Inhalt

Mithilfe von Projektmanagement-Software können Teams Projekte vom Konzept bis zur Bereitstellung begleiten und so sicherstellen, dass sie zeit- und kostengerecht sowie innerhalb des geplanten Projektumfangs abgeschlossen werden. „Projektmanager“ ist eine Rolle, die viele Fähigkeiten erfordert und am erfolgreichsten mithilfe von Top-Projektmanagement-Software ausgefüllt werden kann.

Wir sind alle Projektmanager

Eine Studie und ein Leitfaden für erfolgreiche Projektzusammenarbeit

Lesen Sie das eBook • Wir sind alle Projektmanager

Kostenlose Testversion von Projectplace

Melden Sie sich und Ihr Team zum kostenlosen Test an.

Jetzt 30 Tage kostenlos testen • Kostenlose Testversion von Projectplace
Mithilfe einer Top-Projektmanagement-Software können Sie Projekte effizient erledigen – unabhängig von Ihrer persönlichen Arbeitsweise.
Mithilfe einer Top-Projektmanagement-Software können Sie Projekte effizient erledigen – unabhängig von Ihrer persönlichen Arbeitsweise.

Eine Top-Projektmanagement-Software unterstützt Projektteams dabei, ihre Aufgaben zu erledigen – unabhängig davon, wo oder wie sie arbeiten. Eine einfache Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern ist die Voraussetzung für den Projekterfolg.

Das Project Management Institute (PMI) stellt fest, dass jedes Projekt einzigartig und seine erfolgreiche Umsetzung keine Routinearbeit ist. Entsprechend sind auch nicht alle Projektmanagement-Softwarelösungen identisch. Verschiedene Lösungen dienen unterschiedlichen Zwecken, sodass die Suche nach der richtigen Software für Ihr Unternehmen ein wenig Zeit und Recherche erfordern kann. Dieser Artikel behandelt die Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl von Projektmanagement-Software achten sollten, um die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Was ist Projektmanagement-Software?

Mit Projektmanagement-Software können Teams Projekte vom Anfang bis zum Abschluss unterstützen, einschließlich Planung, Budgetierung, Verwaltung von Aufgaben, Zuweisung von Ressourcen, Nachverfolgung und Berichterstattung über den Fortschritt sowie weiteren Funktionen. Unternehmen verwenden Projektmanagement-Software, um Projekte erfolgreich abzuschließen, die Innovationen vorantreiben und es erleichtern, Ziele und Vorgaben effizienter und effektiver zu erreichen.

Eine Top-Projektmanagement-Software unterstützt Projektteams bei der Zusammenarbeit, um Projekte abzuschließen – unabhängig davon, wo sich die einzelnen Mitglieder gerade befinden.

Unternehmen jeder Größe haben sich für Projektmanagement-Software entschieden, um Funktionen zu nutzen wie beispielsweise:

  • Planen und Terminieren von Projekten
  • Zuweisen und Verwalten von Ressourcen
  • Teilen relevanter Unternehmens-Assets
  • Zusammenarbeit und Überwachen von Aufgaben

Eine Top-Projektmanagement-Software steckt voller nützlicher Tools, die Teams und Projektmanager dabei unterstützen, Aufgaben zu organisieren, zu koordinieren und nachzuverfolgen, um so ein rundum erfolgreiches Projekt bereitzustellen.

Funktionen einer Top-Projektmanagement-Software

Zu den Kriterien für die Auswahl einer Top-Projektmanagement-Software sollten die Merkmale und Funktionen gehören, die Ihr Unternehmen benötigt, um Projekte auf die präferierte Art zu verwalten. Beginnen Sie mit diesen Kernprozessen. Achten Sie darauf, die Software auf Funktionen zu überprüfen, die darauf abzielen, sie als langfristige Unternehmenslösung zu implementieren.

Weiter unten sind einige zentrale Funktionen aufgeführt, auf die Sie bei der Einführung von Projektmanagement-Software für Ihre Teams achten sollten.

1. Teamzusammenarbeit

  • Eine einfache Zusammenarbeit mit internen, externen, mobil arbeitenden und verteilten Teammitgliedern ist problemlos möglich.
  • Ein virtueller Arbeitsplatz fördert kollaborative Projektplanung und Workstreams.
  • Kommunikationstools wie Echtzeit-Messaging-Apps ersetzen E-Mail-Programme.
  • Konversations-Threads verknüpfen Kommentare, Feedback, Tags und Anhänge mit Aufgaben.
  • Projektkalender können verwaltet, geteilt und mit persönlichen Kalendern synchronisiert werden.
  • Persönliche Aufgabenlisten und Erinnerungen an Deadlines helfen den einzelnen Teammitgliedern, ihre Zusagen einzuhalten.
  • Online-Besprechungen können am virtuellen Arbeitsplatz geplant und abgehalten werden.
  • Teammitglieder zentralisierte Daten, Dokumente und Kontakte teilen.
  • Virtuelle Arbeitsplatz- und Projektinformationen sind auf jedem Gerät zugänglich.
Da Kommunikation für jedes Projekts mit mehr als einem Beteiligten von entscheidender Bedeutung ist, muss eine Top-Projektmanagement-Software Funktionen zur Zusammenarbeit umfassen.
Da Kommunikation für jedes Projekts mit mehr als einem Beteiligten von entscheidender Bedeutung ist, muss eine Top-Projektmanagement-Software Funktionen zur Zusammenarbeit umfassen.

Must-have tool: Communication tool – Used in lieu of email, a communication tool lets team members share ideas, ask questions, attach files, and give feedback within the project management software. It keeps the conversation in the virtual workplace, where other team members can access the information, instead of dispersing information among siloed email inboxes that even the owners have trouble searching.

Die Teammitglieder sind engagierter, wenn die Konversations-Threads an einem Ort gesammelt werden und sie sich schnell mit Themen vertraut machen können. Markierte Teammitglieder erhalten in Echtzeit Benachrichtigungen über neue Kommentare und Feedback. Hashtags für Keywords sorgen dafür, dass Themen in Zukunft leicht auffindbar sind.

2. Aufgabenmanagement

  • Sie können Aufgaben nach Deadlines und Abhängigkeiten auflisten, zuweisen und priorisieren.
  • Sie können Aufgabenlisten organisieren, überwachen und aktualisieren, wobei der Status für das Team erkennbar ist.
  • Nutzen Sie Kanban Boards, bei denen sich Aufgaben, Dateien und Kommentare alle am gleichen Ort befinden.
  • Das Aufgabenmanagement für individuelle Teammitglieder kann personalisiert werden.
  • Sie können sehen, welche Aufgaben überfällig, laufend und geplant sind.
  • Sie können Benachrichtigungen über Aufgabenaktivitäten und Deadlines automatisieren.
  • Sie können tägliche Aufgaben und den Fortschritt über Teams und Projekte hinweg visualisieren.
  • Es ist Ihnen möglich, mehrere Projekte termin- und kostengerecht in hoher Qualität durchzuführen.

Unverzichtbares Tool: Online Kanban Board – Ein Kanban Board ist ein visuelles Tool zur Organisation und Verwaltung der Arbeit des Projektteams. Jede Aufgabe wird durch eine Karte auf einem Kanban Board innerhalb der Projektmanagement-Software abgebildet. Das Teammitglied, dem die Aufgabe zugewiesen worden ist, kann die Karte per Drag-and-drop in die Spalten „Geplant“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ verschieben.

Halten Sie Projekte auf Kurs und binden Sie Teams mithilfe eines Online Kanban Boards in Ihre Projektmanagement-Software ein.
Halten Sie Projekte auf Kurs und binden Sie Teams mithilfe eines Online Kanban Boards in Ihre Projektmanagement-Software ein.

Checklisten auf Kanban Cards legen Prioritäten für Aktionen fest, die vor dem Verschieben einer Karte abgeschlossen sein müssen. Jede Karte erfasst auch zentral die Konversationen zu der jeweiligen Aufgabe.

Projektmanager verwenden Kanban Boards, um den Status der Ergebnisse während des gesamten Projekts schnell bewerten zu können. Kanban Boards können angepasst werden und eignen sich ideal für Agile Projektmanagement.

3. Planen und Terminieren

  • Sie sind in der Lage, Ziele zu setzen und zu planen, wie Sie diese erreichen wollen.
  • Sie können virtuelle Projektteams mit Mitgliedern erstellen, die auf der ganzen Welt verteilt sind.
  • Sie können Projektanforderungen definieren und verwalten.
  • Es ist Ihnen möglich, Aufgabendauer, Meilensteine und Deadlines zu terminieren.
  • Es ist möglich, den Projektzeitplan, Aufgaben und Abhängigkeiten mithilfe von Online Gantt-Diagrammen zu visualisieren.
  • Nutzen Sie zur Verfügung stehende Projektvorlagen, oder erstellen Sie Ihre eigenen.
  • Sie können Roadmaps für langfristige Arbeitsstrategien erstellen.

Unverzichtbares Tool: Online Gantt-Diagramm – Ein Gantt-Diagramm ist ein horizontales Balkendiagramm, das die Dauer und Hierarchie der Projektaufgaben veranschaulicht. Teammitglieder verwenden Gantt-Diagramme, die in der Projektmanagement-Software gespeichert sind, um bestimmte Aufgaben, die zum Bereitstellen von Projektergebnissen und zum Erreichen von Zielen erforderlich sind, zu planen, zu koordinieren und nachzuverfolgen.

Durch die Verwendung von Gantt-Diagrammen in Projektmanagement-Software können Benutzer den Status eines Projekts nachverfolgen und erkennen, wie die einzelnen beteiligten Personen vorankommen.
Durch die Verwendung von Gantt-Diagrammen in Projektmanagement-Software können Benutzer den Status eines Projekts nachverfolgen und erkennen, wie die einzelnen beteiligten Personen vorankommen.

Gantt-Diagramme sind mit Aufgaben, die auf Kanban Boards veröffentlicht werden, verbunden. Als abgeschlossen gekennzeichnete Aufgaben auf dem Board werden automatisch an den Projektplan gemeldet. Durch die Visualisierung des Projektfortschritts im Gantt-Diagramm in Echtzeit entfällt der Bedarf nach zusätzlichen Tools zum Berichten des Fortschritts.

4. Workload- und Ressourcenmanagement

  • Sie können sich einen Überblick über aktuelle und bevorstehende Aufgaben über Teams und Projekte hinweg verschaffen.
  • Sie können Teammitglieder und Ressourcen auf der Grundlage von Verfügbarkeit und Kapazität zuweisen.
  • Sie erkennen auf einen Blick, wer an welchen Aufgaben arbeitet, wer überlastet ist und wer für Aufgaben (nicht) zu Verfügung steht.
  • Sie können neue Aufgaben zuweisen oder den Workload überlasteter Teammitglieder ausgleichen.
  • Projektbudgets, bisherige Kosten und erwartete Ergebnisse pro Projekt lassen sich nachverfolgen.
  • Sie können eingesetzte, geplante und terminierte Ressourcen auf Basis der Nutzungskosten verwalten.

Unverzichtbares Tool: Selbsteinschätzung des Workloads – Diese Funktion ermöglicht es den Projektteammitgliedern, ihren individuellen Workload einzuschätzen und Feedback über den Umfang des Workloads innerhalb ihrer Projektmanagement-Software zu geben. Ob sich ein Mitglied mit der Arbeitsbelastung wohlfühlt oder nicht, kann Einfluss darauf haben, ob Projektmanager weitere Aufgaben zuweisen oder sie auf andere Teammitglieder umverteilen.

Mit einer Top-Projektmanagement-Software können Manager die individuellen und Teamkapazitäten im Griff behalten.
Mit einer Top-Projektmanagement-Software können Manager die individuellen und Teamkapazitäten im Griff behalten.

Die Selbsteinschätzung des Workloads zeigt auf, wer für weitere Aufgaben zur Verfügung steht, wer Unterstützung benötigt und wo das Risiko besteht, dass Aufgaben nicht abgeschlossen werden. Dies ist entscheidend, um das Auftreten von Engpässen zu verringern.

5. Dokumentenmanagement

  • Sicheres Filesharing zwischen allen Teammitgliedern und von verschiedenen Geräten ist möglich.
  • Dateien können innerhalb aller Projektmanagement- und Zusammenarbeitsfunktionen geteilt werden.
  • Sie können alle Teammitglieder mithilfe von Versionskontrolle, Änderungsnachverfolgung und Dokumentenverlauf auf dem neuesten Stand halten.
  • Es ist möglich, eine zentrale Bibliothek mit einem Dokumenten-Repository für Uploads und Anhänge zu erstellen.
  • Projektdateien können auf sichere, strukturierte und leicht zugängliche Weise verwaltet und archiviert werden.

Unverzichtbares Tool: Dokumentenkontrolle – Die Dokumentenkontrolle macht das Auffinden und gemeinsame Nutzen von Dateien einfach und problemlos. Mithilfe dieses Tools können Teammitglieder Dateien per Drag-and-drop verschieben, sodass andere sich eine Vorschau anzeigen lassen, kommentieren und an Revisionen mitarbeiten können – alles innerhalb der Projektmanagement-Software des Unternehmens.

Schneller Zugriff auf die richtigen Dokumentversionen ist eines der Schlüsselmerkmale einer Projektmanagement-Software.
Schneller Zugriff auf die richtigen Dokumentversionen ist eines der Schlüsselmerkmale einer Projektmanagement-Software.

Ein Tool zur Dokumentenkontrolle überwacht Änderungen und macht sie in Echtzeit erkennbar. Das Sperren von Dateien verhindert, dass Änderungen überschrieben werden. Dokumentverläufe lassen erkennen, wer Dateien gelesen bzw. bearbeitet hat. Mithilfe einer Dokumentenkontrolle ist sichergestellt, dass Teammitglieder immer auf die aktuelle Version von Projektdokumenten zugreifen.

6. Überwachung und Berichterstattung

  • Sie erhalten Übersichten, um die Leistung aller Projekte zu überwachen und nachzuverfolgen.
  • Dashboards bieten einen schnellen Überblick über den Projektfortschritt, den Projektstatus und die Projektleistungsfähigkeit.
  • Visualisierte Kennzahlen zeigen mithilfe von Zeitleisten, Diagrammen und Grafiken Aktualisierungen von KPIs in Echtzeit an.
  • Sie können sich die Leistungsfähigkeit und den Fortschritt des Teams im Vergleich zum Plan anzeigen lassen.
  • Sie können Projekte mithilfe von Übersichten zu den anstehenden, laufenden und überfälligen Aufgaben nachverfolgen.
  • Zentralisierte Daten bieten eine verlässliche Quelle (Single Source of Truth) für Berichte.
  • Sie können Probleme nachverfolgen und Risiken analysieren und managen.
  • Nutzen Sie Ihnen zur Verfügung stehende Vorlagen, oder erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards und Berichte.

Unverzichtbares Tool: Projektdashboards – Geben Sie Projektmanagern, Teammitgliedern und Stakeholdern direkt in der Projektmanagement-Software Ihres Unternehmens einen sofortigen Überblick über den Status, den Fortschritt und die Leistungsfähigkeit des Projekts.

Bleiben Sie bei Projekten auf dem Laufenden, verteilen Sie den Workload angemessen und erhalten Sie mithilfe von Projektmanagement-Software die Berichte, die Sie benötigen.
Bleiben Sie bei Projekten auf dem Laufenden, verteilen Sie den Workload angemessen und erhalten Sie mithilfe von Projektmanagement-Software die Berichte, die Sie benötigen.

Dynamische Widgets bieten Updates in Echtzeit mit anschaulichen Diagrammen und Grafiken von Kennzahlen wie beispielsweise:

  • Abgeschlossene Aufgaben
  • Nächste Schritte
  • Zeit bis zum Projektabschluss
  • Durchschnittliche Zykluszeit für Aufgaben
  • Kumulativer Fluss geplanter, laufender und abgeschlossener Aufgaben

Die hohe Transparenz von Dashboards hält alle Teammitglieder und Stakeholder auf dem Laufenden und hilft ihnen, sich auf das Ziel zu konzentrieren.

7. Top-Lösung für Unternehmen

  • Umfasst Dienste Ihre Vertrauens für cloudbasiertes Projektmanagement
  • Garantie, dass es sich um ein ISO-zertifiziertes Managementsystem für Informationssicherheit handelt
  • Sicherheit, die die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität von Daten schützt
  • Wird vom Anbieter gehostet, gewartet, aktualisiert und unterstützt
  • Besitzt eine nachweislich hohe Verfügbarkeit von mindestens 99,9 Prozent
  • Ermöglicht automatisierte Benutzernamen- und Passworteingaben mithilfe eines Single Sign-On mit nur einem Klick
  • Intuitive Benutzererfahrung für Anfänger und Experten
  • Benutzermobilität durch Mobile Apps für Smartphones und Tablets
  • Individualisierung mithilfe von Integrationsdiensten and Developer-APIs
  • Bewährte Anwenderbasis mit dokumentiertem Erfolg
  • Lange am Markt erfolgreicher Anbieter mit stabilen Umsätzen und ausreichend Mitarbeitern
  • Eigens für das Unternehmen abgestellter Account Manager sowie E-Mail-, Live-Chat- und Telefon-Support
  • In mehreren Sprachen verfügbar
  • Kostenloser Testzeitraum und transparente Preisgestaltung

Unverzichtbares Tool: Single Sign-on – Sie erhalten mithilfe eines Single Sign-On (SSO) Zugriff auf die Projektmanagement-Software.

SSO ist ein Authentifizierungsverfahren, bei dem Benutzer einen Namen und ein Passwort nur einmal eingeben müssen, um Zugang zu mehreren Anwendungen zu erhalten. Benutzer können jeden beliebigen Computer oder ein anderes Gerät verwenden und sich mithilfe Ihres Webbrowsers anmelden. Dadurch entfällt die Notwendigkeit mehrerer Passwörter, und die Bereitstellung wird vereinfacht, ohne dass die Sicherheit beeinträchtigt wird.

Um die Top-Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen zu finden, sollten Sie eine Checkliste mit derzeitigen und zukünftigen Anforderung erstellen. Denken Sie dabei an:

  • Funktionen, die das Unternehmen am dringendsten benötigt
  • Funktionen, die Teammitglieder oder die Führung wollen, oder für die sie in der Zukunft einen Bedarf sehen (d. h. Skalierbarkeit)
  • Wünschenswerte Funktionen, für die Ihr Unternehmen möglicherweise über das nötige Budget verfügt
  • Elemente, bei denen Sie bereit sind, Kompromisse hinsichtlich der Funktionalität einzugehen, falls notwendig

Dies wird Ihnen helfen, eine Projektmanagement-Software auszuwählen, die für Sie und Ihr Team am besten geeignet ist und Sie dabei unterstützt, laufende und zukünftige Projekte effektiver zu verwalten.

Projektmanagement-Software für Teams vs. Unternehmen

Nicht alle Projektmanagement-Softwarelösungen sind gleich. Einige von ihnen sind auf Teamzusammenarbeit spezialisiert, während andere für das Enterprise-Projektmanagement (EPM) entwickelt wurden. Die Wahl der richtigen Lösung hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab.

Eine Projektmanagement-Software für Teams verfügt über Funktionen, die Projektmanager und Teams dabei unterstützen, Projekte termin- und kostengerecht abzuschließen. Einige dieser Funktionen sind:

  • Gantt-Diagramme und Kanban Boards zum Planen, Umsetzen und Überwachen der Aufgaben
  • Kommunikationstools und Lösungen für das Dokumentenmanagement, sodass wichtige Dateien, Updates und Projektinformationen geteilt werden können
  • Tools für die Zusammenarbeit, die es Teams und Managern erleichtern, Aufgaben zu planen und zu erledigen
  • Vorlagen für Projektplanung, Berichte und vieles mehr

Das Ziel einer Teamlösung ist es, Rückschläge zu minimieren und so die Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten zu erhöhen.

Eine Top-Projektmanagement-Software für Unternehmen umfasst die Workmanagement-Tools, die zu einer teamorientierten Software gehören – zusätzlich zu den exzellenten Tools, die die Führungskräfte dabei unterstützen, ihre Geschäftsabläufe besser zu planen, zu überwachen und zu optimieren.

EMP-Lösungen enthalten normalerweise Tools für:

  • Übergeordnete Strategieplanung
  • Priorisierung von Investitionen und Finanzplanung
  • Bedarfsmanagement
  • Scenario modeling
  • Kapazitätsplanung, Erstellung detaillierter Berichte und vieles mehr

Während beide Lösungen deutlich zur Verbesserung des Projektmanagements beitragen, geht die Enterprise-Projektmanagement-Software noch einen Schritt weiter, indem sie Unternehmen dabei unterstützt, die Art und Weise zu verbessern, wie sie ihre Geschäfte betreiben.

Anwendungsbeispiele für Projektmanagement-Software

Nach Lösungen suchende Projektmanager können traditionelle Wandtafeln oder Desktop-Tools in Betracht ziehen, die Erfahrung hat aber gezeigt, dass etwa die Hälfte dieser Tools für komplexe Projekte nicht ausreicht. Stattdessen lässt sich mit exzellenter Projektmanagement-Software ein sicherer, virtueller Projektraum schaffen, in dem Projekte vom Konzept bis zum Abschluss nachverfolgt werden können.

Nachstehend sind einige der vielen Anwendungsbeispiele für Projektmanagement-Software aufgeführt:

Events und Produkteinführungen planen

Projektmanagement-Software wird für Marketingprojekte und ähnliche Vorhaben eingesetzt, bei denen Kommunikation, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Transparenz des Workflows eine große Bedeutung haben.

Produktentwicklung

Produktentwicklungsprojekte erfordern in der Regel eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen internen und externen Stakeholdern sowie Entwicklern und Mitarbeitern im Marketing. Mithilfe von Projektmanagement-Software können Projektmanager alle Parteien während des gesamten Projekts auf dem Laufenden halten, während visuelle Workflow-Tools Manager und Teams dabei unterstützen, sich an veränderte Bedingungen anzupassen und schnell auf Rückschläge zu reagieren.

Ausführliche Berichte

Effektive Projektmanagement-Software gibt Projektmanagern und Stakeholdern einen besseren Einblick in die Projektleistung. Sie können sehen, wie die Ressourcen zugewiesen werden, den Wert und die Auswirkungen der Projekte auf ihr Unternehmen abschätzen und potenzielle Rückschläge erkennen, bevor sie sich zu größeren Problemen entwickeln.

Warum ist Projektmanagement so herausfordernd?

Damit ein Projekt erfolgreich ist, muss das Projektteam zusammenarbeiten, um die Aufgaben termin- und kostengerecht abzuschließen. Um das zu erreichen, muss es die besten verfügbaren Fähigkeiten, Techniken sowie die passende Projektmanagement-Software einsetzen. So kann das gewünschte Ergebnis in höchster Qualität erzielt werden. Projekte scheitern in alarmierend hoher Zahl deshalb, weil die Teammitglieder nicht gut zusammenarbeiten. Der Benchmark-Bericht Project and Portfolio Management Landscape von Planview aus dem Jahr 2017 kommt zu folgendem Ergebnis:

46 Prozent der Unternehmen arbeiten bei Projekten nicht gut zusammen. Daher ist es keine Überraschung, dass 49 Prozent dieser Unternehmen vom Scheitern eines Projekts innerhalb der letzten 12 Monate berichten.

Die 10. globale Umfrage zum Projektmanagement Pulse of the Profession 2018 von PMI zeigt, dass die wichtigsten Gründe für das Scheitern von Projekten die folgenden sind:

  • Unzureichende Vision oder Ziele
  • Sich ändernde Projektziele
  • Ungenaue Erfassung der Anforderungen
  • Unzureichende Zeit für Aufgaben und mangelnde Verfügbarkeit von Ressourcen
  • Schlechte Kommunikation

Mehr als ein Fünftel der gescheiterten Projekte hatten mit unerfahrenen Projektmanagern zu kämpfen. Diese Probleme spiegeln typische Herausforderungen im Projektmanagement wider.

Die heutzutage häufig geografisch weit verteilten Teams erschweren es, Teammitglieder zu motivieren und ihr persönliches Engagement sicherzustellen. Projektmanager müssen dafür sorgen, dass alle Teammitglieder den Zeit- und Budgetrahmen einhalten. Gleichzeitig müssen sie die Kommunikation und Dokumentation verwalten.

Ein Forrester-Bericht über Collaboration-Tools kam zu dem Schluss, dass Mitarbeiter 24 Prozent ihrer Zeit damit verbringen, E-Mails, Dokumente und Präsentationen zu erstellen und zu lesen. Dagegen verbringen sie nur 18 Prozent ihrer Zeit mit Aktivitäten, die sich um die eigentlichen Aufgaben drehen. Es wird Zeit damit verschwendet, nach bestimmten E-Mails und Anhängen zu suchen, insbesondere dann, wenn Teammitglieder nach der letzten Version eines Dokuments suchen, das sie untereinander ausgetauscht haben.

Diese Arten von Ineffizienzen verschwenden Zeit und führen dazu, dass Deadlines von Projekten verpasst werden, lautet die Aussage von mehr als der Hälfte der Teilnehmer an der Studie zur Projektzusammenarbeit „Everyone is a Project Manager“ von Planview aus dem Jahr 2018. Die weltweite Umfrage ergab, dass Teams in der Regel fünf oder mehr so genannte Produktivitätstools – Anwendungen für Audio- oder Web-Konferenzen u. ä. – verwenden. Außerdem stellte sich heraus, dass die Mitglieder selten dieselbe Projektmanagement-Software verwenden, was sie ineffektiv macht.

Ohne die richtigen Tools müssen Projektmanager erhebliche Hürden überwinden, um Projekte zum Abschluss zu bringen, beispielsweise ineffektive Kommunikation, Budgetüberschreitungen, gerissene Deadlines und qualitativ schlechte Ergebnisse.

Die Studie von Planview zur Projektzusammenarbeit fand auch heraus, dass ein Fünftel der Fachkräfte nur durch Zufall zu Projektmanagern geworden ist. Zwei Drittel von ihnen verfügen über keine Zertifizierung zum Projektmanager und haben in Bezug auf ihre Rolle entsprechende Schulungslücken. Unternehmen müssen ihre Projektmanager dabei unterstützen, effektiver zu arbeiten, um fatale Folgen zu verhindern.

Ineffizientes Projektmanagement und schlechte Zusammenarbeit fordern zusammen einen hohen Tribut und kosten Unternehmen umgerechnet pro Jahr neun Arbeitswochen in Nordamerika und fast drei in Europa, dem Nahen Osten und Afrika.

Typische Schwachstellen von Projektmanagement-Software

Selbst Unternehmen, die bereits Projektmanagement-Software verwenden, kämpfen möglicherweise mit verschiedenen Unzulänglichkeiten. Einige Anwendungen stellen für jede Aufgabe ein eigenes Tool zur Verfügung, was die Dinge unnötig verkompliziert. In der Folge dauern Aufgaben länger als sie sollten.

Andere stellen keine Tools für einfache Funktionen wie Benachrichtigungen zur Verfügung. Während die Teammitglieder konzentriert an den ihnen zugewiesenen Aufgaben arbeiten, müssen die Projektleiter sie ständig an die bevorstehenden Meilensteine, Deadlines und Ergebnisse erinnern.

Einige Arten von Projektmanagement-Software unterstützen den Grad an Transparenz und Übersicht nicht, den Unternehmen erwarten, und beschränken Statusberichte auf wenige ausgewählte Empfänger. Dies führt dazu, dass die meisten Teammitglieder nicht im Bilde sind, ob das Projekt gut läuft und ob es Probleme gibt, die es zu lösen gilt.

Zu diesen Problemen kommt noch hinzu, dass weniger als 40 Prozent der Unternehmen die Entwicklung der für das Projektmanagement erforderlichen technischen, geschäftlichen und Führungsfähigkeiten zu einer Priorität machen, so die PMI-Umfrage „Pulse of the Profession“ aus dem Jahr 2017.

Ohne eine angemessene Schulung in Projektmanagement-Software und -techniken werden Projektmanager wahrscheinlich nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, um die Projektziele zu erreichen. Projektmanagement-Software wird zu einer Belastung statt zu einem Asset, wenn mangelnde Ausbildung zu Rückschlägen oder sogar dem Scheitern von Projekten beiträgt.

Angesichts all dieser Unzulänglichkeiten ist es kein Wunder, dass viele Projektmanager schlecht dastehen.

Although these trends indicate problems are widespread, they are not insurmountable. Using intuitive tools for project management and collaboration can reverse the trends and produce real gains in project team productivity.

Die ideale Lösung sollte für alle Arten von Projektmanagern funktionieren, unabhängig von Abteilung, Rolle oder Erfahrungsgrad.

Sie sollte verteilte Teams mithilfe leicht zugänglicher Desktop- und Mobile Apps verbinden. Und die Technologie sollte unabhängig von der Art des bereitzustellenden Projekts für eine einheitliche Erfahrung sorgen.

Mithilfe einer Top-Projektmanagement-Software für ihr Unternehmen (und ohne die unproduktive) können die Projektteams erwarten, dass sie:

  • Weniger Zeit verschwenden
  • Weniger Verzögerungen erleben
  • Budgetüberschreitungen vermeiden
  • Qualitativ hochwertigere Arbeit abliefern

Wenn Teammitglieder gut zusammenarbeiten und weniger Zeit mit ineffizienten Prozessen verschwenden, sind sie produktiver und eher in der Lage, ihre Aufgaben zu erfüllen. Bessere Tools führen zu besseren Ergebnissen.

Welche ist die Top-Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen?

Eine Top-Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen fördert die Teamzusammenarbeit und verbessert die Projektleistung. Bevor Sie die richtige Lösung auswählen können, benötigen Sie ein fundiertes Verständnis darüber, wie Projektmanagement-Workflows und -prozesse derzeit in Ihrem Unternehmen funktionieren, welche Projektteams bessere Arbeit leisten könnten und welche Tools hinter den Erwartungen zurückbleiben.

Machen Sie sich klar, welche Projektmanagementstile (Agile vs. Wasserfall) Ihre Teams verwenden, welche Teamgrößen und Projektkomplexität typisch sind und ob Sie planen, die Projektmanagement-Software in andere Anwendungen wie das Projekt-Portfoliomanagement zu integrieren. Sammeln Sie die technischen Anforderungen und Integrationspunkte für die Übernahme von Daten aus Ihren Altsystemen.

Eine Warnung:

Tauschen Sie niemals die Flexibilität, Projekte so zu verwalten, wie Sie es wünschen, gegen ein paar Funktionen aus, die nicht mehr als verzichtbarer Schnickschnack sind.

Wenn Sie eine Funktion benennen müssten, die über den Erfolg bzw. Misserfolg eines Projekts entscheiden kann: Welche wäre das? Die Top-Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen ist jene, die diese Funktion besser als jede andere erfüllt. Dabei kann es sich um Planung und Terminierung, Aufgabenmanagement, Teamzusammenarbeit oder eine andere Aufgabe handeln.

Fast die Hälfte der von Planview befragten Unternehmen nennt Zusammenarbeit als ihre Achillesferse. Der Forrester Wave™-Bericht über Collaborative Work Management (CWM) hat 25 Kriterien für die Bewertung von CWM-Lösungen identifiziert, die es Benutzern erlauben,

  • Die Zusammenarbeit zu zentralisieren
  • Ergebnisse zu teilen
  • Konversationen und Zusagen festzuhalten
  • Aufgaben zu planen und zu terminieren
  • Workloads zu überwachen und zu verwalten

Eine Top-Projektmanagement-Software verfolgt Konversationen, Threads, Feedback und Aufgaben nach, die Aktionen auslösen. Aufgaben können geplant, zugewiesen und nachverfolgt werden, sodass das Team weiß, wer woran arbeitet und welche Kapazität vorhanden ist, um weitere Aufgaben zu übernehmen.

Das sagen Benutzer von Projektmanagement-Software

Sie werden wissen, dass Sie eine Top-Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen ausgewählt haben, wenn die Projektteams von Anfang an mitziehen und sofort Zeit sparen – sei es bei der Suche nach Projektinformationen oder durch die Verringerung unproduktiver Besprechungen. Sie werden ein besseres Verständnis für ihre Aufgaben und die Tools haben, die sie benötigen, um ihre Deadlines einzuhalten.

Unabhängig davon, ob ein Teammitglied in einem Büro mit anderen Mitgliedern, mobil in einem Satellitenbüro oder von zu Hause aus arbeitet, kann es auf Kommunikation in Echtzeit, aktuelle Dokumente und zugeordnete Aufgaben sowie auf den Projektstatus und -zeitplan zugreifen. Dashboards mit visuellen Kennzahlen und Berichten halten alle Beteiligten auf dem Laufenden, sodass sofortige Entscheidungen getroffen werden können, um Fehler zu vermeiden, Risiken zu mindern und Ergebnisse zu optimieren.

Eine Top-Projektmanagement-Software unterstützt alle Benutzer, auch in globalen Unternehmen mit Teams, die über Abteilungen, Geschäftseinheiten und Länder verteilt sind, dabei, sich besser zu vernetzen, auf dem Laufenden zu bleiben und den Stress aller Beteiligten zu reduzieren. Die Führung versteht, wie Zeit und Ressourcen genutzt werden, und verteilte Teammitglieder haben an einem einzigen Ort Zugang zu Projektdokumenten und -kommunikation, und niemand verschwendet Zeit damit, E-Mails nach aktuellen Versionen von Dokumenten zu durchsuchen.

Alles zusammenbringen

Eine der interessantesten Entwicklungen im Projektmanagement ist die Art und Weise, wie Projektteams gebildet werden. Teams können auf traditionelle Weise zusammengestellt werden oder sich von weit entfernten Orten und unterschiedlichen Unternehmen aus selbst organisieren. Mitglieder eines Projektteams können:

  • Unterschiedliche Qualifikationsniveaus haben
  • Aus verschiedenen Fachbereichen kommen
  • Innerhalb des Unternehmens oder für externe Partner, Auftragnehmer, Lieferanten und Kunden arbeiten

Projektmanager können einen fachlichen Hintergrund haben, der von zertifizierter Projektmanager bis hin zu „zufällig“ reicht, was dazu führt, dass sie Rollen besetzen, die außerhalb ihres Fachgebiets liegen. Unabhängig davon, wo sie arbeiten und welche Fähigkeiten sie mitbringen, brauchen Projektteams die richtigen Tools, um zu kommunizieren, zusammenzuarbeiten und Aufgaben zu erledigen.

Wenn Personen, die gewöhnlich nicht zusammenarbeiten, ein Team bilden, um ein Ziel zu erreichen, muss der Prozess gut gesteuert werden, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Eine leistungsstarke Kombination aus Projektmanagement-Software und Collaboration-Tools für Teams kann Ihrem Unternehmen die Funktionalitäten zur Verfügung stellen, die es benötigt, um Projekte von der Planung bis zum Abschluss fachkundig zu verwalten.

Projectplace von Planview bietet eine ausgewogene Arbeits- und Zusammenarbeitserfahrung mit solider Zusammenarbeit und flexiblem Aufgabenmanagement. Diese Projektmanagement-Software verbessert die Produktivität Ihrer Projektteams und ermöglicht es ihnen, so zu arbeiten, wie sie möchten.

Mit dem neuartigen Ansatz kollaborativer Workstreams unterstützt Projectplace Teams dabei:

  • Von überall aus mit Desktop- und Mobile Apps zusammenzuarbeiten
  • Zu kommunizieren und sämtliche Dokumente an einem Ort zu teilen
  • Selbstorganisierte, vielfältige und virtuelle Teams zu bilden
  • Projekte rechtzeitig zu planen und durchzuführen
  • Transparenz über die Verwaltung des Workloads zu erreichen
  • Den Projektstatus über das Portfolio hinweg zu überwachen
  • Fortschritte in Echtzeit mithilfe visueller Dashboards nachzuverfolgen

Der zentralisierte virtuelle Workspace von Projectplace bietet die Tools, die Projektteams benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen. Im Einzelnen sind das:

  • Gantt-Diagramme und Kanban Boards
  • Konversationstools
  • Capabilities für sicheres Filesharing und Versionskontrolle
  • Synchronisierte Kalender und Benachrichtigungen
  • Online-Meetings
  • Visuelle Dashboards, Berichte und eine Portfolioübersicht
  • Konfigurierbare Projektvorlagen und andere Projektmanagement- und Collaboration-Tools

Projectplace bietet die Sicherheit (Verschlüsselung, Verifizierung, Zertifizierung), Garantie (99,9 Prozent Verfügbarkeit, Redundanz, Beschleunigung) und Kontrolle (Zugriff, Audit, Single Sign-on), die Sie von einem leistungsstarken Cloud-Dienst erwarten.

Lesen Sie die Fallstudien, sehen Sie sich die Rezensionen und Bewertungen an, und folgen Sie den Trends als Teil des Evaluierungsprozesses zur Auswahl Ihrer Projektmanagement-Software. Melden Sie sich danach für einen kostenlosen Test an, um kollaboratives Projektmanagement von Projectplace selbst zu erleben.