H-Hotels AG verbessert Projektarbeit mit Projectplace

Hintergrund

Die H-Hotels AG zählt zu den TOP 10 der größten deutschen Hotelunternehmen und ist eine der letzten privat geführten Hotelgesellschaften in Deutschland. Die in zweiter Generation familiengeführte Unternehmensgruppe hat über 3.000 Mitarbeiter und bietet über die eigenen Marken H4 Hotels, H2 Hotels und H+ Hotels sowie als Vertriebspartner von Wyndham Hotel Group für die Marke RAMADA mehr als 9.600 Zimmer an. Die Häuser der H-Hotels AG befinden sich in attraktiven Metropolregionen und landschaftlich reizvollen Feriendestinationen, bieten vielfältige und abwechslungsreiche Angebote und garantieren ihren Gästen hohe Qualitätsstandards.

Herausforderung: Multi-Projektmanagement 24/7

Der Betrieb einer solchen Hotelkette ist in vielerlei Hinsicht eine komplexe Aufgabe - nicht zuletzt, aufgrund der Tatsache, dass die Gäste an 7 Tagen in der Woche rund um die Uhr besten Service erwarten. Da die Zimmerpreise und Pauschalangebote zudem saisonalen Schwankungen unterliegen und sich gleichzeitig im preisaggressiven Online-Geschäft behaupten müssen, wird den verantwortlichen Hotelmanagern viel abverlangt. Sie müssen dafür Sorge tragen, dass alle für den Betrieb erforderlichen Prozesse, Strukturen und Projekte smart im Hintergrund ablaufen, damit es dem Gast an nichts mangelt. Das wiederum hat zur Folge, dass auf Managementebene zahlreiche Projekte parallel gesteuert und umgesetzt werden müssen, beispielsweise wenn es darum geht während des laufenden Hotelbetriebs Modernisierungsarbeiten durchzuführen. Die H-Hotels AG wollte die Unternehmensstrukturen nachhaltig optimieren, um noch schneller auf Marktveränderungen reagieren zu können. So wurde im letzten Jahr die Stelle des Projektkoordinators Vorstand geschaffen, dessen Aufgabe es ist, Schlüsselprojekte zu überblicken und den Vorstand darüber zu.

Lösung: pragmatisches Projektmanagement mit übersichtlichen Analysefunktionen

Zu Beginn wurde zunächst ein Anforderungskatalog aufgesetzt und eine Recherche der gängigen Projektmanagement-Tools gestartet. Schon bald wurder klar, dass eine cloudbasierte Projekt- und CollaborationLösung benötigt wurde, die nicht nur für Transparenz sorgt und Prozesse verbessert, sondern die sich vor allem leicht und ohne großen Schulungsaufwand einführen lässt. „Wir haben die Philosophie, dass wir in allen Bereichen die Kompetenz im Haus behalten“, sagt Alexander Fitz. „Deshalb war es wichtig, dass wir eine Lösung einführen, mit der die unterschiedlichsten Abteilungen zurechtkommen und mit der sich quasi jedes Projekt eines Hotelbetriebs umsetzen lässt.“

Projectplace überzeugte durch das ganzheitliche Zusammenspiel von Planungs-, Umsetzungs- und Analyse-Funktionen, aber auch durch die Tatsache, dass sich die Nutzung der Plattform sehr individuel gestalten lässt. Ob Kanban-Tafel, Gantt-Diagrammen, Dokumentenmanagement, Ressourcen-Planung, OnlineMeetings oder Kommunikationszentrale – jeder Anwender kann sich seine Schwerpunkte selbst suchen und die Projektarbeit so gestalten, wie sie ihm am besten liegt. Das zeigte sich bereits in der Pilotphase, als verschiedene Marketing-Projekte von der hauseigenen Werbeagentur Längengrad 9 mit Projectplace geplant, umgesetzt und abschließend ausgewertet wurden. Hier erwies es sich als hilfreich, dass sich auch externe Dienstleister problemlos und ohne Zusatzkosten einbinden ließen und dass die vielfach großen Druck- Datenmengen zentral abgelegt werden konnten.

Nach erfolgreichem Abschluss der Pilotphase wurde die Software auch in andere Bereiche ausgerollt und wird mittlerweile von knapp 60 Mitarbeitern in der Verwaltung intensiv genutzt. So auch für die Umsetzung eines großen Modernisierungsprojektes mit mehreren Gebäuden und unterschiedlichsten Gewerken, das die H-Hotels AG aktuell durchführt.

Hagen Schaller, Projektkoordinator Vorstand der H-Hotels AG: „Mit Projectplace können wir wunderbar die Verantwortlichkeiten sehen, den Baufortschritt nachverfolgen und feststellen, wo sich Herausforderungen abzeichnen. Da wir ein wachsendes Unternehmen sind und zukünftig weitere Häuser und Abteilungen in unsere Gruppe bzw. in das Programm integrieren werden, werden wir Projectplace in dieser Form sicherlich noch vielfach einsetzen.“

„Projectplace liefert ein tolles Gerüst für die Projektarbeit. Die Kanban Boards sorgen für Transparenz und Übersicht – auf Mitarbeiter- und Projektleiterebene.“

- Alexander Fitz, CEO der H-Hotels AG

Vorteile: mehr Synergie-Effekte und Transparenz

Vor allem die Transparenz, die intuitive Handhabung sowie die Kanban Boards schätzt die H-Hotels AG. Zudem profitieren die Anwender von der Tatsache, dass Projectplace ihnen eine Struktur vorschlägt, mit der sich Projekte leicht initialisieren und umsetzen lassen. Vorlagen und andere Templates bieten Orientierung und die Arbeit mit den Kanban-Boards sorgt für mehr Flexibilität in Umsetzung.

Durch diese verschiedenen Aspekte wird die Kommunikation zielführender und die Projektarbeit effizienter. Gleichzeitig sind die Teammitglieder motivierter und das Miteinander wird gestärkt. „Unsere Erwartungen hat die Software voll erfüllt und wir entdecken immer wieder neue Möglichkeiten, wie und wo wir Projectplace noch nutzen können. Der subjektive Eindruck ist positiv. Die langfristigen Erfahrungswerte fehlen zwar noch, aber schon jetzt sehen wir zahlreiche Synergie-Effekte, die wir zuvor nicht in dieser Form hatten“, sagt Schaller.

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