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Eine Kanban Card ist eine visuelle Darstellung eines Arbeitselements auf einem Kanban Board. Stellen Sie sich ein Kanban Board wie ein Whiteboard mit vertikalen Bahnen vor, die die Schritte in einem Prozess repräsentieren.

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Kanban hilft Teams, Arbeitselemente zu identifizieren, zu priorisieren und Schritt für Schritt abzuarbeiten, und kann so den schädlichen Auswirkungen von Multitasking in einer überstimulierten Welt entgegenwirken.

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Eine Kanban Card repräsentiert ein einzelnes Arbeitselement und bietet Teams Einblick in wichtige Arbeitsinformationen.
Eine Kanban Card repräsentiert ein einzelnes Arbeitselement und bietet Teams Einblick in wichtige Arbeitsinformationen.

Eine Kanban Card ist wie eine Haftnotiz auf diesem Board. Jede Kanban Card oder Haftnotiz repräsentiert ein Arbeitselement.

Eine Kanban Card kann jedoch weit mehr Informationen enthalten als eine einfache Haftnotiz, wie zum Beispiel Beschreibungen, Anhänge, Links, Kommentare, den Card-Verlauf und vieles mehr. Lesen Sie weiter, um die wichtigsten Elemente von Kanban Cards kennenzulernen und zu erfahren, wie sie für das Arbeitsmanagement eingesetzt werden können.

Die Ursprünge der Kanban Card

Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie „visuelles Signal“ oder „Karte“. Toyota war Ende der 1940er Jahre das erste Unternehmen, das physische Kanban Cards einführte, um Schritte im Herstellungsprozess zu signalisieren. Kanban Cards wurden verwendet, um die Produktion an der Nachfrage auszurichten, mit dem Ziel, ein System der „Just-in-time“-Bestandsverwaltung zu schaffen.

Dieses anfängliche Kanban System funktionierte ein wenig anders als die Kanban Systeme, die wir heute kennen: Sobald ein Produkt fertig war, wurde eine Kanban Card daran befestigt. Beim Verkauf des Produkts wurde die entsprechende Kanban Card an den Anfang der Produktionslinie übergeben, um zu signalisieren, dass ein weiteres Produkt hergestellt werden konnte.

Auch an den einzelnen Materialien wurden Kanban Cards befestigt, sodass diese erst dann bestellt wurden, wenn Bedarf bestand. Durch die Verwendung dieser Cards konnte der Automobilhersteller Folgendes erreichen:

  • Rationalisierung der Bestandsverwaltung
  • Verbesserung der Prozesseffizienz
  • Senkung der Betriebskosten

Seit seinen Ursprüngen bei Toyota wurden die Konzepte von Kanban in einer Vielzahl von Branchen übernommen. In den frühen Tagen der Computertechnik begannen Softwareentwickler mit der Nutzung von Kanban Boards, um ihre eigene laufende Arbeit zu begrenzen und Abläufe zu rationalisieren. Dabei stellten sie mit physischen Whiteboards und Haftnotizen dar, wie sich die Arbeit durch ihre Prozesse bewegte.

Seitdem hat sich Kanban kontinuierlich weiterentwickelt und wird heute von Teams in praktisch jeder Branche eingesetzt.

Physische Whiteboards und Haftnotizen wurden durch virtuelle Kanban Tools ersetzt, doch die Kernziele und Vorteile von Kanban sind dieselben geblieben: die Nutzung von visuellem Management zur Verbesserung der Effizienz.

Der Zweck von Kanban Cards

Der Zweck einer Kanban Card besteht darin, ein Arbeitselement darzustellen und seinen aktuellen Status im Workflow anzuzeigen.

Häufig verfolgen Teams die Arbeit an einem Ort und kommunizieren den Status an einem anderen – Kanban Boards ermöglichen ihnen, beides gleichzeitig zu tun. Durch einfaches Verschieben einer Kanban Card von einem Schritt (in der vertikalen Bahn) zum nächsten kann ein Teammitglied seinem Team ohne zusätzlichen Aufwand mitteilen, wo im Prozess sich dieses Arbeitselement befindet.

Die Nutzung von Cards auf einem Kanban Board als zentrale Informationsdrehscheibe des Teams soll nicht die Gespräche zwischen den Teammitgliedern ersetzen. Sie bietet ihnen jedoch den Vorteil, dass sie weniger Zeit in Statusbesprechungen verbringen müssen, mehr Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit einer hohen Wertschöpfung haben und die Gesamteffizienz verbessern können.

Kanban Cards können Teams in folgender Hinsicht helfen:

  • Sie ermöglichen ihnen, sich einen schnellen Überblick über die Details von Arbeitselementen zu verschaffen.
  • Die Übergabe zwischen Teammitgliedern wird erleichtert, während sich die Arbeit durch die verschiedenen Phasen des Teamprozesses bewegt.
  • Kritische Informationen über jedes Arbeitselement werden dokumentiert und mitgeteilt.
  • Es werden wichtige Attribute und Kennzahlen der Arbeit erfasst, die Teams später zur Verbesserung ihres Workflows nutzen können.

Die Kernattribute einer Kanban Card

Eine Kanban Card unterscheidet sich durch ein paar Kernattribute von einer einfachen Haftnotiz:

Kanban Cards repräsentieren umsetzbare Arbeitselemente.Der Card-Titel enthält in der Regel ein Verb.
Kanban Cards bewegen sich auf einem Kanban Board von links nach rechts.Die Cards sollten dem Prozess folgen, der durch das Board-Design festgelegt ist.
Kanban Cards enthalten wichtige Informationen über die Arbeit.Die Cards können Informationen wie Card-Zuweisungen, Fälligkeitsdaten, Anhänge/Links, Arbeitstyp und Arbeitspriorität enthalten.
Anhand der Position einer Kanban Card auf dem Board können die Teams erkennen, wo sich die Card im Prozess befindet.Jeder sollte beim Ansehen einer Card auf einem Kanban Board erkennen können, wo im Bereich von „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ sie sich befindet.

Während eine physische Haftnotiz auf einem Whiteboard möglicherweise nur eine kurze Beschreibung eines Arbeitselements enthält, kann eine Kanban Card in einem virtuellen Kanban Tool viel mehr enthalten.

Vorderseite einer Kanban Card

Bei den meisten virtuellen Kanban Tools hat jede Kanban Card eine „Vorderseite“ und eine „Rückseite“. Die Vorderseite oder das „Äußere“ der Card ist die Seite, die bei der Betrachtung des gesamten Kanban Boards sichtbar ist. Mit ihr sollen schnell und kurz die wichtigsten Details eines Arbeitselements vermittelt werden, die für das Team relevant sind, wie zum Beispiel:

  • Eine eindeutige Kennung oder ein Titel
  • Wem die Arbeit zugewiesen ist
  • Fälligkeitsdaten
  • Arbeitstyp (häufig durch die Farbe der Card dargestellt)
  • Geschätzter Aufwand (durch numerische T-Shirt-Größen oder andere Methoden dargestellt)
Die Vorderseite einer Kanban Card liefert grundlegende Informationen über das Arbeitselement, das sie repräsentiert.
Die Vorderseite einer Kanban Card liefert grundlegende Informationen über das Arbeitselement, das sie repräsentiert.

Viele Teams verwenden benutzerdefinierte Symbole auf der Card-Vorderseite, um andere Informationen über den Status einer Card zu kommunizieren. Beispielsweise bedeutet ein roter Kreis mit einem weißen „X“, dass eine Card blockiert ist, während eine rote Flagge darauf hinweist, dass dieses Element oberste Priorität hat.

Es hat sich bewährt, die Textmenge zu begrenzen, die auf der Vorderseite der Kanban Card zu sehen ist. Lange Beschreibungen und weitere Angaben zur Arbeit sollten der Rückseite der Card vorbehalten bleiben. Die Vorderseite der Card sollte sich auf Informationen beschränken, die für das gesamte Team relevant sind: Was ist das für ein Arbeitselement und was muss das Team darüber wissen?

Auf der Rückseite der Kanban Card sollten sich detailliertere Informationen für diejenigen befinden, die die Arbeit erledigen oder verwalten.

Die Rückseite einer Kanban Card

Auf der Rückseite einer Kanban Card können detailliertere Informationen zu einer Arbeit gespeichert werden. Während die Vorderseite oder das „Äußere“ der Card dazu dient, Details zu kommunizieren, die für das gesamte Team relevant sind, ist die Rückseite der Card dazu gedacht, Informationen für alle zu speichern, die die Arbeit erledigen oder verwalten.

Auf der Rückseite einer Kanban Card können unter anderem folgende Informationen gespeichert sein:

  • Card-Beschreibung – Worum genau geht es bei dieser Arbeit? Was ist das Ziel?
  • Projektumfang – Was ist die Definition von „erledigt“? Was ist in dieser Arbeit enthalten und was nicht?
  • Anhänge und Links – Projektbeschreibungen, Vorlagen, nützliche Ressourcen, Entwürfe und wichtige Ergebnisse
  • Kommentare/Kommentarverlauf – Was haben die Teammitglieder bisher über das Projekt gesagt?
  • Unteraufgaben – Welche einzelnen Aufgaben sind mit der Bearbeitung dieser Card verbunden?
Durch das Klicken auf eine digitale Kanban Card erhalten Teammitglieder zusätzliche Details, die ihnen einen besseren Einblick in den Inhalt der Arbeit bieten.
Durch das Klicken auf eine digitale Kanban Card erhalten Teammitglieder zusätzliche Details, die ihnen einen besseren Einblick in den Inhalt der Arbeit bieten.

Die meisten Kanban Tools halten außerdem auf der Rückseite der Card die Card-Aktivität fest, wie zum Beispiel:

  • Wenn eine Card von einer Bahn in eine andere bewegt wird
  • Wenn eine Card einem bestimmten Teammitglied zugewiesen oder die Zuweisung aufgehoben wird
  • Wenn das Fälligkeitsdatum oder andere Informationen über eine Card geändert werden

Diese Informationen können hilfreich sein, wenn jemand einen umfassenderen Kontext zu einem Arbeitselement benötigt.

Weitere Vorteile von Kanban Cards

Während sich eine Kanban Card durch den Prozess bewegt, verfolgen viele Kanban Tools Leistungskennzahlen, wie zum Beispiel:

  • Startdatum
  • Blockierte Tage
  • Abschlussdatum
  • Durchlaufzeit
  • Zykluszeit
  • Durchsatz

Diese Kennzahlen liefern wertvolle Einblicke in den gesamten Workflow, der ein wichtiger Indikator für den Zustand eines Kanban Systems ist. Wenn Teams sehen können, ob die Arbeit durch einen Prozess fließt oder nicht, können Engpässe besser erkannt werden, bevor sie das System erheblich beeinträchtigen. Dies bietet ihnen auch Möglichkeiten zur kontinuierlichen Optimierung.

Die genaue Erfassung dieser Kennzahlen hilft Teams, das volle Potenzial ihres Kanban Systems auszuschöpfen.

Vorlagen für Kanban Cards

Ein weiterer Vorteil der Verwendung virtueller Kanban Boards ist die Möglichkeit, Vorlagen für Kanban Cards zu erstellen. Dies ist hilfreich für wiederkehrende Aufgaben, da so sichergestellt ist, dass bei der Durchführung von Arbeit derselben Art und desselben Umfangs Standardprozesse angewendet werden.

Beispiele für wiederkehrende Aufgaben eines Marketingteams sind unter anderem:

  • Bewerbung bevorstehender Webinare
  • Einführung eines neuen Produkts
  • Veranstaltung eines Wettbewerbs auf Social Media

Die Erstellung einer Vorlage für eine Kanban Card sorgt dafür, dass ihr Team nicht jedes Mal von Grund auf eine neue Card erstellen muss, damit es keine der mit der Arbeit verbundenen Aufgaben vergisst. Sobald eine Card-Vorlage erstellt wurde, können die Teams diese einfach duplizieren, Details nach Bedarf bearbeiten und mit der Arbeit beginnen.

Mit einer Vorlage für Kanban Cards können Sie auf einfache Weise Cards erstellen, die wiederkehrende Aufgaben repräsentieren.
Mit einer Vorlage für Kanban Cards können Sie auf einfache Weise Cards erstellen, die wiederkehrende Aufgaben repräsentieren.

Durch die Erstellung einer Vorlage für eine Kanban Card kommt es zu weniger Versehen und Nacharbeit, da alle Teammitglieder eine klare und einheitliche Vorstellung davon haben, was zu tun ist. Wenn sich der Arbeitsumfang ändert oder das Team Wege zur Prozessoptimierung findet, bietet die Aktualisierung dieser Vorlage eine einfache Möglichkeit, diese Erkenntnisse festzuhalten und zu kommunizieren.

Bei wiederholbarer Arbeit lassen sich Aufgaben mithilfe von Vorlagen für Kanban Cards standardisieren. Auf diese Weise werden die Prozesseffizienz und der Durchsatz verbessert, was für eine beträchtliche Zeitersparnis sorgt.

Wenn ein Team beispielsweise jede Woche an drei bis vier Projekten arbeitet und jedes Projekt ungefähr sechzehn Aufgaben umfasst, kann die Verwendung einer Card-Vorlage dem Team pro Woche die Erstellung von etwa 64 neuen Cards ersparen. Sowohl physische als auch digitale Kanban Cards bieten einen besseren Einblick in den Status der Arbeit und helfen Teammitgliedern, effektiv über Arbeitselemente zu kommunizieren.

Virtuelle Kanban Cards

Virtuelle Kanban Cards sind weit mehr als nur Platzhalter für Arbeitselemente. Sie bieten aufschlussreiche Informationen, Kontext und Einblicke und liefern ein aktuelles Bild von den Aufgaben, die sich mit der Bewegung der Arbeitselemente durch den Prozess weiterentwickeln.

Das Arbeitsmanagement mit virtuellen Kanban Cards bietet Teams Folgendes:

  • Einfachen und gleichberechtigten Zugang für Teammitglieder vor Ort und an Remote-Standorten
  • Automatische Datenerfassung, die zur schnelleren Datenimplementierung in Diagramme und Grafiken einfließt
  • Speicherung des Verlaufs über die gesamte Lebensdauer der Card
  • Einer größeren Auswahl an Informationen auf einen Blick
  • Visuelle Indikatoren und Attribute, die leicht angepasst werden können und sich mit den Bedürfnissen des Teams weiterentwickeln

Weitere Informationen zur Verwaltung von Arbeit mit einem Kanban System finden Sie in diesem Artikel.