Zumtobel Group setzt im Bereich ProductLifecycle und in der IT auf Planview und erreicht weltweite Transparenz in der Kosten- und Ressourcenplanung

Über die Zumtobel Group

Die Zumtobel Group ist international führender Anbieter ganzheitlicher Lichtlösungen. Seit mehr als 50 Jahren liefert und entwickelt das Familienunternehmen mit Hauptsitz in Dornbirn, Österreich, innovative und individuelle Lichtlösungen. Heute beschäftigt der Konzern 7.329 Mitarbeiter weltweit, betreibt Fertigungsstätten auf vier Kontinenten und ist mit Vertriebsstützpunkten in über 70 Staaten vertreten. Seit 2006 ist Zumtobel an der Börse notiert. Das Unternehmen besteht aus zwei Teilkonzernen, der Zumtobel Lighting Division für das Leuchtgeschäft, in der die beiden Marken Zumtobel und Thorn zusammengeführt sind, und der Division für Lichtkomponenten mit den Marken Tridonic und Ledon. Mit dieser Mehrmarkenstrategie erreichte die Zumtobel Group im Geschäftsjahr 2009/10 einen Jahresumsatz von 1,12 Milliarden € und konnte im ersten Halbjahr 2010/11 einen Umsatzanstieg von 8,0% gegenüber dem Vorjahr verzeichnen. Der Global Player der Lichtbranche hat sich zur Aufgabe gemacht, mit Licht Erlebniswelten zu schaffen, Arbeit zu erleichtern, Kommunikation und Sicherheit zu erhöhen und das im vollen Bewusstsein der Verantwortung für die Umwelt.

Die Herausforderung

Seit der Gründung vor mehr als 50 Jahren hat sich die Zumtobel Group zu einem der führenden Anbieter für Lichtlösungen entwickelt und baut kontinuierlich das Geschäft international weiter aus. Wie für viele international tätige Unternehmen ist Zumtobel stets darauf aus, seine strategischen Geschäftsentwicklungen zu optimieren. Dazu gehört gerade im Bereich der Produktentwicklung und Innovation ein strukturiertes und durchdachtes Projektmanagement, um so besser am Markt zu bestehen und das Wachstum optimal voranzutreiben.

Das Unternehmen verfügt über mehr als 10.000 Produkte und meistert Jahr für Jahr erfolgreich hunderte von Innovationsprojekten. Daher war es für Zumtobel entscheidend, seine weltweit eingesetzten Kapazitäten optimal zu strukturieren und zu verteilen. Verbessert werden sollte daher das Product-Lifecycle-Management, d.h. die Planung und Steuerung der Entwicklung und Einführung neuer Produkte und das Portfolio Management aller laufenden und zukünftigen.

Entwicklungsprojekte. Zumtobel brauchte ein zentrales Instrument, um die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des gesamten Produktinnovationsbereichs IT-seitig weiter zu steigern, indem Projekte und Aktivitäten sowie Ressourceneinsatzplanung und -kapazitäten transparent gemacht und besser gesteuert werden. Zumtobel entschied sich für die Planview Portfolios®-Lösung, der führenden Portfolio Management-Lösung am Markt.”

„Planview® ist für uns der richtige Partner. Das Unternehmen verfügt über eine bewährte Lösung und hat langjährige Erfahrung und Know-How. Damit können wir die heutigen Herausforderungen IT-seitig meistern”, berichtet Paul Hoch, IT-Manager der Zumtobel Group. „Uns war besonders wichtig, dass wir ein Unternehmen ins Boot holen, das einen Standort in unserer Nähe hat, damit eine Betreuung vor Ort gewährleistet wird und keine sprachlichen Barrieren dem Projekterfolg im Wege stehen.“

„Planview Enterprise macht sich bezahlt. Wir bemerken zahlreiche Verbesserungen und Erleichterungen im Projekt- und Prozessmanagement, die durch Planview Enterprise erzielt werden.“

– Paul Hoch, IT Manager, Zumtobel Group

Die Lösung

Die Zumtobel Group setzt auf die Planview PortfoliosLösung. Mit Planview Portfolios lassen sich unter anderem Risiken identifizieren und analysieren, strategische Prioritäten/KPIs verfolgen sowie alternative Investitionsszenarien evaluieren.

Mit Hilfe von Planview kann Zumtobel alle Projekte und Ressourcen im Unternehmen optimal managen. Projektmanager und -teammitglieder können alle Arbeitsprozesse in ihrem vollen Umfang auswerten, planen und durchführen. Flexible Dashboards und Analysetools erlauben es ihnen dabei, Einblicke in den Status von Portfolios, Projekten und Ressourcen zu bekommen.

Aktuell werden heute über 200 Projekte über Planview Enterprise weltweit gesteuert, sie alle werden in Projektlisten dargestellt und können bis ins letzte Detail betrachtet werden. Dadurch erhält Zumtobel einen bislang einzigartigen Überblick über alle laufenden Projekte weltweit und kann so die Kontrollmöglichkeiten und Arbeitseffizienz signifikant steigern. „Der Einsatz.

von Planview Portfolios ist ein echter Quantensprung in unserer Planung und Analyse. Projektressourcen, Finanzmittel und globale Entwicklung können jetzt viel einfacher abgestimmt und koordiniert werden“, erklärt Hoch.

Planview Enterprise kann seinen Anwendern eine Fülle an Informationen bieten und Zumtobel wollte seinen Anwendern dafür eine optimierte rollenbasierte Anwendererfahrung zur Verfügung stellen. Daher wurde beschlossen die Anwender mittels eines „Management Cockpits“ visuell auf ihre Kernaufgaben und –sichten zu fokussieren. Zusammen mit Planview wurden diese Modifikationen schnell umgesetzt. So können Anwender jetzt u.a. direkt aus der Projektübersichtsseite essentielle Informationen einholen, eingeben oder planen, ohne aber dafür die Übersichtsseite verlassen zu müssen.

„Für uns war es sehr wichtig, dass der Anwender sich bei all der Information, die Planview Portfolios bietet, nicht verliert – und wollten deshalb, dass sich diese zusätzlichen Informationen in separaten Fenstern darstellen lassen damit Anwender auf der Übersichtsseite bleiben können,“ führt Hoch aus. „Wir haben unsere Anforderungen definiert – und Planview hat das dann softwareseitig reibungslos umgesetzt.“

Zumtobel nutzt zusätzlich auch Planview OpenSuite™, um Datenaustausch und Integrationen von Planview Enterprise und weiteren Unternehmenssystemen wie SAP®, Microsoft® SharePoint® und den ITSchedulingsystem der Testlabore zu ermöglichen. Durch die Schnittstelle zu SAP beispielsweise können Daten mit Planview Portfolios ausgetauscht werden. So werden beispielsweise die tatsächlichen Projektaufwände in Planview Portfolios ermittelt und über SAP weiterverrechnet. Die Schnittstelle zum Testlaborsystem automatisiert den Anmeldeprozess der Produktinnovationen für die weltweit verteilten Teststände, d.h. Projektmanager können direkt in Planview Portfolios die Wunschtermine für die Labortests eingeben, die Daten werden ins Laborsystem weitergegeben und die entsprechende Rückmeldung.

dann wieder an Planview Portfolios. Je nach Auslastung wird der Termin automatisch bestätigt oder ein Alternativtermin angegeben – das ermöglicht effizientere Ablaufprozesse. Aktuell arbeitet Zumtobel an einer weiteren Schnittstelle zu SharePoint, damit eine noch bessere Zusammenarbeit und Projektkollaboration innerhalb des Unternehmens aber vor allem auch mit externen Partnern ermöglicht wird.

Lessons Learned

Der Erfolg der Implementierung der Lösung von Planview ist bei Zumtobel klar zu spüren. „Die Integration von Strategie- und Projektmanagement in einer einzigen Plattform ermöglicht es uns, auf der Basis vorhandener Ressourcen den optimalen Nutzen zu erreichen. Aber die Einführung eines neuen Systems birgt immer Herausforderungen – und die größten liegen dabei im Change Management. Es ist daher sinnvoll, sich bei der Einführung zuerst auf klassische Projektbereiche zu fokussieren, die tagtäglich „Projekte“ leben”, meint Hoch. „Entscheidend für den Erfolg ist es auch, dass das Management die Einführung der Lösung fördert und dabei klar definiert, welche konkreten Ziele erreicht werden sollen.“

Nachdem Hoch mit seinem Team Planview Portfolios fest im Product-Lifecycle-Bereich verankert hat, treibt er nun den Einsatz von Planview Portfolios im IT-Projekt-Portfolio-Management voran. „Es geht darum, aufzuzeigen, welche Vorteile die Lösung für die Anwender bringt – nur so kann die Akzeptanz auch fest in den Arbeitsabläufen verankert werden“, führt Hoch aus. „Planview Enterprise ist sehr intuitiv, so dass die Nutzungshürde klein ist. Im IT-Bereich haben wir eine (Methodik-)Schulung zum Thema Projektplanung gemacht und dabei gleich die Möglichkeiten von Planview Portfolios aufgezeigt. Das war ein voller Erfolg.“

Der IT-Manager ist sehr zufrieden mit der Lösung von Planview und will zukünftig weitere Unternehmensbereiche an die Lösung anbinden. „Ich weiß, dass wir das Potenzial der Planview-Lösungen im Unternehmen noch nicht ausgeschöpft haben – es gibt noch weitere Bereiche bei Zumtobel, die von den Vorteilen profitieren werden.“

Ausblick

Die Zumtobel Group wird auch in Zukunft weiter mit Planview zusammenarbeiten. „Die Lösung macht sich bezahlt. Wir bemerken zahlreiche Verbesserungen und Erleichterungen im Projekt- und Prozessmanagement, die durch Planview Portfolios erzielt werden”, erklärt Hoch. „Aus diesem Grund wollen wir auch noch andere Bereiche unseres Unternehmens wie den Finanz- und Controllingbereich mit dieser Lösung optimieren.”

Hoch sieht die Zukunft des Portfolio Managements darin, vom Projektmanagement zu einem Planungstool zu werden. „Je mehr Transparenz wir über die Projekte bekommen und diese Informationen mit weiteren Unternehmensinformationen in Bezug setzen, desto mehr können wir diese Informationen so verdichten, dass wir in der Lage sind, Trends und Entwicklungen abzulesen und sogar eine Portfolio-Roadmap daraus abzuleiten. Das gegenwärtige Wirtschaftsklima ist geprägt durch raschen Wandel und die Rahmenbedingungen können sich jederzeit schnell verändern. Unternehmen müssen auch deshalb immer schnell und vor allem richtig reagieren können – und das geht nur, wenn man transparente Unternehmensprozesse installiert hat.“