L’Institut International de Planification de l’Education (IIPE) de l’UNESCO choisit Planview pour mettre en place la planification stratégique de ses projets

DÉFI : Instaurer un reporting de qualité face à un nouveau modèle économique

L’IIPE a dû faire face à un challenge lié à la croissance des nouvelles activités allant bien au-delà des programmes traditionnels de formation, s’ouvrant plus fortement vers le domaine de la recherche, puis au soutien direct dans des projets locaux d’assistance aux différents pays membres de l’UNESCO. Ces activités et ces projets devenant plus complexes et plus difficiles à maitriser, les bases de données SQL et feuilles excel existantes ont rapidement trouvé leur limite, car le nouveau modèle économique de l’Institut a imposé un changement dans le financement à trouver et un plus grand besoin d’organisation des équipes, qui a été conditionné à l’obtention d’un reporting financier plus performant.

SOLUTION : Apporter l’intelligence nécessaire à la planification stratégique

C’est en 2017 et à l’issue d’un appel d’offres que la solution Planview a été choisie car elle permettait de mettre en place une gouvernance placée sous l’égide d’un véritable bureau de PMO capable de faire la liaison entre les budgets alloués, le financement des projets et la capacité des ressources associée à une bien meilleure gestion des feuilles de temps qui assurerait à l’UNESCO une agilité bien plus accrue dans la priorisation des activités.

La solution Planview a su combler le lien manquant entre tous les collaborateurs de l’Institut et apporter l’intelligence nécessaire pour mettre en œuvre des tableaux de bord qui présentent l’analyse quasiment en temps réel entre le rapport financier et le rapport des programmes. Elle a offert un « data cube » complet incluant une cartographie thématique et par type d’interventions renseignée de manière descriptive mais aussi en termes d’investissement de ressources humaines, de données financières et budgétaires pour présenter une réconciliation de toutes les dimensions de l’activité et offrir un formidable soutien au management pour la planification stratégique.

« Notre métier a changé nous avions besoin d’une gestion plus moderne et agile qui permette une planification stratégique » ajoute Paul Coustère.

« Nous avons vu nos besoins croître au fur et à mesure de la mise en place de la solution qui nous a permis de sortir de l’artisanat et d’installer une priorisation stratégique des projets «

– Paul Coustère, Directeur Adjoint de l’IIPE

À propos de L’UNESCO

Dès que la seconde guerre mondiale a pris fin, une Conférence des Nations Unies pour la création d’une organisation éducative et culturelle (ECO/CONF) a été convoquée à Londres du 1er au 16 novembre 1945. Elle a réuni les représentants de 44 pays, et a décidé de créer une organisation qui incarne la culture de la paix. A leurs yeux, la nouvelle organisation devait enraciner la « solidarité intellectuelle et morale de l’humanité » et, ce faisant, prévenir le déclenchement d’une autre guerre mondiale.

L’UNESCO est donc l’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture. L’UNESCO cherche à instaurer la paix par la coopération internationale en matière d’éducation, de science et de culture. Les programmes de l’UNESCO contribuent à la réalisation des objectifs de développement durable définis dans l’Agenda 2030 adopté par l’Assemblée générale des Nations Unies en 2015.

Le résultat : une qualité exceptionnelle des données pour des KPIs plus représentatifs

Objectif atteint pour la Qualité et définition des données que L’Institut peut aujourd’hui récolter, car elle permet d’obtenir une diversité des consolidations, avec un management du cycle des projets et un management stratégique du portefeuille, l’institut possède un éventail de données qui couvre ce qu’un bureau performant de PMO devrait faire.

L’institut a pu mettre en place une liste de KPIs très bien organisée, offrant une cartographie volumétrique en trois dimensions, thématique, géographique et par type d’intervention, donnant des équivalents dollars par projet, afin de connaitre clairement quels sont les investissements en termes de ressources humaines et de budget propre d’activités.

« Le conseil d’administration a confirmé que le rapport annuel est maintenant bien plus lisible, et que tout notre modèle financier tire un bénéfice du format et de la qualité de rapport sur la collecte et l’utilisation des fonds » confirme Paul Coustère.

D’autre part, et ce dans une institution très « littéraire » avec une méfiance des indicateurs, où l’autonomie des personnes semblait intouchable, l’adoption des utilisateurs s’est faite de façon extrêmement souple au point que ce projet est aujourd’hui montré en référence dans l’ensemble de l’UNESCO.

La suite : améliorer notre capacité d’analyse et de réactivité

La manière dont les gouvernements financent la coopération internationale a changé, et l’institut doit tenir compte du nouveau système de répartition des budgets effectuée par les Nations Unis, qui conditionne l’UNESCO à être plus précis sur sa valeur ajoutée, sa manière de présenter ses projets et leurs délais de mise en place, ainsi que sa façon de faire du reporting.

Dans ce cadre, l’institut pense se doter des modules de « capacity planning » et « strategy » afin d’obtenir des prévisions en temps réels sur la capacité de l’Institut à monter des programmes de qualité pour qu’ils soient choisis en priorité par les organismes internationaux.

De plus, l’Institut souhaite mettre en place le logiciel « Projectplace » pour améliorer la collaboration interne associée à un partage et une qualité des informations, afin de couvrir un nouveau besoin autour de la gestion de scénario intégrant des hypothèses à quatre ans, qui sont essentielles pour gérer la suite de la croissance et la gestion des risques liée aux projets.

« Ce n’est pas seulement la Direction qui souhaite installer capacity planning, mais ce sont tous les managers qui le demandent, car nous possédons des ressources avec des profils extrêmement rares donc un besoin de savoir quel temps précis est passé par type d’activité. Nous pouvons ainsi anticiper les recrutements nécessaires, et donner un juste coût et un juste prix du service que nous proposons, car même si nous sommes à but non lucratif, nous devons rester compétitifs dans un marché concurrentiel », conclut Paul Coustère.

Pour en savoir plus sur les solutions Planview, rendez-vous sur planview.com/fr.