Braucht Ihr Unternehmen ein Enterprise PMO?

Dieser Artikel befasst sich mit den wichtigsten Vorteilen eines unternehmensweiten PMOs und der Frage, ob Ihr Unternehmen ein solches einrichten sollte.

Was ist ein Enterprise PMO?

Ein Enterprise PMO ist eine zentralisierte, strategische Funktion innerhalb eines Unternehmens. Sie sind für die Beaufsichtigung und Verwaltung des Portfolios strategischer Projekte, Programme und Initiativen der Organisation verantwortlich.

Der EPMO behält die Portfolios aus der Vogelperspektive im Auge und stellt sicher, dass die Programme und Produkte, die geplant, priorisiert und finanziert werden, das Unternehmen dem Erreichen seiner übergeordneten strategischen Ziele näher bringen.

Ein Überblick über die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des EPMO

In der Regel unterstützt das PMO das Führungsteam mit Einblicken in das Portfolio der strategischen Initiativen. Eine ihrer wichtigsten Aufgaben ist es, die Strategie des Unternehmens zu unterstützen.

Das EPMO spielt eine wichtige Rolle bei der Entscheidung, welche Initiativen ergriffen werden sollen und wie die Mittel verteilt werden, wobei die Strategie mit der Umsetzung verbunden bleibt.

Ein effektives PMO bietet Governance, Transparenz und Best Practices, um die strategische Ausrichtung zu erleichtern und die Arbeitsabläufe zu optimieren. Sie können die Entscheidung erleichtern, welche Programme auf der Grundlage der strategischen Ziele Ihres Unternehmens begonnen, fortgesetzt oder aufgegeben werden sollen - auch wenn sich diese Ziele aufgrund interner oder externer Faktoren ändern.

Ein Weg, wie effektive EPMOs die Arbeitsleistung rationalisieren, ist eine flexible Governance. Sie unterstützen verschiedene Betriebsmodelle, wie z.B. den Wechsel von einem Projekt- zu einem Produktmodell, und verschiedene Methoden der Arbeitsausführung - Wasserfall, Agile und Hybrid. Das Ziel ist es, Teams zu befähigen, ihre beste Arbeit zu leisten.

Der EPMO trägt viele Hüte. Weitere wichtige Aufgaben sind:

• Nachfragesteuerung: Erfassen von Geschäftsanfragen im gesamten Unternehmen, Vorantreiben von Initiativen, die strategische Ziele vorantreiben, und Verwalten des Fortschritts in der Pipeline.
• Ressourcenplanung: Nutzung historischer Daten, laufender Arbeiten und geplanter Initiativen zur Sicherstellung der erforderlichen Ressourcenkapazitäten für eine erfolgreiche Arbeit im gesamten Unternehmen.
• Finanzplanung und -verwaltung: Verbesserung des ROI der Organisation durch Abstimmung der Investitionen auf die übergeordnete Unternehmensstrategie. Arbeit wird auf der Grundlage finanziert (oder nicht finanziert), ob sie einen strategischen Wert für die Organisation liefert, wobei die Ausgaben nachverfolgt und mit dem durch die Ergebnisse erzielten Wert verglichen werden.

Im Mittelpunkt der Aufgaben des PMOs stehen zwei wesentliche Themen: Sichtbarkeit und strategische Befähigung.

Das EPMO schafft Transparenz im gesamten Unternehmen und erleichtert es den Projektteams, ihre Arbeit an der Gesamtstrategie auszurichten, und der Unternehmensleitung, die Leistung anhand strategischer Initiativen zu messen.

PMO oder EPMO: Was ist der Unterschied?

Nachdem wir nun die Grundlagen behandelt haben, bleibt eine Frage offen. Was ist der Unterschied zwischen einem Enterprise PMO und einem PMO?

Das kann verwirrend sein, denn es gibt einige Überschneidungen zwischen den beiden. Beide sind wichtig für eine reibungslose Projektabwicklung, unterscheiden sich jedoch in Umfang, Fokus und Verantwortlichkeiten.

Ein traditionelles PMO konzentriert sich in der Regel auf die Planung und Durchführung eines Portfolios von Projekten und Arbeiten innerhalb einer bestimmten Abteilung oder Funktion.

Ein EPMO arbeitet direkt unter der C-Suite. Sie konzentrieren sich auf die breitere strategische Ebene, wobei der Schwerpunkt auf der Ausrichtung von Projekt- und Programmportfolios auf die strategischen Ziele des Unternehmens liegt. Sie spielen auch eine wichtige Rolle bei der Optimierung der Ressourcenzuweisung innerhalb des Unternehmens.

Die eine Funktion ersetzt also nicht automatisch die andere.

Ein PMO muss nicht zwangsläufig in ein EPMO umgewandelt werden, und auch ein unternehmensweites PMO macht die Notwendigkeit eines PMOs nicht überflüssig. Die beiden können harmonisch zusammenarbeiten, damit die Organisation ihre Ziele effizient erreichen kann.

Das PMO des Unternehmens

Selbst in den größten Organisationen gibt es nur ein einziges Unternehmens-PMO. Als oberste Instanz des Portfoliomanagements legen sie die Tools, Ressourcen und Prozesse fest, die die Projektmanagement-Teams im gesamten Unternehmen nutzen müssen. Sie stellen sicher, dass die begrenzten Ressourcen richtig auf priorisierte Projekte verteilt werden, die die Unternehmensstrategie vorantreiben.

Das EPMO spielt eine entscheidende Rolle bei der Ausrichtung des strategischen Portfoliomanagements. Dazu gehört die Ausrichtung der Portfolios im gesamten Unternehmen auf die übergreifende Strategie und die Sicherstellung der Erzielung des strategischen Werts.

Das PMO

Es gibt nur ein EPMO, aber es kann mehrere PMOs innerhalb einer Organisation geben. Das EPMO unterstützt die PMOs durch den Austausch von Wissen und Best Practices, die Einführung von Governance und die Zusammenarbeit bei einigen Initiativen.

Traditionell konzentriert sich das PMO auf die Durchführung und Lieferung von Projekten und Arbeiten und optimiert die Tools, Prozesse und Ressourcen. Sie stellen sicher, dass die Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets durchgeführt werden und die festgelegten Ziele erreicht werden.

Wann brauchen Sie ein EPMO?

Nicht alle Organisationen benötigen ein unternehmensweites PMO. Woher wissen Sie also , dass es an der Zeit ist, eines einzurichten?

Normalerweise zieht ein Unternehmen ein PMO in Betracht, wenn es ein höheres Maß an unternehmensübergreifender Programmmanagementaufsicht und strategischer Ausrichtung benötigt. Wenn ein Unternehmen wächst, werden der Betrieb und das strategische Projektportfolio immer komplexer. Der Aufbau eines EPMO kann sicherstellen, dass die Mittel Ihrer Organisation effektiv eingesetzt werden und in Initiativen investiert wird, die einen strategischen Nutzen bringen.

1. Silos

Schlechte Kommunikation zwischen Abteilungen und konkurrierende Prioritäten führen zu Ineffizienzen, die strategische Initiativen häufig verzögern und die Kosten erhöhen. Wenn Ihre Abteilungen in Silos arbeiten, anstatt zusammenzuarbeiten, und nicht darauf ausgerichtet sind, strategische Ergebnisse zu erzielen, ist es vielleicht an der Zeit, ein EPMO einzurichten.

2. Strategische Fehlausrichtung

Silos untergraben die Transparenz, und fehlende Sichtbarkeit führt zu falscher Ausrichtung und strategischem Abdriften. Wenn Teams Arbeit mit geringem strategischem Wert abliefern, führt dies letztlich zu einer Verschwendung von Ressourcen, Zeit und Budget.

3. Kein Einblick in die Nachfrage

Das Verständnis der zukünftigen Nachfrage oder des Gesamtbildes ist wichtig, wenn Sie Prioritäten für Programme setzen und strategische Kompromisse eingehen wollen. Ohne sie ist es unglaublich schwierig, konkurrierende Prioritäten auszugleichen und sicherzustellen, dass die begrenzten Ressourcen in die Initiativen fließen, die dem Unternehmen den größten strategischen Nutzen bringen.

Vorteile eines EPMOs

Anhand der drei oben genannten Szenarien mit roten Fahnen können wir sehen, wo ein PMO für Unternehmen besondere Vorteile bringt.

In Situationen, in denen Projekte mehrere Abteilungen oder Geschäftsbereiche betreffen, kann ein EPMO:

• Fördert die Zusammenarbeit
• Erleichtert die Kommunikation
• Harmonisiert die Portfolioplanung und die Lieferpraktiken, um Silos und Redundanzen zu minimieren

Ihr Unternehmen möchte eine konsequente Ausrichtung von Strategie, Investitionen und Ausführung an den strategischen Zielen sicherstellen. Ein EPMO hilft bei der Priorisierung, Orchestrierung, Verfolgung der Umsetzung und Messung der Ergebnisse von Programmen, die die strategischen Ziele des Unternehmens unterstützen.

Ein effektives EPMO sollte:

• Entwicklung und Einführung von Governance-Prozessen und Best Practices
• Sicherstellung von Konsistenz und Leistung Erkenntnisse steigern die Produktivität
• Effizienzsteigerungen, die den Erfolg von Programmen und Initiativen und den ROI maximieren
• Identifizieren Sie interne und externe Risiken frühzeitig, um proaktiv auf Veränderungen zu reagieren.

Ein unternehmensweites PMO kann auch dazu beitragen, die Akzeptanz der Führungskräfte zu erhöhen. Mit zuverlässigen Berichten und Erkenntnissen, die der Geschäftsleitung helfen, die künftige Nachfrage zu prognostizieren und die Ressourcen für ein besseres Nachfragemanagement auszugleichen, ist es viel einfacher, Unterstützung zu gewinnen.

Für Unternehmen, die mit diesen Problemen konfrontiert sind, kann ein unternehmensweites PMO oft Abhilfe schaffen - vor allem, wenn es mit einer effektiven Lösung für strategisches Portfolio-Management (SPM) ausgestattet ist.

Eine SPM-Lösung bietet EPMO-Führungskräften Einblicke, mit denen sie bestimmen können, ob:

• Priorisierte Projekte stimmen mit den Unternehmenszielen überein
• Strategische Investitionen sind auf dem besten Weg, die höchste Rendite zu erzielen

Es bietet die Grundlage und Struktur für:

• Strategieplanung
• Initiativen finanzieren
• Ressourcenplanung
• Bewertungen der Geschäftsfähigkeit
• Governance

All dies ist wichtig, um Ihrem EPMO bei der Bewältigung gängiger Herausforderungen zu helfen.

Vor welchen Herausforderungen steht das EPMO?

Sichtbarkeit schaffen

Das PMO eines Unternehmens braucht Transparenz, um eine Abstimmung zwischen Strategie und Ausführung zu erreichen.

Es ist jedoch schwierig, Transparenz zu schaffen, wenn zu viele Daten aus verschiedenen, unzusammenhängenden Quellen gesammelt und analysiert werden müssen. Die Einführung einer SPM-Lösung kann einen Einblick in die verschiedenen Aspekte des gesamten Unternehmens geben und Portfolios, Ressourcen, Risiken, Nachfrage und deren Abhängigkeiten betrachten.

Unterstützen Sie

Neue Governance-Maßnahmen stoßen fast immer auf Widerstand. Manchmal wird das EPMO als unerwünschter Vollstrecker angesehen, der den Status quo erschwert, zumindest anfangs.

So kann beispielsweise die Einführung neuer Prozesse zu Verwirrung und Widerstand führen, wenn die Teams nicht an Governance gewöhnt sind. Aber das EPMO kann zu einer Unternehmensressource werden, indem es "gerade genug" Aufsicht bietet, um Teams dabei zu unterstützen, ihre beste Arbeit zu leisten - unabhängig davon, wie sie arbeiten.

Falsche Ausrichtung

Die Aufgabe des PMO besteht darin, die Abstimmung innerhalb des Unternehmens zu erleichtern. Die Strategie des Unternehmens muss im gesamten Unternehmen kommuniziert werden, damit die Projektteams verstehen, wie ihre Arbeit in das größere strategische Bild passt.

Die strategische Ausrichtung ist entscheidend für die Planung, Priorisierung und Finanzierung von Projekten. Doch ohne gute Prozesse und Tools, wie eine SPM-Lösung, die die Ausrichtung aufrechterhalten und ein strategisches Abdriften verhindern, kann es schwierig sein, diese Ausrichtung zu erreichen.

EPMO Bewährte Praktiken

Definieren Sie es und verbessern Sie es kontinuierlich

Das EPMO bietet eine unternehmensweite Projektmanagement-Governance, benötigt aber dennoch eine eigene definierte Struktur, eigene Verantwortlichkeiten und eigene Prozesse, um die Effizienz zu maximieren und die Verantwortlichkeit zu gewährleisten. In Anlehnung an das Agile Playbook sollten EPMOs versuchen, aus Erfahrungen zu lernen, um sich kontinuierlich zu verbessern, und diese Denkweise und Herangehensweise dann für den Rest des Unternehmens vorleben.

Die richtigen Mitarbeiter einstellen und die richtige Kultur aufbauen

Das EPMO besteht aus einem Team von Menschen, so dass die Person, die Sie einstellen, für die Schaffung der Kultur, die Sie fördern möchten, von entscheidender Bedeutung ist. Wenn Sie Ihr Team zusammenstellen, sollten Sie sich darauf konzentrieren, Talente mit unterschiedlichen Fähigkeiten einzustellen, die gut mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten können, denn die Zusammenarbeit ist ein Grundpfeiler des Projektmanagements.

Und schließlich kann die Einstellung darüber entscheiden, wie das Unternehmen das PMO sieht. Teams und Funktionseinheiten müssen Belastbarkeit und Einfühlungsvermögen beweisen, wenn Störungen eine Änderung der Pläne erfordern.

Beweisen Sie es oder verlieren Sie es

Die Aufgabe des EPMO ist es, dafür zu sorgen, dass Projekte, Programme und Portfolios mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und einen Mehrwert bieten. Dieses Gebot verlangt eine Rechtfertigung für jedes Projekt im Portfolio.

Projekte sollten nur dann in die Pipeline aufgenommen werden, wenn ein solider Business Case vorliegt, der die strategische Ausrichtung nachweist und Ziele und Schlüsselergebnisse (Objectives and Key Results, OKRs ) enthält, um die Richtung vorzugeben, sowie KPIs zur Erfolgsmessung.

CIO geht noch weiter: "Wenn sich die unternehmensweiten Ziele ändern, sollten EPMOs Projekte und Programme neu bewerten, um sicherzustellen, dass sie immer noch mit der Richtung des Unternehmens übereinstimmen, und sich nicht scheuen, Projekte zu streichen, die nicht mehr mit dem Geschäft übereinstimmen."

Befähigen Sie Teams, ihre beste Arbeit zu leisten

Jedes Team hat seine bevorzugte Arbeitsweise, und ein effektives EPMO fördert das Feedback der Teams und unterstützt die von ihnen gewählten Arbeitsmethoden, solange sich alle an die Regeln halten.

Das PMO des Unternehmens sollte die Parameter, Standards und Tools vorgeben, aber auch Flexibilität bieten, wenn es darum geht, wie die Teams ihre festgelegten Ziele erreichen. Ob traditioneller Wasserfall, Agile oder Hybrid, ein EPMO sollte die Teams befähigen, das zu tun, was sie am besten können, und zwar auf eine Art und Weise, die für sie geeignet ist, um die Arbeit abzuschließen.

Bauen Sie Ihr Arsenal auf

PMOs in Unternehmen können mit einer Technologie erfolgreich sein, die einen Überblick über das Portfolio, die Nachfrage, die Investitionen und die Ressourcenkapazität bietet.

Wenn Ihr Unternehmen an einem Punkt angelangt ist, an dem es eine EPMO in Betracht zieht, dann sind die Dinge zu kompliziert für Tabellenkalkulationen geworden.

Eine SPM-Lösung unterstützt die Strategieumsetzung, indem sie die Führungskräfte auf die richtigen Daten verweist, um fundierte Entscheidungen über Investitionen, Prioritäten, Ressourcen und Risiken zu treffen. Es beseitigt die Barrieren, die Sie daran hindern, die Diskrepanzen zwischen Strategie, Plänen, Umsetzung und Ergebnissen zu erkennen.

Den Wert eines Enterprise PMOs verstehen

Die Einführung eines unternehmensweiten PMOs kann für Unternehmen wie ein Katalysator wirken - vor allem, wenn sie mit ständigem Wandel, Wettbewerb und Problemen konfrontiert sind, die die effiziente Durchführung von Projekten und Programmen beeinträchtigen. Sie sind einer der wichtigsten strategischen Wegbereiter Ihres Unternehmens.

Für viele sind die ersten Schritte die Einbindung der Führungskräfte, die Einleitung kultureller Veränderungen und die Einführung geeigneter Instrumente.

Eine SPM-Lösung gibt dem EPMO Frühwarnindikatoren an die Hand, um Herausforderungen wie strategisches Abdriften und Fehlausrichtung anzugehen.

Die Fähigkeit zur kontinuierlichen Szenarioplanung ermöglicht es Ihnen, Kompromisse abzuwägen, die Gesamtkosten gegen den Nutzen Ihrer strategischen Investitionen abzuwägen und mit Zuversicht die Initiativen zu verfolgen, die Ihrem Unternehmen den größten Nutzen bringen.

Der Aufbau eines effektiven Unternehmens-PMOs braucht Zeit, aber die Vorteile rechtfertigen den Aufwand.

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