Projekteingangsmanagement

Versetzen Sie Ihr Unternehmen in die Lage, Ideen und Projektanfragen zu senden, ohne dass es zu einer Überlastung kommt. Wir ermöglichen Ihnen eine umfassende Verwaltung Ihrer Arbeit unter Einhaltung der Best Practices für den Projekteingang.

• Gestalten Sie die Projekteingangsformulare mit Blick auf die anfordernde und die genehmigende Person. Blenden Sie die Felder für die verschiedenen Gates nach Bedarf ein und aus, um den Workflowprozess zu optimieren.
• Stellen Sie für verschiedene Abteilungen oder Gruppen von anfragenden Personen verschiedene Formulare bereit. Sie müssen kein Formular generieren, das allen Anforderungen gerecht wird. Passen Sie einfach das Eingangsformular und den Genehmigungsprozess an die jeweiligen Arbeitsanfragen an.
• Automatisieren Sie den Projekteingangsfluss, sodass die richtigen Genehmiger zum richtigen Zeitpunkt im Prozess benachrichtigt werden. Geben Sie Gate-Genehmigern die Möglichkeit, weitere Informationen anzufordern, weiter zum nächsten Schritt zu gehen, wenn es keine Beanstandungen gibt, oder die Anfragen abzulehnen, die nicht auf die Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens abgestimmt sind.
• Übertragen Sie die Informationen von einer genehmigten Projektanfrage zu dem daraus resultierenden neuen Projekt. So vermeiden Sie zusätzliche Arbeit und verschwenden keine Zeit mit der Duplizierung von Daten.
• Benötigen Sie einen Workflow für Projektänderungsanfragen? Legen Sie einen Eingangsablauf fest, der den Änderungskontrollprozess Ihres Unternehmens für die Aktualisierung bestehender Projekte erfasst und befolgt.

Sorgen Sie dafür, dass die schweren Aufgaben bereits beim Projekteingang erledigt werden. Nutzen Sie den Prozess, um die Daten, Einblicke und Entscheidungen dafür/dagegen an den einzelnen Gates des Workflows zu erfassen und zu ermitteln, welche Anfragen weiterbearbeitet und letztendlich zu Projekten werden sollen.

• Binden Sie die Personen ein, die den Gate-Genehmigungsteams Antworten geben können. Lassen Sie die Experten die erforderlichen Daten und Meinungen zu den Vorteilen und Anforderungen der Anfrage einbringen und beurteilen, ob diese weiterbearbeitet werden soll.
• Schließen Sie die Möglichkeit ein, eine Anfrage basierend auf ihrem Gesamtwert für das Unternehmen zu bewerten. Relevante Gate-Genehmiger können bei der Bewertung quantitative Faktoren wie Return on Investment (ROI) oder qualitative Faktoren wie strategischen Wert, Wirkung und Risiko einbeziehen. Diese Faktoren können gewichtet werden, sodass ihre relative Bedeutung berücksichtigt wird.
• Analysieren Sie die Details und Bewertungen von Anfragen, um zu ermitteln, welche resultierenden Projekte Ihnen die gewünschten Ergebnisse liefern. Berichte und Dashboards bieten eine einfache Möglichkeit, Projektanfragen zu vergleichen und auf diese zuzugreifen.

Mithilfe von Berichten und Dashboards können Sie den Lebenszyklus von Projektanfragen überwachen und analysieren, wie sich der Prozess entwickelt. Darüber hinaus ermöglichen sie Ihnen, Statistiken zu Anfrageverfahren und Daten mit anderen zu teilen, die möglicherweise keinen direkten Zugriff darauf haben.

• Zeigen Sie den Stakeholdern die Anzahl der Anfragen und mit welcher Geschwindigkeit sie den Projekteingangsprozess durchlaufen.
• Teilen Sie Projektanfragen nach Bewertung, Abteilung, strategischer Initiative und anderen wichtigen Faktoren ein, um sie entsprechend zu vergleichen oder eine Wirkungsanalyse durchzuführen.
• Identifizieren Sie Gates, die möglicherweise Anfragen mit hohem Nutzen aufhalten, um Probleme zu beheben und den Projekteingangsprozess zu verbessern.