Aubert & Duval: Improving the Management of Product Development Cycles Starting with a Hands-on PMO

Aubert & Duval ist die Legierungsabteilung des weltweit führenden Bergbau- und Metallurgiekonzerns Eramet. Das Unternehmen ist auf das Design, die Entwicklung und die Verarbeitung von Superlegierungen und Hochleistungsmetalllösungen spezialisiert.

Aubert & Duval liefert kritische Teile an Kunden in High-Tech-Branchen wie der Luft- und Raumfahrt oder der Verteidigung, bei denen eine pünktliche Lieferung entscheidend für den Erfolg ist. Um sicherzustellen, dass sie ihren Verpflichtungen gegenüber ihren Kunden nachkommen, wollte das Unternehmen dies tun:

• Sie haben eine bessere Kontrolle über die Kapazitäten ihrer Betriebs- und Produktentwicklungsteams, um Ressourcen besser auf Projekte zu verteilen.
• Nutzen Sie Meilensteine als Gates, um die operative Verfolgung von Produktentwicklungsprojekten zu verbessern.
• Zentralisierung des Projektportfoliomanagements durch die Einrichtung eines Project Management Office (PMO), das für die Konfiguration von Planview sowie die Ausführung und Einführung des Tools verantwortlich ist.

Zentralisieren Sie alle Projektdaten: Bedarf, Ressourcenanforderungen und Verfügbarkeit

Ohne eine Datenbank, in der alle Produktentwicklungsprojekte des Unternehmens zentral erfasst werden, verfolgte jedes Team seine eigenen Projekte einzeln mit Excel und hatte nur begrenzte Transparenz in die Projektpipeline.

Aubert & Duval benötigte außerdem ein System zur Erfassung und Konsolidierung der Projektnachfrage, um den Ressourcenbedarf und die Anpassungen laufender und anstehender Projekte vorauszusehen.

Verbessern Sie die Transparenz der Ressourcenauslastung

Produktentwicklungsprojekte sind nur die Hälfte der Rolle der Designteams.

Die andere Hälfte ist internen Projekten (industriell, organisatorisch) und wiederkehrenden Aktivitäten gewidmet, wie z.B. der Produktionsunterstützung, der Förderung der kontinuierlichen Verbesserung oder der Teamleitung. Daher war es wichtig, den Ressourcenbedarf für jede Art von Aktivität zu ermitteln und zu prognostizieren.

Aubert & Duval musste auch die Zeit erfassen, die jeder Mitarbeiter für diese verschiedenen Arten von Projekten aufwendet, um seine Prognosemodelle zu verbessern und zu verfeinern.

Befähigen Sie ein integriertes Project Management Office (PMO)

Das von Aubert & Duval gegründete PMO ist Teil der Abteilung für industrielle Entwicklung. Sie wurde als funktionsübergreifende Organisation geschaffen, die die Lücken zwischen den verschiedenen Produktentwicklungsteams und anderen Managementteams (Vertriebsleitung, Werksleitung) überbrückt. Das PMO verwaltet die Implementierung und Ausführung von Planview, unterstützt die kontinuierliche Verbesserung und ist für die "Frische" der Daten und damit für die Qualität der Berichterstattung und Entscheidungsfindung verantwortlich.

Eine weitere wichtige Anforderung für das Unternehmen war es, die Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg zu ermöglichen, da die Designteams und ihre internen Kunden (ca. 200 ) über mehrere Produktionsstätten verteilt sind, davon 4 in Frankreich und 1 in Indien.

Software Critical Capabilities

• Ressourcenmanagement: Identifizierung jeder Ressource nach Name, Rolle, Ankunfts- und Abreisedatum, Änderungen der Verfügbarkeit, Art (intern/extern) und Status (aktiv, ungenutzt, geplant).
• Multi-Projekt Berichte (Überwachung von Meilensteinen, Kapazität Management nach Team und nach Rolle): Die Identifizierung der wichtigsten Meilensteine in jedem Entwicklung Projekt ermöglichte die Erstellung von Performance Indikatoren für die Meilensteine sowie eines gemeinsamen, konsolidierten Phase-Gate Zeitplans.
• Zeiterfassung: Die auf Planview basierende Zeiterfassung und -analyse hat die Messung des Ressourcenbedarfs für verschiedene Aktivitäten verbessert und ermöglicht es, die Schätzungen von Projektmodellen anzupassen und den Prozess für Projektmanager und Produktdesigner zu verfeinern.

Technische Auswahlmöglichkeiten

Aubert & Duval entschied sich für die Cloud-basierte Version von Planview, nachdem er sich vergewissert hatte, dass das erforderliche Maß an Informationssicherheit gewährleistet war.

Services

Nach einer ersten Integrationphase, die von den Teams von Planview durchgeführt wurde, beauftragte Aubert & Duval ASI (einen der zertifizierten Geschäfts-Partner von Planview) mit der Umsetzung:

• Bieten Sie Unterstützung an, bevor Sie eine Standardfunktion einrichten oder einen bestimmten Bildschirm entwickeln.
• Führen Sie die Anwendungswartung für Dritte über einen Jahresvertrag mit dem CIO von Aubert & Duval durch. Dazu gehören Tool-Support, Bugs-Behebung und kleinere Entwicklungen.
• Unterstützen Sie die Aufgabe des PMO-Managers (Prozessunterstützung, Anleitung, Kontrolle der Datenqualität usw.).

Erhöhte Vorhersehbarkeit des Kapazitätsbedarfs

Die Implementierung von Planview Anfang des Jahres 2018verbesserte sofort die Transparenz der Ressourcenverfügbarkeit pro Team und pro Aktivität. Ein großer Teil des Verdienstes geht auf eine Bibliothek mit vorgefertigten Projektmodellen zurück, die zur Standardisierung der Produktentwicklungslebenszyklen verwendet werden.

Zu Beginn eines Projekts wird ein auf ähnlichen Projekten basierendes Modell verwendet, um den Standard-Ressourcenbedarf zuzuweisen, aufgeschlüsselt nach Rollen und nach Phasen. Die Schätzungen und Projektionen der Modelle werden kontinuierlich verfeinert, wenn die tatsächlichen Daten aus laufenden Projekten in Planview eingespeist werden.

Das PMO hat nun einen konsolidierten Überblick über den Kapazitätsbedarf über 18 Monate, aufgeschlüsselt nach Teams und Rollen, für laufende und anstehende Projekte

Verbesserte Ausrichtung der Ressourcen

Funktionen wie ein multikriterieller Ressourcenplan, der es ermöglicht, Projekte nach Typ, Kunde, Projektmanager und Portfolio zu filtern, ermöglichen es dem Unternehmen, granulare Echtzeitanalysen des Gleichgewichts zwischen Ressourcenbedarf und -verfügbarkeit durchzuführen.

Das PMO ist nun in der Lage, den Ressourcenbedarf zu dokumentieren und über die Kapazitätsanalyse zu berichten, die nun eine Überallokation von Ressourcen aufzeigt. Dies sprach für die Einstellung von 22 weiteren Vollzeitäquivalenten, die bereits beim ersten Lenkungsausschuss im Oktober 2018 beschlossen wurde.

Eine Lösung für das ganze Team

Im Streben nach kontinuierlicher Verbesserung hat das PMO eine langfristige Zusammenarbeit mit ASI, einem der zertifizierten Partner von Planview, aufgenommen. Nach der Integration des Tools und der Konfiguration benutzerdefinierter Bildschirme und Metriken, um die spezifischen Anforderungen und Erwartungen der Organisation zu erfüllen, unterstützen die Berater von ASI weiterhin das PMO von Aubert & Duval. Ihre Beiträge reichen von der Leitung von Schulungen und Workshops bis hin zur Integration neuer Features, die die Weiterentwicklung der Bedürfnisse und Prozesse des Unternehmens unterstützen.

Dieses Change Management war entscheidend für die Akzeptanz des Tools. Die Entwicklung eines Bildschirms "Meine Projekte", der jedem Projekt Manager einen Überblick über seine Projekte verschafft, war für diese vielbeschäftigten Ressourcen eine enorme Zeitersparnis und hat ihnen geholfen, den Wert von Planview zu erkennen.