Purdue University nutzt Planview PPM Pro Data Insights zur proaktiven Information von Stakeholdern

Die in 1869 gegründete Purdue University ist eine führende öffentliche Forschungseinrichtung in West Lafayette, Indiana, mit fast 17,000 Lehrkräften und Mitarbeitern, die ca. 41,000 Diplomanden, Studenten und Berufstätige unterstützen. Das Project Management Office (PMO) der Universität wurde in 2015 gegründet, um das IT-Projektmanagement zu strukturieren und zu organisieren. Sie besteht aus 14 Vollzeit-Projektmanagern und drei Mitarbeitern, die das Portfolio-Management und die Berichterstattung unterstützen.

Das PMO der Purdue University unterstützt regelmäßig zwischen 400 und 500 Projekte zu einem beliebigen Zeitpunkt. Die zur Verwaltung dieser Projekte verwendeten Tools waren sehr unterschiedlich und nicht integriert, so dass kein wirklicher Einblick in Projektstatus, Kosten, Termine oder Ressourcenkapazitäten möglich war. Ohne verlässliche Berichte hatten die Unternehmensleiter kaum eine Handhabe, um wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen und zu validieren.

Priorität hatte die Suche nach einer Lösung, die die Datenqualität verbessert, Konsistenz gewährleistet und die Einhaltung bestimmter Governance-Richtlinien erzwingt. Das Ziel war es, den Entscheidungsträgern, Führungskräften und Projektbeteiligten durch regelmäßige, konsistente Statusberichte zuverlässige, zeitnahe Daten zur Verfügung zu stellen.

Purdue setzt Planview® PPM Pro für das Projektmanagement ein und verlässt sich bei den meisten IT-Entscheidungen auf die verschiedenen Berichte in seinem Dashboard. "Planview PPM Pro schließt die Lücke zwischen den verstreuten Daten und den Personen, die sie benötigen", sagt Michelle Bates, Direktorin des PMO bei Purdue. "Planview PPM Pro ermöglicht es uns, benutzerspezifische Berichte auf hoher bis granularer Ebene zu erstellen, so dass die Personen, die die Daten benötigen, diese zur Verfügung haben, ohne sie suchen zu müssen."

Planview PPM Pro dient Purdue als zentrale Datenquelle und stellt Projektdaten zur Verfügung, die die Beteiligten - von den Projektmanagern bis hin zu den Führungskräften - benötigen, um Projekte zu überwachen und Erkenntnisse zu gewinnen, die ihnen helfen, die Arbeit zu verstehen und besser zu priorisieren, die die Ziele und Initiativen der Universität vorantreiben wird. Je nach Benutzer können die Berichte so angepasst werden, dass sie genau das anzeigen, was für den jeweiligen Benutzer am wichtigsten ist. So wird vermieden, dass irrelevante Berichte erstellt werden, die niemand nutzt.

Der erste Schritt, den Purdue vor der Einführung von Planview PPM Pro unternahm, bestand darin, mit Geschäftsführern und Nutzern von Berichten zu sprechen, um herauszufinden, was jeder von ihnen wollte. "Wir wollten nicht einfach nur einen Haufen Daten ausgeben", sagt Bates. "Es war uns wichtig, die richtigen Informationen an die richtigen Leute zu liefern."

Die Berichte und das Dashboard von Planview PPM Pro versorgen Purdue mit entscheidungsrelevanten Daten und Informationen, die die Datenqualität erhöhen und Drill-Down-Details liefern, wie z.B. die Projektstatusberichte, die wichtige Projektinformationen wie Meilensteine, Stunden und Kosten, Statusdetails und alle mit jedem Projekt verbundenen Probleme und Risiken zusammenfassen. "Der Projektstatusbericht enthält sowohl eine Zusammenfassung auf Führungsebene als auch eine Aufschlüsselung der Detailinformationen", erklärt Bates. "Die Betrachter erhalten die Daten, die sie benötigen, in der Detailtiefe, die für sie hilfreich ist.

Ein wichtiger Bericht für die Geschäftsleitung ist der "Bericht der Führungsebene", eine Sammlung der wichtigsten Projekte auf der Grundlage von Sichtbarkeit, Finanzierung, hohem Risiko oder strategischem Aufwand. Anhand der Indizes für die Kostenentwicklung und die geplante Leistung können die Führungskräfte erkennen, welche Projekttermine nicht eingehalten werden, so dass sie Fragen stellen können, um dem "Warum" auf den Grund zu gehen.

Planview PPM Pro hat Purdue:

• Eine konsolidierte Ansicht der Daten in der gesamten IT-Organisation
• Multiple reports and dashboards with customizable levels of detail
• Hochrelevante Berichte, die leicht mit Benutzern und Nichtbenutzern von Planview PPM Pro geteilt werden können
• Datengestützte Erkenntnisse, auf die sich die Beteiligten verlassen können, um Entscheidungen zu treffen