Über NASCO

NASCO ist ein Anbieter von IT-Lösungen für Unternehmen der Blue Cross® Blue Shield® Association in den gesamten USA. NASCO befindet sich im Besitz von Blue Cross Blue Shield und ist ausschließlich für die zugehörigen Lizenznehmer tätig. NASCO konzentriert sich darauf, der Organisation zu helfen, in einem zunehmend wettbewerbsorientierten Markt erfolgreich zu bestehen. Die produktbasierte, Shared-Services-Plattform des Unternehmens ermöglicht es den Kunden, Redundanzen zu beseitigen, Entwicklungs- und Wartungskosten zu teilen und gleichzeitig die Markteinführung zu beschleunigen.

Die Herausforderung: neues Abrechnungsmodell zur Veränderung der Umsatzstruktur

Um dem Bedarf seiner Kunden und dem sich verändernden Geschäftsumfeld gerecht zu werden, musste NASCO ein neues Kundenzahlungsmodell entwickeln. Anstatt die angesammelte Zeit und das Material in Rechnung gestellt zu bekommen, wollten die Kunden die Rechnung dann erhalten, wenn Teile der Arbeit abgeschlossen waren.

Um dieser Verpflichtung nachzukommen, entwickelte das NASCO-Team die Deliverable Based Budget Methodology (DBBM), die aus drei Payment Gates und vordefinierten Erfolgskriterien besteht, die vor der Rechnungsstellung validiert werden müssen. Die neue ergebnisbasierte Methode erfüllte die Anforderungen der Kunden, brachte jedoch neue Herausforderungen in Bezug auf die internen Geschäftsprozesse von NASCO mit sich. Wie sollte die Finanzabteilung feststellen, wann wichtige Teile der Arbeit abgeschlossen und bereit für die Rechnungsstellung waren? Wie würde sich der Cashflow auf die laufenden Arbeitskosten auswirken, wenn die Zahlungen für die Services bei jedem Payment Gate eintreffen würden?

Ein Team von System- und Geschäftsprozessexperten bei NASCO wurde damit beauftragt, die DBBM zu entwerfen und zu implementieren und die Herausforderungen hinsichtlich der Geschäftsprozesse zu bewältigen. Als die Anforderungen zusammengetragen wurden, wurde klar, dass NASCO System- und Prozessunterstützung bei der Projektplanung, der finanziellen Verfolgung der Arbeit und der Payment Gates sowie dem Berichtswesen benötigt.

Die Lösung: erweiterte Nutzung von Planview Portfolios zur Unterstützung neuer Geschäftsmethoden

NASCO nutzte die bestehende Implementierung von Planview Portfolios und setzte vermehrt auf die Funktionen für das Projekt- und Finanzmanagement sowie auf Business-Objects(BO)-Berichte, um die DBBM zum Leben zu erwecken.

Projektplanung: Projektmanagement

NASCO konfigurierte Planview Portfolios und erstellte zwei benutzerdefinierte Strukturen auf der Managerseite, die drei verschiedene Aggregationsebenen ermöglichten: Ergebnisse, SOW-Anhänge und das gesamte Programm. Alle dienten als Filter für die Definition ihrer Arbeitsportfolios. Durch diese Konfiguration wurde sichergestellt, dass das Arbeitsportfolio beim Hinzufügen oder Entfernen von Arbeit immer die korrekten Arbeitseinheiten enthielt und somit genaue Daten für das Finanzmanagement und die BO-Berichte lieferte.

„Dank der Projektmanagementfunktionen von Planview Portfolios konnten wir mit minimaler Konfiguration eine klare Übersicht über große Mengen an Arbeit schaffen und erhalten“, so Sheri Millar, Systemanalytikerin für Planview Software bei NASCO.

Außerdem änderte NASCO die Vorlagen für den Projektstrukturplan (PSP) und fügte drei finanzielle Payment-Gate-Meilensteine hinzu, die sowohl prognostizierte als auch tatsächliche Fertigstellungsdaten erfassen. Das Unternehmen hat die DBBM mit Payment-Gate-Kriterien in die Meilensteine eingebettet, um sicherzustellen, dass sie den Kunden eine Rechnung stellen, wenn die vereinbarte Arbeit abgeschlossen ist.

Finanzüberwachung: Finanzmanagement

NASCO musste die neue Methode von ihrem traditionellen zeitbasierten Abrechnungsmodell trennen und nutzte in diesem Zuge die Finanzmanagementfunktionen von Planview Portfolios. Sie erstellten ein Modell für die Arbeitsfinanzplanung, das neue Budgetversionen definierte und die Basishistorie, einschließlich des ursprünglichen SOW-Budgets, Änderungsanträge sowie den Gesamtprojektplan für jedes Gate erfasste. Zudem nutzen sie Sicherheitsfunktionen, um Budgetversionen vor unerlaubten Änderungen zu schützen.

NASCO hat die Lebenszyklusfunktion in Planview Portfolios eingerichtet, um die Arbeit in die Finanzplanung einzubinden. Für jedes neue Ergebnis wurde durch eine Abfolge von Lebenszyklusschritten sichergestellt, dass die richtigen Basisanforderungen erfasst, von der Finanzabteilung genehmigt, gespeichert und für Änderungen gesperrt wurden.

Um sicherzustellen, dass die Daten immer korrekt sind, hat NASCO Planview Portfolios so konfiguriert, dass die Daten aus dem Manager automatisch in die aktuelle Prognose übertragen werden. So wird die Datenintegrität sichergestellt und gleichzeitig können die aktuellsten Informationen für eine präzise Entscheidungsfindung genutzt werden.

Transparenz und Berichtswesen: Business-Objects-Berichte

Zusätzlich zu den regulären Bildschirmansichten in Planview Portfolios benötigte NASCO weitere Berichte. Dafür nutzte das Unternehmen Business Objects über Planview Portfolios und erstellte vier neue Berichte zur weiteren Unterstützung der DBBM.

Diese Berichte umfassen:

  • Finanzmanagementvalidierung: bietet Einblick in jede Budgetversion und ermöglicht es Benutzern, einzelne Ergebnisse oder alle Ergebnisse auf einmal einzusehen.
  • Payment-Gate-Verfolgung: zeigt an, wann der Abschluss von Payment Gates geplant ist. Das Projektmanagement nutzt diesen Bericht als Kommunikationsmethode, um die Finanzabteilung darüber zu informieren, dass ein Gate zur Rechnungsstellung bereit ist.

Die Ergebnisse: optimierte Geschäftsprozesse und Zusammenarbeit von Finanz- und Projektmanagement

Das Unternehmen hat aus der Einführung von Planview Portfolios zur Unterstützung seiner neu entwickelten DBBM eine Reihe von Vorteilen gezogen, darunter folgende:

  • Reduzierung manueller, zeitaufwändiger Prozesse für Unternehmensoptimierung und -wachstum
  • Echtzeitzugriff auf relevante Informationen, die Transparenz zwischen Finanzen und Projektmanagement schaffen, um Umsätze zu generieren
  • Verbesserung der Finanzverwaltung von Programmen
  • Stärkung des Projekt- und Programm-Managements sowie der Performance für eine verbesserte Rendite und Kundenzufriedenheit

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