Ihre Arbeit zugreifen, den Aufgabenstatus aktualisieren, Dokumente prüfen und mit den anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten.

  • Projektplanvorlagen

    Mit den vordefinierten, Best-Practice-basierten Projektmanagementvorlagen richten Sie im Handumdrehen neue Workspaces und Projekte ein.

  • Projektportfolios

    Geben Sie Stakeholdern die Möglichkeit, die Leistung für die Projekte zu verfolgen, die sie betreffen, und Projekte zu erkennen und anzugehen, die intensiver betreut werden müssen.

  • Projektanfragen

    Sammeln Sie Ideen für neue Workspaces, die in Projectplace umgesetzt werden können.

  • Zeiterfassung

    Ermöglichen Sie es den Nutzern, ihre Zeit einfach zu verfolgen und zu verwalten – mit Zeitberichtsfunktionen, die alle Aufgaben und Aktivitäten abdecken.

  • Echtzeit-Teamkommunikation

    Binden Sie die Teammitglieder ein, indem sie Feedback, Ideen und Fragen direkt veröffentlichen können.

  • Integrationen/API

    Erstellen Sie benutzerdefinierte Anwendungen und Add-Ons, und ermöglichen Sie die Integration in andere Systeme – beispielsweise das Unternehmensintranet oder eine mobile App.

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All-inclusive


Keine Tiers. Keine Einschränkungen. Dank der einfachen Preisgestaltung stehen Ihnen sämtliche Projectplace-Funktionen zur Verfügung – für beliebig viele Projekte und Teammitglieder.

Tausende von Organisationen rund um den Globus nutzen Projectplace.

  • Users über 1.100.000
  • Unternehmen: über 2.000
  • Länder über 2.000
  • Verwaltete Projekte: über 185.000

Mit den bereits eingesetzten Anwendungen verknüpfen


Mit den optimalen Projektmanagementtools kann Ihr Team effizient arbeiten.

  • • Dropbox
  • • HipChat
  • • Box
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