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Projekt-Portfoliomanagement ist der Prozess des Managens verschiedener, aber voneinander abhängiger Projekte im Kontext eines breiteren Portfolios, um strategische Ziele zu erreichen. Projektmanager und Projektmanagementorganisationen (PMOs) nutzen Schlüsselelemente des Projekt-Portfoliomanagements, um jedes Projekt bzw. vorgeschlagene Projekt und seine Durchführbarkeit zu bewerten, um die übergeordneten Geschäftsziele zu erreichen.

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Ein Schlüsselelement des Projekt-Portfoliomanagements ist das Verständnis für die Beziehung der Arbeit, d. h., welchen Status die Projekte haben und inwiefern sie die Strategie umsetzen.
Ein Schlüsselelement des Projekt-Portfoliomanagements ist das Verständnis für die Beziehung der Arbeit, d. h., welchen Status die Projekte haben und inwiefern sie die Strategie umsetzen.

Pulse of the Profession 2020 von PMI stellte fest, dass aufgrund schlechter Projektleistung fast 12 Prozent der Investitionen verschwendet werden. Oftmals akzeptieren Führungskräfte zu viele Projekte und konzentrieren sich auch noch auf die falschen, wodurch die Ressourcen zu stark verteilt werden, da sich der Blick vom Gesamtportfolio auf die Projektebene verengt. Ohne effektives Projekt-Portfoliomanagement können Unternehmen schnell den Überblick darüber verlieren, was für das Unternehmen wichtig ist und wie sie ihre Ressourcen maximieren können.

Bevor sie Projekte genehmigen, müssen Projekt- und Portfolioleiter verstehen, wie sich jedes einzelne Projekt auf das Portfolio auswirkt. Bringt das potenzielle Projekt einen zusätzlichen Nutzen für das Portfolio? Ist es an der Unternehmensstrategie ausgerichtet, und bringt es das Unternehmen seinen Zielen näher? Sind die notwendigen Ressourcen für die Umsetzung verfügbar?

Die Projektanalyse im Rahmen des Portfolios ist nicht nur notwendig, um die Teams auf ein gemeinsames Ziel auszurichten, sondern auch, um Investitionen und Ressourcen auf die Projekte mit dem höchsten Nutzen zu konzentrieren.

Schlüsselelemente des Projekt-Portfoliomanagements

Die Schlüsselelemente des Projekt-Portfoliomanagements ermöglichen es Unternehmen, strategische Pläne mit der Durchführung von Projekten zu verbinden und geben Führungskräften einen Mechanismus an die Hand, um Entscheidungen hinsichtlich der Projektauswahl zu erleichtern. Nach den Hauptschritten des Portfoliomanagements können Unternehmen damit beginnen, das zu entwickeln, was PMI als ultimatives Ziel des Prozesses bezeichnet: „ein fokussiertes, koordiniertes und umsetzbares Projektportfolio, das die Ziele des Unternehmens erreichen wird.“

Das Befolgen dieser Schritte ist niemals eine bloß einmalige Anstrengung. Da so viele Veränderungen zu bewältigen sind, müssen Unternehmen in der Lage sein, das Portfolio ständig anzupassen und Kompromissentscheidungen zu treffen, um den Einklang von Strategie und Durchführung zu gewährleisten. Das PMO sollte eine vollständige Überprüfung des Portfolios in regelmäßigen Abständen sowie jedes Mal, wenn es eine signifikante Veränderung gibt, initiieren.

Definieren Sie Geschäftsziele

Die Klärung der Geschäftsziele ist ein wichtiger erster Schritt im Rahmen des Projekt-Portfoliomanagements. Laut Harvard Business Review richtet die Formulierung einer gemeinsamen Definition die Teams auf ein gemeinsames Ziel aus. Ohne ein solches Ziel fehlt den Teams die Motivation, Herausforderungen anzugehen, die das Unternehmen daran hindern, seine Ziele zu erreichen.

Bestand an Projekten und Anfragen

Entscheidungsträger müssen ein Inventar potenzieller Projekte erstellen, einschließlich laufender Projekte, Projektanfragen und Ideen für neue Projekte. Sammeln Sie Daten zu jedem Element auf der Grundlage dessen, was für Ihr Unternehmen als nützlich erachtet wird, z. B. Kosten, Ressourcenanforderungen, Schätzungen zur Markteinführungszeit, prognostizierte Erträge und gelöste Probleme.

Priorisieren Sie Projekte

Beginnen Sie auf der Grundlage der in der Inventarisierungsphase gesammelten Projektdaten mit der Priorisierung von Projekten, die den größten Nutzen für das Portfolio schaffen, und balancieren Sie Ihr Portfolio aus. Abhängig von den Bewertungskriterien kann jedem Projekt eine Punktzahl zugewiesen werden. Bewerten Sie die Ressourcenkapazität, und weisen Sie die verfügbaren Ressourcen den Projekten mit dem höchsten Nutzen im Portfolio zu, sodass die verbleibenden Projekte ohne zugewiesene Ressourcen in der Liste Ihrer Prioritäten nach unten wandern.

Validieren Sie die Umsetzbarkeit von Projekten, und initiieren Sie sie

Selbst ein optimiertes und ausgewogenes Portfolio ist aufgrund von Engpässen und Einschränkungen möglicherweise nicht realisierbar. Arbeiten Sie mit den Stakeholdern der Projekte zusammen, um Projektabhängigkeiten, Gruppen von Ressourcenkompetenzen, Ressourcenkapazitäten, Budgetanforderungen und Einschränkungen zu diskutieren. Initiieren Sie validierte Projekte, indem Sie sie in das Projektmanagement-System eingeben.

Das Portfolio überwachen und verwalten

Der Projektmanager leitet einzelne Projekte, während der Portfoliomanager den Fortschritt der Durchführung überwacht und die kontinuierliche Abstimmung der Projekte im Portfolio übernimmt. Wenn sich strategische Prioritäten verschieben oder Probleme auftreten, kann es notwendig sein, kalkulierte Änderungen an Projekten, Ressourcen, Budgets und/oder dem Portfolio vorzunehmen. Eines der wichtigsten Elemente des Projekt-Portfoliomanagements ist die Fähigkeit, das Portfolio auf die Erfüllung aktueller Geschäftsziele zu fokussieren.

Die Bedeutung des Projekt-Portfoliomanagements

Obwohl es einen Bedarf für Lösungen gibt, die die Verwaltung und Koordination der Bereitstellung von Projekten und Portfolios unterstützen, nutzen viele Unternehmen nicht zur Gänze die Vorteile, die ihnen das Projekt-Portfoliomanagement liefern kann. Dem Project Management Institute (PMI) zufolge:

  • Zu viel Geld wird für schlechte Projektleistung verschwendet
  • Die essentielle Bedeutung des Projektmanagements als Treiber der Unternehmensstrategie wird in der Regel nicht in vollem Umfang erkannt; nur 58 % der Unternehmen verstehen den Wert des Projektmanagements zur Gänze
  • Ohne gutes Projektmanagement setzen Unternehmen die Bereitstellung ihrer Strategie aufs Spiel
„In vielen Fällen kann das Management der Finanzierung, der Vielfalt an Fähigkeiten und Rollen, der eingehenden Bedarfe, der Kapazität, der Auslastung und anderer Faktoren den Unterschied zwischen dem Erfolg und dem Misserfolg des PMOs ausmachen.“

Unternehmen benötigen einen gemeinsamen Weg, um Projekte und Portfolios zu verwalten und zu koordinieren. Beim Projekt-Portfoliomanagement geht es nicht nur um das Managen des Projektlebenszyklus. Der eigentliche Nutzen liegt im Etablieren einer Best Practice, die Unternehmen dabei unterstützt, die Projekte und Programme zu priorisieren, die den größten potenziellen Nutzen für das Unternehmen haben, und diesen Nutzen zu maximieren, indem sichergestellt wird, dass die bereitgestellte Arbeit auf die in der Unternehmensstrategie festgelegten Ziele ausgerichtet ist.

5 Vorteile des Projekt-Portfoliomanagements

Mithilfe der Schlüsselelemente des Projekt-Portfoliomanagements können Unternehmen einfacher und sicherer:

  1. Projekte mit der größten strategischen Ausrichtung und dem größten Nutzenpotenzial priorisieren
  2. Den Erfolg bei der Projektumsetzung erhöhen
  3. Mehrausgaben und Ineffizienzen verringern
  4. Fundiertere Entscheidungen treffen
  5. Den Wandel managen

Der Projekt-Portfoliomanagementprozess verleiht Unternehmen die Fähigkeit, Ergebnisse mit größerer Sicherheit vorherzusagen und Ressourcen in Projekte zu investieren, die am erfolgversprechendsten sind. Mit dem Verständnis für Risiken über Projekte und Portfolios hinweg können Projektmanager und PMOs fundiertere Entscheidungen treffen, um Risiken proaktiv zu managen, anstatt mit einer Reaktion zu warten, bis das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist.

In die passenden Projekt-Portfoliomanagement-Tools investieren

In einem Forschungsbericht zu den kritischen Capabilities für das Projekt-Portfoliomanagement stellt Gartner fest, dass Verantwortliche im Programm- und Portfoliomanagement angesichts der Komplexität der Projektprogramm-, Ressourcen- und Portfolio-Umgebungen ihrer Unternehmen häufig zu dem Schluss kommen, dass sie Softwarelösungen für die Planung, Organisation und Steuerung benötigen.

Projekt-Portfoliomanagement-Tools adressieren oft diese Bedürfnisse, indem sie zusammenhängende Funktionen zur Unterstützung der gesamten Reihe von Aktivitäten im Lebenszyklus bereitstellen. Wählen Sie ein Tool, das den aktuellen Anforderungen entspricht, aber bei Bedarf skalierbar ist. Von der Priorisierung von Ressourcenzuweisungen über die Planung und Verfolgung von Großprojekten bis hin zur Abwicklung von Folgeaufgaben und Releases, die die kontinuierlichen Anforderungen der Benutzer erfüllen, benötigen die Benutzer Transparenz und Zugriff auf Daten an einem einzigen Ort.

Moderne Unternehmen haben eine weit verstreute und oft dezentrale Belegschaft mit unterschiedlichen Präferenzen hinsichtlich ihrer Arbeitsweise. Wenn Unternehmen ihre Projekt-Portfoliomanagement-Capabilities erweitern wollen, ist es wichtig, dass sie in der Lage sind, Prioritäten neu auszurichten und zu verändern, um Veränderungen zu bewältigen. Außerdem müssen sie die Flexibilität aufbringen, sich an neue Arbeitsweisen anzupassen. Eine ideale Lösung ermöglicht, alle Arbeitspräferenzen abzudecken, von Agile und Wasserfall bis hin zu einem hybriden Ansatz oder sogar einem einzigartigen des jeweiligen Unternehmens.

Durch die Modernisierung des Projekt-Portfoliomanagements können sich Unternehmen an neue und andere Arbeitsweisen anpassen. Die besten Projekt-Portfoliomanagement-Lösungen befähigen Teams zu einer schnelleren Bereitstellung, ermöglichen eine flexible Kapazitäts- und Ressourcenplanung und erlauben es den Führungskräften, sich auf die Ergebnisse und die Vorteile zu konzentrieren. Transparenz im Großen wie im Kleinen ermöglicht die Übernahme von Verantwortung sowie angemessene Governance.

Tipps zum vollständigen Ausschöpfen des Potenzials Ihres Projekt-Portfoliomanagements

Da Unternehmen ihre Projekt- und Portfoliomanagementmethoden weiterentwickeln möchten, werden sich die Auswirkungen wahrscheinlich bemerkbar machen, wenn das geschäftliche Umfeld komplexer wird. Unternehmen stehen unter großem Druck, die innovativsten Produkte, Dienstleistungen und Kundenerfahrungen auf dem Markt bereitzustellen – und das schneller als jemals zuvor.

Unternehmen ergreifen immer mehr Initiativen, um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei suchen sie nach Lösungen, um Folgendes anzugehen:

  • Technologische Fortschritte
  • Die sich verändernde Arbeitswelt über verschiedene Funktionen hinweg
  • Der Notwendigkeit von Innovationen
  • Bereitstellung strategischer Initiativen mit stärkerer produktorientierter Betrachtung

In vielen Fällen kann das Management der Finanzierung, der Vielfalt an Fähigkeiten und Rollen, der eingehenden Bedarfe, der Kapazität, der Auslastung und anderer Faktoren den Unterschied zwischen dem Erfolg und dem Misserfolg des PMOs ausmachen.

Hier ein Blick auf drei grundlegende Capabilities, die Ihr Unternehmen dabei unterstützen, das Beste aus der Projekt-Portfoliomanagement-Software und den Best Practices herauszuholen, um den Grundstein für den Erfolg Ihres PMOs zu legen.

Nutzen Sie das Bedarfsmanagement, um Arbeit mit dem größten Nutzen zu priorisieren

Unternehmen fragen kontinuierlich neue Arbeit an. Die Fähigkeit, den eingehenden Bedarf nach geplanten und ungeplanten Projekten zu managen, ist entscheidend, um den Erfolg von Projekten sicherzustellen. Die Straffung des Bedarfsmanagementprozesses kann dazu beitragen, die Bereitstellung von Arbeit zu beschleunigen, indem die Fähigkeit zur Planung und zum Ausbalancieren aktueller Arbeit mit solcher, die in der Zukunft liegt, erleichtert wird.

Die Vorteile, die sich aus der Anwendung von Agilität auf das Bedarfsmanagement ergeben, unterstützen die gesamte nachgelagerte Arbeit und Priorisierung. Dadurch wird eine schnellere Bereitstellung gewährleistet, und die innovativsten Produkte und Dienstleistungen kommen auf den Markt.

Bedarfsmanagement ist in der Regel nicht der am besten optimierte Prozess und kann ein Unternehmen sicherlich verlangsamen, wenn er nicht gut etabliert und eingeführt ist. Laut dem Beratungsunternehmen The Hackett Group:

„IT-Führungskräfte stehen vor der Herausforderung, Projekte am Beginn des Portfolio-Trichters zu bewerten, zu prüfen, zu priorisieren und zu planen. Während einige einen strengen Prüfungsprozess nutzen, sieht die Realität in den meisten IT-Organisationen so aus, dass Projektanfragen nicht abgelehnt werden können. Dies führt zu einem Teufelskreis aus übermäßigem Bedarf und unzureichender Bereitstellung.“

Mit den Lösungen des Projekt-Portfoliomanagements für das Bedarfsmanagement können Benutzer neue Projekte anfragen und alle Änderungen im Projektstatus verwalten, die sich auf den Workload auswirken könnten. Diese Tools erfassen den Bedarf und die Kapazitätsbeschränkungen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter und Ressourcen eines Unternehmens an den Dingen arbeiten, die am wichtigsten sind, indem sie sich an den Unternehmenszielen und -vorgaben ausrichten.

Das Bedarfsmanagement unterstützt Manager dabei, ihre Arbeitspipeline besser im Griff zu behalten, indem es Anfragen und neue Bedarfe direkt an einem zentralen Ort erfasst. Durch die Bewertung und Analyse des Nutzens von Anfragen anhand von Was-wäre-wenn-Szenarien können sie Arbeit priorisieren, genehmigen und planen, die mit den strategischen Zielen im Einklang steht.

Bedarfsmanagement im echten Leben

Ein Hersteller und Anbieter optischer Linsen hatte eine ungenaue Portfolioplanung und klagte über einen Mangel an Überblick über seine Ressourcen. Typischerweise verwaltet das PMO ein Portfolio von Programmen und Projekten im Umfang von 20 Millionen USD. Hinzu kommen weitere ungeplante Projekte in der Pipeline in Höhe von 10 Millionen USD. Dies stört unweigerlich das Gleichgewicht der Ressourcen und die Portfolioplanung.

Das Unternehmen verwendete Spreadsheets, um 150 Teammitglieder und alle ihre Projekte zu managen. Dazu kam ein selbst entwickeltes Projektmanagement-Tool, das aufwendig zu bedienen war und dem es an unerlässlichen Funktionen mangelte. Projektmanager konnten häufig die Arbeit an innovativen neuen Projekten nicht einmal in Erwägung ziehen, weil die Ressourcen dafür nicht vorhanden waren.

Durch das Bereitstellen einer Lösung, die das Bedarfsmanagement unterstützt, konnte das Unternehmen unter anderem folgende Vorteile realisieren:

  • Immediate visibility into resource capacity, project demand, and project status
  • Die Fähigkeit, Was-wäre-wenn-Szenarien durchzuspielen, insbesondere bei ungeplanten Projekten
  • Elimination of subjective reporting and error-prone spreadsheets

Nutzen Sie Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung, um die Bereitstellung von Arbeit mit den passenden Mitarbeitern zu optimieren

Wenn Unternehmen mehrere Projekte, die spezifisches Fachwissen und Erfahrung erfordern, gleichzeitig durchführen, profitieren sie von der Fähigkeit, die Fertigkeiten und Kapazitäten ihrer Mitarbeiter nachverfolgen zu können, sowie von der Möglichkeit, die gewonnenen Informationen auf Projektzeitleisten und -budgets anwenden zu können. Durch die Nutzung der Schlüsselelemente des Projekt-Portfoliomanagements wird sichergestellt, dass die richtigen Mitarbeiter zur passenden Zeit an den richtigen Aufgaben arbeiten.

Nutzen Sie Schlüsselelemente des Projekt-Portfoliomanagements, wie z. B. das Ressourcenmanagement, um Zuweisungen anzupassen, Arbeit bei Veränderungen neu zuzuweisen und die Kapazität zu erhöhen.
Nutzen Sie Schlüsselelemente des Projekt-Portfoliomanagements, wie z. B. das Ressourcenmanagement, um Zuweisungen anzupassen, Arbeit bei Veränderungen neu zuzuweisen und die Kapazität zu erhöhen.

Wie Gartner bemerkt hat, stehen Unternehmen vor Problemen, wenn es um das Management folgender Herausforderungen geht:

  • Ständig steigende Nachfrage nach neuen, oft unterschiedlichen Investitionen bei endlichen Ressourcen
  • Teams, die durch eine sich schnell verändernde Technologielandschaft in verschiedene Richtungen gezerrt werden
  • Portfolios mit verschiedenen Verwaltungsmethoden und Investitionsarten

Die besten Projekt-Portfoliomanagement-Lösungen sollten dynamisch und flexibel sein, um neue Arbeitsweisen im gesamten Unternehmen sowie die Art, wie Teams, Abteilungen und Rollen organisiert werden, zu berücksichtigen. Um die Bereitstellung zu beschleunigen, vollzieht sich in den Unternehmen ein umfassender Wandel hinsichtlich der Sichtweise auf Mitarbeiter und Ressourcen, weg von traditionellen projektbasierten Teams hin zu dedizierten Teams oder sogar hybriden Modellen mit dynamischen Teams. Ressourcenmanager müssen in der Lage sein, leicht präzise Prognosen zu erstellen, die einen Einblick in die zu erledigende Arbeit erlauben.

Die Kapazitätsplanung ist eine Capability innerhalb des Portfoliomanagements des Projekts, die Hand in Hand mit dem Wissen geht, welche Ressourcen in der Zukunft benötigt werden. Entsprechend muss dann die Planung aufgesetzt werden. Sie lässt Manager wissen, wo Ressourcen wahrscheinlich fehlen oder im Übermaß vorhanden sein werden.

In agilen Unternehmen besteht konstanter Bedarf, und neue Anfragen können eine plötzliche Zunahme der Arbeit verursachen. Manchmal werden Projekte und Initiativen schnell auf die Beine gestellt, ohne dabei Rücksicht auf bereits laufende Aktivitäten oder darauf zu nehmen, ob es genug Mitarbeiter gibt, um die Arbeit zu bewältigen. Niemand konzentriert sich darauf, ob die Arbeit mit den Zielen der Unternehmensstrategie übereinstimmt und zielführend ist.

Im Ergebnis kann die Arbeit in der Pipeline hinter dem Zeitplan zurückbleiben, und Marktchancen können verpasst werden, was negative Folgen haben kann:

  • Kunden und der Markt bekommen nicht das, was sie wollen
  • Frustration auf Seiten der Unternehmensführung
  • Teammitglieder, die sich überarbeitet und richtungslos fühlen

Manche Projekt-Portfoliomanagement-Lösungen können einen potenziellen Fachkräftemängel vorhersagen, sodass Manager proaktiv die notwendigen Maßnahmen ergreifen können. Automatisierte Ressourcenoptimierungsalgorithmen können dazu beitragen, „Was-wäre-wenn“-Szenarien für Manager zu erstellen, um Optionen zu vergleichen, die einen optimierten Plan in Form einer Kombination aus Arbeit und Ressourcen bieten.

Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung in der Praxis

Ein Krankenversicherer hatte mit einem Mangel an Transparenz hinsichtlich der Verfügbarkeit von Ressourcen und darüber zu kämpfen, woran die Projektteams eigentlich arbeiteten, d. h. womit sie ihre Zeit verbrachten und warum. Die Teammitglieder wurden wahllos Projekten zugewiesen, ohne Rücksicht darauf zu nehmen, wie viel Arbeit sie vernünftigerweise bewältigen konnten oder wie sich Verzögerungen auf die erwarteten Ergebnisse auswirkten.

Nach dem Bereitstellen einer Projekt-Portfoliomanagementlösung hatten die Manager einen Überblick darüber, woran die Mitarbeiter arbeiteten, sodass sie mit Blick auf die Projekte nachvollziehen konnten, womit die Mitarbeiter ihre Zeit verbrachten und in welchen Phasen des Projekts sie sich befanden. Die Ressourcenmanager konnten bessere Prognosen erstellen, sodass ihre Teams die Arbeit bereitstellen konnten.

Nutzen Sie eine Was-wäre-wenn-Szenarioplanung und andere Schlüsselelemente des Portfoliomanagements, um Ressourcenbeschränkungen zu erkennen und Kompromisse für eine verbesserte Durchführung zu analysieren.
Nutzen Sie eine Was-wäre-wenn-Szenarioplanung und andere Schlüsselelemente des Portfoliomanagements, um Ressourcenbeschränkungen zu erkennen und Kompromisse für eine verbesserte Durchführung zu analysieren.

Ein anderes Unternehmen, ein Anbieter von globalen Fertigungsdienstleistungen für die Elektrobranche, managte Arbeit, an der über 2.400 Personen in Teams in 40 Designzentren in 16 Ländern beteiligt waren, mit einer Vielzahl von Arbeitskostensätzen. Seine Projekt-Portfoliomanagement-Lösung liefert Informationen zur Analyse der Ressourcennutzung und Daten zum Projektstatus mithilfe wöchentlicher Berichte und Dashboards. Diese Einblicke tragen zu fundierten Entscheidungen des Managements hinsichtlich der Ressourcen und Finanzmittel des Unternehmens bei, da die Manager jederzeit wissen, wo ihr Geld und ihre Ressourcen eingesetzt werden und welche Investitionen die höchste Rendite erzeugen.

Der Hersteller für Fertigungsdienstleistungen in der Elektrobranche setzt außerdem bei der Kapazitätsplanung auf Projekt-Portfoliomanagement. Führungskräfte können planen und festlegen, wo zusätzliche Ressourcen benötigt werden oder ob vorhandene Ressourcen basierend auf den Prioritäten neu zugewiesen werden können.

Seit der Implementierung der Lösung verfügt das Unternehmen über Daten von 1.000 Projekten und 2.000 bis 3.000 Teammitgliedern. Führungskräfte verlassen sich auf ihre Dashboards, um fundierte Entscheidungen und Vorhersagen über Ressourcen zu treffen.

Erhalten Sie die nötige Transparenz, um die besten Ressourcenentscheidungen zu treffen – mit Capabilities zur Zeiterfassung

Unternehmen setzen innerhalb ihrer gesamten Organisation auf unterschiedliche Arbeitsweisen. Um die strategische Ausrichtung aufrechtzuerhalten, wird es immer wichtiger zu verstehen, mit welcher Arbeit die Teammitglieder ihre Zeit verbringen, unabhängig davon, wie diese Arbeit bereitgestellt wird.

Capabilities zur Zeiterfassung können von PMOs genutzt werden, um gemeldete Zeiten für mehrere Aufgaben in zahlreichen Projekten sowie projektfremde Zeiten und Aktivitäten zu erfassen. Eine effektive Zeiterfassung ermöglicht es dem PMO, die Kapazitätsplanung und das Ressourcenmanagement voranzutreiben sowie die Finanzdaten des Projekts nachzuverfolgen. Im Gegenzug steigt die Effizienz für Projekte im Portfolio und für unstrukturierte Arbeiten.

Das Erfassen von Ressourcenzeit ist für Unternehmen in folgenden Fällen von besonderer Bedeutung:

  • Vertragsarbeit, um abgerechnete Stunden zu bewerten
  • Finanzielle Auswertungen der Arbeitsleistung und Kapitalisierung, insbesondere dort, wo Sarbanes-Oxley oder andere behördliche Überwachungsstandards greifen
  • Führungskräfte, die wissen müssen, wie Ressourcen ihre Zeit für strategische im Vergleich zu laufenden Projekte verwenden
  • Die Notwendigkeit, die Projektkosten genauer zu nachzuverfolgen
  • Die Notwendigkeit, Schätzungen durch Analyse vergangener Trends zu verbessern

Durch die Möglichkeit, Zeitberichte mithilfe von Mobilgeräten in einem benutzerfreundlichen Kontext zu erstellen, wird die Zeiterfassung zu einer pragmatischeren Aufgabe, die in die Verantwortung des einzelnen Teammitglieds fällt.

Zeiterfassung – ein konkretes Beispiel

Eine große staatliche Universität und Forschungseinrichtung nutzt Schlüsselelemente des Projekt-Portfoliomanagements zur Zeiterfassung, um Compliance und Ressourcenmanagement zu unterstützen. Die Lösung bietet einen umfassenden Einblick in die Kosten für Wartung, ungeplante und strategische Projekte innerhalb der IT-Abteilung. Die Universität verfolgt die Zeit basierend auf ihren IT-Ausgaben nach und weiß immer, wie viel Zeit für welche Art von Arbeit aufgewendet wird.

In einer Zeit, in der viele Unternehmen darum kämpfen, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen, können Schlüsselelemente des Projekt-Portfoliomanagements ihnen dabei helfen, ihre vorhandenen Fähigkeiten so effizient wie möglich zu nutzen, um die erfolgreiche Bereitstellung von Projekten und Programmen sicherzustellen.

Alles zusammenbringen

Im Wesentlichen unterstützen die Schlüsselelemente des Projekt-Portfoliomanagements Ihr Unternehmen dabei, die Kontrolle über das eigene Portfolio zu erhalten, indem ein zuverlässiger und standardisierter Prozess zur Bewertung und Auswahl der richtigen Projekte etabliert wird. Obwohl viele Veränderungen und andere Risikofaktoren auftreten und die Verfügbarkeit von Ressourcen schwankt, werden Sie in der Lage sein, kontinuierlich Projekte zu priorisieren, die dem Portfolio und Ihrem Geschäft am meisten Nutzen bringen.

Reife beim Projekt-Portfoliomanagement zu erlangen, ist ein langer Weg, aber mit dem richtigen Tool, das Sichtbarkeit und Voraussicht liefert, die funktionsübergreifende Teamzusammenarbeit unterstützt und Risiken managt, werden Sie an Geschwindigkeit zulegen. Die Entscheidungsträger können besser einschätzen, wo sie ihre Ressourcen am besten investieren sollten, und Ihr Unternehmen wird eine bessere und vorhersagbarere Leistungsfähigkeit bei seinen Projekten erreichen.