Stago: Improving the Predictability and Reliability of the Innovation Process with Planview

Stago entwickelt biologische Testprodukte und -systeme (Reagenzien, Testinstrumente, Einwegartikel usw.) für biomedizinische Labors. Mit über 350 Produkten und Vertretungen in über 110 Ländern ist die Gruppe Marktführer in der In-Vitro-Diagnose für Hämostase und Thrombose.

• Branche: Medizinische Biologie
• Gegründet: 1945
• Hauptsitz: Asnières-sur-Seine
• Anzahl der Mitarbeiter: fast 2,600
• Website: https://www.stago.com

Stago verwaltete seine Projektportfolios früher mit mehreren voneinander getrennten Systemen. Infolgedessen konnten sie nur einen bruchstückhaften Überblick über ihre Projektaktivitäten erhalten. Diese Unfähigkeit, Informationen zu konsolidieren, behinderte das innovationsorientierte Unternehmen bei der Verfolgung großer Projekte mit langen Entwicklungszyklen und strengen behördlichen Auflagen - insbesondere in einem Kontext, in dem jede unerwartete Verzögerung die Pipeline von Aktivitäten stark beeinträchtigen kann.

Auf der Suche nach einer weiteren Standardisierung und Strukturierung des Projektmanagements, um eine Drei- bis Fünfjahresperspektive der Produktentwicklungspläne zu erreichen, machte sich die Gruppe auf die Suche nach einer speziellen PPM-Plattform. Unter 2012entschied sich Stago aufgrund der Gesamt-Performance für Planview und setzte das Tool sowohl in der IT- als auch in der Produkt-Design-Abteilung ein.

Erhöhte Planungssicherheit

Das Unternehmen verwendete eine Reihe verschiedener Tools zur Verwaltung von Projekten: eines für Projektzeitpläne und Gantt-Diagramme, eines für Produktpläne, eines zur Erfassung der tatsächlich für Projekte aufgewendeten Zeit usw. Da ein großer Teil der Abstimmungsaktivität manuell mit verschiedenen Office-Tools fertig wurde, benötigte Stago eine konsolidierte Ansicht seiner Projekte und seines Portfolios, um die Planung zu verbessern - eine entscheidende Anforderung, da die Produkt-Design- und Marketingpläneder Gruppe zeitlich genau abgestimmt und dokumentiert werden müssen.

Behalten Sie den Überblick über R&D ROI

Das System, das früher zur Erfassung der Projektzeit verwendet wurde, zeigte nur die tatsächlich aufgewendete Zeit an, verfügte aber über keinerlei Prognose-Capabilities. Außerdem war es von dem kodifizierten System abgekoppelt, das von der Finanzkontrollabteilung zur Verwaltung der Finanzzuweisungen verwendet wurde . Da es seinen Zweck und seine Verwendungszwecke nicht fand, wurde dieses Tool nur sporadisch eingesetzt, wobei nur etwa 30% der Teamzeit erfasst wurde.

Die Sicherstellung einer konsistenten und systematischen Zeiterfassung war besonders wichtig, um klare Verbindungen zwischen dem Aktivitätsplan und der tatsächlich ausgeführten Aktivität herzustellen.

• Ressourcenmanagement
• Projektplanung/Terminierung
• Berichte/Dashboards für das Projektportfoliomanagement

Migration zu Planview

Die Migration von Planview begann Ende 2019 und wurde in nur 20 Tagen von Frédéric Authouart, Koordinator für funktionsübergreifende IT-Aktivitäten bei Stago, mit Hilfe eines Planview-Beraters abgeschlossen. Das Upgrade erwies sich als einfach, nahtlos und schnell, vor allem dank der Entscheidung von Stago, auf die von Planview empfohlene Standardkonfiguration des Tools zurückzugreifen. Als PSNext ins Leben gerufen wurde, hatte das Unternehmen versucht, alle vorhersehbaren Bedürfnisse durch eine Vielzahl spezifischer Konfigurationen abzudecken. Die daraus resultierende Einrichtung war zwar umfassend, aber sehr komplex und erhöhte die Anzahl der Schritte und Vorgänge, die für die Verwaltung der üblichen Aktivitäten erforderlich waren, erheblich. Die Umstellung auf die Neu Version war eine Chance, den Kurs zu ändern. Anstatt die vielen bereits vorhandenen Funktionen zu aktualisieren, beschloss Stago, sich auf die Bedürfnisse der Benutzer zu konzentrieren und begann mit der Einführung der Kern-Capabilities der Lösung, wie sie von den Projektmanagement-Experten, die Planview entwickelt hatten, definiert worden waren. Die Benutzer können dann zusätzliche Funktionen oder Bildschirme anfragen. Die Implementierung dieser vereinfachten Version erforderte nur eine grundlegende Datenkonfiguration und reduzierte den Aufwand um das Dreifache. So konnten wir bereits im Februar 2020 live gehen. Nach mehreren Monaten der Nutzung ist nun klar, dass die Standardversion des Tools perfekt auf die Bedürfnisse der Projektmanager zugeschnitten ist: Sie haben kaum Anpassungen verlangt.

Planungsvorlagen zur Verbesserung der Vorhersehbarkeit nutzen

Stago nutzte die Planungsfunktionalität von Planview, um eine Reihe von Standard-Projektvorlagen zu definieren, die der Klassifizierung von Projekten entsprechen, die in der internen Projektmanagement-Charta der Gruppe definiert sind. Diese Vorlagen, die mit Standard-Arbeitselementen und Meilensteinen vorausgefüllt sind, sind besonders hilfreich, wenn es um die Planung von Produktentwicklungsprojekten mit wiederkehrenden Aktivitäten geht - zum Beispiel die Stabilitätstests, die regelmäßig durchgeführt werden müssen. Projektmanager müssen nur die entsprechende Vorlage auf ein neues Projekt anwenden, um eine Vorstellung von dem möglichen Liefertermin zu erhalten, wobei mögliche Engpässe aufgrund der gleichzeitigen Fertigstellung anderer ähnlicher Projekte berücksichtigt werden. Die verbesserte Vorhersehbarkeit der Forschungs- und Entwicklungsarbeit&verbessert die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und die Einhaltung seiner Verpflichtungen gegenüber dem Markt und seinen Kunden - unter anderem dadurch, dass Stago in der Lage ist, bevorstehende Veröffentlichungen von Werkzeugen oder Reagenzien besser vorauszusehen. Die erweiterte Transparenz ist von unschätzbarem Wert für ein Unternehmen, das in dem unsicheren Bereich der Humanbiologie arbeitet. Die Vorwegnahme von Verzögerungen aufgrund von Abhängigkeiten ermöglicht es außerdem, Workflows anzupassen und zu optimieren.

Verbesserte Verlässlichkeit der Finanzverwaltung

Durch die Vereinfachung der Budgetverwaltung half Planview Stago auch dabei, die Anzahl der Projekte, die innerhalb des Budgets abgeschlossen wurden, deutlich zu erhöhen. Die Nachverfolgung von Finanzdaten über unzusammenhängende Systeme hinweg und deren Abgleich haben die Buchhaltungs- und Finanzkontrollteams in Anspruch genommen und die Zeit aufgefressen, die eigentlich für die Kostenüberwachung hätte verwendet werden sollen. Da nun alles in einem konsolidierten System automatisiert ist, sind sie in der Lage, die Kostenkontrolle zu verbessern. Darüber hinaus könnte das Unternehmen eine Projektbibliothek aufbauen, die dabei hilft, aus den Erfahrungen der Vergangenheit zu lernen, um die mit einem Projekt verbundenen Kosten und Unwägbarkeiten besser vorhersagen zu können und so die Zuverlässigkeit der Budgetpläne zu verbessern.

Nächste Schritte

Jetzt, da Planview eingerichtet und in Gebrauch ist, plant Stago, den Umfang des Tools zu erweitern, u.a. durch die Aktivierung von Capabilities zur Bedarfserfassung, -bewertung und -verfolgung. Wenn sich alle Beteiligten an gemeinsamen, vorgegebenen Beschreibungsattributen orientieren, wird die Bewertung von Projektideen im Hinblick auf die Strategie objektiver, was die Entscheidungen über Vor- und Nachteile erleichtert und verbessert. Die längerfristigen Pläne von Stago, alle Ressourcenmanagement-Aktivitäten in Planview zu integrieren, sollten ebenfalls einen Schritt nach vorne machen und eine unschätzbare Hilfe für diejenigen Teamführer sein, die sowohl als Projektmanager als auch als Ressourcenmanager fungieren.

Stagos Ratschläge für eine erfolgreiche Adoption

Denken Sie an Marketing: Zusätzlich zu den Schulungsinhalten und Foren (Video-Tutorials, "corners" für den Austausch von Best Practices und zwanglose Interaktion) hat Frédéric Authouart die Benutzer proaktiv in die neue Version von Planview eingeführt. Seiner Meinung nach kommt es darauf an, die konkreten Vorteile der neuen Lösung deutlich zu machen und ihre Benutzerfreundlichkeit sowie das Potenzial für Zeitersparnis zu betonen. Die Benutzerfreundlichkeit der Version 7.1 hat den Prozess unbestreitbar vereinfacht.

Gemeinschaft denken: Um die Einführung des Tools im Team zu erleichtern, baute der funktionsübergreifende IT-Aktivitäten-Koordinator von Stago auch ein internes Netzwerk von Planview-Botschaftern auf. Diese "delegierten Administratoren" kombinieren eine hervorragende Beherrschung des Tools mit einem ausgeprägten Verständnis für betriebliche Belange und Sprache. Sie sind daher in einer idealen Position, um als Ansprechpartner für die verschiedenen Abteilungen zu fungieren. Ihre Diskussionen mit den Teams werden über Teams aufgezeichnet und in die Bibliothek der Video-Tutorials des Unternehmens aufgenommen. Schließlich bringen wöchentliche "Planview-Foren" diesen Kreis von Botschaftern zusammen und bieten eine zwanglose Plattform für den Austausch von Ideen und Plänen zur Weiterentwicklung der Planview-Community. 

Denken Sie fern: Mit den seit dem Frühjahr geltenden Shelter-in-Place-Kennzahlen 2020 konnte Stago die Vorteile einer vollständigen Weblösung voll ausschöpfen, mit einem einzigen Authentifizierungssystem, das jederzeit und überall Zugriff und Bericht auf Knopfdruck ermöglicht.