De Beers

Die De Beers Group of Companies wurde im Jahr 1888 gegründet und ist der weltweit führende Diamantenproduzent und -händler mit unübertroffener Expertise in der Exploration, Förderung und Vermarktung von Rohdiamanten.

De Beers Technologies, die Forschungs- und Entwicklungsabteilung der De Beers Group of Companies („De Beers“), stellte bei einer Überprüfung der Projektmanagementprozesse und -systeme fest, dass eine große Menge an Daten und Dokumentationen in einer Vielzahl von unterschiedlichen Tools wie Microsoft Project (Projektverfolgung), Word (Umfangsdokumente), Excel (Ressourcenmanagement), Outlook (Zusammenarbeit), SharePoint (Dokumentenspeicherung) und Innate (Ressourcenberichte) gespeichert war. Dies führte zu einigen großen Herausforderungen, darunter die folgenden:

• Das ständige Hin und Her zwischen den Tools war zeitaufwendig und ineffizient.
• Es war schwierig, die nächsten Schritte auszumachen und schnelle, fundierte Entscheidungen im Rahmen des Projektmanagements zu treffen.
• Die Dokumente zur Erfassung der Pläne oder des Umfangs waren nicht immer aktuell, was zu Problemen bei der Versionskontrolle führte.

Das Unternehmen stand zudem vor Problemen bei der Zeiterfassung, da die Zeitnachweise nicht mit den Aufgaben verknüpft waren. Diese Vernetzung war mit den zahlreichen Tools und Systemen in der Technologieumgebung äußert kompliziert zu realisieren.

Das Projektmanagement und die Produktentwicklung haben nicht ausreichend kommuniziert und zusammengearbeitet, sodass Stage-Gates und andere projektbezogene Steuerungsprozesse nicht aufeinander abgestimmt waren.

Und letztendlich war auch der Ressourcenabgleich schwierig, da die Verfügbarkeit der Teammitglieder und die Kapazität nur begrenzt einsehbar waren.

Neben der Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation suchte De Beers nach einer Möglichkeit, Projektdaten und -anforderungen in einem einzigen, zentralisierten Projektmanagementsystem zu konsolidieren. Das Unternehmen benötigte eine zentrale Informationsquelle: ein Projektmasterdokument in Echtzeit, um die Planung, das Berichtswesen, das Ressourcenmanagement und die Fortschrittsverfolgung zu steuern.

Um die Herausforderungen anzugehen, erstellte De Beers eine ausgewählte Liste von Projektmanagementlösungen, darunter Hydra Management, ein Tool, das sich in das mechanische CAD-System des Unternehmens integrieren lässt, und AdaptiveWork, das von einem Berater wärmstens empfohlen wurde.

Auf die Empfehlung hin evaluierte De Beers AdaptiveWork und kam schließlich zu dem Schluss, dass es aufgrund mehrerer Faktoren die am besten geeignete Lösung war. Zu den Vorteilen gehören unter anderem:

• starke High-Level-Integration, die Ressourcen, Zeitpläne und andere Projektaspekte miteinander vernetzt
• automatische Updates, die sicherstellen, dass Pläne und andere Dokumente immer korrekt und aktuell sind
• leistungsstarke und konfigurierbare Berichte sowie Vorlagen für Projektleiter, um Berichte automatisch auszufüllen und zu erstellen (bei Bedarf oder in geplanten Abständen)

De Beers Technologies schätzte auch die kontextbezogenen Tools für die Zusammenarbeit, die Kommunikation und Dokumente mit Arbeitsobjekten verbinden, sowie die automatische Verknüpfung von Zeitnachweisen mit Aufgaben ohne Kompatibilitäts- oder Konfigurationsprobleme.

Sie verlassen sich jetzt auch auf die in AdaptiveWork integrierten Tools für die Ressourcenverwaltung und den Ressourcenabgleich, um ihre Ressourcen vollständig zu nutzen und ihre Zeit für Planungszwecke zu erfassen.

De Beers hat einen Stichtag für das Abschalten seines bisherigen Systems und einen Starttermin für AdaptiveWork festgelegt. Unmittelbar vor der Implementierung wurden alle Projekte aus Microsoft Project in AdaptiveWork importiert und Schulungsworkshops für alle Projektleiter abgehalten. John Bowe, Programm-Manager bei De Beers, merkt an: „Wann immer wir während des Implementierungsprozesses Fragen hatten oder bei etwas nicht weiterkamen, bekamen wir Unterstützung. So wussten wir immer, was zu tun war und konnten schnell loslegen.“

Die Kommunikation und Zusammenarbeit der Produktentwicklungs- und Projektmanagementteams ist nun effektiver und die Planung wird dank der Verwendung von standardisierten Vorlagen, wiederholbaren Prozessen und konsistenter Governance beschleunigt. Das R&D-Team von De Beers profitiert ebenfalls von zahlreichen system- und betriebsbezogenen Vorteilen und konnte unter anderem:

• mehrere unterschiedliche Tools in der Umgebung (wie MS Project und Innate) konsolidieren und ersetzen.
• die Datenhygiene verbessern, da alle Projektinformationen und -daten jetzt in AdaptiveWork gespeichert werden.
• den Ressourcenabgleich verbessern und so die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass das Projekt gemäß dem Zeitplan verläuft.