Die Bedeutung von strategischer Abstimmung

In einem strategisch abgestimmten Unternehmen arbeiten alle Teams und Teams of Teams an Projekten, die die Organisation auf die vereinbarte Art und Weise voranbringen. In Organisationen, denen es an strategischer Abstimmung mangelt, bestehen häufig Arbeitssilos, sodass die Ausführung der Aktivitäten nicht mit der übergeordneten Strategie des Unternehmens vernetzt ist.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie wichtig eine strategische Abstimmung ist und warum sie für den langfristigen Erfolg Ihrer Organisation entscheidend ist.

Strategische Abstimmung ist der Prozess der Zusammenarbeit von verschiedenen Teams und Einzelpersonen, um deren Arbeit mit den Gesamtzielen der Organisation zu verknüpfen. Um effektiv zu sein, muss die Abstimmung an der Spitze bei den Führungskräften beginnen, die die Unternehmensstrategie dann an die gesamte Organisation vermitteln.

In leistungsstarken, strategisch abgestimmten Organisationen wissen alle Teammitglieder:

• was die übergeordnete Strategie des Unternehmens ist,
• an welcher Stelle sie sich in diese Strategie einfügen
• und warum ihre Arbeit im größeren strategischen Zusammenhang von Bedeutung ist.

Wenn Unternehmen strategisch abgestimmt sind, ist jedes Teammitglied auf demselben Stand und kann Entscheidungen treffen und Maßnahmen ergreifen, die mit der Gesamtstrategie im Einklang stehen.

Eine 2023 im Harvard Business Review veröffentlichte Umfrage zeigt, dass die tatsächliche strategische Abstimmung der befragten Organisationen im Durchschnitt zwei- bis dreimal niedriger ist, als die Führungskräfte glauben.

Wenn Sie herausfinden, wie Sie die strategische Abstimmung in Ihrer Organisation verbessern können, können Sie sowohl für das Unternehmen als auch für seine Mitarbeitenden langfristige Vorteile erzielen.

Sie haben nun eine Ahnung davon, welche Bedeutung eine strategische Abstimmung hat und wie sie Ihrem Unternehmen helfen kann. Lassen Sie uns nun einige der Vorteile betrachten, die sich aus der Ausrichtung der Arbeit von Teams an der Unternehmensstrategie ergeben.

Eine strategische Abstimmung ist notwendig, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen seine Zeit, sein Geld und seine Ressourcen in Initiativen investiert, die das Unternehmen als strategisch wichtig eingestuft hat.

Strategisch abgestimmte Organisationen arbeiten effizienter und erzielen bessere Ergebnisse, weil ihre Teams auf gemeinsame Ziele hinarbeiten.

Die gesamte Zeit und die Ressourcen, die das Unternehmen investiert, führen zu Arbeitsergebnissen, die mit den strategischen Zielen des Unternehmens im Einklang stehen.

Darüber hinaus schafft eine strategische Abstimmung ein besseres Arbeitsumfeld für die Menschen, die in der Organisation arbeiten. Diese Abstimmung führt nicht nur zu einer besseren Arbeit, die dem Unternehmen einen Mehrwert bringt, sondern kann darüber hinaus die Teams motivieren und die Arbeitsmoral steigern.

Die Mitarbeitenden sind sich mehr über ihre Ziele und Prioritäten im Klaren. Ihnen ist bewusst, wie sie und ihre Arbeit zum Gesamtbild beitragen und sind in der Lage, Entscheidungen zu treffen, da sie wissen, wie ihre Arbeit mit der Unternehmensstrategie in Zusammenhang steht.

Schauen wir uns diese Vorteile nun etwas genauer an.

Größere Effizienz

Organisationen, die die Bedeutung von strategischer Abstimmung verstehen, sind in der Regel effizienter.

Die Verschwendung von Zeit für Maßnahmen, die nicht mit den strategischen Zielen der Organisation im Einklang stehen, führt zu Ineffizienz und geringer Produktivität. Wenn die Teams jedoch strategisch abgestimmt sind, sind sich alle einig, welche Projekte eine Investition wert sind, da alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Infolgedessen arbeiten die Teams effektiver und es wird so wenig Arbeitsaufwand wie möglich verschwendet.

Effizienteres und effektiveres Arbeiten kann zu einem größeren Vertrauen in strategische Investitionen führen. Es steigert die Zuversicht im Hinblick auf Entscheidungen über die Ressourcenzuteilung, denn es besteht die Gewissheit, dass diese Ressourcen zum Erreichen strategischer Ziele eingesetzt werden.

Verstärkter Fokus auf Wertschöpfung

Eine strategische Abstimmung hilft den Teams, das große Ganze zu sehen, damit sie verstehen, wie ihre Arbeit in die Unternehmensstrategie passt. Strategisch ausgerichtete Teams konzentrieren sich auf die Wertschöpfung und nicht auf den reinen Output. Das bedeutet, dass die Arbeit den Unternehmenszielen dient und einen Mehrwert für das Unternehmen schafft, anstatt einfach nur Arbeitsergebnisse um der Produktivität willen zu produzieren.

Durch diesen Fokus ist es für strategisch ausgerichtete Unternehmen einfacher, schnell zu erkennen, mit welchen Projekten ein großer Mehrwert erzielt wird und mit welchen nicht.

Dies trägt auch dazu bei, dass Zeit und Ressourcen für strategisch sinnvolle Arbeit eingesetzt werden. Teams können wichtige Arbeiten leichter priorisieren und Arbeiten, die strategisch nicht sinnvoll sind, zurückstellen oder aufgeben. Auf diese Weise sind sie besser in der Lage, sich auf die Steigerung des geschäftlichen Mehrwerts zu konzentrieren und gleichzeitig verschwendete Kosten aufgrund eines strategischen Abdriftens zu vermeiden.

Bessere Planung und Arbeitsumsetzung

Um die Bedeutung einer strategischen Abstimmung weiter zu verdeutlichen, sollten Sie das Folgende berücksichtigen.

Strategisch abgestimmte Organisationen treffen bei der Planung und Durchführung von Projekten fundiertere Entscheidungen.

Abgestimmte Teams haben ein besseres Verständnis der Unternehmensziele, und die Entscheidungstragenden können sich bei der Zukunftsplanung auf die Schritte, Praktiken und Ergebnisse fokussieren, die zur langfristigen Unternehmensstrategie beitragen.

Darüber hinaus stellt eine strategische Abstimmung sicher, dass die Teams auf gemeinsame Ziele ausgerichtet sind. Somit sind sie in der Lage, schnelle Entscheidungen zu treffen, die zum Erreichen dieser Ziele beitragen. Diese Autonomie und das Verständnis für den Mehrwert ihrer Arbeit für die Organisation können die Motivation der Teams steigern.

In einem sich schnell verändernden Geschäftsumfeld müssen erfolgreiche Unternehmen häufig flexibel und anpassungsfähig sein. Eine strategische Abstimmung ermöglicht es jedem Teammitglied, Anpassungen als Reaktion auf Marktveränderungen vorzunehmen, ohne die Produktivität oder Effizienz zu beeinträchtigen, da sie sich weiterhin auf die strategischen Ziele konzentrieren.

Der Grund dafür ist, dass Teams ihre Erfolge konstant aus der Perspektive der Unternehmensziele messen. Strategisch abgestimmte Unternehmen können ihre Methoden anpassen und schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren.

Folgen einer fehlenden strategischen Abstimmung

Wenn Organisationen nicht strategisch abgestimmt sind, verschwenden sie in der Regel Ressourcen, indem sie an Projekten arbeiten, die nicht mit der übergreifenden Strategie und Vision des Unternehmens im Einklang stehen.

Wenn Teams nicht wissen, welche Arbeit sie erledigen sollen, weil sie nicht verstehen, wie ihre Arbeit in das Gesamtbild passt, können das Engagement und die Leistung der Mitarbeiter sinken. Darüber hinaus kann es sie demotivieren, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Arbeit keinen positiven und messbaren Einfluss auf das Unternehmen hat.

Die Folgen einer fehlenden strategischen Abstimmung sind u. a. verschwendete Zeit und vergeudete finanzielle Ressourcen für Initiativen, die keinen wirklichen Mehrwert für das Unternehmen bringen. Die umgesetzte Arbeit hat in diesem Fall wenig bis gar keinen positiven Einfluss auf das Geschäft, weil sie nicht mit der Gesamtstrategie des Unternehmens im Einklang steht.

Nachdem wir nun über die Bedeutung einer strategischen Abstimmung gesprochen haben und Sie wissen, wie Ihr Unternehmen davon profitiert, wollen wir uns nun damit beschäftigen, wie Sie sie erreichen können.

Zunächst einmal gibt es keine Zauberformel für den Erfolg Ihrer Organisation. Eine strategische Abstimmung ist jedoch ein guter Ausgangspunkt, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen weiterhin Zeit, Ressourcen und Geld in Projekte und Initiativen investiert, die einen Mehrwert schaffen.

Mit den folgenden fünf Schritten können Sie damit beginnen, für eine strategische Abstimmung in Ihrer Organisation zu sorgen.

1. Unternehmensziele und -vorgaben verstehen

Sie können keine strategische Abstimmung schaffen, wenn Sie nicht verstehen, worauf Sie sich abstimmen. Dies beginnt damit, dass Sie die Vision, die Mission, die aktuelle Strategie und die Ziele Ihres Unternehmens kennen. Es kann hilfreich sein, sich mit der Unternehmensleitung zu treffen, um die Unternehmensstrategie zu besprechen.

In diesen Sitzungen sollten die Führungsgruppen den aktuellen Stand des Unternehmens erörtern und darüber diskutieren, wo sie die Organisation in Zukunft sehen wollen.

Die Abstimmung beginnt immer beim Führungsteam. Daher ist es wichtig, dass Sie sich auf der obersten Ebene der Organisation abstimmen und einen Plan erstellen.

2. Ein strategisches Playbook erstellen

An diesem Punkt sollten alle die Bedeutung einer strategischen Abstimmung verstehen. Nun ist es an der Zeit, ein Playbook für deren Umsetzung zu erstellen.

Die Strategie der Organisation ist der detaillierte Plan, um von dort, wo Sie sind, dorthin zu gelangen, wo Sie hinwollen. Betrachten Sie die Mission als Ausgangspunkt, die Vision als Ziel und den strategischen Plan als die Wegbeschreibung, die Ihnen hilft, von einem zum anderen zu navigieren.

Bei der Entwicklung des strategischen Plans müssen die Führungskräfte zunächst sicherstellen, dass alle Mitarbeiter mit der Richtung, in die Ihr Unternehmen gehen soll, und dem Plan für den Weg dorthin einverstanden sind. Als nächstes entwickeln Sie strategische Ziele, d. h. messbare, spezifische Objectives, die der Organisation helfen, ihre Vision langfristig zu verwirklichen.

Erwarten Sie jedoch nicht, dass Ihre Pläne in Stein gemeißelt sind. Fördern Sie eine Wachstumsmentalität, die es Ihnen ermöglicht, den Plan auszuführen – was manchmal eine Änderung Ihrer gewohnten Arbeitsweise bedeutet. Hier kann es hilfreich sein, sich an Agile-Prinzipien zu orientieren und eine kontinuierliche Planung einzuführen. Dies hilft Ihnen bei der Planung, Priorisierung und manchmal auch bei der Depriorisierung von Arbeit auf der Grundlage ihres strategischen Mehrwerts.

Seien Sie also bereit zu akzeptieren, dass Scheitern in Ordnung ist. Wenn ein bestimmtes Projekt nicht mit der Strategie übereinstimmt, überdenken Sie es oder stellen Sie es vollständig ein.

Es wird einfacher sein, Initiativen zu planen und zu priorisieren, wenn Sie eine klare Dokumentation der Unternehmensstrategie und -ziele haben. Wenn Führungskräfte und Teams über Projekte und Initiativen nachdenken, auf die sie sich konzentrieren wollen, können sie diese Pläne immer mit der Unternehmensstrategie abgleichen und diejenigen auswählen, die mit ihr übereinstimmen. Diejenigen, die der Organisation nicht helfen, ihre strategischen Ziele zu erreichen, können sie überdenken.

3. Zusammenarbeit anregen und erleichtern

Eine strategische Abstimmung ist erfolgreicher, wenn Mitarbeitende aus der gesamten Organisation regelmäßig zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die verschiedenen Teams die gleichen, unternehmensweiten strategischen Ziele im Auge behalten.

Fokussieren Sie sich auf das Schaffen einer funktionsübergreifenden, kollaborativen Arbeitsumgebung, die aus Teams mit unterschiedlichen Rollen besteht. Zu dieser kollaborativen Umgebung sollten Teams mit unterschiedlichen Geschäftsfunktionen oder aus verschiedenen Unternehmensgruppen gehören. Durch regelmäßige gemeinschaftliche Projekte kommen diese Teams zusammen, um ein gemeinsames strategisches Ziel oder eine Priorität zu unterstützen.

Zusammenarbeit fördert die Transparenz zwischen Teams und in der gesamten Organisation. So können Sie sicherstellen, dass sich alle Beteiligten im Laufe der Zeit auf die gleichen strategischen Ziele konzentrieren.

4. Unterstützung durch wichtige Stakeholder sicherstellen

Auch wenn alle die Bedeutung einer strategischen Abstimmung anerkennen, kann die Umsetzung eine Herausforderung sein. Eine strategische Abstimmung im Projektmanagement ist nicht von heute auf morgen möglich.

Für viele Unternehmen erfordert die Schaffung einer strategischen Abstimmung neue Arbeitsweisen und möglicherweise eine Überarbeitung der Projekte, auf die sich die Teams konzentrieren.

Vermitteln Sie den Führungskräften, dass ihr Beitrag und ihr Engagement klar erkennbar sein müssen, um eine Abstimmung sicherzustellen. Es wird einige Zeit dauern, die Organisationskultur so zu ändern, dass die Teams jede potenzielle Initiative an den Unternehmenszielen messen, um festzustellen, ob sie ein lohnendes Unterfangen ist. Aus diesem Grund ist die Unterstützung durch die Geschäftsleitung entscheidend für die strategische Abstimmung der gesamten Organisation.

Wenn Ihre Teams und Abteilungen daran gewöhnt sind, in Silos zu arbeiten, sollten Sie Zeit für die Anpassung und einen Lernprozess für die Priorisierung und Depriorisierung von Initiativen einplanen. Mit der Zeit wird das Prinzip, nur in Initiativen zu investieren, die mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen, den langfristigen Erfolg dieser Teams und der Organisation fördern.

5. Erfolg überwachen und messen

Wie bei jedem wichtigen Vorhaben ist die Verfolgung und Messung des Erfolgs entscheidend für den Nutzen und die Bedeutung der strategischen Abstimmung. Legen Sie fest, wie Sie Ihre strategische Abstimmung und den Mehrwert, den die Teams für das Unternehmen erbringen, verfolgen und messen werden.

Eine sinnvolle Option zur Erfolgsmessung ist der Einsatz von Objectives und Key Results (OKR). Der Fokus von OKR liegt darauf, wo das Unternehmen hin will, wie es dorthin kommt und welche Fortschritte es bereits gemacht hat. Anstatt sich auf einzelne Aktivitäten (Output) zu konzentrieren, geht es bei OKR um wertorientierte Ergebnisse (Outcomes).

Wenn Sie OKR zur Erfolgsmessung einsetzen, können Sie den Fortschritt im Hinblick auf die Ziele Ihres Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum hinweg ermitteln. Die Initiativen, die zum Erreichen der einzelnen Ziele durchgeführt werden, können vielfältig sein, und wenn eine Initiative nicht erfolgreich ist, können Sie sie jederzeit aufgeben oder verändern. Mit OKR können Sie nicht nur Ihren Fortschritt messen, sondern auch sicherstellen, dass Ihre Arbeit speziell auf die Ziele der Organisation ausgerichtet ist – das ist strategische Abstimmung vom Feinsten.

Viele Führungskräfte haben erkannt, dass Software für das strategische Portfoliomanagement (SPM) ein wertvolles Tool sein kann, um die strategische Abstimmung ihrer Organisation zu fördern. Lesen Sie den April 2023 Gartner® Magic Quadrant™ for Strategic Portfolio Management, um zu erfahren, wie die Wahl der richtigen SPM-Lösung Ihre Strategieumsetzung beschleunigen kann und warum Planview als Leader im Bereich strategisches Portfoliomanagement eingestuft wurde.

In der heutigen, sich schnell verändernden Welt können Organisationen leicht durch neue Technologien, Marktveränderungen und andere externe Faktoren beeinflusst werden. Neue Projekte und Initiativen aus einer Laune heraus zu starten, wird Organisationen jedoch kaum dabei helfen, ihre Ziele zu erreichen.

Stattdessen konzentrieren sich strategisch abgestimmte Organisationen nur auf die Projekte und Initiativen, die sie ihren übergeordneten strategischen Zielen näher bringen. Dadurch vermeiden sie die Verschwendung von Zeit und Ressourcen für Initiativen, die das Unternehmen nicht voranbringen, und steigern die Produktivität, indem sie die Zusammenarbeit und Effizienz fördern.

Da sie sich stets auf die Wertschöpfung konzentrieren, verstehen Teammitglieder in strategisch abgestimmten Organisationen immer, wie sich ihr persönlicher Beitrag auf das Unternehmen auswirkt – und das führt in der Regel zu einer motivierteren, engagierteren Belegschaft. Die Bedeutung einer strategischen Abstimmung kann nicht genug betont werden. Sie kann den langfristigen Erfolg fördern, wenn sie auf einem soliden strategischen Plan basiert. Laden Sie das Whitepaper „Die 4 Elemente eines strategischen Plans“ herunter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie einen strategischen Plan erstellen können, der Ihre Organisation in die Lage versetzt, aus Ihren besten Ideen einen geschäftlichen Mehrwert zu generieren.