Projekteingangsmanagement

Versetzen Sie Ihr Unternehmen in die Lage, Ideen und Projektanfragen zu senden, ohne dass es zu einer Überlastung kommt. Wir ermöglichen Ihnen eine umfassende Verwaltung Ihrer Arbeit unter Einhaltung der Best Practices für den Projekteingang.

• Gestalten Sie die Projekteingangsformulare und den Workflow mit Blick auf die anfordernde und die genehmigende Person. Blenden Sie die Felder für die verschiedenen Gates nach Bedarf ein und aus, und filtern Sie Gates nach verschiedenen Kriterien, um den Workflowprozess zu optimieren.
• Stellen Sie für verschiedene Abteilungen oder Gruppen von anfragenden Personen verschiedene Formulare bereit. Sie müssen kein Formular generieren, das allen Anforderungen gerecht wird. Passen Sie einfach das Eingangsformular und den Genehmigungsprozess an die jeweiligen Arbeitsanfragen an.
• Automatisieren Sie den Projekteingangsfluss, sodass die richtigen Genehmiger zum passenden Zeitpunkt im Prozess benachrichtigt werden. Sie können beispielsweise auch „Nag-o-Grams“ oder Erinnerungen einsetzen, wenn eine Anfrage zu lange an einem Gate verbleibt. Geben Sie Gate-Genehmigern die Möglichkeit, eine Anfrage zu einem vorherigen Schritt zurückzusenden, um weitere Informationen anzufordern, oder sie zum nächsten Schritt weiterzuleiten, wenn es keine Beanstandungen gibt. Gate-Genehmiger können Anfragen auch auf Wiedervorlage legen und sie aus dem Workflow-Prozess entfernen, bis der geeignete Zeitpunkt gekommen ist. Schließlich können sie Anfragen auch ablehnen, wenn sie nicht mit den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens übereinstimmen.
• Sie können die Informationen von einer Arbeitsanfrage zu Projekten, Aufgaben oder Projektprotokollen übertragen. So vermeiden Sie zusätzliche Arbeit und verschwenden keine Zeit mit der Duplizierung von Daten.
• Benötigen Sie einen Workflow für Projektänderungsanfragen? Legen Sie einen Eingangsablauf fest, der den Änderungskontrollprozess Ihres Unternehmens für die Aktualisierung bestehender Projekte erfasst und befolgt.

Lassen Sie den Projekteingangsprozess die schwierigen Aufgaben erledigen. Nutzen Sie den Prozess, um die Daten, Einblicke und Entscheidungen dafür oder dagegen an den einzelnen Gates des Workflows zu erfassen und zu ermitteln, welche Anfragen weiterbearbeitet und letztendlich zu Projekten, Aufgaben und/oder Projektprotokollen werden sollen.

• Nutzen Sie eine Logik mit Gate-Genehmigern, um die Personen zu identifizieren, die an jedem Gate die Antworten haben. Lassen Sie die Experten die erforderlichen Daten und Meinungen zu den Vorteilen und Anforderungen der Anfrage einbringen und beurteilen, ob diese weiterbearbeitet werden soll.
• Schließen Sie die Möglichkeit ein, eine Anfrage basierend auf ihrem Gesamtwert für das Unternehmen zu bewerten. Relevante Gate-Genehmiger können bei der Bewertung quantitative Faktoren wie Return on Investment (ROI) oder qualitative Faktoren wie strategischen Wert, Wirkung und Risiko einbeziehen. Diese Faktoren können gewichtet werden, sodass ihre relative Bedeutung berücksichtigt wird.
• Analysieren Sie die Details und Bewertungen, um zu ermitteln, welche resultierenden Aufgaben Ihnen die gewünschten Ergebnisse liefern. Berichte und Dashboards bieten eine einfache Möglichkeit, Projektanfragen zu vergleichen und auf diese zuzugreifen.

Mithilfe von Berichten und Dashboards können Sie den Lebenszyklus von Projektanfragen überwachen und analysieren, wie sich der Prozess entwickelt. Darüber hinaus ermöglichen sie Ihnen, Statistiken zu Anfrageverfahren und Daten mit anderen zu teilen, die möglicherweise keinen direkten Zugriff darauf haben.

• Zeigen Sie den Stakeholdern die Anzahl der Anfragen und mit welcher Geschwindigkeit sie den Projekteingangsprozess durchlaufen.
• Teilen Sie Projektanfragen nach Bewertung, Abteilung, strategischer Initiative und anderen wichtigen Faktoren ein, um sie entsprechend zu vergleichen oder eine Wirkungsanalyse durchzuführen.
• Identifizieren Sie Gates, die möglicherweise Anfragen mit hohem Nutzen aufhalten, um Probleme zu beheben und den Aufgabeneingangsprozess zu verbessern.