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Projekt-Portfoliomanagement ist das zentralisierte Management eines oder mehrerer Projektportfolios, um die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen. Das Projekt-Portfoliomanagement verknüpft Strategie und Implementierung und wird typischerweise vom Project Management Office (PMO) geleitet.

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Von Spreadsheets zum PPM: Die ersten Schritte auf dem Weg zum Portfoliomanagement

Übliche Herausforderungen, vor denen reifer werdende Unternehmen hinsichtlich ihrer Projekt- und Portfoliomanagementverfahren stehen

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Stellen Sie die strategische Umsetzung über Projektportfolio-Ziele, Geschäftsziele und die Arbeit hinweg sicher, um das Projekt-Portfoliomanagement zum Erfolg zu führen.
Stellen Sie die strategische Umsetzung über Projektportfolio-Ziele, Geschäftsziele und die Arbeit hinweg sicher, um das Projekt-Portfoliomanagement zum Erfolg zu führen.

Was ist der Zweck des Projekt-Portfoliomanagements?

Der Zweck des Projekt-Portfoliomanagements ist es, eine zentrale Informationsquelle zur Verfügung zu stellen, die Transparenz bietet, die optimale Nutzung von Ressourcen zur Erreichung der Ziele gewährleistet und die Vorhersage von Risiken und Erträgen erlaubt, um das Portfolio auszubalancieren und die richtigen Dinge in den Fokus zu nehmen. Das Projekt-Portfoliomanagement ist entscheidend, wenn es darum geht, Stakeholder zusammenzubringen, Führungskräfte zu motivieren und eine Top-Down-Sicht zu ermöglichen.

Wird das Projekt-Portfoliomanagement gut umgesetzt, schafft es Governance und Transparenz und steuert gleichzeitig Veränderungen, die das Unternehmen reaktionsschneller machen und stärker am Bedarf ausrichten. Ohne ein solches Management dümpeln Unternehmen oft vor sich hin, verschwenden kostbare Ressourcen und erleben wiederkehrende Fehler in Projekten, ohne die Gründe dafür zu erkennen. Wenn Führungskräfte weiterhin Projekte akzeptieren, ohne Rücksicht auf die tatsächlich vorhandenen Kapazitäten zu nehmen, wird das Unternehmen unweigerlich einen Rückgang seiner Produktivität und einen Anstieg von Burn-out-Fällen bei seinen Mitarbeitern erleben.

Darum benötigen Unternehmen ein Projekt-Portfoliomanagement

Problem Nr. 1: Ressourcen und Prioritäten

Unternehmen stehen heute vor vielen Herausforderungen bei der Durchführung und Umsetzung von Projekten mit hohem Nutzen. Zwei Probleme, die immer wieder auftauchen, sind folgende:

  1. Zu viel Arbeit für zu wenige Ressourcen
  2. Kein Standard-Framework, um Projekte richtig zu priorisieren

Führungskräfte wollen geschäftlichen Nutzen liefern, also machen sie Versprechungen, die sie unter keinen Umständen halten können. Ohne Projekt-Portfoliomanagement leidet die Gesamtqualität des Projekts.

Das Ergebnis dieser Probleme sind überlastete Ressourcen, die, wie der Harvard Business Review es ausdrückt, wahrscheinlich mit einem Burn-out enden. Eine Gallup-Studie mit fast 7.500 Vollzeitbeschäftigten fand heraus, dass Angestellte, die sich einem Burn-out nähern, 63 Prozent öfter einen Krankheitstag nehmen und mit 2,6-facher Wahrscheinlichkeit ihren Job kündigen. Die Produktivität leidet, und Unternehmen riskieren, wertvolle Talente zu verlieren, die dann mit erheblichen Kosten ersetzt werden müssen. Projekt-Portfoliomanagement kann dazu beitragen, die kurz- und langfristigen Folgen solcher Verluste zu vermeiden.

Interessanterweise ist die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden in der Regel nicht das Problem, sondern wie die Mitarbeiter ihren Workload wahrnehmen. Ein nicht zu bewältigender und nicht nachhaltiger Workload und unvernünftiger Zeitdruck sind häufig für einen Burn-out verantwortlich. Menschen brauchen ein Gleichgewicht, und sie müssen wissen, dass ihr Arbeitgeber Wert auf ihr Wohlbefinden legt.

Überstrapazierte Ressourcen, gleich, ob es sich um Personen oder Budgets handelt, führen häufig zu Projektverzögerungen, schlechter Qualität und einer Zunahme an fehlgeschlagenen Projekten.

PMI fand heraus, dass von Unternehmen weltweit alle 20 Sekunden ungefähr 1 Million USD durch ineffektive Umsetzung der Geschäftsstrategie aufgrund schlechter Projektmanagementpraktiken verschwendet werden. Der Mangel an Projekt-Portfoliomanagement führt dazu, dass 31 Prozent der Projekte ihre Zielen nicht erfüllen, 43 Prozent das Budget überschreiten und 48 Prozent nicht rechtzeitig abgeschlossen werden.

Überbeanspruchte Ressourcen sind fast immer ein Symptom dafür, dass eine angemessene Priorisierung fehlt. Wenn es kein Projekt-Portfoliomanagement gibt, gibt es keine Ausrichtung an den strategischen Zielen und keinen Rahmen, um die Projekte entsprechend zu ordnen, d. h. festzulegen, was für das Unternehmen am Wichtigsten ist. Häufig dominieren dann Lieblingsprojekte, routinemäßige Projekte oder solche mit nur geringem Nutzen. Projekte, die keinen geschäftlichen Bedarf oder kein strategisches Ziel erfüllen, liefern unweigerlich keinen Nutzen und verbrauchen Budgets und Ressourcen, die man in nutzbringende Arbeit hätte investieren können.

Problem Nr. 2: Mangelnde Transparenz und Governance

Das Problem beim Ausbalancieren von Ressourcenkapazitäten und bei der Priorisierung liegt in der mangelnden Datentransparenz, die Führungskräften helfen würde, die wahre Situation zu erkennen. Unternehmen benötigen Projekt-Portfoliomanagement, da sie Echtzeitdaten brauchen, um einen Überblick über Projekte und Ressourcenkapazitäten auf Portfolioebene zu erhalten, und nicht nur auf Projektebene. Wenn es zuverlässige Daten gibt, besteht die Möglichkeit, eine sinnvolle Governance durchzusetzen.

Governance ist der Mechanismus, der für eine klare Richtung, transparente Entscheidungsverfahren und Kennzahlen zur Validierung der Auswirkungen auf das Projekt sorgt. Ohne die durch das Projekt-Portfoliomanagement bereitgestellte Governance sammeln, analysieren und wählen Unternehmen Projekte nicht konsequent nach standardisierten Kriterien aus. Selbst für gute Ideen gibt es keine festgelegten Schritte, um die Durchführbarkeit des Portfolios zu überprüfen, und es gibt nur wenig Überblick über oder Messung von Leistung und Fortschritt.

Lösung Nr. 1: Priorisieren Sie Projekte und Ressourcen anhand bestimmter Kriterien

Da Ressourcenbeschränkungen oft an Verzögerungen und schlechter Qualität die Schuld tragen, ist es wichtig, die Ressourcen über alle Projekte hinweg zu maximieren, sodass die Mitarbeiter eine angemessene Arbeitsmenge und genügend Zeit haben, um diese zu erledigen. Gartner fand heraus, dass Teams mit geringerer Auslastung die Zeit, die für die Bereitstellung des geschäftlichen Nutzens benötigt wird, um 30 Prozent oder mehr reduzieren können. Auch hier ist es von entscheidender Bedeutung, einen Überblick über die aktuelle und zukünftige Ressourcennachfrage und -kapazität zu haben, um sicherzustellen, dass die Kapazität mit der Nachfrage und den Fähigkeiten Schritt halten kann, sodass es weder zu einer Überlastung kommt, noch Ressourcen ungenutzt bleiben.

Lösung Nr. 2: Sorgen Sie dafür, dass das Portfolio an der Unternehmensstrategie und den Unternehmenszielen ausgerichtet bleibt

Eine der besten Wege, die Frage "Was ist Projekt-Portfoliomanagement?" zu beantworten, besteht darin, über Ausrichtung zu sprechen. Beim Projekt-Portfoliomanagement geht es darum, Projekt- und Ressourcendaten zu sammeln und zu analysieren, um die Projekte im Portfolio zu bewerten und sicherzustellen, dass der Zweck, die Passung und die realisierbaren Vorteile mit der Unternehmensstrategie und den Unternehmenszielen in Einklang stehen. Die Ausrichtung von Strategien bis hin zu Projekten, die mit dem Projekt-Portfoliomanagement einhergeht, ist der Schlüssel zur Widerstandsfähigkeit eines Unternehmens in einem zunehmend unberechenbaren Marktumfeld.

Lösung Nr.  3: Projekt-Portfoliomanagement-Software nutzen

Projekt-Portfoliomanagement-Software liefert Führungskräften und dem PMO im Rahmen einer konsolidierten Lösung die nötige Transparenz und Kontrolle, um das Projektportfolio und die Ressourcen effektiv zu verwalten. Diese Transparenz hilft Führungskräften, die Ausrichtung auf die Strategie zu garantieren. Außerdem wird dadurch ein integrierter Mechanismus zur qualitativen Messung von Risiken und Leistung etabliert. Projekt-Portfoliomanagement-Software bietet Führungskräften operationalisierte Daten, mit deren Hilfe sie intelligentere und fundiertere Entscheidungen treffen können.

Hauptvorteile des Projekt-Portfoliomanagements

Sobald ein Unternehmen ein geeignetes Projekt-Portfoliomanagement implementiert hat, ist es eher in der Lage, eine Ausrichtung und Priorisierung seiner Projekte zu erreichen. Laut PMI machen Unternehmen, die ihr PMO an den Unternehmenszielen ausrichten, die folgenden Erfahrungen:

  • 43 Prozent weniger gescheiterte Projekte
  • 38 % mehr Projekte, in denen die Ziele erreicht werden
  • 62 Prozent Zunahme bei der rechtzeitigen Bereitstellung

Anstatt zu jedem Projekt „Ja“ zu sagen, was zu einer Überlastung der Ressourcen und zu Qualitätseinbußen führt, können Führungskräfte genau unterscheiden, welche Projekte sie priorisieren müssen. Dabei können sie ihre Entscheidungen anhand standardisierter Kriterien begründen.

Projekt-Portfoliomanagement schafft Transparenz und beleuchtet, was wichtig für die geschäftlichen Aktivitäten ist. Darüber hinaus beantwortet es Fragen wie:

  • Arbeiten wir an den richtigen Projekten, die einen geschäftlichen Bedarf erfüllen?
  • Haben wir den richtigen Mix an Projekten?
  • Wie laufen die Projekte, und rechtfertigen sie weitere Investitionen?
  • Wo liegen die Engpässe und Hindernisse, die das Projekt verzögern könnten?
  • Optimieren wir unsere Ressourcen?
  • Wo müssen wir Kompromisse in Kauf nehmen?
Mithilfe größerer Transparenz hinsichtlich vergangener, aktueller und zukünftig erwarteter Projekte und Portfolioerfolge können Führungskräfte datengestützte Entscheidungen treffen, die zur fristgerechten Bereitstellung der richtigen Projekte führen.

Der größte Vorteil besteht in der höheren Kapitalrendite, die dann andere hochwertige Projekte finanziert, wodurch ein nachhaltiger Kreislauf von Projekt- und Portfolioerfolg geschaffen werden kann. Unternehmen werden effizienter und reaktionsschneller, während sie ihre Best Practices ausbauen, um kontinuierlich hochwertige Arbeit zu leisten und zu liefern.

Was ist Projekt-Portfoliomanagement im Vergleich zu Projektmanagement?

Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Tools und Prozessen, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Die Prinzipien des Projektmanagements führen ein bestimmtes Projekt von der Konzeption bis zur Bereitstellung eines Ergebnisses. Im Gegensatz zu alltäglichen Geschäftstätigkeiten ist Projektmanagement als zeitlich begrenzte Tätigkeit gedacht, und Projektteams setzen sich oft aus Personen mit unterschiedlichen Hintergründen zusammen, die verschiedenste Fähigkeiten mitbringen.

Beim Projekt-Portfoliomanagement versteht man unter einem Projektportfolio eine Gruppe von Projekten. Dabei ist ein Projekt ein einzelnes Vorhaben zur Erreichung eines bestimmten Ziels.
Beim Projekt-Portfoliomanagement versteht man unter einem Projektportfolio eine Gruppe von Projekten. Dabei ist ein Projekt ein einzelnes Vorhaben zur Erreichung eines bestimmten Ziels.

Ein Projektmanager verwendet seine Projektmanagementfähigkeiten, um Projektziele zu definieren, Eingänge und Anfragen zu verwalten sowie Zeitpläne und Aufgaben für das Team, das er mit der Ausführung der Arbeit beauftragt, aufzuschlüsseln. Projektleiter überwachen Budget, Kosten und Zeitpläne, weisen Projektressourcen zu und verwalten sie und kommunizieren den Projektstatus mit Blick auf die festgelegten Meilensteine.

Projekt-Portfoliomanagement ist das zentral gesteuerte Management mehrerer Projekte unter dem Dach eines Portfolios, um die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen. Die Steuerung unterliegt dabei dem PMO. Dabei hat das Portfoliomanagement das Ziel, das gesamte Portfolio an Projekten zu optimieren und die Implementierung von Änderungsinitiativen gegen den potenziellen ROI auszubalancieren.

Mit Projekt-Portfoliomanagement sind Unternehmen besser in der Lage, Ergebnisse vorherzusagen und Projekte zu planen, die die besten Ergebnisse liefern. Eine Portfolioansicht führt zu einem einzigartigen strategischen Plan, der Transformationsprogramme vorantreibt und die Priorisierung von Entscheidungen über Technologien, Arbeit und Ressourcen hinweg erleichtert.

Die Rolle des PMO-Leiters

Die wichtigste Funktion eines PMO besteht aktuell darin, Führungskräften und Stakeholdern einen klaren Einblick in die Leistung des Unternehmens zu geben, damit sie datengestützte Entscheidungen treffen können, die das Portfolio und die Projekte an den Geschäftsstrategien ausrichten. Laut Gartner muss der PMO-Leiter „mit Geschäftsführern und Ressourcenmanagern partnerschaftlich zusammenarbeiten, um Investitionen über eine Vielzahl von internen und externen Dienstleistungen hinweg auszubalancieren.“ Das bedeutet, dass sie die Kapazitäten gegen den Bedarf ausbalancieren, Pläne und Ressourcen mit der Projektdurchführung verbinden und letztendlich ihr Projektportfolio optimieren müssen.

Der PMO-Leiter ist nicht der autoritäre Mitarbeiter, der Regeln implementiert und Strafen für deren Nichtbefolgung festlegt, sondern Teamspieler, der Veränderungen ermöglicht und Risiken managt und auf diese Weise sicherstellt, dass Projekte und Portfolios an Geschäftsstrategien und -zielen ausgerichtet sind. Das Management verlässt sich auf PMO-Leiter, wenn es darum geht, einen umfassenden Überblick zu erhalten. Dafür nutzen sie Projekt-Portfoliomanagement-Software als Rückgrat und zentrale Informationsquelle.

Mit einem solch umfassenden und ganzheitlichen Blick für den Kontext wird es einfacher, Wege zur kontinuierlichen Verbesserung der Projektdurchführung zu finden und Ineffizienzen, Risiken und Chancen bei der Verwirklichung eines ausgewogenen Portfolios zu entdecken. Letztendlich liegt der primäre Fokus des PMO-Leiters darauf, den größten Nutzen für das Unternehmen zu liefern, wie er durch Key Performance Indicators (KPIs) definiert ist.

8 Schritte zum Projekt-Portfoliomanagement

Für Unternehmen, die am Anfang der Implementierung eines Projekt-Portfoliomanagements stehen, stellt sich als Erstes oft die Frage, wo sie überhaupt anfangen sollen. Für diejenigen Unternehmen, die feststellen, dass ihre Anstrengungen hinsichtlich des Projekt-Portfoliomanagements ihren Erwartungen nicht gerecht geworden sind, führt eine Beibehaltung des Status quo nur zu weiteren Misserfolgen beim Versuch, strategische Ergebnisse bereitzustellen. In jedem Fall umfasst gutes Projekt-Portfoliomanagement acht Praktiken.

  1. Definieren Sie die Unternehmensstrategie und -ziele sowie die Bedeutung des Wortes „Nutzen“.
  2. Richten Sie ein Project Management Office ein, und ernennen Sie einen PMO-Leiter.
  3. Investieren Sie in eine Projekt-Portfoliomanagement-Softwarelösung, um vollständige Transparenz, Standardisierung und Zusammenarbeit mit soliden Berichten und Analysen zu ermöglichen.
  4. Entwickeln Sie Kriterien zur Projektbewertung, um für die richtige Priorisierung und Rechtfertigung zu sorgen.
  5. Sammeln und analysieren Sie Arbeitsanfragen und Ideen.
  6. Wählen Sie die besten Projekte für das Portfolio anhand vordefinierter Kriterien aus, und ordnen Sie sie, um das Portfolio auszubalancieren und gleichzeitig den größten Nutzen zu liefern.
  7. Validieren Sie die Umsetzbarkeit des Portfolios (unter Berücksichtigung von Budget und Ressourcen), und initiieren Sie Projekte.
  8. Überwachen und verwalten Sie das Portfolio, während die Teams die Projekte umsetzen.

Diese Best Practices unterstützen jedes Unternehmen dabei, Projekte an dem auszurichten, was für das Unternehmen am wichtigsten ist, selbst wenn sich Strategien ändern, um schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Mit einer geeigneten Lösung werden Unternehmen die Priorisierung von Projekten beschleunigen, Ressourcen zuweisen, Entscheidungen planen und treffen und den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen erzielen.

Anwendungsfälle für das Projekt-Portfoliomanagement und zusätzliche Vorteile

Jedes Unternehmen, das versucht, mehrere Technologie- und Geschäftsprojekte zu managen, kann Projekt-Portfoliomanagement nutzen, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass die Projekte pünktlich und im Rahmen des festgelegten Budgets erfolgreich abgeschlossen werden.

Die Popularität des Projekt-Portfoliomanagements fiel in vielen Unternehmen mit dem Aufkommen des PMO zusammen, das eingerichtet wurde, um den Fortschritt mehrerer Projekte zu überwachen.

In größeren Unternehmen kann es gleichzeitig eine beliebige Anzahl von Projekten mit unterschiedlichen Komplexitätsgraden geben. Zu den Projekttypen gehören z. B. Marketingkampagnen, Einstellungsbemühungen, Implementierungen für Kunden oder die Entwicklung neuer Bankdienstleistungen oder neuer Produkte, wie z. B. Fahrzeugmodelle, Pharmazeutika oder geschäftliche Anwendungen.

Mit der Entstehung von Lean-Agile, Zusammenarbeit („Collaborative Work“) und anderen neuartigeren Arbeitsweisen hat sich die Definition dessen, was ein Projekt ist, erweitert. Eines haben alle diese Methoden aber gemeinsam: Sie sollen dabei helfen, die Arbeit schneller voranzutreiben. Heutzutage umfasst das Projekt-Portfoliomanagement mehrere Arbeitsmethoden, um sicherzustellen, dass das Ergebnis dieser Arbeit Nutzen stiftet.

Der ständige Bedarf an Projekten und der gleichzeitige Mangel an Ressourcen, um alle Anforderungen zu erfüllen, sind genau der Punkt, an dem Projektportfolio-Management ins Spiel kommt. Unternehmen sehen das Projekt-Portfoliomanagement als Motor, um zu bestimmen, welche Projekte sinnvollerweise aufgesetzt und welche in die Warteschleife kommen oder aufgegeben werden sollten. Da viele Unternehmen nicht in der Lage sind, eine signifikante Anzahl qualifizierter Mitarbeiter einzustellen, um die Nachfrage zu decken, bleibt nur die Lösung, diese durch Priorisierung und Sequenzierung zu managen.

Projekt-Portfoliomanagement-Software bietet einen Mechanismus, um Projekte zentral nachzuverfolgen und zu verwalten, sodass Manager immer auf dem neuesten Stand hinsichtlich der Frage sind, wie die Arbeit voranschreitet und wie Ressourcen bereitgestellt und genutzt werden. Projekt-Portfoliomanagement ist ideal für jedes Unternehmen, das mit komplexen Workloads zu tun hat und einen Einblick in Projektupdates und Ressourcen benötigt, der auf andere Weise nicht verfügbar wäre.

Projekt-Portfoliomanagement-Capabilities wie Scoring und Priorisierung steuern den Arbeitsbedarf, optimieren die Bereitstellung und verringern die Verschwendung von Zeit und Geld.
Projekt-Portfoliomanagement-Capabilities wie Scoring und Priorisierung steuern den Arbeitsbedarf, optimieren die Bereitstellung und verringern die Verschwendung von Zeit und Geld.

Diese Transparenz hilft Unternehmen auch, das Problem der Investition in redundante Projekte mit wenig Nutzen zu vermeiden. Durch die Konsolidierung von Projekten in einem einzigen Erfassungssystem können PMOs und Führungskräfte erkennen, ob sich Projekte überschneiden oder ob sie im Vergleich zu anderen Projekten von geringem Nutzen sind. Wird eine Redundanz entdeckt, haben Führungskräfte die Daten, die sie benötigen, um Anpassungen vorzunehmen, Initiativen zu beenden oder zusätzliche Ressourcen in die Projekte umzuleiten, die den größten Nutzen versprechen.

Projekt-Portfoliomanagement kann Unternehmen praktisch jeder Branche noch eine Menge anderer Vorteile bieten. Zum einen wäre da die Verringerung von Projektrisiken.

Wenn ein Unternehmen den Fortschritt eines Projekts genau verfolgt und die benötigten Ressourcen zuweist, ist die Wahrscheinlichkeit deutlich größer, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird. Es kann das Risiko von Zeit- und Geldverschwendung sowie Aufwand reduzieren oder sogar vollständig eliminieren. Das Projekt-Portfoliomanagement ermöglicht es Unternehmen, das Risiko von Projektverzögerungen, mangelnder Zusammenarbeit, fehlendem Zugang zu benötigten Tools und schlechter Verwaltung von Ressourcen zu minimieren.

PPM-Software unterstützt Unternehmen dabei, das vorgegebene Budget einzuhalten. Jeder, der schon einmal im Umfeld der Unternehmensplanung gearbeitet hat, weiß, wie leicht und schnell Projekte aus dem Ruder laufen und deutlich teurer werden können, als man ursprünglich erwartet hatte. Projektmanager können sicherstellen, dass Projekte immer über die richtigen Ressourcen sowie die richtige Menge an Ressourcen verfügen, um sie zeitgerecht und zu angemessenen Kosten umzusetzen.

Ein weiterer wichtiger Vorteil besteht in der Zusammenarbeit. Projekt-Portfoliomanagement ermöglicht es Teams, transparenter und enger zusammenzuarbeiten. Teammitglieder können effizient Ideen austauschen, sehen, welche Aufgaben anstehen, erkennen, wer wofür verantwortlich ist, und auf diese Weise auf dem Laufenden bleiben. Wenn es eine einzige Projektdatenbank gibt, haben alle Mitglieder der Projektteams den Überblick über ihre eigene Arbeit sowie die Arbeit und den Fortschritt anderer Teammitglieder.

Wenn Führungskräfte Projekte letztendlich richtig managen können, werden immer mehr Projekte erfolgreich abgeschlossen, wovon Teammitglieder, Kunden und Geschäftspartner profitieren. Das PMO wird zu einer Wertschöpfungseinheit, da es die Grundlage und die Governance für eine nachhaltige, schrittweise Projektausführung und strategische Ausrichtung bereitstellt.

Das PPM-Ökosystem und wie man Misserfolge vermeidet

Projekt-Portfoliomanagement und Projektmanagement existieren nicht in einem Vakuum. Sie sind von Natur aus eng mit anderen Bereichen des Unternehmens und in vielen Fällen auch mit anderen Anwendungen verbunden.

Unternehmen integrieren beispielsweise häufig Projekt-Portfoliomanagement-Software in ihr Enterprise Resource Planning (ERP)-System, in Unternehmensarchitekturanwendungen oder anderen Unternehmensanwendungen, wie zum Beispiel Finanzsysteme. Das Projektplanungsbüro stimmt sich häufig mit der Rechts-, Finanz- und Personalabteilung ab, um ihre jeweiligen Systeme und Anwendungen nötigenfalls zu verknüpfen.

Die Integration zwischen diesen Systemen funktioniert gut, weil sie sich gegenseitig ergänzen. Die Integration wirkt sich nicht auf die Leistungsfähigkeit von Projekt-Portfoliomanagement-Software oder anderen Anwendungen aus. Die Integration von Projekt-Portfoliomanagement-Software in andere Prozesse kann eine Umgebung zu schaffen, die es Unternehmen ermöglicht, mehr Nutzen aus ihren Projekten zu ziehen.

Gleichzeitig ist es wichtig, zu verstehen, dass Projekt-Portfoliomanagement scheitern kann und dass Unternehmen Maßnahmen ergreifen müssen, um ein solches Scheitern oder eine suboptimale Leistungsfähigkeit dieser Lösungen zu vermeiden. Ein häufiger Fehler ist es, zu früh zu viel zu erwarten. Erfolgreiches Projekt-Portfoliomanagement ist ein Prozess mit einer Reifekurve.

Laut Gartner gibt es fünf Stufen der PPM-Reife und es kann zwei Jahre dauern, bis der jeweils nächste Reifegrad erreicht wird. Nicht alle Unternehmen müssen die fünfte Stufe erreichen. Wenn sich ein Unternehmen jedoch zu schnell weiterentwickelt, kann es aufgrund der rasch zunehmenden Arbeitsbelastung zu einer höheren Mitarbeiterfluktuation kommen.

Eine weitere mögliche Ursache für ein Scheitern besteht in der fehlenden Unterstützung durch Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens, von den obersten Führungskräften bis hin zu den Mitarbeitern, die die konkrete Projektarbeit leisten. Der CIO, der CFO und andere leitende Angestellte müssen den Einsatz und die Verwendung eines Projekt-Portfoliomanagements nach Kräften unterstützen und fördern. Technologieinitiativen sind erfolgreicher, wenn Führungskräfte sie unterstützen.

Mangelnde Kommunikation ist ein weiterer häufiger Fallstrick. Selbst mit den neuesten und fortschrittlichsten Technologien sind Misserfolge vorprogrammiert, wenn die beteiligten Personen nicht effektiv miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten. Projekt-Portfoliomanagement kann ohne Kommunikation auf allen Ebenen und zwischen allen Stakeholdern nicht erfolgreich stattfinden.

Wenn Unternehmen die richtigen Schritte unternehmen, können sie mit PPM erfolgreich sein, Fallstricke vermeiden und Risiken mit Zuversicht managen. Angesichts des wachsenden Drucks auf Unternehmen, Projekte schneller und mit weniger Ressourcen abzuschließen, gibt es keinen besseren Zeitpunkt, diese Technologie zu nutzen, um modernes Projekt-Portfoliomanagement zu unterstützen.